Planification mensuelle : 10 étapes et 4 méthodes pour gérer son temps

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La planification mensuelle est indispensable à la gestion du temps. Elle doit se décomposer en jours et semaines pour vous assurer une vision précise.

Qu’il s’agisse de calendrier journalier, de calendrier hebdomadaire, de calendrier mensuel ou de calendrier annuel : le calendrier mural ou magnétique permet de s’organiser. 

Il peut s’agir d’un planning personnel ou d’un calendrier de travail magnétique, peu importe. 

Un tel outil indique les jours fériés à l’aide de marqueurs. C’est un organiseur de liste de tâches à faire. Un planning est outil indispensable pour vous permettre de connaître l’état d’avancement de vos projets, ceux qu’il vous reste à mener et ceux déjà réalisés.

Alors, quels sont les objectifs d’un planning ? Quelles sont les étapes et les méthodes de la planification ? Et enfin, comment organiser son planning mensuel ?

Planification mensuelle : 10 étapes et 4 méthodes pour gérer son temps

 

Quels sont les objectifs d’un planning et d’une planification mensuelle ? 

Pour une entreprise, le but d’un planning est la mise en perspective des ressources disponibles avec l’objectif de production que ce soit pour des produits ou pour des services. 

Un planning permet de condenser les ressources en termes de ressources humaines, financières et matérielles. Cela permet de coordonner notamment les temps de travail. De telles considérations vont déterminer les temps de travail, temps de repos, d’employabilité, de congés… 

La gestion des plannings permet également de savoir quelles sont les tâches attribuées à quels salariés lors de leur temps de travail.

Un bon planning requiert de bonnes ressources humaines, placées à l’endroit adéquat, au bon moment, c’est-à-dire lorsque de telles ressources sont nécessaires à l’entreprise.

 

Les étapes de planification mensuelle

 

1. Le temps et l’inventaire

Donner du temps au temps et gagner du temps en prenant le temps d’établir un planning efficace est déterminant. Lors de cette période, faites l’inventaire des missions que vous devez vous assigner. Ces tâches pourront ensuite être planifiées. 

 

2. Les priorités de la planification mensuelle

Une fois que les tâches sont déterminées, il est nécessaire de les prioriser.

 

3. Les objectifs et la temporalité

Vous, comme votre équipe, votre famille et vos collaborateurs devez savoir quels sont vos objectifs. Il peut s’agir de se libérer du temps libre avec votre famille (et donc de planifier les tâches ménagères par exemple en conséquence) ou de procéder à l’organisation d’une gestion de projet.

Une bonne planification doit prévoir des échéances déterminées et déterminables. Il faut donc se donner des délais.

 

4. La stratégie de la planification mensuelle

Une vue d’ensemble est indissociable d’une vue détaillée puisque chaque détail sera réorganisé tout au long du planning dans un objectif global.

 

5. Les imprévus

Un bon planning doit laisser place aux imprévus. Certains ne planifient que quelques heures par jour de travail, laissant le reste de leur journée libre pour les imprévus. L’idée est de pouvoir affronter l’urgence avec sérénité. 

Aussi et surtout, certaines données sont inconnues au départ comme une règlementation spécifique à respecter, un cahier des charges volumineux, etc.

Il peut donc s’avérer utile de réaliser une planification hebdomadaire avant de réaliser un planning mensuel. 

 

6. L’optimisme, c’est bien, mais pas trop !

Les êtres humains ne sont pas des robots. Il est nécessaire de prévoir des temps de travail réalistes, permettant de vous reposer. Il est donc important de planifier des rappels au repos ! De nombreux aspects doivent être pris en considération : santé, vie familiale, disponibilité émotionnelle, etc. 

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Il est donc de rigueur de faire preuve de réalisme. 

 

7. Le plan d’action de la planification mensuelle

Un planning efficace peut être complété par un plan d’action, qu’il s’agisse d’un plan d’action personnel ou professionnel. Il sera utile dans les deux cas pour atteindre votre objectif. 

 

8. Gardez l’information

Le fait de garder en mémoire ce que vous avez réalisé permet de redéfinir votre emploi du temps, et de vous améliorer dans la gestion de votre temps. Vous pourrez consulter l’information stockée en vue de l’agencement de votre prochain emploi du temps. 

 

9. L’importance du suivi

Retards, changement de priorité, nouveauté, imprévu… réalisez un suivi journalier, du planning afin de le réorienter. Cela aura des conséquences inévitables sur le planning mensuel et/ou annuel. L’idée est de déléguer afin de connaître les avancées de chacun : organisez des réunions par exemple hebdomadaires ou des réunions mensuelles avec les responsables.

 

10. L’adaptation

Le planning mensuel n’est pas figé dans le temps : il peut et doit faire l’objet de modifications, que vous soyez en avance ou en retard sur votre planning. L’idée est de faire régulièrement le point pour réorganiser et adapter l’emploi du temps en fonction des changements.

