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Mails professionnels : conseils et astuces pour mieux communiquer

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Tous les jours, nous sommes amenés à envoyer des e-mails professionnels. Ils peuvent être adressés à nos équipes, à notre supérieur hiérarchique, à nos clients ou encore à nos fournisseurs. Ce sont donc des dizaines de mails professionnels que nous envoyons au quotidien et dont nous attendons soit des réponses, soit des passages à l’action. Alors, comment être percutant ?

En effet, parce que nous aurons rédigé un mail professionnel de manière attrayante, claire et incisive, alors nous maximiserons nos chances de faire réagir notre interlocuteur. Cela va donc nous permettre de mieux nous faire comprendre et de faciliter la mise en dynamique du destinataire. De plus, cela peut nous permettre de bien ancrer notre leadership et de gagner en crédibilité.

Seulement, nous ne sommes pas formés à l’envoi de ces mails professionnels. Nous avons tendance à reproduire ce que nous avons pu voir. Quels sont les conseils et astuces pour de bons mails professionnels ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Comment rédiger un sujet d’e-mail et un contenu percutant ? Ou encore, comment utiliser des salutations, des formules de politesse et des signatures adaptées ? Voici les réponses à ces questions.

Mails professionnels : conseils et astuces pour mieux communiquer

 

Quelques conseils et astuces pour des mails professionnels efficaces

1. Il est préférable d’utiliser une adresse de courriel électronique professionnelle qui inclut votre nom. Cela donne une impression de sérieux et de professionnalisme, et évite d’utiliser une adresse jetable ou gratuite. 

Il est possible de créer une redirection depuis une adresse personnelle vers une adresse professionnelle pour plus de praticité.

2. Je vous conseille d’opter pour un service de messagerie payant qui offre des fonctionnalités supplémentaires telles que la possibilité de créer des signatures, d’utiliser une adresse IP publique et d’activer SSL pour une meilleure sécurité.

Des services comme Exchange ou Smtp peuvent être utilisés pour créer un e-mail professionnel.

3. Prenez le temps de vous former avec les fonctionnalités avancées de votre boîte mail professionnelle en utilisant des tutoriels. Cela permet de maximiser l’efficacité de vos mails en utilisant des options telles que l’ajout de pièces jointes, la mise en forme, les signatures ou la configuration de paramètres de sécurité.

4. Pensez à prévoir plusieurs créneaux dans la journée pour consulter vos e-mails. D’un côté, vous ne passerez pas votre journée à regarder vos mails. Vous regrouperez leur traitement. De l’autre, vous ouvrirez tout de même régulièrement votre messagerie. Ainsi, vous assurerez-vous de ne pas manquer les informations importantes et de répondre rapidement aux messages reçus. Il est important de maintenir une bonne communication avec vos collègues et vos clients pour éviter les malentendus et les retards. 

Utiliser un webmail pour accéder à votre boîte mail professionnelle depuis n’importe quel ordinateur ou appareil mobile est également une bonne idée. Toutefois, il est important de savoir couper son utilisation lors des soirées et des jours de repos pour décrocher.

 

Les erreurs courantes à éviter dans un mail professionnel

Dans un contexte professionnel, il est important de faire attention à certaines erreurs courantes lors de l’envoi d’un mail.

Tout d’abord, il est important de vérifier que l’adresse mail du destinataire est la bonne. Il est fréquent de se tromper dans l’orthographe d’une adresse mail, ou encore d’utiliser une adresse qui ne permet pas de recevoir de réponse. Il est donc conseillé de vérifier l’adresse mail avant d’envoyer le message.

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Ensuite, il est important de vérifier que le sujet du mail est clair et précis. Il est fréquent de recevoir des mails avec des sujets vagues ou incompréhensibles. Nous devons donc prendre le temps de rédiger un sujet facilement compréhensible pour que le destinataire comprenne immédiatement de quoi il s’agit.

Il faut également vérifier la présence de fautes d’orthographe ou de grammaire dans le contenu du mail. Fréquemment, nous pouvons recevoir des mails avec des fautes d’orthographe qui peuvent nuire à la crédibilité de l’expéditeur. Il est donc conseillé de relire le contenu du mail avant de l’envoyer pour vérifier qu’il n’y a pas de fautes.

Enfin, il est important de vérifier que les pièces jointes sont bien attachées et qu’elles sont les bonnes. En effet, il est fréquent d’oublier d’attacher une pièce jointe ou d’envoyer la mauvaise pièce jointe.

 

Comment rédiger un sujet et un contenu d’e-mail percutants ?

Rédiger un sujet d’e-mail et un contenu percutants est crucial pour attirer l’attention de vos destinataires et inciter à l’ouverture de votre message. Les sujets d’e-mails sont souvent la première chose que les destinataires voient et ils peuvent faire toute la différence entre un e-mail lu et un e-mail ignoré. Voici quelques conseils pour rédiger des sujets et des contenus d’e-mails percutants.

 

Soyez clair et concis dans vos sujets de mails professionnels

Utilisez des mot-clés pertinents et faites en sorte que le sujet soit court et direct. Dans votre titre et dans votre contenu, évitez les phrases longues et les termes techniques qui pourraient décourager l’ouverture et la lecture de votre e-mail.

