Des supports matériels pour mieux s’organiser
Vous le savez déjà : organisation rime avec efficacité ! Et de ce côté, si les outils numériques sont très utiles, les supports physiques s’avèrent parfois plus efficaces. C’est aussi une question de personnes : pour certains, il est plus facile de fonctionner avec des objets qu’avec des éléments dématérialisés. Peut-être avez-vous déjà repéré ces profils dans votre équipe ? Dans ce cas, voici quelques supports matériels à leur proposer dès maintenant — ou à adopter vous-même pour un management plus performant.
Le planning en papier
Untel doit faire une présentation demain à 10 h 00, mais son rendez-vous avec Mme R. commence quinze minutes après ? Unetelle assure la réception des produits aujourd’hui, mais vous voudriez qu’elle vous aide aussi à sélectionner les nouvelles recrues ? Établir un planning sans télescopage relève parfois du casse-tête. Si aucun logiciel ne vous permet de vous en sortir avec fluidité, rien de tel que le papier pour tout mettre à plat :
- Sur une feuille A3, tracez un tableau incluant cinq colonnes pour les cinq jours travaillés de la semaine, et autant de lignes qu’il y a d’heures de travail dans la journée.
- Sur ordinateur, préparez des étiquettes nominatives pour chaque membre de votre équipe. Choisissez une couleur par personne.
- Préparez aussi une étiquette pour chaque tâche incontournable : présentation, réunion, rendez-vous…
- Imprimez et découpez vos étiquettes.
- Placez le tout sur votre planning papier, en associant noms et tâches : si certaines étiquettes sont trop proches, il vous sera plus facile de les déplacer physiquement qu’en faisant des copier-coller hasardeux à l’écran…
Le pense-bête physique
Vous oubliez les « reminders » juste après les avoir lus ou écoutés ? Un support visuel permanent s’impose ! Si vous cherchez une solution à garder sur votre bureau, la traditionnelle éphéméride devrait vous convenir. Inséparable d’un bon support en bois, elle est beaucoup moins mobile qu’un agenda, si bien qu’elle ne s’égare pas. Et avec un peu de volonté de votre part, elle reste toujours ouverte à la bonne page. De quoi vous motiver pour l’utiliser chaque jour ! Comme beaucoup de gens depuis les années 80, vous ne jurez que par les post-it ? Pour mieux les utiliser, vous pouvez fabriquer un support spécifique — afin d’éviter que vos petits papiers multicolores ne se mêlent aux cartes postales également collées au mur, beaucoup moins urgentes :
- Découpez un rectangle de taille suffisante (A4 à A3 suivant vos besoins) dans du carton.
- Peignez le carton dans une couleur vive (les supports trop discrets finissent par faire partie du paysage…) ;
- Fixez un morceau de ficelle au carton pour pouvoir l’accrocher, soit en le trouant, soit en utilisant une bonne colle.
- Suspendez votre support à post-it au mur.
Une « to-do list » très concrète
Une bonne « to-do list » est l’alliée ultime pour bien s’organiser à l’échelle de la journée. Pour ne plus perdre la vôtre, ni oublier de la consulter, vous pouvez également opter pour un support fixe et très visible, comme :
- Une ardoise ou un tableau cloué au mur, assorti d’un bon vieux feutre pour tableau blanc. Cette solution est idéale si une bonne partie de vos tâches est fixe. En n’ayant qu’à effacer les tâches éphémères, vous évitez de devoir réécrire quotidiennement toute votre liste.
- Une simple feuille punaisée, à remplir avec des feutres colorés pour mieux hiérarchiser les choses. Cette option suffit si vous faites rarement deux fois la même chose ou si vous avez déjà vos tâches fixes en tête.
Alors, prêt à oublier un peu la révolution numérique pour booster votre productivité grâce à des supports concrets ?
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