La plupart des entreprises cherche la meilleure compétence en matière de ressources humaines pour mieux se positionner sur le marché. Cette quête amène souvent ces entreprises à avoir des employés qui doivent travailler loin de leur cadre habituel. Et le grand défi du télétravail qui s’impose aux managers d’équipe est de garder ces employés productifs même s’ils doivent travailler loin des regards. Pour cela, le management à distance devient une nécessité surtout en cette période de crise sanitaire due au COVID-19.

En effet, le télétravail peut être un atout considérable pour n’importe quelle entreprise (petite ou grande). Bien que, pour beaucoup, la distance peut être perçue comme un obstacle à la productivité, cependant, le résultat en est tout autre. De plus, les employés qui sont stressés à force d’avoir leur patron sur le dos peuvent devenir plus productifs quand ils sont physiquement loin de ce dernier. C’est ce qu’affirment 82 % de ces employés lors d’une enquête.

Dans cet article, vous découvrirez comment réussir le management à distance avec 5 conseils pratiques.

 

1 – Utiliser des outils performants pour mieux communiquer avec le management à distance

Lorsque vos employés sont loin de votre entreprise et travaillent dans différents milieux, vous devez mettre à leur disposition différents moyens de communication pour manager efficacement. Il est possible que vous ayez même des employés à l’extérieur du pays, loin de votre entreprise physique. Et si un problème de communication se pose, votre entreprise peut enregistrer une baisse considérable. C’est pourquoi vous et votre équipe devez, par exemple, communiquer à travers les réseaux sociaux, par e-mails ou par téléphone. Mais ces moyens de communication peuvent devenir un obstacle pour la productivité de votre équipe au quotidien à cause des messages.

En effet, si vous devez répondre à tous les messages sur les réseaux sociaux et répondre ensuite aux e-mails, vous pouvez perdre beaucoup de messages importants. Pour cette raison, vous pouvez utiliser une seule plateforme constitue un outil de communication efficace. Elle a la capacité de réunir toute votre équipe de travail. Il peut s’agir de :

• Slack, pour vous permettre d’avoir tous les messages et toutes les informations sur le travail qu’effectue chaque collaborateur. Avec Slack vous pouvez disposer d’un canal pour toutes vos discussions et d’un autre canal pour discuter de vos projets. Vous pouvez également dédier un canal pour passer les informations.
• la vidéoconférence avec Zoom, grâce à laquelle vous pouvez établir un contact visuel avec votre équipe. Ce qui vous permet aussi de connaître les réactions des membres de l’équipe lors des différentes discussions.

Il existe également d’autres outils efficaces de communication tels que Skype ou Wiki, pour un bon management d’équipe à distance.

 

2 – Responsabiliser chaque membre dans les tâches à accomplir pour un management efficace à distance

Un manager efficace doit pouvoir responsabiliser chaque membre de son équipe. Ainsi, il peut identifier celui ou celle des membres de son équipe qui excelle au travail ou qui, plutôt, le retarde. Par ailleurs, le style de management à distance est possible lorsque l’on est en mesure de faire confiance à une équipe. Cette confiance doit être mutuelle et ne doit donner lieu à aucun doute surtout sur la performance de chaque collaborateur. Vous devez donc savoir que manager une équipe à distance demande aussi une certaine confiance.

De plus, si vous souhaitez bien manager et avoir une équipe objective et efficace à distance, vous devez situer convenablement chaque membre. Aucune équipe efficace ne peut être productive sans organisation des tâches de travail. Lorsque chacun est situé et responsabilisé, l’environnement de travail devient un schéma clair que tout le monde comprend. Pour bien manager au quotidien, vous devez donc, dans toute occasion, revoir la performance de votre équipe en réévaluant, si possible, l’organisation de travail.

Pour rendre votre équipe plus productive et développer les compétences, vous pouvez réévaluer les conditions du suivi de toute l’équipe. Par exemple, fixer des objectifs journaliers et les réévaluer en faisant en sorte que chaque membre travaille sans stress au sein de l’équipe. De ce fait, vous coordonnerez mieux vos différentes activités (quotidiennes, mensuelles ou annuelles). Vous avez également la possibilité de revoir le fonctionnement de vos diverses réunions afin de ne pas mettre sous pression toute l’équipe.

En responsabilisant et en fixant les règles avec votre équipe, vous pouvez être certain qu’elle sera de plus en plus productive.

 

3 – Être en mesure de répondre instantanément aux différents besoins de votre équipe 

Le manager de terrain qui collabore physiquement avec son équipe est capable de développer un certain automatisme lorsque son équipe le sollicite dans une situation donnée. Par contre, la gestion d’équipe à distance peut être un peu plus complexe. