Comment être organisé et ne pas perdre de temps ?

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Savoir comment être organisé et ne plus perdre son temps est une des clés de succès pour un manager et son équipe. La bonne nouvelle c’est qu’il existe de nombreuses méthodes, règles, lois et astuces permettant de développer fortement notre capacité à nous organiser et à devenir plus efficace.

La contrepartie c’est que pour s’assurer que toutes ces techniques soient pleinement efficaces, il faut une certaine discipline. En d’autres termes, il est essentiel d’appliquer quotidiennement les meilleures pratiques organisationnelles. Si nous relâchons nos efforts, nous risquons de perdre ce que nous avons mis en œuvre.

Avant de chercher à améliorer sa gestion des priorités et son organisation, il faut arrêter le gaspillage. Par exemple, si nous avons des dettes, rien ne sert de se faire prêter de l’argent si nous dépensons toujours plus que ce que nous gagnons. Nous allons continuer à creuser nos dettes et il nous faudra à nouveau emprunter. Il faut supprimer les dépenses inutiles en premier.

C’est la même situation avec l’organisation. Le temps est notre denrée la plus précieuse. Avant de l’optimiser, nous devons chercher à ne plus la gaspiller. C’est la première étape incontournable pour savoir comment être organisé. Voici un autre exemple. Les gens aiment bien mon appartement et trouvent que je le range bien. Mais en réalité, je range très peu. En fait, je n’ai que des affaires qui me sont utiles ou de la décoration que j’ai choisie. Je supprime régulièrement ce qui ne m’est pas utile. Par conséquent, je suis très efficace sur le rangement : je range peu souvent, mais j’ai un appartement rangé.

C’est le même principe pour l’organisation. Il faut supprimer toutes les tâches inutiles ou qui nous perturbent pour arrêter de gaspiller notre temps avant de travailler sur notre organisation. Pour cela, voici 6 points clés.

 

1 – Les croyances limitantes

Savoir comment être organisé c’est savoir travailler sur nos croyances limitantes. Elles sont présentes dans notre esprit dans tous les aspects de notre vie. « La vie est dure », « le temps passe vite », « je n’ai pas le temps », « je suis débordé », etc. Toutes ces expressions sont des croyances. En effet, la vie n’est ni dure ni facile. Le temps ne passe ni vite ni lentement. Il passe. On a le temps de mettre en place des actions, mais pas d’autres. Nous avons tous le même nombre de minutes par jour. Nous ne sommes ni débordés ni pas débordés.

En réalité, c’est notre perception de la réalité qui définit nos croyances. Le problème, c’est que ces croyances peuvent nous limiter. Si je pense que je manque de temps, je risque de me mettre dans un état de stress qui pourrait nuire à ma productivité. De plus, je peux avoir des difficultés à ajouter des tâches dans mon travail, car je pense ne pas avoir le temps. Enfin, je risque de manquer de recul et d’avoir des difficultés pour discerner mes priorités.

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La réalité est plus neutre. Nous avons 24h par jour et nous les utilisons sans exception. Courir dans tous les sens ne signifie pas que nous avons trop de tâches à faire. Nous avons le choix de faire peu, mais y passer plus de temps ou de faire plus et y passer moins de temps. Mais faire plus et y passer plus de temps n’est pas possible, car nous n’avons que 24h.

Avoir trop de tâches à réaliser n’est qu’une vue de l’esprit. Il vaut mieux éviter de gaspiller son temps avec cette croyance limitante. Pour cela, dites-vous plusieurs fois par jour pendant au moins un mois : tout va bien, j’ai suffisamment de temps pour réaliser mes priorités.

 

2 – La procrastination et les mauvaises habitudes

Procrastination et mauvaises habitudes sont assez proches, car elles nous font perdre du temps sans que nous nous en rendions compte. Pour savoir comment être organisé, il faut travailler sur ces deux points. La procrastination est une sorte de fuite des tâches prioritaires à réaliser. Par exemple, nous avons peur de faire une tâche, parce qu’elle nous sort profondément de notre zone de confort. Nous allons en effectuer une autre en attendant… mais en attendant quoi ? Il faut donc toujours s’assurer de savoir pourquoi nous faisons la tâche en cours, pour nous assurer qu’elle répond bien à une priorité.

Autre questionnement à avoir régulièrement : quelles sont les raisons pour lesquelles je réalise cette habitude ou cette routine ? Est-ce bien la manière des manières pour être le plus efficace possible ? Le risque avec les routines c’est que nous les reproduisons toujours de la même manière. Nous n’essayons rien de nouveau qui pourrait nous permettre d’optimiser l’efficacité de notre routine. Nous devons donc les remettre en question « manuellement » pour ne pas tomber dans des routines inefficaces qui nous feraient perdre notre temps.

 

3 – La diète médiatique

À l’heure du numérique, les sources qui peuvent nous déconcentrer, nous amener à procrastiner, à prendre de mauvaises habitudes ou encore à perdre du temps sur des actions non prioritaires sont nombreuses. Entre les nombreux journaux numériques, les nombreux réseaux sociaux et les nombreux modes de communication, nos téléphones, et donc nous, recevons d’innombrables informations tout au long de la journée. Cela peut se faire de manière volontaire : nous lançons une application. Cela peut aussi se faire manière involontaire : nous recevons une alerte.

