Comment animer une réunion de travail ? Objectifs et déroulement

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Peu importe le niveau d’autonomie ou de maturité de notre entreprise, il est essentiel de garder un lien régulier avec nos équipes. Ainsi, les échanges informels sont très efficaces, mais les réunions régulières le sont tout autant. Il est donc essentiel de savoir comment organiser et animer des réunions de travail.

Organiser une rencontre de manière régulière permet de rester en contact avec nos équipes. C’est ce que nous appelons les rythmes managériaux. Pour mener des rencontres efficaces, il importe de savoir animer une réunion de travail tout en tenant compte de la gestion de temps.

Ces rythmes managériaux (ou rituels managériaux) sont de divers ordres : rencontres collectives ou rencontres individuelles, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou encore annuelles. Si je devais faire la liste des réunions d’entreprise et des rencontres les plus importantes, je nommerais les suivantes :

  • Briefing du matin (Collectif)
  • Réunion commune (Collectif)
  • Les réunions avec l’équipe (Collectif)
  • Réunion hebdomadaire (Individuel)
  • La réunion mensuelle (Individuel)
  • Entretien annuel (Individuel)

Voyons à présent dans le détail comment animer toutes ces occasions de rencontre.

Comment animer une réunion de travail : objectifs et déroulements ?

 

1 – Briefing du matin (Collectif)

Objectif :

Fixer les objectifs de la réunion et donner de l’énergie aux équipes pour la journée !

Temps pour animer une réunion :

15 minutes

Comment animer une réunion :

Pour bien débuter la journée, rien de tel qu’une rencontre avec ses équipes en collectif. La bonne humeur et le sourire sont de mise pour débriefer les résultats de la veille, donner les objectifs et les priorités du jour. Suivant le stade d’évolution de l’entreprise, différentes personnes peuvent préparer et animer le briefing.

Pour les entreprises de type Ambres, la réunion devrait être menée par le manager. En plus de préparer et organiser, il assurera l’animation de la réunion. Avec les stades Oranges, un bon employé que nous cherchons à mettre en avant pourra assurer la prise de parole. Les organisations Vertes et Opales, pourquoi ne pas directement demander aux employés ce qu’ils préfèrent et déterminer l’ordre du jour en fonction.

Il peut être intéressant de garder une trace de ce brief et d’afficher un compte-rendu à un endroit où tout le monde passe. En effet, si tous les participants ne sont pas présents pour le brief, il peut être aussi intéressant de connaitre les informations. Ainsi, pourront-ils prendre l’habitude d’aller voir la feuille de brief avant le début de la réunion.

Exemple :

Ensuite, voici un exemple du visuel d’un briefing pour rappeler aux participants le contenu de la réunion précédente. Ce n’est qu’un exemple, vous pouvez rajouter les informations que vous souhaitez dans le compte rendu de la réunion. Cependant, il ne faut jamais « faire de l’individuel en collectif » avec le briefing. Nous devrons donc être vigilants à ne jamais mettre une information qui concerne une seule personne.

Briefing
Exemple Briefing

 

2 – Les réunions communes (Collectif)

Objectif :

Concerne toutes les équipes (N / N-1 / N-2, etc.). Donner de l’information/Recevoir de l’information tous ensemble. Prendre des décisions en commun. Faire prendre du recul. Échanger ensemble. Responsabiliser et impliquer chaque participant sur la durée.

Temps pour animer une réunion :

1 à 2 heures

Comment animer une réunion :

Lors de cette réunion technique, une majorité de personnes doivent être présentes. Par exemple, si vous êtes un directeur de magasin, toutes les équipes du magasin doivent être présentes (possibilité de faire cette réunion en 2 fois avec 2 groupes si le magasin est ouvert lors de cette réunion d’information). Si vous êtes directeur d’un service, d’une entreprise ou d’une administration, toute l’équipe est conviée à la réunion de service. Si vous êtes responsables d’un atelier dans une usine, tout l’atelier est convié.

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Cependant, cette réunion de travail importante ne peut pas se dérouler toutes les semaines. En effet, il est essentiel de se laisser le temps de murir les sujets et d’appliquer les décisions prises pendant les réunions précédentes. Entre une fois par mois me semble être une bonne fréquence pour ce type de réunion de travail. Je pense qu’un état d’esprit convivial et de proximité favorisera les échanges et la dynamique de groupe. Ainsi est-il possible de prévoir des boissons et de quoi manger pour tous les participants, mais aussi suffisamment de temps pour donner la parole à chacun.