Il existe pour cela différentes méthodes

 

Les méthodes de planification mensuelle 

 

1. La planification mensuelle à la journée 

Une première approche est basée sur les journées de travail et non pas sur les heures. Les priorités sont définies en fonction des journées. 

La semaine

Vous pouvez par exemple réaliser le planning hebdomadaire dès que vous avez terminé votre semaine, c’est-à-dire le dimanche soir. Vous pouvez assigner un thème chaque jour du planning.

  • Lundi, administratif,
  • Mardi, prospection clientèle 
  • Mercredi, service client
  • Jeudi, nouveaux projets 
  • Vendredi, repos
  • Samedi, tâches ménagères
  • Dimanche, passions 

Les tâches doivent être assignées tous les jours de la semaine de manière claire et précise. 

Le mois

La planification mensuelle permet d’organiser les activités en fonction des semaines. Dans le cas d’un gérant de société, il pourrait s’agir de se focaliser sur un service en particulier en fonction des semaines concernées : 

  • Semaine 1, développement commercial
  • Semaine 2, communication 
  • La semaine 3, marketing 
  • Semaine 4, finance et administration

Avantages : flexibilité, idéal pour les personnes incapables de suivre un planning correctement

Inconvénients : non fonctionnel, perte de temps

 

2. La planification mensuelle par heure 

La planification par heure consiste à délimiter les heures de travail.

Cela permet pour les moins téméraires d’entre nous de se contraindre à un horaire de travail, ce qui est plutôt bénéfique. En effet, il ne nous permet pas de penser à quelle tâche nous allons-nous atteler, mais bien de travailler sur celle qui nous est assignée, au fur et à mesure de la journée.

Cela permet de clarifier les objectifs de manière journalière et de manière anticipée.

Avantage : clarté 

Inconvénient : peu de flexibilité, rigueur demandée

 

3. Les plannings collectifs

Le planning collectif permet d’avoir une vue d’ensemble de son équipe. 

Il existe des logiciels qui proposent des plannings permettant d’avoir connaissance de plusieurs outils RH et idéal pour le service concerné. 

L’utilisateur aura la possibilité de partager ou non des informations concernant son planning.

Cela peut cependant être considéré par certains comme une violation de l’espace privé, puisque des managers n’hésiteraient pas à faire pression pour que leurs collaborateurs partagent des informations personnelles.

 

4. Les plannings individuels 

Le planning individuel est quant à lui nécessaire pour communiquer des informations relatives à un salarié uniquement. 

En général, il comprend les mêmes informations que les plannings collectifs, mais de manière individualisée. 

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Un tel planning n’est cependant pas interactif et plutôt linéaire. Il permet d’avoir connaissance des temps de travail d’un seul salarié : travaille-t-il trop ou pas suffisamment ?

Là aussi, un problème d’éthique peut se poser.  

 

Comment organiser mon planning mensuel ? 

La gestion du temps est possible grâce à de nombreux outils physiques et informatiques. Vous n’aurez donc que l’embarras du choix :

 

Le calendrier et les agendas

Vous trouverez en ligne de nombreux calendriers mensuels. Un calendrier mensuel permettra d’avoir une vision d’ensemble absolument essentielle à votre organisation.

Les agendas électroniques, Outlook, Gmail, ou encore le bon vieux cahier ou agenda papier.

 

La liste des tâches

Comme nous venons de le mentionner, la liste des tâches hebdomadaires doit figurer parmi vos priorités et doit être incluse dans votre planning mensuel. Ne laissez surtout pas votre liste s’allonger… ! Pour cela, vous pouvez les prioriser, afin de savoir s’il s’agira de tâches journalières, hebdomadaires, mensuelles et même annuelles ! Vous seul êtes le seul gestionnaire de votre emploi du temps.

 

Les fournitures de bureau

Rappelez-vous votre belle organisation d’écolier ! Il en va de même dans le monde du travail : de nombreuses fournitures de bureau peuvent vous permettre de planifier vos journées, vos semaines et vos mois de travail ! Il peut s’agir, par exemple, de dossiers suspendus, boites, chemises, trieurs, classeurs, etc.

 

Les applications et logiciels

Aujourd’hui, grâce à notre ordinateur, tablette ou encore téléphone, nous avons accès à toute une série d’applications et de logiciel pour nous aider à nous organiser. Difficile de passer à côté, si nous voulons être bien organisés.

 

En conclusion sur la planification mensuelle

Le planning du personnel, le planning journalier, le planning quotidien, le planning de travail, le planning du jour, l’emploi du temps hebdomadaire, le tableau hebdomadaire, le tableau de bord ou encore le calendrier scolaire, le calendrier perpétuel… faire un emploi du temps n’a jamais été aussi facile et complexe à la fois ! Par où commencer cette course à la productivité ? Tableurs imprimés au format PDF, organisation laquée murale, modèle vierge et kit de fixation magnétique : vous n’avez malheureusement plus d’excuses !

 

Julien Godefroy 160

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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