Fiche de poste : 4 astuces pour la rédiger efficacement

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Une fiche de poste, ou la Job Descriptions, est un document rédigé qui renseigne de façon claire sur les différentes responsabilités d’un poste (vacant ou non). En effet, il s’agit d’un descriptif du poste qui détaille la compétence recherchée par une entreprise afin d’être plus productive et mieux compétitive. Elle permet de définir toutes les priorités liées à un poste dès le recrutement de l’employé.

Toutefois, la rédaction de fiches de postes peut dépendre des objectifs (fixation des salaires, recrutement d’un nouveau collaborateur, motif de rémunération…) de chaque entreprise. L’établissement de la fiche de fonction permet entre autres de comprendre les objectifs de l’entreprise et la carrière possible envisageable pour l’employé.

 

Pourquoi rédiger une fiche de poste ?

Elle est d’abord le tout premier outil sur lequel une entreprise doit se baser pour effectuer un recrutement. Elle permet de définir toutes les exigences et prévoit, si possible, différentes situations liées à un poste. Les fiches de poste ou Job Descriptions, peuvent être utiles quand la création d’un poste est nécessaire pour augmenter la performance de votre équipe. Dans ce cas, votre fiche présentera le profil du candidat que vous recherchez pour le poste à cause du travail à accomplir dans votre entreprise. Il existe de même deux autres cas déterminants dans lesquels rédiger cette fiche devient une priorité pour l’entreprise.

Dans le premier cas, l’employé occupe déjà le poste. Alors, la fiche de fonction permettra de redéfinir les nouvelles exigences que l’entreprise attend de cet employé. De plus, elle servira d’outil d’évaluation de l’employeur afin de s’assurer que les objectifs sont atteints.

Le second cas, qui se présente le plus souvent, le poste est vacant (recrutement, départ volontaire ou licenciement, démission, retraite…) du poste. Dans cet article, vous découvrirez 4 astuces pour rédiger efficacement votre fiche de poste.

Job descriptions : 4 astuces pour la rédiger efficacement

 

1 – Avoir un titre idéal qui décrit correctement votre fiche de poste

Avant de commencer, vous avez la possibilité de décrire brièvement votre entreprise dans cette partie. Soyez honnête dans la présentation de votre entreprise en soulignant, par exemple, les avantages dont bénéficient vos employés ou l’environnement de travail qui y règne.

En effet, pour mieux décrire un poste de travail, il est important d’avoir avant tout le bon titre descriptif de ce poste. Les gens lisent d’abord le titre des annonces avant de chercher à comprendre les autres détails. Pour cela, il faut que vous trouviez le titre qui correspond le mieux au profil de poste.

Par ailleurs, ce titre doit vous permettre de décrire avec précision les aptitudes requises, les responsabilités et/ou les prérogatives liées à ce poste. C’est pourquoi votre créativité doit être mise en avant, notamment dans le processus de recrutement. Lorsque vous désirez retenir l’attention des candidats pour un poste à pourvoir, le titre doit être précis et simple. Ce qui évitera, à ceux qui auront finalement décidé de postuler, d’avoir à se poser beaucoup de questions.

Pour publier une annonce de recrutements à un poste, vous pouvez utiliser comme outil de communication tout ce que l’entreprise dispose. Dans le cas où vous devez mettre l’annonce en ligne, vous avez la possibilité de vous positionner sur un mot-clé fréquemment utilisé. Cela permettra à beaucoup de personnes de trouver rapidement vos offres d’emplois et de recevoir plusieurs candidatures.

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Toutefois, ne faites pas de discrimination de sexe ou de personnes dans votre titre. Aussi, n’employez pas les termes techniques lorsque vous faites des descriptions de poste. Pour la rédaction d’une fiche, les termes que vous avez l’habitude d’employer dans votre entreprise ne doivent pas obligatoirement figurer dans cette fiche. Ce faisant, votre annonce sera bien comprise et les candidats potentiels pourront postuler.

 

2 – Décrire le travail dans la fiche de poste

Pour créer une fiche de poste, il est important d’établir une description générale du but de ce travail et des conditions dans lesquelles il doit être effectué. Toutefois, vous ne devez pas en faire un long discours. Avec trois ou quatre phrases, vous devez pouvoir décrire parfaitement toutes les fonctions et les aptitudes liées à ce poste. Vous avez aussi la possibilité de décrire brièvement en quoi ce travail peut contribuer aux besoins de l’entreprise et à l’atteinte des objectifs.

Toutefois, vous pouvez inclure l’importance de ce poste pour votre organisation ou pour votre entreprise. Le candidat saura ainsi à quoi s’en tenir une fois embauché dans votre entreprise. Vous pouvez aussi montrer l’impact positif que peut avoir l’occupation de ce poste dans la vie de l’intéressé. Que ce soit un impact socioculturel ou un impact purement commercial, essayez de le faire savoir afin que le candidat devienne plus motivé.