N’hésitez pas à vous servir de mot-clés qui décrivent brièvement le contenu de votre e-mail dans votre titre. Cela aidera les destinataires à comprendre rapidement de quoi il s’agit.

Dans votre contenu, faites-en de même, avec des mots-clés pertinents et des phrases brèves et précises. Nous recevons chaque jour de nombreux mails professionnels, nous avons aussi besoin de synthèse.

 

Utilisez des verbes d’action

Utilisez des verbes d’action pour montrer l’importance de l’e-mail. Les verbes d’action tels que « participer », « réserver », « acheter » ou « télécharger » peuvent inciter les destinataires à ouvrir l’e-mail pour en savoir plus.

 

Faites une promesse

Faites une promesse de ce que le destinataire va trouver dans l’e-mail pour augmenter l’intérêt. Les sujets d’e-mails qui promettent des informations exclusives sont plus susceptibles d’être ouverts.

Bien entendu, votre contenu doit répondre à cette promesse pour ne pas décevoir vos destinataires. Surtout que les prochaines fois, ils pourraient hésiter à traiter votre mail rapidement.

 

Personnalisez vos mails professionnels

Vous pouvez utiliser le nom du destinataire pour personnaliser le sujet et augmenter la probabilité qu’il ouvre l’e-mail. Les e-mails personnalisés sont plus susceptibles d’être lus, car ils sont perçus comme étant plus importants et pertinents.

Dans votre contenu, vous pouvez appeler votre interlocuteur par son nom ou son prénom pour relancer son attention et le capter. Si vous connaissez bien votre destinataire, n’hésitez pas à employer son vocabulaire, à faire des références ou à prendre des exemples qui lui parlent.

 

Évitez les mots et phrases inutiles

Évitez les mots tels que « urgent » ou « important » qui peuvent être perçus comme des alarmes pour rien. Ces mots sont souvent utilisés de manière exagérée et peuvent finir par être ignorés par les destinataires.

Dans votre contenu, ne cherchez pas à broder pour donner plus de quantité à votre contenu. Aller à l’essentiel vous rendra plus pertinent et augmentera vos chances d’être compris.

 

Comment utiliser des salutations, formules de politesse et des signatures adaptées dans vos mails professionnels ?

Les salutations, formules de politesse et signatures sont des éléments importants dans un courriel professionnel. Il est donc important de savoir comment les utiliser efficacement.

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Bien choisir les salutations de vos mails professionnels

Pour commencer, il est important d’utiliser une salutation appropriée. Il est courant de commencer un courriel avec une salutation telle que « Cher Monsieur/Madame » ou « Cher collègue ». Notons que l’utilisation de « Salut » ou « Bonjour » peut être perçue comme informelle dans un contexte professionnel. Il est donc conseillé de privilégier des formules de salutation plus formelles.

 

Bien choisir les formules de politesse

Je préconise de faire simple pour les formules de politesse. En effet, il en existe de nombreuses et nous avons du mal à choisir la bonne. Vous pouvez renvoyer la même que celle que votre interlocuteur vous a envoyée. Cela vous permet de ne pas vous tromper.

Sinon, « cordialement » ou « bien cordialement » sont aujourd’hui les plus utilisées et sont sans risques. Vous resterez donc courtois et respectueux. Ensuite, si vous avez un peu plus de proximité, n’hésitez pas à dire « bien à vous », ce qui sous-entend que nous sommes au service de la personne. Enfin, pour les formules de politesse très soutenues, je vous conseille l’expression : « Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués ».

 

Bien rédiger la signature de vos mails professionnels

Ensuite, il est important de créer une signature efficace. Il est fréquent de recevoir des courriels avec des signatures qui ne contiennent que le nom de l’expéditeur. Il est donc conseillé d’inclure dans votre signature votre nom, votre titre professionnel, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail professionnelle. De plus, pourquoi ne pas ajouter des liens vers votre site internet ou vos réseaux sociaux professionnels ?

 

Débloquer les options

Il est également important de savoir comment accéder à ses salutations et signatures. Cela dépend du fournisseur d’accès mail que vous utilisez. Si vous utilisez un compte mail payant, vous pourrez accéder à ces options via le menu déroulant de votre logiciel de messagerie.

 

Vérifier l’espace de stockage

Enfin, il est important de savoir que certaines adresses mail professionnelles peuvent avoir des quotas d’espace de stockage. Par conséquent, il est important de vérifier l’espace disponible avant de créer et de stocker des salutations, des formules de politesse ou des signatures. Je vous conseille donc de choisir un fournisseur d’accès mail qui propose un espace de stockage suffisant pour vos besoins, ou opter pour un nom de domaine et une adresse e-mail pro qui permet d’utiliser un espace de stockage illimité.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Auteur du livre « Prendre un poste de manager : 87 techniques pour développer son leadership et engager ses équipes » (Ed. Eyrolles 2023)
Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, livres, formations en ligne et coachings. Besoin d’échanger sur des questions de management ? Cliquez ici pour prendre rendez-vous

 


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