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Tâches répétitives, problèmes de communication entre services, manque d’organisation et perte de temps sont monnaie courante dans la gestion de projet ou dans le processus d’entreprise en général. Tout l’intérêt du workflow est là.

En effet, grâce au workflow vous allez enfin corriger ces désagréments qui peuvent avoir des conséquences néfastes : erreurs de saisie, perte de documents, oubli de traiter une tâche, etc. Gagnez en efficacité et donc en productivité avec à la mise en place d’un outil de workflow adapté. Cette méthode de gestion facilitera votre quotidien en tant que chef de projet, manager d’équipe et collaborateur.

Mais concrètement, qu’est-ce qu’un workflow ? Comment et pourquoi le mettre en œuvre ? Découvrez différents exemples de workflow et leur importance dans votre organisation. 

 

Qu’est-ce qu’un workflow ?

 

Workflow définition

Workflow est un terme anglais qui a pour traduction : flux de travail. Il s’agit d’une suite de tâches et d’informations permettant d’arriver à la conception d’un produit, d’un service, ou encore à la réalisation d’un objectif d’entreprise. 

Lorsque ces tâches sont définies, organisées dans le temps et mesurées, on parle de processus métier. En d’autres termes, il s’agit de la méthode mise en œuvre pour réaliser vos tâches. 

Le workflow fait partie d’un concept plus global : le Business Process Management (BPM). En plus d’organiser votre travail, il permet de modéliser et d’automatiser les processus métiers grâce à l’informatique. 

Tout comme le lean management, ce système d’organisation est basé sur une démarche d’amélioration continue.

 

La gestion des flux de travail

Pour une bonne gestion de workflow, il est important de procéder par étape :

1/ Identification des tâches à réaliser et des ressources compétentes ;

2/ Répartition des tâches entre les différents acteurs du processus et détermination des documents ou supports nécessaires à la réalisation de ces tâches ;

3/ Choix et paramétrage de l’outil de workflow : création des accès au logiciel, intégration des documents, distribution des rôles de chaque intervenant (administrateur, gestionnaire ou lecteur par exemple) ;

4/ Gestion des alertes, notifications et relances ;

5/ Validation des processus à chaque étape.

 

Plusieurs acteurs interviennent dans un workflow : 

• Les acteurs humains : managers, chefs de projets, collaborateurs et tiers ;
• Le système d’information. 

Chaque acteur doit recevoir l’ensemble des informations nécessaires à la bonne réalisation de ses tâches.

La gestion des processus doit également comprendre la prévision des délais, la mise en place des contrôles et des modes de validation. Cette méthode de gestion se rapproche du management agile en mettant la satisfaction du client au cœur du système.

Les flux de travail peuvent être regroupés en 2 catégories :

• workflow procédural : le processus est figé et maîtrisé ;
• workflow Ad hoc: le processus est dynamique, il évolue en fonction des obstacles rencontrés.

 

Exemples et outils de workflow

 

Exemples de workflow

Sachez que vous utilisez des workflows dans votre vie quotidienne sans forcément vous en rendre compte. Par exemple, lorsque vous montez un meuble, vous devez réaliser une suite de tâches respectant des étapes précises. La notice de construction vous informe du nombre de personnes nécessaires au montage, des outils mis à votre disposition et du temps estimé pour obtenir le produit fini.  

Dans les métiers de l’entreprise, le concept reste le même. On cherche simplement à automatiser le processus pour gagner en efficacité. 

Voici une liste d’exemples de workflows les plus fréquents : 

• Traitement d’une demande de congés : centralisation et formalisation des demandes, paramétrage du statut de la demande (en cours, validée ou rejetée), e-mail automatique de réponse ; 
• Intégration d’un nouveau collaborateur : automatisation des alertes afin de prévenir les équipes des tâches à réaliser (commande de matériel de bureau, création des identifiants et d’une adresse e-mail, préparation d’un pot d’arrivée, etc.) ;
• Organisation d’événements : rappels automatisés, tableau de bord retraçant les actions menées, synchronisation de l’agenda, etc. ;
• Gestion des litiges clients : modélisation et centralisation des réclamations ;
• etc. 

