La réunionite : comment lutter efficacement contre cette perte de temps ?

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Les réunions de travail font partie des stratégies indispensables pour la réussite de l’entreprise. Au-delà d’une simple rencontre entre les collaborateurs, elles désignent un outil central pour favoriser le travail collaboratif. Les objectifs consistent souvent à communiquer des informations afin de faciliter la prise de décision. Cependant, il est possible que ce processus se transforme en un véritable gaspillage de temps. C’est le début de la réunionite.

La réunionite est un terme utilisé pour qualifier les réunions professionnelles non productives. Malgré ses divers inconvénients sur le lieu de travail, elle est de plus en plus courante en entreprise. Ce phénomène est capable de ralentir la prise de décision, de nuire à la motivation des salariés et de produire des pertes financières. Dans la pratique, elle affecte autant les dirigeants que les salariés.

Les salariés français passeraient entre 4 et 8 heures par semaine en réunion. D’un côté, cela est dû au fait que les réunions de longues durées sont plus privilégiées que les réunions courtes et productives. D’un autre côté, elle s’explique par l’absence d’organisation et d’objectifs pendant les réunions.

La réunionite : comment lutter efficacement contre cette perte de temps ?

 

Vaincre la réunionite pour mieux gagner en efficacité

Les réunions sont des procédures efficaces pour discuter des différentes activités de l’entreprise. Ce sont des moments de rencontre professionnelle importants pour mettre le point sur des sujets spécifiques en rapport avec le travail. En pratique, il se peut qu’elles soient organisées pour discuter des priorités actuelles, pour communiquer sur la progression d’un dossier ou tout simplement pour exposer un projet d’innovation.

Les réunions sont partie intégrante de la vie d’une organisation. En tant qu’outil de management d’équipe, elle a toute son importance pour établir une cohésion de groupe solide. Organiser des réunions permet notamment de transmettre simultanément les informations essentielles à tous les acteurs clés d’un projet. C’est une bonne initiative pour trouver des solutions ensemble aux problèmes.

Les bienfaits d’une réunion clairement définie et bien organisée sont multiples. En plus de rassurer les collaborateurs, elle facilite le recueil des idées et des propositions de tous les participants. Les opportunités de faire progresser les salariés sont également élevées lorsque les réunions sont rythmées et bien équilibrées. Pour faire simple, une bonne réunion encourage la motivation et l’engagement des équipes pour atteindre les objectifs.

Néanmoins, trouver le moment opportun pour faire une réunion productive n’est pas toujours facile. Surtout que dans certaines organisations françaises, le débat constitue une authentique culture. Il convient tout de même de savoir que les réunions répétitives peuvent s’avérer inutiles et destructives. Elles constituent l’un des principaux éléments déclencheurs du syndrome de la réunionite.

 

La réunionite : les principales causes

La réunionite fait référence à des rencontres professionnelles apportant des résultats incompréhensibles et insatisfaisants. Pour réussir à solutionner ce problème, il est essentiel de connaître ses véritables origines. De nombreux éléments peuvent toutefois détruire l’efficacité des réunions de travail. L’ensemble des participants, le mode de management et les technologies employées sont généralement remis en cause.

 

Un ordre du jour confus

Le bon déroulement d’une réunion dépend de la capacité de l’organisateur à partager le thème à traiter à l’avance. Comme il s’agit de se réunir pour discuter de points importants, la définition d’un sujet de réflexion court et précis s’impose. Les risques de réunionite augmentent lorsque l’ordre du jour est incertain. Cela conduit tous les participants à gaspiller leur temps pour des réunions inutiles.

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Une mauvaise préparation et organisation

Il est crucial de bien se préparer pour assurer le succès d’une réunion. Du côté de l’organisateur comme pour les participants, chacun doit prévoir sa participation afin de favoriser la mise en œuvre d’une rencontre productive. Dans le cas contraire, les échanges risquent de ne pas aboutir à des solutions d’amélioration ou à l’incapacité de prendre des décisions.

De plus, une mauvaise organisation engendre des soucis. Il s’agit certainement de la cause la plus fréquente de la réunionite. Aucune convocation de réunion avec ordre du jour précis n’est remise aux participants. Il se peut même que le sujet de réflexion ne soit dévoilé qu’au moment de la rencontre. À cela s’ajoute la mauvaise gestion du temps et du timing. Bref, de telles conditions d’organisation ruinent les bienfaits pouvant être tirés d’une réunion bien encadrée.

