Comment animer une réunion de travail : objectifs et déroulements ?

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comment animer une réunionPeu importe le niveau d’autonomie ou de maturité de notre entreprise, il est essentiel de garder un lien régulier avec nos équipes. Ainsi, les échanges informels sont très efficaces, mais les échanges réguliers le sont tout autant. Il est donc essentiel de savoir comment animer une réunion.

Organiser de manière régulière des occasions de rencontre permet de rester en contact avec nos équipes. C’est ce que nous appelons les rythmes managériaux.

Les rythmes managériaux (ou rituels managériaux) sont de divers ordres : rencontres collectives ou rencontres individuelles, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou encore annuelles. Faisons le tour de ces rythmes managériaux et de comment organiser une réunion.

Comment organiser une réunion

 

Quels sont les rythmes managériaux ?

Si je devais en faire la liste, les voici :

  • Briefing du matin (Collectif)
  • Réunion commune (Collectif)
  • Les réunions en  équipe (Collectif)
  • Réunion hebdomadaire (Individuel)
  • La réunion mensuelle (Individuel)
  • Entretien annuel (Individuel)

Voyons à présent dans le détail toutes ces occasions de rencontre.

 

1 – Briefing du matin (Collectif)

Objectif :

Donner des objectifs et de l’énergie pour la journée aux équipes !

Temps :

15 minutes

Comment animer une réunion :

Pour bien débuter la journée, rien de tel qu’une rencontre avec ses équipes en collectif. La bonne humeur et le sourire sont de mise pour débriefer les résultats de la veille, donner les objectifs et les priorités du jour. Suivant le stade d’évolution de l’entreprise, différentes personnes peuvent remplir et animer le briefing. Pour les entreprises de type Ambres, ce sera plutôt le manager. Les stades Oranges, un bon employé que nous cherchons à mettre en avant pourra animer le brief. Les organisations Vertes et Opales, pourquoi ne pas directement demander aux employés ce qu’ils préfèrent ?

Il peut être intéressant de garder une trace de ce brief et de l’afficher (sur du papier recyclé !) à un endroit où tout le monde passe. En effet, si tout le monde n’est pas présent pour le brief, il peut être aussi intéressant de connaitre les informations. Ainsi, pourront-ils prendre l’habitude d’aller voir la feuille de brief avant de commencer.

Exemple :

Ensuite, voici un exemple du visuel d’un briefing. Ce n’est qu’un exemple, vous pouvez rajouter les informations que vous souhaitez. Ne jamais « faire d’individuel en collectif », donc ne jamais mettre d’information qui ne concerne qu’une seule personne.

Briefing
Briefing

 

2 – Les réunions communes (Collectif)

Objectif :

Concerne toutes les équipes. Donner de l’information/Recevoir de l’information tous ensemble. Prendre des décisions en commun. Faire prendre du recul. Échanger ensemble. Responsabiliser et impliquer sur la durée.

Temps :

1 à 2 heures

Comment animer une réunion :

Lors de cette réunion, une majorité de personnes doivent être présentes. Par exemple, si vous êtes un directeur de magasin, toutes les équipes du magasin doivent être présentes (possibilité de faire cette réunion en 2 fois avec 2 groupes si le magasin est ouvert lors de cette réunion). Si vous êtes directeur d’un service d’une entreprise ou d’une administration, tout le service est convié. Si vous êtes responsables d’un atelier dans une usine, tout l’atelier est convié.

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Cependant, cette réunion importante ne peut pas se dérouler toutes semaines. En effet, il est essentiel, de se laisser le temps de murir les sujets et d’appliquer les décisions prises. Entre une fois par mois et tous les 15 jours, me semble être une bonne fréquence. Je pense qu’un esprit convivial et de proximité favorisera les échanges. Ainsi est-il possible de prévoir des boissons et de quoi manger.

