Les termes « rythmes managériaux » ou « rituels managériaux » font référence aux pratiques régulières et récurrentes adoptées par les managers ou les leaders dans un environnement professionnel. Ces rituels incluent toutes les réunions d’équipe régulières, indispensables au bon déploiement et au bon suivi des objectifs. Ces rituels jouent souvent un rôle crucial dans la création d’une culture d’entreprise, le renforcement de la cohésion d’équipe ou encore une communication efficace entre les membres d’une organisation.

Dans le contexte professionnel, maintenir une communication régulière avec les équipes est une nécessité, indépendamment du niveau d’autonomie ou de maturité de l’entreprise. Outre les échanges informels qui sont efficaces, les réunions périodiques revêtent une importance capitale. Ainsi, il est impératif de maîtriser l’organisation et l’animation de ces rendez-vous professionnels.

Ces rythmes managériaux (ou rituels managériaux) sont de divers ordres : rencontres collectives ou rencontres individuelles, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou encore annuelles. Nous allons voir les 6 principaux rituels managériaux et comment les animer.

• Rythmes managériaux individuels
• 1. Entretien annuel
  2. Réunion mensuelle individuelle
  3. Brief / Débrief / Contrôle
• Rythmes managériaux collectifs
  1. Lancement d’année
  2. Réunion mensuelle collective
  3. Briefing du matin

 

Rythmes managériaux individuels

 

1. Rythmes managériaux : L’entretien annuel

Objectif rituel managérial :

L’objectif de l’entretien annuel est d’évaluer les performances de l’année précédente, définir les objectifs pour l’année à venir et discuter du développement professionnel des employés.

Temps recommandé :

1 demi-journée maximum. Idéalement 2 heures.

Sujets abordés :

• Ressentis sur l’année
• Compétences développées et travail effectué
• Points forts et axes de développement
• Objectifs pour l’année à venir
• Formations et moyens nécessaires pour atteindre les objectifs
• Projet professionnel

Animation :

Au sein des rythmes managériaux, l’entretien annuel revêt une importance capitale. Ce rituel est programmé une fois par an dans un cadre bienveillant. Il se divise en plusieurs parties : écoute du ressenti, évaluation des compétences, projection future, besoins en formation, et projet professionnel. Il peut aussi prendre la forme d’un entretien annuel 360, intégrant les retours de toutes les parties prenantes, inscrivant ainsi cette pratique dans une démarche de feedback 360°. La bienveillance et la reconnaissance demeurent essentielles pour motiver l’employé à l’issue de cet entretien. L’idée étant de projeter le collaborateur sur les objectifs de l’année à venir.

 

2. Rituels managériaux : La réunion mensuelle individuelle

Objectif de ce rythme managérial :

Avoir un échange individuel et privilégié avec un membre de notre équipe pour l’écouter, lui donner du feedback, faire le suivi des objectifs définis lors de l’entretien annuel, traiter divers sujets et l’aider à définir ses objectifs pour le mois à venir.

Temps recommandé :

1 à 2 heures

Cette réunion peut se décliner en réunion hebdomadaire ou 2 fois par mois.

Sujets abordés :

• Ressentis sur le mois
• Compétences développées et travail effectué
• Points forts et axes de développement
• Objectifs pour le mois à venir
• Formations et moyens nécessaires pour atteindre les objectifs
• Sujets divers du quotidien

Animation :

L’établissement de moments d’échange privilégiés avec chaque collaborateur à ces réunions individuelles n’est pas un luxe, mais une pratique essentielle des rythmes managériaux. Les équipes ont toujours des informations à partager : les situations problématiques ou leurs ressentis . Une écoute active est indispensable pour assurer l’efficacité de ces réunions. Si nécessaire, le recours au coaching peut favoriser l’atteinte des objectifs.

Savoir décoder les émotions et adapter sa réaction est également crucial. Ces réunions opérationnelles peuvent se tenir sur le terrain, en bureau ou en extérieur, selon les besoins. De plus, offrir à l’employé la possibilité d’aborder ses préoccupations favorise l’engagement. En abordant les priorités mensuelles, cette réunion guide efficacement les équipes vers leurs objectifs, tout en permettant de faire un suivi grâce au bilan chiffré du mois écoulé. Il est à noter que le même type de réunion peut se dérouler à la semaine en fonction des besoins. Dans tous les cas, l’accent doit être mis sur la satisfaction de l’employé, clôturant la rencontre en s’assurant de répondre à ses attentes pour renforcer son engagement.

 

3. Rythmes managériaux : Le Brief / Débrief / Contrôle

Objectif de ce rituel managérial :

Fournir une orientation claire avant une activité ou une mission, permettre une rétroaction immédiate pendant ou après l’activité, et enfin, évaluer les résultats obtenus pour en tirer des leçons et améliorer les performances futures. C’est la déclinaison quotidienne des objectifs de l’année et du mois.

Temps recommandé :

15 minutes

Sujets abordés :

• Objectif immédiat
• Ressentis sur l’instant face à la mission à réaliser
• Formations et moyens nécessaires pour atteindre l’objectif
• faire le point régulièrement tout au long de la journée
• Débriefer après la mission

Animation :

Pour animer efficacement un brief / débrief / contrôle au quotidien, une approche méthodique est essentielle pour garantir l’alignement sur les objectifs et l’amélioration continue des performances. Définissez des moments quotidiens dédiés aux briefs et débriefs pour assurer une cohérence dans la gestion des activités. De plus, organisez chaque session avec un format clair, abordant les objectifs, les tâches assignées, les défis rencontrés et les enseignements tirés.

N’oubliez pas de favoriser l’engagement du collaborateur en l’encourageant à donner son avis. Soyez attentif aux préoccupations et suggestions, pour lui accorder de l’importance et vous assurer de sa motivation à atteindre l’objectif.

