La gestion du temps est un apprentissage de tous les jours. Appréhender les imprévus, répondre aux mails incessants, savoir dire non, prioriser, gagner en efficacité en limitant le temps de travail, procéder à la gestion des priorités et hiérarchiser, gérer son temps de travail… celui qui organise son temps gagne du temps ! Alors, comment organiser son temps ?

Les individus qui n’ont pas le temps ne prennent tout simplement pas le temps. 

Dans un premier temps, il est donc nécessaire de prendre le temps afin de réfléchir à l’organisation du temps, puis de s’organiser afin de gérer son temps efficacement. 

Le fait de réorganiser le travail vous permettra d’être productif.

 

1. Notez, notez, notez, pour organiser son temps

Les feedbacks de vos journées sont importants. Ils permettent de déterminer votre niveau d’efficacité et de procéder à d’éventuels ajustements.  Il est donc important de noter quels sont vos « résultats » de la journée. Qu’avez-vous produit ? Combien de temps de pause avez-vous pris ? 

Cela vous permettra de déterminer votre niveau d’efficacité. 

Noter vous permettra d’évaluer votre temps, de savoir quels sont les moments de la journée durant lesquels vous êtes productif, si vous travaillez par exemple mieux le matin ou en soirée.

Le fait de noter vous permet de savoir quelle est votre propension à céder aux distractions et de mieux gérer in fine votre rapport au temps. 

Enfin, noter vous permet de prendre conscience de la gravité de la mauvaise gestion de votre temps… en comprenant l’ampleur du problème, vous pourrez le prendre à bras le corps !

 

2. Itérez, encore et encore

Votre emploi du temps doit être itéré, c’est-à-dire qu’il doit être modifié et doit évoluer en fonction de vos apprentissages.

Si votre activité physique ou un projet en particulier est particulièrement chronophage (temps de préparation, de révision, de gestion…) alors il est possible de scinder la tâche en plusieurs parties, ou d’insérer une plage horaire dédiée à votre agenda.

En trouvant ce qui ne va pas, alors prenez des mesures correctives concrètes. Par exemple : vous passez plusieurs heures par jour à traiter des emails inutilement ou à être sur les réseaux sociaux. Vous pouvez changer. Ainsi, traiterez-vous vos emails en fin de journée et mettrez-vous un chronomètre de 5 min lorsque vous êtes sur Instagram.

 

3. Le poids des habitudes (et leur pouvoir)

Gérer votre temps est tout à fait possible. Il faut d’abord prendre le temps de l’organiser, puis s’astreindre à une organisation en particulier et s’y tenir sur le long terme. 

Seules les habitudes bien ancrées peuvent vous permettre d’être organisé, car le temps s’organise de lui-même… au fur et à mesure du temps ! L’idée et donc de faire évoluer puis d’ancrer avant de faire évoluer à nouveau votre routine quotidienne.

 

4. Les distractions, les interruptions ou les voleurs de temps

Nous l’avons déjà évoqué, les distractions sont un fléau et détruisent votre bonne gestion. Elles se doivent d’être rapidement repérées et bannies ! Vous travaillez en vue d’obtenir un résultat escompté et vous serez rapidement découragé si vos distractions inhibent l’atteinte des résultats attendus.

Parmi les distractions, on retrouve sans surprise les réseaux sociaux, mais aussi les conversations téléphoniques interminables. Quand ce n’est pas l’heure de discuter, ce n’est pas l’heure !

Les gens productifs savent dire non et devenir efficaces dans n’importe quel environnement en raison de leur capacité de concentration et de leur capacité à se fixer des objectifs. Le temps productif est dissocié du temps improductif.

Aussi, vous pouvez faire abstraction des distractions de vos collaborateurs, si vous travaillez dans un open space, ou de votre famille si vous travaillez à la maison. Pour cela, il est nécessaire d’expliquer à votre entourage que les distractions nuisent à votre productivité.

Toutefois, certaines distractions sont inévitables. Il s’agit, par exemple, des distractions engendrées par vos enfants qui demandent de l’attention. Ce sont des distractions qui ne durent pas longtemps dans une vie. Alors, profitez-en autant que possible !

 

5. Le calendrier, l’agenda, le planning… être efficace avec un emploi du temps

Appelez-le comme vous voudrez. Votre organisation doit être inscrite noir sur blanc, sur papier ou sur un logiciel, peu importe ! Votre emploi du temps doit être déterminé à l’avance et suivi à la lettre ! 

En écrivant ce que vous avez à faire, vous n’avez plus à l’esprit cette liste de tâches à effectuer !

 

6. Prenez soin de vous pour organiser son temps

Votre emploi du temps doit comprendre les moments de détente. Vous pouvez y indiquer les activités physiques, par ailleurs indispensables et idéalement quotidiennes si votre poste de travail est sédentaire. 

