Comment être organisé : 7 clés pour mieux gérer son temps

Savoir comment être organisé et optimiser son temps constitue un pilier essentiel de la réussite, tant pour un manager que pour son équipe. La bonne nouvelle : il existe de nombreuses méthodes, règles et astuces pour développer significativement sa capacité à organiser ses activités et à devenir plus efficace.

Cependant, sans discipline, ces outils restent inefficaces. Apprendre une méthode ne suffit pas : il faut l’appliquer quotidiennement. Relâcher les efforts entraîne la perte des bénéfices acquis.

Avant même d’améliorer sa gestion des priorités, il demeure impératif de réduire le gaspillage de temps. À l’instar d’une gestion financière : inutile d’emprunter si l’on dépense plus que ce que l’on gagne. Dans l’organisation, le temps constitue la ressource la plus précieuse. L’étape préalable à toute optimisation est donc d’éliminer les tâches inutiles et les distractions.

Voici 7 points clés pour savoir comment être organisé.

1 – Comment être organisé : Questionner ses croyances limitantes

Quand on se demande comment être organisé, la première étape consiste à travailler sur nos croyances limitantes. Ces croyances — « la vie est dure », « je n’ai pas le temps », « je suis débordé » — altèrent notre perception des possibilités. En réalité, la vie n’est ni dure ni facile. Le temps ne passe ni vite ni lentement : il passe. Nous disposons tous de 24 h par jour, sans exception.

Si je crois manquer de temps, je peux tomber dans le stress, la surcharge apparente, une difficulté à prioriser et un sentiment d’impuissance. À l’inverse, en adoptant l’idée : « Tout va bien, j’ai suffisamment de temps pour réaliser mes priorités », chaque jour pendant un mois (échéance raisonnable), on change de posture.

Ainsi, la liaison entre nos croyances et notre organisation personnelle est forte. En changeant la pensée, on libère l’action.

2 – Combattre la procrastination et les mauvaises habitudes

La procrastination et les mauvaises habitudes sont des ennemies silencieuses de l’organisation efficace. Elles font perdre du temps sans que nous nous en rendions toujours compte. Pour savoir comment être organisé, il faut les identifier et les traiter :

• Procrastination : fuir une tâche importante sous prétexte qu’elle sort de la zone de confort. Or, l’action prioritaire nécessite d’oser.
• Habitudes inefficaces : faire « toujours de la même façon » sans questionner la pertinence de la routine. Le risque : rester prisonnier d’un mode d’organisation obsolète.

Pour remédier à cela, interrogez-vous fréquemment : « Pourquoi je fais cette tâche ? Cette habitude est-elle la meilleure façon d’être efficace ? » L’alternative est claire : avoir des habitudes optimisées plutôt que simplement répétées.

3 – Pratiquer une « diète médiatique »

À l’ère numérique, les sources de distraction et de perte de temps sont nombreuses : journaux numériques, réseaux sociaux, alertes sur smartphone… Pour savoir comment être organisé, il faut maîtriser cette dimension.

Mon conseil : supprimer toutes les notifications non essentielles et ne garder que celles réellement prioritaires. Ensuite, « cacher » les applications qui nous attirent par réflexe. En complément, définir un moment limité pour la consultation d’informations.

De nombreuses sources pointent cette règle : créer un environnement propice à la productivité nécessite de limiter les interruptions.

4 – Comment être organisé : Prévoir et gérer les imprévus

Un des grands freins à l’organisation personnelle est l’imprévu. Ces interruptions obligent à se réorganiser. Elles nous font perdre du temps et parfois génèrent du stress.

Il est donc nécessaire de prévoir plutôt que de subir.

La méthode consiste à consacrer un ou plusieurs créneaux horaires « libres » dans la semaine, totalement vidés de tâches planifiées. Lorsqu’un imprévu arrive, il suffit de le planifier ou de déplacer une mission sur ces créneaux. Simple, efficace.

Il s’avère donc préférable de ne pas remplir son agenda à 100 %. En d’autres termes : l’organisation n’est pas synonyme de sur-mobilisation, mais de marge de manœuvre.

5 – Intégrer la gestion des émotions

Dans la quête de savoir comment être organisé, un facteur souvent négligé est la gestion des émotions. Une émotion forte (colère, peur, tristesse…) peut détourner notre attention des objectifs importants.

Par exemple, si je ressens de la colère parce que je ne me sens pas respecté, mon énergie va vers la situation conflictuelle plutôt que vers mes priorités. Résultat : perte de temps et d’énergie.

Il en est de même pour la peur. Elle se manifeste lorsque je pense qu’il y a un danger. Et si ce dernier ne se fonde pas sur quelque chose, je vais me détourner de mon objectif.

Il est donc stratégique d’observer nos émotions : les identifier, les mettre en pause si nécessaire, puis reprendre l’action quand l’énergie est redevenue constructive. C’est une liaison subtile entre intelligence émotionnelle et efficacité organisationnelle.

6 – Comment être organisé : Définir clairement ses objectifs

Un point clé pour bien s’organiser : toujours garder un objectif en tête. À chaque action, posez-vous la question : « Quel est l’objectif auquel je réponds ? »

Ce questionnement permet de différencier ce qui fait gagner du temps de ce qui en fait perdre. Perdre du temps, c’est utiliser les 24 heures sans lien avec nos objectifs.

Il s’avère préférable de lister ses activités, de différencier urgent et important (matrice Eisenhower), de hiérarchiser les missions à forte valeur ajoutée.

Ainsi, l’énumération des priorités et l’évaluation régulière du lien entre actions et objectifs constituent un élément fondamental d’une organisation solide.

7 – Respecter son rythme biologique

Enfin, un levier trop souvent ignoré dans la réflexion sur comment être organisé : le rythme biologique. Notre organisme a des pics d’énergie et des phases de baisse.

Pour optimiser son organisation, il convient de programmer les actions exigeantes durant les moments de haute énergie. En complément, selon la méthode des 5S (Supprimer, Ranger, Nettoyer, Standardiser, Suivre), il est bénéfique de « supprimer l’inutile » et « ordonnancer » ses activités.

Autrement dit : bien s’observer, apprendre quand notre organisme est le plus efficace, puis aligner notre quotidien sur ces moments rend l’organisation plus fluide et moins coûteuse.

Savoir comment être organisé ne se résume pas à connaître des méthodes. C’est d’abord un état d’esprit : questionner ses croyances, bâtir des habitudes productives, éliminer les distractions, prévoir l’imprévu, intégrer ses émotions, définir ses objectifs, et respecter son propre rythme.

En adoptant ces 7 points clés, vous créez une fondation solide pour une organisation durable.
Le lien entre ces éléments est clair : sans suppression, sans discipline, sans intention, l’organisation reste superficielle. Et sans initiative, les méthodes restent à l’état de théorie.

Alternative : choisissez d’agir dès aujourd’hui – supprimez une tâche inutile, désactivez une notification, posez un créneau vide dans votre semaine, et observez ce que cela change.

L’organisation est la compétence non-négociable du manager moderne. En la maîtrisant, vous donnez à votre équipe et à vous-même le cadre pour réussir, grandir et durer.

Julien Godefroy

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