Enfin, utilisez les débriefings pour évaluer les résultats, identifier les réussites et les obstacles, et discuter des mesures correctives nécessaires. Prenez des mesures concrètes en réponse aux discussions du débriefing pour optimiser les processus et améliorer les performances. Attention à ne pas être trop directif. De plus, le brief / débrief / contrôle est plutôt conseiller pour les collaborateurs qui apprennent ou sont en difficulté. Ce rituel peut être supprimé pour les collaborateurs autonomes.

 

Rythmes managériaux collectifs

 

1. Rituels managériaux : Le lancement d’année

Objectif de ce rythme managérial :

L’objectif du lancement est d’évaluer les performances de l’année précédente, définir des objectifs pour l’année à venir et créer une bonne cohésion d’équipe.

Temps recommandé :

Idéalement 2 jours, mais peut se faire sur une période plus courte (quelques heures)

Sujets abordés :

• 1ère 1/2 journée : Bilan de l’année écoulée
• 2ème 1/2 journée : Activité de team-building
• 3ème 1/2 journée : Définition des objectifs de l’année à venir
• 4ème 1/2 journée : Prise de décision et définition des moyens nécessaires

Animation :

Pour démarrer l’année de manière optimale à travers le lancement d’année, l’accueil des collaborateurs revêt une importance capitale. Un petit-déjeuner convivial ou un moment d’échange informel sont idéaux pour instaurer une atmosphère de travail conviviale. La réunion peut se dérouler dans un cadre moins formel pour favoriser l’interaction. Ensuite, un tour de table permet à chacun de s’exprimer sur ses ressentis, facilitant ainsi la transition vers les objectifs de l’année à venir.

Une analyse collective de l’année écoulée constitue la première étape. Organisée en groupes de travail, cette séance permet de mettre en lumière les succès et les axes d’amélioration. Ensuite, une activité de team building, lors de la deuxième demi-journée, renforce les liens entre les collaborateurs, favorisant ainsi une meilleure collaboration. Outre cela, une réflexion sur les priorités à venir, également en groupes de travail, clôture cette période de lancement. Enfin, une décision collective engagera pleinement l’équipe dans la réalisation des objectifs définis.

 

2. Rythmes managériaux : La réunion mensuelle collective

Objectif de ce rituel managérial :

Avoir un échange collectif et privilégié avec notre équipe pour l’écouter, lui donner du feedback, faire le suivi des objectifs définis lors du lancement d’année, traiter divers sujets et l’aider à définir ses objectifs pour le mois à venir. Responsabiliser et impliquer chaque participant sur la durée.

Temps recommandé :

Plusieurs formats sont possibles :

• 1 à 2 heures
• 1/2 journée
• Journée complète voire plus.

Il est aussi possible de rencontrer plusieurs types de collaborateurs :

• Équipes directes (N-1)
• Équipes indirectes (N-2, N-3, etc.)
• Toutes les équipes (N-1, N-2, etc.)
• Équipes avec une expertise particulière
• Comité de direction
• Etc.

Cette réunion peut aussi se décliner en hebdomadaire ou 2 fois par mois.

Sujets abordés :

• Tour de table
• Travail effectué et objectifs atteints et en cours sur la période
• Points forts et axes de développement
• Objectifs pour le mois à venir
• Formations et moyens nécessaires pour atteindre les objectifs
• Sujets divers du quotidien

Tous les sujets peuvent être traités suivant les types de réunions : stratégie, contrôle de gestion, marketing, vente, finance, web, informatique, sécurité, environnement, etc. La transparence est de mise pour responsabiliser et impliquer l’ensemble des participants en les mettant en dynamique.

Animation :

Favoriser une atmosphère conviviale et de proximité stimulera les échanges et la cohésion de groupe. Prévoir des rafraîchissements et des encas pour tous les participants, ainsi qu’un temps adéquat pour permettre à chacun de s’exprimer.

Selon le niveau de maturité des collaborateurs, différentes approches peuvent être adoptées pour animer ces réunions importantes. Traditionnellement, le manager assure l’animation, mais avec des équipes matures, les collaborateurs peuvent prendre le relais, chacun animant un point de l’ordre du jour. Il est également crucial de solliciter les participants pour identifier les sujets à aborder.

L’intégration des retours d’expérience des équipes est essentielle pour animer efficacement les discussions, évitant ainsi le risque d’éloignement des réalités terrain et des attentes des équipes et des clients. Cette approche favorise une réactivité accrue et des prises de décision plus pertinentes.

 

3. Rituels managériaux : Le briefing du matin

Objectif de ce rythme managérial :

Fixer les objectifs de la journée et donner de l’énergie aux équipes pour les mettre en dynamique sur la journée.

Temps recommandé :

15 minutes

Sujets abordés :

• Résultats chiffrés de la veille (progression, % de réalisation du budget, etc.)
• Objectifs du jour
• Priorités du jour
• Informations diverses
• Quelques échanges sur les sujets du moment

Animation :

Pour instaurer une journée productive, un briefing collectif avec les équipes constitue un démarrage idéal. La convivialité et l’enthousiasme sont de rigueur pour évaluer les résultats de la veille, établir les objectifs et les priorités du jour.

Selon le niveau de maturité de l’équipe, différents acteurs peuvent animer le briefing. Traditionnellement, le manager est en charge de la réunion, de sa préparation à son animation. Cependant, un employé performant peut prendre la parole, notamment s’il est évolutif. De manière générale, l’implication des employés dans la définition des objectifs et des priorités est encouragée pour les engager fortement.

Il est utile de documenter le briefing et de diffuser un compte-rendu accessible à tous. Ainsi, même en cas d’absence, les informations sont disponibles.