Les distractions « autorisées » peuvent être indiquées. Par exemple, vous pouvez y préciser un laps de temps dédié à votre émission télévisée préférée. 

Le fait de noter les moments de distractions permet d’être motivé. Vous savez qu’après avoir terminé telle ou telle tâche administrative, vous aurez la récompense. Aller faire un tour dans le parc avec votre animal de compagnie !

7. La priorisation des tâches

Il existe des outils de priorisation comme la matrice d’Eisenhower. De tels outils sont indispensables afin de savoir si certaines tâches sont urgentes, si d’autres sont urgentes et importantes, et enfin si elles ne le sont pas. Les tâches urgentes sont dissociées des tâches non urgentes et les tâches importantes des tâches non importantes. 

Vous travaillez ainsi sur les tâches urgentes et importantes en priorité et évitez au maximum d’être surmené.

 

8. De la nécessité d’être réaliste pour organiser son temps

Être réaliste est essentiel, car vous n’avez pas de super-pouvoir et ne pourrez aller au-delà de vos limites. Être réaliste requiert de revoir à la baisse notre égo et d’apprendre à déléguer. Surtout quand cela est indispensable. Car non, vous ne pouvez pas TOUT faire, TOUT le temps.  

À terme, être irréaliste dans ses objectifs peut nuire à votre productivité, voire vous conduire au burn-out. Prudence donc, lorsque vous vous organisez. Un planning trop ambitieux peut sincèrement nuire à votre travail sur le long terme. 

C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est nécessaire de prendre le temps de s’organiser, de prendre le temps de prioriser, de prendre le temps d’estimer le temps nécessaire à chacune des tâches, et de prendre le temps de savoir quand et comment s’y atteler. 

Travailler plus efficacement, bien s’organiser, prendre le temps d’organiser avec méthode, définir les choses urgentes, limiter les temps passés, délimiter chaque activité, économiser votre temps… tout cela n’est possible qu’en faisant preuve de réalisme (envers vous-même et vos capacités !).

 

9. Imprégnez-vous de la technologie

Les espaces de travail peuvent s’imprégner des technologiques. Elles permettent de mettre en place n’importe quel plan d’action efficacement et de planifier votre travail (et celui de vos collaborateurs concernant la gestion des tâches) avec précision. 

Un autre élément essentiel consiste donc en l’usage des nouvelles technologies. Votre emploi du temps peut (et doit) être intégré à la gestion de vos courriels. 

Ainsi, nul besoin d’ajouter les RDV à votre agenda. Ils s’ajoutent d’eux-mêmes dès lors que vous confirmez un entretien ou qu’un client confirme une rencontre. Un agenda électronique peut être interactif, partagé avec vos collaborateurs et vous permettre de déléguer certaines tâches à vos collaborateurs et ainsi de gérer votre temps au mieux. 

Les outils sont innombrables et peuvent vous permettre d’organiser votre journée efficacement et d’améliorer votre rapport au temps : liste des tâches, enregistrement des documents à lire, gestion de projet collectif, etc. Il existe d’innombrables outils qui deviennent rapidement indispensables en ce qu’ils permettent de booster votre productivité !

 

En conclusion pour organiser son temps

Ces conseils ne sont pas exhaustifs. Si vous travaillez trop dur, vous ne parviendrez pas à atteindre vos objectifs, ou vous serez rapidement submergé. Vous devez profiter de vos temps libres.

La gestion de vos emails, la gestion de votre carrière, la vie qui défile devant vous à 200 à l’heure n’a plus d’intérêt s’il est question de course contre la montre.

Alors, commencez dès maintenant. Travaillez à la gestion de votre temps, apprenez à gérer le travail efficacement, imprégnez-vous des différentes méthodes existantes (technique pomodoro pour ne citer qu’elle). Que vous soyez chef d’entreprise ou salarié, vous pouvez avoir de l’influence sur votre grille-horaire, apprendre à gérer l’imprévu, apprendre à consacrer votre temps à ce qui compte (vraiment).

Ce n’est qu’une question de choix, de volonté, d’envie. Il existe différents coachings, formation en gestion ou formation gestion du temps à ce propos. 

Devenir efficace du jour au lendemain ne s’invente pas, et prend du temps. Les agendas se remplissent à grande vitesse avant que nous ayons eu le temps de souffler et ils nous poussent à bout… être productif, cela ne veut pas dire travailler plus, mais travailler mieux, définir les priorités, savoir s’organiser, pour devenir plus efficace.

Qui se permettra de gagner du temps sur le temps pourra profiter davantage des moments sacrés en famille, des moments qui comptent, pourra se consacrer à sa passion, accomplir efficacement ses envies et enfin parvenir à la sérénité grâce à cette gestion du stress efficace tant enviée. 

Être brouillon, « à la ramasse, » et courir après le temps n’est agréable pour personne, alors le moment est venu de procéder à quelques changements pour améliorer son quotidien.