 

Un management déficient

Le manager joue un rôle capital dans la préparation et la réalisation des réunions de travail. En tant que leader, il se doit d’être autonome et décisionnaire (si besoin) pour bien assumer son rôle au sein de l’entreprise. Pourtant, le manque de confiance vient parfois pénaliser ses techniques de management. Par conséquent, il a l’habitude d’organiser des réunions assez répétitives afin de confirmer sa décision finale.

De plus, promouvoir le management collaboratif est un excellent moyen pour renforcer le travail d’équipe. Mais mal solliciter régulièrement ses collaborateurs pour des réunions risque de détériorer la productivité du groupe. En principe, la capacité de savoir aligner le style managérial au besoin de l’entreprise est une qualité requise chez les managers. Dans le cas opposé, le mode de management adopté se traduit à des pertes de temps.

 

Une animation inappropriée

Bien soigner sa technique d’animation est un atout pour inciter les adhérents à participer à la discussion. Cependant, certains animateurs ont tendance à monopoliser la parole pendant leur discours. Sans oublier leur incapacité à établir un équilibre parfait en termes de gestion du temps de conversation. Ce manque de professionnalisme favorise la présence de la réunionite au sein de l’organisation.

 

Les solutions efficaces pour assurer des réunions productives

Même si la réunionite désigne un phénomène courant en entreprise, il suffit d’utiliser une méthodologie opérante pour la solutionner. En plus de la bonne préparation recommandée avant de procéder à la réunion, voici quelques conseils et règles à suivre pour alléger ce syndrome au sein de la culture de l’organisation.

 

Fixer des objectifs précis pour éviter la réunionite

La principale clé du succès consiste à définir un objectif clair dès le départ. Cela est surtout essentiel pour attribuer un vrai sens à la discussion. De plus, un objectif clairement défini permet à tous les participants de réfléchir sur les sujets critiques qui contribuent à optimiser la productivité en fin de réunion.

 

Inciter chacun à participer

Le meilleur moyen de résoudre un problème est de collaborer. En premier, le point de vue de chaque participant aide à créer une liste de solutions à vérifier. En second, les solutions relevées sont évaluées en fonction de leur pertinence. Enfin, l’équipe procède à la priorisation. Cela facilite la recherche de solutions d’amélioration prioritaires à adopter.

 

Établir un rythme de réunion pour éviter la réunionite

Les réunions de travail productives sont basées sur de bonnes organisations. À cette fin, il convient avant tout de s’accorder sur le lieu, les horaires et le temps de réunion. Ensuite, définir les principaux participants permet d’épargner le temps de travail des autres. Enfin, tous les acteurs concernés se doivent de bien respecter ces conditions pour pouvoir assurer une meilleure productivité lors de la rencontre.

 

Assurer une animation efficace

L’animateur doit suivre quelques règles essentielles pour mener à terme une réunion dans les conditions les plus optimales possible. Il s’agit de choisir un mode d’animation efficace, équilibrer la prise de parole, favoriser les discussions constructives et respecter le temps de parole de chacun. Il faut également limiter l’utilisation des supports visuels. L’essentiel est de présenter des illustrations simples et lisibles de tous. Pensez à rédiger un compte rendu de réunion pour garder une trace de ce qui a été dit.

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Les effets de la réunionite

La réunionite est un phénomène capable de produire des effets indésirables à l’entreprise. En tête de liste, on peut citer les pertes financières liées aux heures de travail dépensées dans les réunions infructueuses. En effet, les coûts salariaux de la réunionite sont conséquents en cas d’absence de solutions efficaces.

Les entreprises victimes de la réunionite éprouvent constamment des difficultés à prendre des décisions stratégiques. Cela se transforme généralement par une incapacité à déterminer les opportunités d’améliorations possibles. L’évaluation du positionnement de l’organisation par rapport au marché et aux concurrents manque également de fiabilité. Par conséquent, les plans d’action établis sont impertinents et retardent l’ensemble des processus internes et externes.

La réunionite aiguë est aussi reconnue comme la principale source de perte de temps. Malgré le fait de devoir assister à des meetings quotidiens, la probabilité de délaisser des tâches importantes est souvent élevée. De ce fait, les collaborateurs ont des difficultés à atteindre les objectifs individuels et collectifs dans les délais. De plus, la productivité collective endure une baisse considérable.

Enfin, les collaborateurs atteints par le syndrome de réunionite sont régulièrement stressés. En effet, les entrevues répétitives et soudaines augmentent le degré de pression au travail. Par conséquent, leur motivation se dégrade peu à peu. Il se peut même que leur moral soit détérioré par l’absence de solution efficace pour améliorer le processus de travail. Cela constitue notamment un risque de désengagements ou de démission des salariés potentiels.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.

 


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