Suivant le stade d’évolution de l’entreprise, il est possible d’animer ces réunions importantes différemment. Pour les stades ambre, c’est le manager, le chef qui animera la réunion. Pour les stades orange, les personnes ayant obtenues de bons résultats pourront mettre en place et animer la réunion. Chaque responsable de service pourra aussi conduire une réunion : si un point chiffre est fait, le responsable du contrôle de gestion pourra intervenir. Si un point marketing est fait, ce sera le responsable marketing, etc. Enfin, pour les stades verts et opales, il faudra demander aux personnes conviées quels sujets ils souhaitent voir et qui ils souhaitent voir l’aborder pour tenir une réunion productive.

Sujets traités :

Tous les sujets peuvent être traités suivant les types de réunions : stratégie, contrôle de gestion, marketing, vente, finance, web, informatique, sécurité, environnement, etc. La transparence est de mise pour responsabiliser et impliquer l’ensemble des participants en les mettant en dynamique.

 

3 – Les réunions en équipe (Collectif)

Objectif :

Concerne nos équipes directes (seulement N et N-1). Donner de l’information/Recevoir de l’information tous ensemble. Prendre des décisions en commun. Faire prendre du recul. Échanger ensemble. Responsabiliser et impliquer sur la durée.

Temps pour animer une réunion :

1 à 3 heures

Comment mener efficacement une réunion :

L’idée est de faire le point de manière régulière avec ses équipes directes de manière collective. Ainsi,  le rythme des réunions peuvent se présenter de différentes manières :

  • Hebdomadaires : pour débriefer la semaine précédente, échanger sur les objectifs fixés de la semaine en cours et traiter les sujets du quotidien
  • Mensuels : pour débriefer le mois précédent, échanger sur les objectifs du mois en cours et traiter les sujets qui ont un impact sur le mois
  • Trimestriels : Idem pour le trimestre
  • Semestriels : Idem pour le semestre
  • Annuels : Idem pour l’année

À vous de choisir ce qui vous correspond le mieux. Les stades Ambres auront plutôt tendance à choisir différents types de réunions. Les stades Opales réduiront les réunions au minimum tout en consultant leurs employés pour savoir ce dont ils ont besoin. Ainsi, le contenu de la réunion est établi en fonction de leurs besoins.

Le déroulement de ses réunions de travail se fait en plus petit comité que les réunions communes. Elles sont plus stratégiques et permettent des échanges allant plus dans le détail.

En complément pour savoir comment animer une réunion :

Il sera essentiel pour les participants de puiser dans les feedbacks de leurs équipes pour animer efficacement les débats. En effet, le risque de ces réunions professionnelles est d’être coupé du terrain et donc des attentes des équipes et des clients. L’avantage est de gagner en réactivité avec une prise de décision plus efficace.

Pendant les réunions efficaces, les résultats de la période précédente ainsi que les objectifs passés et à venir seront évoqués.

 

4 – Faire une réunion hebdomadaire (Individuel)

Objectif de la réunion :

Avoir un échange individuel et privilégié avec un membre de notre équipe pour l’écouter, lui donner du feedback, traiter divers sujets et l’aider à définir ses objectifs hebdomadaires.

Temps pour animer une réunion :

1 à 2 heures

Comment animer une réunion :

Avoir un moment d’échange privilégié avec chacun des participants à ces réunions ne doit pas être un luxe. Au contraire, c’est un réflexe qui s’inscrit pleinement dans les rythmes managériaux. En effet, nos équipes ont toujours quelque chose à partager avec nous : une situation problématique ou un ressenti.

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Il nous faudra mettre en place toute notre capacité d’écoute pour assurer l’efficacité des réunions internes. De plus, en cas de besoin, nous pourrons utiliser une méthode de coaching pour les aider à aller plus loin et atteindre les objectifs. Ensuite, savoir observer et comprendre leurs émotions, afin de trouver la réaction adéquate, sera une autre clé de la réussite de l’organisation d’une réunion.

Ces réunions opérationnelles peuvent se dérouler sur le terrain (dans l’usine, le magasin ou autre suivant votre métier), dans un bureau ou encore dans un café ou en extérieur. Tout dépendra des problématiques. En effet, s’il s’agit d’un problème concret ou des situations difficiles à gérer, peut-être faudra-t-il mieux aller voir sur le terrain. S’il s’agit d’un ressenti difficile à exprimer, peut-être faudra-t-il prendre du recul en allant marcher ou boire un café.