Vous avez également la possibilité de faire une liste de toutes les tâches (responsabilité, supervision, rapport, missions et activités…) à accomplir. Dans la description du poste à occuper, mettez un accent particulier sur la personnalité du candidat. Car de nombreux postes requièrent un certain nombre de traits caractéristiques. Il s’agit de :

  • la rigueur,
  • la capacité ou l’aptitude à travailler en équipe,
  • avoir un bon relationnel,
  • savoir communiquer ;
  • être attentif,
  • avoir un sens large de la responsabilité…

La fiche de poste, ou Job Descriptions, peut donc faire apparaitre les Soft Skills et les Hard Skills. Elles correspondent aux compétences douces et aux compétences techniques.

Lorsqu’il s’agit d’un poste déjà occupé, la fiche de poste permet de redéfinir les nouveaux objectifs fixés pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise. Qu’il s’agisse d’augmenter la productivité ou de mettre de nouvelles ressources à la disposition du personnel, tout doit être bien précisé. Cela permettra aux employés d’avoir une meilleure performance lors des évaluations de rendement du personnel.

 

3 – Utiliser les termes simples pour inviter les candidats à postuler

Les superlatifs ne doivent pas être employés lorsque vous rédigez votre fiche de poste. Évitez au mieux les termes qui prônent l’exagération comme « nous sommes les meilleurs » pour remplir une fiche de poste. Ce genre de propos crée chez les aspirants une certaine réserve et peut empêcher qu’ils postulent au poste vacant.

En effet, vous devez faire attention à ce que vous écrivez ou décrivez dans votre fiche. Les termes dans lesquels vous décrivez un poste démontrent déjà le caractère de votre leadership. Et lorsqu’ils sont utilisés à bon escient, ils peuvent attirer les compétences requises dans votre entreprise. Par contre, lorsque ces termes sont mal employés, les candidats peuvent déjà se faire une mauvaise idée de votre entreprise.

De plus, ne mettez pas dans la fiche de poste des adjectifs comme : supérieur, excellent… qui témoignent d’une certaine masculinité. Car cela aura l’air discriminatoire pour les candidates qui estimeront que ce poste est pour un homme.

En utilisant des termes concis et simples de compréhension, vous aurez le candidat idéal pour le poste décrit. Ce qui sera un grand avantage pour votre entreprise, car recruter la bonne compétence permettra à votre entreprise d’être plus performante. Vous devez décrire de façon simple les missions du poste et éviter les termes techniques afin que l’on comprenne vos attentes.

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4 – Permettre à vos employés d’avoir leur mot à dire pour mieux situer le poste

La plupart des entreprises se rabattent sur les anciens critères de poste qui se trouvent au service de gestion des ressources humaines. Cette façon de procéder ne permet pas une bonne description des qualifications et des qualités requises pour le nouveau poste. Avec les nouvelles techniques et méthodes de travail, ces anciens postes peuvent évoluer maintenant vers un poste nouveau. De plus, les nouveaux postes exigent que les employés deviennent plus ouverts et plus créatifs dans leurs différentes attributions. Pour cela, les besoins du nouveau marché d’employés doivent être plus structurés que les anciens besoins.

C’est justement pour cela qu’il est important d’impliquer votre équipe dans la description du nouveau poste et donc de la fiche de poste ou Job Descriptions. Cela permettra de mieux cerner les compétences recherchées pour atteindre efficacement vos objectifs et améliorer l’organisation du travail. Ce faisant, vous êtes certain d’avoir une meilleure productivité sur le long terme. De plus, c’est à votre équipe de savoir les compétences nécessaires dont elles ont réellement besoin pour accomplir ses tâches.

Votre équipe peut également vous situer par rapport à l’expérience professionnelle ou non du candidat. Le profil recherché doit-il avoir un certain nombre d’années d’expérience ? Ou du moins, le poste n’en a-t-il pas du tout besoin ? En d’autres termes, votre équipe peut mieux vous renseigner sur le type de compétence recherchée lorsque vous l’impliquez dans l’élaboration de la fiche de poste.

 

Ce qu’il faut savoir sur la fiche de poste

Une fiche de poste bien élaborée doit permettre de définir, de façon claire, les compétences dont une entreprise a besoin. Lorsqu’il s’agit d’un poste déjà occupé, cette fiche permet de réorienter les nouvelles priorités de l’organisation ou de l’entreprise. Elle peut également permettre de mettre à la disposition de l’employé de nouvelles ressources de travail pour mieux accomplir ses tâches. De plus, elle peut définir de nouveaux avantages dont peut bénéficier l’employé.

Par contre lorsqu’il s’agit d’un nouveau poste, cette fiche permet de définir les compétences recherchées avant le recrutement. Cela permet aussi de mettre en évidence les avantages dont peut bénéficier la nouvelle recrue. Dans cet article, nous vous avons décrit 4 astuces pour rédiger efficacement votre fiche de poste. Il s’agit de :

  • avoir le titre idéal pour décrire correctement votre fiche de poste,
  • décrire le travail dans la fiche,
  • utiliser les termes simples pour inviter les candidats à postuler,
  • permettre à vos employés d’avoir leur mot à dire pour mieux situer le poste.

Par ailleurs, une fiche de poste bien rédigée doit présenter et définir clairement les heures de travail qui peuvent, toutefois, être flexibles. Ce qui donne l’assurance aux candidats que leur futur travail n’empiètera pas sur leur vie privée. Elle permet aussi à un employé de connaître dès l’embauche l’objectif de son employeur.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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