Groupe de travail : 6 étapes pour faire participer les équipes

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Lorsque nous regardons les 4 styles de direction du psychologue américain Rensis Likert, nous avons le style autoritaire exploiteur, le style autoritaire paternaliste, le style consultatif et le style participatif par groupe. En effet, un management participatif va s’appuyer sur l’idée du groupe de travail. Cela consiste à rassembler des individus dans le but de réaliser un travail commun.

L’avantage du groupe de travail c’est que nous allons pouvoir donner la parole à chacun tout en bénéficiant de la dynamique de groupe. Ce que j’entends par dynamique, c’est le fait que lorsqu’une personne prend la parole, cela va inspirer les autres qui pourront rebondir dessus. Le groupe de travail est donc une méthode de l’intelligence collective qui fonctionne très bien. Je l’ai personnellement utilisée très régulièrement avec d’excellents résultats.

En effet, il est possible d’aborder tous les sujets de cette manière. Il peut être question de résoudre des problèmes comme l’insatisfaction d’un client ou des défauts de qualité. Mais c’est aussi la possibilité de trouver des idées pour aller plus loin sur un sujet ou encore de s’organiser pour être plus efficace. Voyons dès à présent comment bien utiliser cette méthode du groupe de travail.

Groupe de travail : 6 étapes pour faire participer les équipes

 

1. Bien choisir le sujet et donc les participants du groupe de travail

La première étape d’une démarche de groupe de travail est de choisir les bons participants. En effet, en fonction des objectifs que nous avons, nous aurons besoin de profils différents. Par exemple, s’il s’agit de résoudre un problème qualité, nous pourrons travailler en groupe avec le service production, mais aussi financier ou encore marketing. Ceci, parce que le problème de qualité va demander des ajustements de la part du service qui fabrique et que cela aura aussi un impact sur le budget de l’entreprise (service financier) et la satisfaction du client (service marketing).

Nous pouvons aussi utiliser cette méthode avec nos équipes. C’est ce que je faisais lors de mes réunions mensuelles avec mes directeurs de magasin. Chaque mois, j’abordais une thématique différente et je les faisais travailler dessus. C’était, par exemple, comment augmenter la satisfaction client, comment gagner en productivité ou encore comment mettre en œuvre le nouveau merchandising ? Il est tout à fait possible, ponctuellement, de venir intégrer des collaborateurs de différents services pour aider au travail de groupe.

 

2. Prévenir les collaborateurs en amont

Deuxième point pour s’assurer du succès d’une démarche de groupe de travail, c’est de bien prévenir les personnes concernées en amont. En effet, pour certaines réunions descendantes, il est possible de remplacer les personnes absentes ou de les excuser. Ici, l’objectif est de les faire travailler pour solutionner un problème ou avancer sur un sujet. Nous avons donc besoin de cette personne et pas d’une autre.

De plus, outre le besoin de solutions ou de propositions, un des avantages d’une telle démarche est d’impliquer les collaborateurs pour les mettre en dynamique. Donc, si nous souhaitons qu’ils proposent des solutions et qu’ils soient pleinement engagés, nous devrons nous assurer qu’ils soient bien présents. Nous devrons donc faire preuve d’anticipation et communiquer rapidement auprès des équipes concernées.

Nous pourrons aussi leur envoyer le sujet du groupe de travail en amont. Par conséquent, chacun pourra commencer à réfléchir sur la thématique. Il ne faut pas oublier que le succès du travail de groupe débute avec l’investissement personnel de chaque individu.

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3. Bien accueillir le groupe de travail

En amont, nous aurons réfléchi au lieu où nous souhaitons que ce groupe de travail se déroule. En effet, en fonction du sujet, du temps disponible et des moyens en notre possession, nous aurons le choix du lieu, ou non. Si l’heure est grave et le sujet austère, nous pourrons simplement utiliser une salle de réunion basique. Au contraire, si l’heure est à la victoire et qu’il s’agit de savoir comment aller plus loin, nous pourrons louer une salle plus festive.

Le Jour J, il s’agira de s’assurer que l‘ambiance de travail soit propice à un bon travail de groupe. Pour cela, nous pourrons commencer par mettre à disposition quelques boissons et quelques friandises ou pâtisseries. L’idée c’est de pouvoir faire connaissance et de commencer à discuter autour d’un moment convivial.

Nous penserons aussi à venir saluer tout le monde pour que chaque collaborateur se sente à l’aise. En effet, en venant dire bonjour et prendre des nouvelles auprès de chacun, nous contribuerons à briser la glace et à déployer une bonne ambiance.