Suivant le stade d’évolution de l’entreprise (livre Reinventing Organizations de Frédéric Laloux), cette réunion pourra être animée par le manager (stade Ambre/Orange) ou directement par l’employé (stade Vert et Opale). Je pense qu’il est préférable que l’employé ait la possibilité d’évoquer les sujets qu’il souhaite lors de l’organisation de réunions. Chaque sujet mérite une attention particulière de la part de l’organisateur ainsi que des participants aux réunions. De plus, le manager peut aussi venir avec ses sujets et ses apports.

Cette réunion peut aussi être l’occasion de faire un point sur les priorités de la semaine (tout dépend du niveau d’autonomie des personnes concernées) pour conduire efficacement les équipes vers les objectifs. Elle peut également mettre l’accent sur bilan chiffré de la semaine précédente.

Cette réunion est faite POUR l’employé. Elle doit donc répondre à ses attentes. Je conseillerai de terminer cette rencontre en lui demandant si cette réunion a bien répondu à ses attentes pour lui motiver et s’assurer de sa pertinence.

Exemple :

Le support de cette réunion pourrait se présenter ainsi :

Réunion Hebdomadaire
Exemple Réunion Hebdomadaire

 

5 – Les réunions mensuelles (Individuel)

Objectif :

Avoir un échange individuel et privilégié avec un membre de notre équipe pour l’écouter, lui donner du feedback, traiter divers sujets et l’aider à définir ses objectifs mensuels.

Temps pour animer une réunion :

1 à 3 heures

Comment animer une réunion :

Cette réunion est identique à la réunion hebdomadaire. C’est un point privilégié mensuel avec un membre de son équipe. En effet, les objectifs sont identiques, mais à l’échelle du mois : ressenti sur 1 mois, bilan chiffré sur 1 mois, bilan des priorités du mois précédent, aide à la définition des priorités du mois suivant, questionnement et sujets divers.

Cette réunion a lieu une fois par mois et, la semaine où elle se déroule, elle peut remplacer la réunion hebdomadaire.

 

6 – Entretien annuel (Individuel)

Objectif :

Faire un point complet de l’année écoulée en individuel sur le ressenti, le développement des compétences, les dossiers réalisés/les projets mis en place, l’avenir du collaborateur.

Temps pour animer une réunion :

1 demi-journée

Comment animer une réunion :

Cet entretien est particulièrement important dans les rythmes managériaux. Ainsi, il est nécessaire de tenir des réunions de ce type une fois par an. Il doit se dérouler dans un cadre de bienveillance. Normalement, lors d’une réunion de ce type, rien ne doit être nouveau. Ce n’est pas un moment d’échange pour régler des conflits ou pour passer de manière trop forte de nouveaux messages. Les réunions hebdomadaires et mensuelles existent pour cela.

L’entretien annuel est un moment d’écoute (1re partie : Écoute du ressenti) et de reconnaissance du travail effectué (2e partie – Évaluation des compétences à travers le travail effectué). Une fois le ressenti et le travail de l’année précédente effectués, il faudra projeter le collaborateur vers l’avenir : quelles compétences et attitudes doit-il développer (3e partie) ? De quelles formations a-t-il besoin (4e partie) ? Quel est son projet professionnel (5e partie) ?

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À noter : les personnes travaillant directement avec notre collaborateur peuvent lui donner un feedback concernant son travail et son attitude. Ainsi, nous appelons alors cet entretien un Entretien Annuel 360, car toutes les personnes entourant le collaborateur s’expriment. Cet entretient s’inscrit dans ne démarche de feedback 360°.Les stades Ambres/Orange n’ont généralement pas d’EA 360. Les stades Verts/Opales envisagent que ce soit directement les collègues directs du collaborateur qui réalisent l’EA 360.

Encore une fois, les maîtres mots sont BIENVEILLANCE et RECONNAISSANCE. En effet, l’employé doit être motivé à la sortie de son entretien.

Exemple :

Voici la structure d’un entretien annuel :

Entretien Annuel
Exemple Entretien Annuel

 

Nous venons de parcourir les 6 grands rythmes managériaux. Ces différentes réunions sont essentielles pour nous permettre de garder une proximité et une bonne communication avec nos équipes.

De plus, elles peuvent être adaptées en fonction du stade d’évolution de votre entreprise ou de vos objectifs.

Cependant, l’important est de prévoir du temps régulièrement pour rassurer et envoyer un message fort à nos équipes : nous vous prenons en considération et nous sommes à votre écoute.

N’hésitez pas à consulter mes deux articles complémentaire sur les réunions de travail :

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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