La To Do List pour atteindre rapidement vos objectifs

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Selon plusieurs études, les employés ne sont productifs que pendant 2 h 53 min dans une journée de 8 heures de travail. Une telle productivité peut entraîner des pertes conséquentes pour une entreprise. Pourtant, ces employés aimeraient bien être productifs. Cela contribue aussi à leur bien-être au travail. Puisqu’il en est ainsi, avec une To do list, ils seront en mesure d’atteindre efficacement leurs différents objectifs. Ce qui va contribuer à leur épanouissement au travail.

En effet, que ce soit en entreprise ou à la maison, l’organisation est un élément essentiel qui aide à atteindre les objectifs. L’organisation consiste en quelque sorte à établir une liste des choses à faire « To do list ». L’élaboration d’une To do list est un processus assez simple et facile pour ceux qui savent comment s’y prendre.

Par contre, il y en a qui n’arrivent pas à exécuter fidèlement leur liste des choses à faire. En effet, élaborer une To do list est un moyen d’alléger la charge de travail pour avoir une vision claire des tâches exécutées et celles qui restent à faire.

Dans cet article, vous découvrirez comment construire une liste des tâches à faire afin d’atteindre rapidement vos objectifs.

La To Do List pour atteindre rapidement vos objectifs

 

Comment définir une liste des tâches ?

Rédiger une liste des tâches à faire permet d’être organisé. Lorsque vous disposez d’une telle liste, vous pouvez déterminer avec certitude vos prochains défis ou les tâches en cours d’exécution. Cela vous permet également de conserver les souvenirs d’un exploit ou d’un manque d’engagement par rapport à une activité donnée.

Réaliser la liste des tâches à accomplir vous aidera à identifier vos priorités de la journée. Avec une telle liste, vous pouvez également connaître les moments de réalisation de chacune de ces tâches. Une liste des tâches à faire vous permet de planifier votre journée de façon précise. En effet, vous êtes en mesure de savoir exactement quoi faire, et le temps ou le nombre de jours qu’il vous faut pour le faire.

Une To do list est donc un élément très utile lorsque l’on veut avancer vers ses objectifs, mais aussi pour travailler sa confiance en soi.

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Importance de réaliser une liste des tâches à faire

La réalisation d’une liste des tâches à faire vous donne la possibilité de conserver la trace de vos activités privées et professionnelles. Ce faisant, vous pouvez constater parfaitement vos progrès réalisés pour atteindre vos objectifs sans en perdre une seule trace.

Par contre, si vous n’avez pas une liste des tâches à accomplir vous pourriez perdre votre temps. En passant plus de temps sur des tâches moins importantes, vous pourriez être moins productif dans la journée.

Une liste des tâches à réaliser bien conçue doit contenir certains éléments qui peuvent vous aider à être productif. Il s’agit :

  • du titre de vos tâches,
  • des dates correspondantes à vos tâches,
  • des noms des collaborateurs liés à vos tâches,
  • de la liste complète de toutes vos tâches,
  • des tâches en cours d’exécution, etc.

Par ailleurs, pour concevoir une To do list efficace, vous pouvez utiliser certaines applications pour vous rendre la tâche facile. Il s’agit de :

  • l’application Bit : c’est un outil qui permet de définir toutes vos tâches ainsi que vos collaborateurs,
  • la feuille de calcul Excel,
  • le diagramme de Gantt, etc.

L’application Bit est un excellent outil de planification qui permet de bien rédiger une liste des tâches journalière. Cette application vous donne la possibilité d’avoir une liste définie de toutes vos tâches personnelles et professionnelles.

 

3 étapes pour réaliser votre To do list

 

Scinder vos grands projets en de petites tâches

Beaucoup de gens aiment l’idée d’établir une liste des tâches parce que cela leur procure un sentiment de satisfaction. Ils trouvent leur plaisir dans le fait de cocher les cases. Pour avoir ce genre de sentiment, il est important de ne pas lister vos gros projets dans votre To do list. En effet, lorsque vous avez des tâches énormes à accomplir, il est capital de les répartir en de petites tâches. Cela facilite l’exécution du projet et vous évite d’être dépassé par la tâche. Ce qui vous permettra de cocher plus de cases et donc d’accroître votre sentiment de satisfaction.

Si, par exemple, vous avez comme tâche l’entretien de votre maison. L’inscrire comme tel, dans votre liste des tâches à faire, vous fera perdre des points de satisfaction. Par contre, lorsque vous la divisez en de petites tâches comme :

  • l’entretien de la chambre principale,
  • l’entretien de la cuisine,
  • la lessive,
  • l’entretien du jardin,
  • le lavage des voitures, motos, etc. pour ne citer que ceux-là,

vous cocherez rapidement plus de cases et le sentiment de satisfaction que cela vous procurera vous motivera à exécuter les tâches suivantes plus rapidement. Dans le cas contraire, l’exécution des grands projets vous épuisera et vous n’aurez plus l’énergie ni la motivation pour entamer d’autres tâches importantes.