Enfin, nous pourrons faire un tour de table pour que chacun se présente. Ceci est très formel, mais très utile pour connaitre les compétences de chacun et donc comprendre ce qu’il va pouvoir apporter au groupe. Nous pourrons aller plus loin en demandant « sa météo du jour » à chacun. Ainsi, chaque collaborateur pourra-t-il sortir ses tracas ou victoires du moment. Nous pourrons même aller jusqu’à demander le ressenti de chaque personne. Parce que nous irons plus en profondeur, nous créerons un plus grand climat de confiance.

 

4. Constituer les groupes et lancer le travail

La quatrième étape nous plonge au cœur de la démarche. Il s’agit ici de présenter le sujet aux collaborateurs présents. Nous essaierons de donner un maximum de sens pour que chacun comprenne au mieux. Nous devrons aussi donner un certain niveau de détail pour que les équipes puissent visualiser sans aller trop loin pour ne pas saper leur travail de création.

Ensuite, nous créerons les groupes de travail. Je ne préconise pas d’aller au-dessus de 8 personnes par groupe. En effet, chacun doit se sentir suffisamment à l’aise pour pouvoir prendre la parole. N’oublions pas que certaines personnes timides, introverties ou stables (profil DISC) peuvent apporter beaucoup d’idées si nous leur laissons la possibilité de s’exprimer.

Chaque groupe planchera sur le sujet de la réunion. Ces groupes pourront définir les axes de progrès, les solutions à mettre en œuvre ou encore définir les modalités de déploiement des actions. L’animateur se tiendra donc disponible pour apporter des précisions si besoin.

Ce dernier sera aussi le garant de la gestion du temps. Le temps sera important pour préserver le processus créatif. Il devra être convenable pour laisser la possibilité de travailler correctement, mais aussi suffisamment restreint pour obliger à travailler efficacement. Ce genre de travaux de groupes peuvent durer entre 30 minutes et 1 heure. Au-delà, je préconise de diviser le projet en plusieurs sous-projets plus courts.

 

5. Prendre le temps de synthétiser et de décider des propositions du groupe de travail

Une fois le temps écoulé, chaque groupe de travail restituera ses préconisations. Chaque équipe pourra nommer un représentant qui prendra la parole au nom du groupe. Il exposera les réponses au sujet que son groupe a pu trouver.

L’animateur ou une autre personne aura en charge de venir noter sur un tableau toutes les idées que chaque groupe aura données. Ces idées pourront être organisées ou regroupées par thème. Par exemple, si nous reprenons l’exemple de l’amélioration de la qualité du produit, toutes les propositions qui touchent la production seront regroupées tout comme celles abordant la satisfaction client ou encore le budget. Nous pouvons aussi choisir de classer en fonction de chaque groupe de travail.

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Enfin, lorsque ce travail d’écoute, de compilation, mais aussi de synthèse aura été fait, il faudra décider des actions à garder. Sur celles-ci, chacun s’engagera à les mettre en œuvre. En effet, je préconise vraiment d’insister sur le fait que garder une préconisation signifie que chacun s’engage à la mettre en œuvre. Ainsi, chaque collaborateur pourra-t-il décider en son âme et conscience. De plus, nous engagerons fortement chaque personne. Par exemple, à travers un système de vote à main lever, nous pourrons choisir les actions qui seront retenues.

 

6. Conclure et prévoir le suivi du projet

Enfin, la réunion pourra se terminer, car nous aurons décidé collectivement à travers les groupes de travail des actions à mener. Nous pourrons faire un tour de table pour demander à chacun ce qu’il retient de ce moment, mais aussi pour savoir comment il se sent. En effet, bien conclure en prenant le temps de s’exprimer et de dire au revoir permettra de garder confiance et sérénité. Le manager pourra aussi recueillir des éléments lui permettant de savoir si tout va bien se passer ou s’il risque d’y avoir des accrochages.

Il s’agira aussi de s’entendre sur les modalités de suivi du projet. Effectivement, maintenant que nous avons bien lancé le projet, nous devrons nous assurer qu’il se déploie correctement. Nous pourrons donc convenir d’une prochaine date. Ainsi, pourrons-nous nous assurer que chacun fasse le maximum pour être présent et préparer au mieux ce prochain rendez-vous.

D’ailleurs, nous pourrons à nouveau utiliser la méthode du groupe de travail pour ajuster les différents points qui seront soulevés.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.

 


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