 

Outils de workflow

L’un des outils de workflow les plus courants et les plus simples à mettre en œuvre reste la To Do List. Elle permet d’identifier les tâches à réaliser et de noter leur progression : « à faire », » en cours », « en attente », « terminée ». 

Il est possible de créer une To Do List court terme ou long terme afin de séparer les projets actuels des projets futurs. 

 

À l’ère du numérique, on utilise davantage le logiciel de workflow. Spécialement dédié à la gestion des flux de travail, il permet d’automatiser et de personnaliser vos méthodes de travail en toute simplicité. Vous pouvez ainsi créer des tableaux de bord apportant des informations en temps réel aux utilisateurs, ou encore, partager des formulaires en quelques clics. 

 

Les avantages du workflow

 

Des équipes impliquées

Les structures traditionnelles favorisent la hiérarchie et la verticalisation des processus. On répartit les tâches d’abord en fonction des services et ensuite des collaborateurs. 

La mise en place d’un workflow efficace met le collaborateur au-devant de la scène. Il participe directement à la gestion des processus métiers, ainsi qu’à la réalisation des tâches.

Ainsi, lorsque le projet démarre, chacun connaît-il son rôle et le rôle des autres participants. Les activités sont plus fluides et les équipes plus efficaces. 

 

Des procédures optimisées

Les procédures sont analysées en amont et de façon globale. Cela permet de mettre en évidence les incohérences et de les corriger rapidement.

L’automatisation de certaines tâches récurrentes, comme la saisie de données par exemple, permet de limiter le travail contre-productif. 

De plus, le partage de fichiers lourds se fait automatiquement et presque instantanément. Plus besoin de séparer les e-mails pour être en dessous de 25 Mo ou d’utiliser des alternatives comme WeTransfer qui peuvent prendre des heures.

Enfin, lorsque l’on retravaille plusieurs fois un même fichier, il arrive qu’on se perde et qu’on finisse par reprendre une version obsolète. Grâce à la gestion intelligente des versions, ce genre d’erreur ne risque plus d’arriver.

 

Une collaboration interne et externe améliorée

Certains projets demandent l’implication de plusieurs acteurs : fournisseurs, partenaires et autres services de l’entreprise. La collaboration peut s’avérer complexe et entraîner une perte de temps significative ou des erreurs. 

L’outil de workflow sert alors à centraliser la communication entre les acteurs concernant les étapes de soumission et de modification, ainsi que le circuit de validation. 

Ainsi, permet-il d’éviter les nombreux allers-retours et d’accélérer le processus global du projet.

De plus, au sein de l’entreprise, les services partagent plus facilement les connaissances, ce qui augmente la transparence. L’information arrive en temps réel auprès de l’ensemble des participants. Fini les e-mails qui se perdent ou l’oubli de mettre un collaborateur en copie. Le système de communication est fiable et rapide.

 

Un contrôle de la performance renforcé

Lorsque l’on travaille sur plusieurs projets en même temps, il est courant de se perdre dans la masse d’informations et on finit par ne plus rien voir. 

L’outil de workflow permet de surveiller et contrôler la performance d’un point de vue global, tout au long du processus : identification du statut de chaque tâche, en temps réel. 

De ce fait, il y a une meilleure réactivité et un ajustement continu des procédés.

 

Vous l’aurez compris, pour mieux appréhender le flux de travail de vos équipes ou d’une organisation en général, la mise en place d’un workflow avec une automatisation des processus représente une solution de gestion efficace. 

En plus de participer à l’amélioration de l’expérience client et à la construction d’une véritable stratégie d’entreprise, il génère un gain de réactivité, de traçabilité, de qualité et de productivité dans les services. Sans oublier l’aspect collaboratif qui est nettement renforcé.