Suivant le stade d’évolution de l’entreprise, il est possible d’animer cette réunion différemment. Pour les stades ambre, c’est le manager, le chef qui animera la réunion. Pour les stades orange, les personnes obtenues de bons résultats pourront animer la réunion. Chaque responsable de service pourra aussi animer sa réunion : si un point chiffre est fait, le responsable du contrôle de gestion pourra intervenir. Si un point marketing est fait, ce sera le responsable marketing, etc. Enfin, pour les stades verts et opales, il faudra demander aux personnes conviées quels sujets ils souhaitent voir et qui ils souhaitent voir l’aborder.

Sujets traités :

Tous les sujets peuvent être traités : stratégie, contrôle de gestion, marketing, vente, finance, web, informatique, sécurité, environnement, etc. La transparence est de mise pour responsabiliser et impliquer les équipes en les mettant en dynamique.

 

3 – Les réunions en équipe (Collectif)

Objectif :

Concerne nos équipes directes. Donner de l’information/Recevoir de l’information tous ensemble. Prendre des décisions en commun. Faire prendre du recul. Échanger ensemble. Responsabiliser et impliquer sur la durée.

Temps :

1 à 3 heures

Comment animer une réunion :

L’idée est de faire un point régulier avec ses équipes directes de manière collective. Ainsi,  Plusieurs formules existent :

  • Hebdomadaires : pour débriefer la semaine précédente, échanger sur les objectifs de la semaine en cours et traiter les sujets du quotidien
  • Mensuels : pour débriefer le mois précédent, échanger sur les objectifs du mois en cours et traiter les sujets qui ont un impact sur le mois
  • Trimestriels : Idem pour le trimestre
  • Semestriels : Idem pour le semestre
  • Annuels : Idem pour l’année

À vous de choisir ce qui vous correspond le mieux. Les stades Ambres auront plutôt tendance à choisir toutes les réunions. Les stades Opales réduiront les réunions au minimum tout en consultant leurs employés pour savoir ce dont ils ont besoin.

Ces réunions se déroulent en plus petit comité que les réunions communes. Elles sont plus stratégiques et permettent des échanges allant plus dans le détail.

En complément :

Il sera essentiel pour les participants de puiser dans les feedbacks de leurs équipes pour animer les débats. En effet, le risque de ces réunions est d’être coupé du terrain et donc des attentes des équipes et des clients. L’avantage est de gagner en réactivité en prenant des décisions plus rapidement.

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Durant ces réunions, les résultats de la période précédente ainsi que les objectifs passés et à venir seront évoqués.

 

4 – Faire une réunion hebdomadaire (Individuel)

Objectif :

avoir un échange individuel et privilégié avec un membre de notre équipe pour l’écouter, lui donner du feedback, traiter divers sujets et l’aider à définir ses objectifs hebdomadaires.

Temps :

1 à 2 heures

Comment animer une réunion :

Avoir un moment d’échange privilégié avec chacun des membres de son équipe ne doit pas être un luxe. Au contraire, c’est un réflexe qui s’inscrit pleinement dans les rythmes managériaux. En effet, nos équipes ont toujours quelque chose à partager avec nous : une situation problématique ou un ressenti.

Il nous faudra mettre en place toute notre capacité d’écoute. De plus, en cas de besoin, nous pourrons utiliser une méthode de coaching pour les aider à aller plus loin. Ensuite, savoir observer et comprendre leurs émotions afin de trouver la réaction adéquate sera une autre clé de la réussite.

Ces réunions peuvent se dérouler sur le terrain (dans l’usine, le magasin ou autre suivant votre métier), dans un bureau ou encore dans un café ou en extérieur. Tout dépendra des problématiques. En effet, s’il s’agit d’un problème concret, peut-être faudra-t-il mieux aller voir sur le terrain. S’il s’agit d’un ressenti difficile à exprimer, peut-être faudra-t-il prendre du recul en allant marcher ou boire un café.

