Rédiger une correspondance administrative ou un mail professionnel est une étape que nous devons tous franchir. Il convient de savoir que l’expression des différentes formules de politesse et des salutations apporte de la valeur au contenu du courriel administratif, personnel ou professionnel. Faire le bon choix de formule de politesse par mail est donc important.

Ainsi, est-il possible de se montrer respectueux, courtois et presque bienveillant envers son destinataire. Cela se reflète souvent par l’ouverture de la lettre – Chère Madame, Madame, Monsieur, Monsieur le Président… – et sa formule de politesse finale :

• Dans l’attente de votre retour, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs ;
• Recevez, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses ;
• Veuillez croire, cher Monsieur, à mes sentiments cordiaux et respectueux ;
• Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée ;
• Cordialement;
• Bien à vous.

Une lettre s’accompagne nécessairement d’une formule de politesse. Il s’agit de respecter a minima un protocole qui appartient davantage à la coutume et à l’usage (codes sociaux) entre professionnels et qui s’introduit dans les rapports personnels.

 

La formule de politesse par mail est adaptée au destinataire 

L’expéditeur écrira différemment à un sous-préfet, à Monsieur le Directeur, Madame la Directrice, Monsieur le Proviseur, Madame la baronne, ou encore à son supérieur hiérarchique.

 

Le mail personnel 

Dans le cadre d’un envoi d’emails personnels, les protagonistes échangent par écrit et mettent en avant des attitudes cordiales. Il est alors possible d’utiliser un langage familier, et de se passer de certaines formules de « politesse » afin de se focaliser sur des marques amicales et teintées d’affection. Dès lors que notre destinataire est connu (un ami, de la famille, un collaborateur dont vous êtes proche…), vous pouvez donc vous permettre d’employer un ton familier (toutes proportions gardées) et cela est valable pour la « formule de politesse par mail ».

Ainsi, dans le domaine personnel, l’expéditeur pourra employer des termes amicaux et éventuellement affectueux ainsi que des formules de « politesse » courtes telles que « bien à vous » ou « bien à toi ». Dans le cas où un lien est déjà établi, on pourrait également se permettre d’écrire « cordiales salutations » ou « sincères salutations ». Le plus important reste de s’exprimer avec sincérité.

 

Les courriels professionnels 

Les différentes formules de politesse que nous pouvons utiliser ont des « valeurs » distinctes. Bien que certaines formules semblent trop amicales, d’autres expressions formelles peuvent mettre en exergue l’aspect procédurier des courriers. 

En prenant en considération le destinataire de la lettre formelle ou du mail, des formulations permettent d’attirer l’attention du lecteur sur l’importance de la formalité des échanges, et donc de son contenu.

 

Formule de politesse par mail : au début

Dans le cadre d’un mail professionnel, la formule « bonjour » en guise d’introduction semble inadaptée dès lors que celui-ci est adressé à un interlocuteur à qui vous faites une demande pour la première fois.

Une telle formule serait nécessairement familière. Il serait préférable d’utiliser « Monsieur » ou « Madame » ou encore « Madame, Monsieur » afin d’adopter une approche respectueuse.

 

Formule de politesse par mail : à la fin

En fin de mail professionnel, plusieurs expressions peuvent permettre d’accentuer le formalisme de votre demande, et ce, dans l’objectif d’exprimer votre respect :

• « Bien à vous, » – également utilisée dans le domaine personnel, la formule « bien à vous, » est parfois adaptée à l’environnement professionnel. Ainsi, dès lors que vos rapports avec le destinataire sont réguliers et que vous vous connaissez, vous aurez la possibilité d’utiliser cette formule.

• « Bien cordialement, » – Cette formule est généralement utilisée entre collaborateurs et à grande échelle en raison de la neutralité du ton. L’expression peut s’avérer pertinente afin d’« aborder » une personne qui ne nous connaît pas, mais qu’il est possible de placer au même niveau hiérarchique.

• « Cordialement, » – Généralement utilisée lorsqu’on souhaite insérer davantage de formalisme et que l’interlocuteur est inconnu. Une telle formule doit idéalement être écrite sans abréviations (« Cldt » ou « Cdt »), car alors, elle perdrait en substance. Son objectif est de signifier notre respect donc dès lors que vous ne prenez pas le temps de l’écrire complètement, le destinataire comprend que vous avez bâclé votre demande.

• « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués » ; « je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs, » « Je vous prie de recevoir, Madame, Monsieur, mes respectueuses salutations »… – De telles expressions sont des marques de politesse classiques des courriers et courriels formels. En rédigeant de la sorte, l’expéditeur souhaite réaliser une demande après d’un interlocuteur « important » et par la même montrer son respect des procédures. Ces formules de politesse sont généralement utilisées au sein de l’administration française dont les traditions et les coutumes doivent être respectées (notamment pour se faire entendre…).

 

Adaptez votre courriel ! 

Les formules de politesse étant quelque peu alambiquées, relisez-vous bien afin de ne pas faire d’erreur. Car dans un tel cas, l’effet escompté serait complètement inhibé. Aussi adaptez votre formule à votre destinataire connu (« Madame » ou « Monsieur ») en précisant le nom de la personne concernée (sans faute d’orthographe !) ou inconnu (« Madame, Monsieur »).

 

L’importance des formules de politesse dans les courriels 

Les formules de politesse présentent plusieurs avantages non négligeables.

 

La formule de politesse par mail est une marque de respect 

Achever la rédaction d’un courrier électronique grâce à une formule de politesse est d’autant plus impératif que la circonstance l’impose. Cela permet non seulement de réitérer la considération portée à son interlocuteur, mais aussi d’exprimer la sincérité de votre démarche.

 

Marquer votre singularité

Dans le cadre des lettres de motivation par exemple, l’objectif de l’outil est clair : se démarquer. Notons que les formulations suivantes reviennent souvent : « je vous prie d’agréer… », « veuillez recevoir, Madame Monsieur, mes salutations distinguées », « je vous prie de bien vouloir accepter… », « je reste à votre disposition pour… », « en vous remerciant de l’attention que vous portez à ma demande », « avec mes remerciements… », sans oublier les différentes tournures possibles.

 

Formule de politesse par mail : montrer votre gratitude

En fonction de la plume de l’expéditeur du mail, les formules de politesse peuvent être classiques ou recherchées. Mais l’objectif de la (bonne) formule de politesse par mail est aussi d’exprimer sa profonde gratitude, et ce, au-delà de susciter l’attention du destinataire. Finalement, c’est en lisant cette lettre ou ce courriel que la personne que vous sollicitez décidera d’intervenir ou non en votre faveur.

 

Encourager à prendre en considération votre demande

La formalité des mails en général est importante. Pourquoi ? Il s’agira de capter l’attention de son interlocuteur afin que celui-ci consacre un temps de lecture adapté de votre lettre, d’où l’intérêt d’adopter une approche formelle, respectueuse et bien attentionnée. Les approches en matière trop familières ou trop directes telles que « salut », « coucou », « hello », « bonjour » ou autres sont donc à bannir, et cela est surtout vrai pour les mails professionnels et les clôtures de mail, car elles incitent le lecteur à prendre en considération votre mail.

 

Les demandes indélicates

Votre client a une dette de 2 350 euros ? Il serait pertinent d’utiliser certaines formules de politesse adaptées afin de permettre un rapprochement permettant de ne pas froisser son interlocuteur.

Aussi, il s’agit d’une manière pertinente de souligner (et de rappeler) les objectifs qui nous animent. À l’instar d’un échange écrit, il est donc essentiel de s’imprégner des moyens existants afin de mettre en avant notre respect de la procédure.

Que ce soit pour demander un emploi, exprimer de la gratitude, des condoléances ou des remerciements, la qualité de l’écrit, la courtoisie qui l’accompagne et la formulation des phrases sont indispensables. Cela est d’autant plus vrai que vos courriels sont stockés et restent donc en mémoire de votre destinataire (et de son disque dur !).

 

En conclusion sur la formule de politesse par mail

Il ne suffit pas de maîtriser une langue française pour comprendre les procédures des écrits professionnels. Certaines personnes sont familières d’une écriture procédurière quand d’autres découvrent tout juste cet univers obscur et complexe. Pas de panique ! Les formules adéquates et adaptées sont convenablement choisies à force d’expérience (personnelle et professionnelle).

Une bonne expression s’acquiert avec le temps, et il en va de même des formules de politesse. Fort heureusement, vous pourrez trouver de nombreux exemples en ligne. Sachez que les « experts » des formules de politesse ne sont pas d’accord entre eux. Vous allez forcément faire des erreurs et froisser certains de vos interlocuteurs en raison de leur excès de formalisme.

Pour aller plus loin dans votre rédaction de mails, pensez à consulter mes articles sur :

• les 6 erreurs à éviter dans la gestion des mails
• les 13 clés pour une bonne gestion des courriels.