Toutes ces applications et alertes sont des sources de perte de temps. Personnellement, j’en ai fait l’expérience. Je vous conseille de supprimer toutes les notifications : journaux, réseaux sociaux et mails. Personnellement, j’ai gardé WhatsApp, Messenger et les messages pour rester en contact avec ma famille et mes amis (grosse priorité).

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Ensuite, je vous conseille de supprimer les applications ou de les « cacher » dans des dossiers pour ne pas y aller par habitude ou réflexe. Nous devons choisir de consulter les informations, mais jamais le faire involontairement. Une ou deux fois par jour suffisent. Nous devons donc couper les sources qui peuvent nous faire perdre du temps ou nous couper dans nos tâches. En complément, cliquez ici pour consulter de bonnes pratiques sur la gestion des mails.

 

4 – La gestion des imprévus

Les imprévus sont aussi source de perte de temps, car lorsqu’ils surviennent, nous devons passer du temps à nous réorganiser, mais aussi à gérer notre stress supplémentaire. Nous devons savoir les gérer pour savoir comment être organisé. Or, ce qui est extrêmement surprenant c’est qu’il existe une méthode extrêmement efficace pour gérer les imprévus : prévoir un ou plusieurs créneaux horaires sur la semaine. Ceux-ci seront totalement libres. Lorsqu’un imprévu surviendra, il suffira de le planifier ou de décaler des tâches sur ces créneaux.

C’est très simple et très efficace. Je l’ai testé notamment lorsque j’étais directeur régional en Russie. Cette organisation a changé ma vie, car j’ai gagné beaucoup de temps, car je n’avais pas besoin de me réorganiser en cas d’imprévu. Par contre, il ne faut pas prendre le réflexe de remplir sa semaine à 100% à cause de croyances limitantes ou de mauvaises habitudes.

 

5 – La gestion des émotions

Pour savoir comment être organisé, je voudrais évoquer un point supplémentaire pour ne plus perdre son temps. Il concerne l’intelligence émotionnelle et plus précisément le lien entre la gestion de nos émotions et notre efficacité. En effet, lorsqu’une situation apparait, nous allons avoir une réaction émotionnelle. Nous pouvons sentir de la joie (= satisfaction d’un besoin), de la tristesse (= manque), de la colère (= manque de respect) ou encore de la peur (= danger).

Il peut être extrêmement improductif et source de perte de temps, de vouloir travailler sur une tâche alors qu’une émotion est trop fortement présente. Par exemple, je ressens de la colère parce que je ne me sens pas respecté dans une situation. L’énergie que me fournit la colère est assez forte. C’est « l’énergie du changement ». Je me focalise donc sur la situation où j’ai ressenti le manque de respect. Je pourrais ne pas gérer cette émotion parce que je la nie ou parce que je pense pouvoir faire avec. Le risque est d’être très improductif sur mes objectifs initiaux. Je pourrais perdre mon temps.

Il en est de même avec la peur. Si je ressens cette émotion, c’est que je suis dans une situation où je pense qu’il y a un danger. Celui-ci peut être réel ou fictif. Mais, ce qui est certain c’est que je ressens un danger. Mon esprit et ma concentration vont se tourner vers ce danger. Si je ne gère pas mon émotion en cherchant à supprimer le danger, il me sera très difficile d’être productif sur mes objectifs initiaux. Je risque donc de perdre du temps.

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6 – Définir des objectifs

Enfin, pour savoir comment être organisé, il y a un point essentiel. Nous devons toujours avoir un objectif et toujours le garder en tête. À chaque instant, nous devons nous poser la question de savoir à quel objectif est en train de répondre l’action que nous sommes en train de mener.

Qu’est-ce que perdre son temps ? Nous utilisons les 24 heures par jour mises à notre disposition. Gagner son temps ou le perdre dépend des objectifs que nous nous sommes fixés. Nous devons donc constamment savoir si nous sommes dans la bonne direction (celle de nos objectifs) ou pas. S’autocontrôler régulièrement nous permettra de vérifier que nous posons les bonnes actions vers les bons objectifs.

Car dans toute mise en dynamique constructive, comme dans le coaching par exemple, l’objectif est central. Souvent, le manque de motivation, les mauvaises habitudes, la procrastination ou encore les croyances limitantes sont des attitudes que nous prenons parce que nous avons oublié nos objectifs. Nous « dérivons » donc. Alors n’oublions de régulièrement nous poser la question : « Quel est mon objectif ? »

 

En complément sur comment être organisé et ne plus perdre son temps

En complément pour savoir comment être organisé et ne plus perdre son temps, je souhaiterais évoquer le rythme biologique qui peut aussi nous faire perdre du temps. Dorian Vallet, dans son livre « Gérer son temps grâce à 3 méthodes, 7 techniques, 27 règles et une histoire frappante », nous explique le cycle d’efficacité journalier.

Notre pic d’efficacité journalier intervient entre 10h et 12h. C’est le moment où nous sommes le plus productif. Ensuite, le deuxième pic d’efficacité journalier intervient en fin de journée entre 18h et 20h. Chercher à être le plus productif nécessite de respecter ses moments d’efficacité journaliers.

Bien s’observer pour bien comprendre les moments où notre organisme est le plus efficace nous permettra d’atteindre de bons niveaux de productivité. Ainsi, nous ne perdrons plus notre temps à essayer de mener des projets ambitieux lorsque notre énergie du moment est au plus bas.


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