Suivant le stade d’évolution de l’entreprise (livre Reinventing Organizations de Frédéric Laloux), cette réunion pourra être animée par le manager (stade Ambre/Orange) ou directement par l’employé (stade Vert et Opale). Je pense qu’il est préférable que l’employé ait la possibilité d’évoquer les sujets qu’il souhaite. De plus, le manager peut aussi venir avec ses sujets. Cette réunion peut aussi être l’occasion de faire un point sur les priorités de la semaine (tout dépend du niveau d’autonomie de la personne) et le bilan chiffré de la semaine précédente.

Cette réunion est faite POUR l’employé. Elle doit donc répondre à ses attentes. Je conseillerai de terminer cette rencontre en lui demandant si cette réunion a bien répondu à ses attentes pour s’assurer de sa pertinence.

Exemple :

Le support de cette réunion pourrait se présenter ainsi :

Réunion Hebdomadaire
Réunion Hebdomadaire

 

5 – Les réunions mensuelles (Individuel)

Objectif :

Avoir un échange individuel et privilégié avec un membre de notre équipe pour l’écouter, lui donner du feedback, traiter divers sujets et l’aider à définir ses objectifs mensuels.

Temps :

1 à 3 heures

Comment animer une réunion :

Cette réunion est identique à la réunion hebdomadaire. C’est un point privilégié mensuel avec un membre de son équipe. En effet, les objectifs sont identiques, mais à l’échelle du mois : ressenti sur 1 mois, bilan chiffré sur 1 mois, bilan des priorités du mois précédent, aide à la définition des priorités du mois suivant, sujets divers.

Cette réunion a lieu une fois par mois et, la semaine où elle se déroule, elle peut remplacer la réunion hebdomadaire.

 

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6 – Entretien annuel (Individuel)

Objectif :

Faire un point complet de l’année écoulée en individuel sur le ressenti, le développement des compétences, les dossiers réalisés/les projets mis en place, l’avenir du collaborateur.

Temps :

1 demi-journée

Comment animer une réunion :

Cet entretien est particulièrement important dans les rythmes managériaux. Ainsi, il se déroule une fois par an. Il doit se dérouler dans un cadre de bienveillance. Normalement, lors de cet entretien, rien ne doit être nouveau. Ce n’est pas un moment d’échange pour régler des conflits ou exprimer des choses qui ne l’ont pas déjà été. Les réunions hebdomadaires et mensuelles existent pour cela.

L’entretien annuel est un moment d’écoute (1re partie : Écoute du ressenti) et de reconnaissance du travail effectué (2e partie – Évaluation des compétences à travers le travail effectué). Une fois le ressenti et le travail de l’année précédente effectués, il faudra projeter le collaborateur vers l’avenir : quelles compétences et attitudes doit-il développer (3e partie) ? De quelles formations a-t-il besoin (4e partie) ? Quel est son projet professionnel (5e partie) ?

À noter : les personnes travaillant directement avec notre collaborateur peuvent lui donner un feedback concernant son travail et son attitude. Ainsi, nous appelons alors cet entretien un Entretien Annuel 360, car toutes les personnes entourant le collaborateur s’expriment. Les stades Ambres/Orange n’ont généralement pas d’EA 360. Les stades Verts/Opales envisagent que ce soit directement les collègues directs du collaborateur qui réalisent l’EA 360.

Encore une fois, les maitres mots sont BIENVEILLANCE et RECONNAISSANCE. En effet, l’employé doit être motivé à la sortie de son entretien.

Exemple :

Voici la structure d’un entretien annuel :

Entretien Annuel
Entretien Annuel

 

En complément sur comment animer une réunion

Nous venons de parcourir les 6 grands rythmes managériaux. Ils sont essentiels pour nous permettre de garder une proximité et une bonne communication avec nos équipes. De plus, ils peuvent être adaptés en fonction du stade d’évolution de votre entreprise ou de vos objectifs. Cependant, limportant est de prévoir du temps régulièrement pour rassurer et envoyer un message fort à nos équipes : nous vous prenons en considération et nous sommes à votre écoute.


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