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Évaluer votre disponibilité en temps pour votre To do list

Il est essentiel de prendre en compte ces 2 facteurs lorsque vous élaborez votre liste des choses à faire. Il s’agit :

  • du temps que vous prendra l’exécution d’une tâche et
  • du temps dont vous disposez pour son exécution.

Continuons toujours avec l’exemple de l’entretien général de votre maison. Le projet est déjà scindé en de petites tâches et pour le réaliser, vous prévoyez 8 heures. S’il vous faut 1 heure pour exécuter chaque petite tâche, vous finirez votre entretien en 5 heures.

Par conséquent, il vous restera 3 heures de temps libres, sans oublier que le sentiment de satisfaction peut vous motiver. Ce qui vous amènera, peut-être, à finir une petite tâche en 45 minutes. Ainsi, au lieu de 3 heures, vous pourriez avoir 4 h 15 min de temps libre. Il vous sera donc possible de compléter votre liste des choses à faire avec d’autres tâches.

Vous exécuterez, dans ce cas, plus de tâches que cela n’aurait été possible sans votre To do list. Lorsque vous connaissez le temps que vous prend une tâche et le temps dont vous disposez, vous êtes plus en mesure de construire une bonne liste des choses à faire. En évaluant votre ressource en temps réel, vous saurez si votre To do list est vraiment raisonnable ou s’il ne l’est pas.

 

Regrouper les tâches en catégories

Pour atteindre efficacement vos objectifs de la journée, il est important de regrouper vos différentes tâches en catégories. Cela vous permet de hiérarchiser votre liste des choses à faire. Toutefois, il faut que cette hiérarchisation tienne compte des tâches prioritaires. En ordonnant votre To do list et en tenant compte des tâches prioritaires, vous rendez efficace et pratique votre liste des choses à faire. Ce qui vous permettra d’être plus concentré sur la réalisation de vos tâches.

Par ailleurs, il est nécessaire de revoir votre liste des choses à faire pour déterminer si, vraiment, toutes les tâches sont indispensables. Pour cela, vous devez prendre le temps de bien planifier votre liste. Toutes les tâches sont nécessaires, cependant, il est important que vous preniez le temps de réfléchir en profondeur sur la tâche à inscrire en avant sur votre liste. Si possible, isolez-vous loin de toute distraction en vue de faire cet exercice.

 

Identifier les tâches récurrentes

La préparation du petit déjeuner, d’une tasse de café, la promenade de vos animaux de compagnie, etc. sont autant de tâches récurrentes. En fait, il s’agit des tâches que vous effectuez régulièrement au cours de la journée et pratiquement tous les jours. En les identifiant, vous planifierez mieux votre journée, étant donné que vous savez combien de temps ces tâches vous prennent. Ce faisant, vous établirez une bonne To do list pour votre journée.

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De plus, vous vous devez de connaître parfaitement les différentes tâches qui sont sur votre liste. Vous n’atteindrez pas vos objectifs, si une tâche bloque l’exécution d’une autre tâche. Assurez-vous donc, lors de la hiérarchisation de votre liste, de ne pas mettre en premier lieu une tâche qui empêche la tâche suivante de s’exécuter normalement.

Cela vous permettra aussi d’identifier les icebergs sur votre liste. Il s’agit des tâches qui semblent simples, mais dont l’exécution devient plus complexe. En effet, c’est pendant l’exécution de la tâche qu’on se rend compte de sa complexité. De telles tâches influenceront négativement la réalisation de vos objectifs de la journée, de la semaine ou du mois. En vous concentrant lors de la planification de votre liste, vous serez en mesure d’identifier ces icebergs et donc de prendre des mesures qu’il faut.

Il est aussi indispensable de voir si vos tâches résistent aux distractions. Il s’agit de distinguer les tâches qui peuvent s’exécuter même en toute distraction des tâches qui nécessitent plus de concentration. Par exemple, vous pouvez facilement plier votre linge tout en écoutant de la musique. Par contre, il sera difficile d’exécuter un travail de bureau tout en vous amusant avec vos enfants. Cette analyse vous permettra aussi de mieux hiérarchiser votre liste des choses à faire.

 

Ce qu’il faut retenir sur la To do list

L’atteinte des objectifs définis pour chaque jour, semaine ou mois est bien possible. La conception et la réalisation efficace de votre To do list dépend fortement de plusieurs facteurs. Il s’agit essentiellement de :

  • scinder vos grands projets en de petites tâches,
  • évaluer votre disponibilité en temps,
  • regrouper les tâches en catégories et
  • identifier les tâches récurrentes.

Une fois, la To do list en place, il peut être intéressant d’aller plus loin sur les méthodes pour la réaliser voir pour automatiser une partie du processus. N’hésitez pas à consulter mon article sur le Workflow.


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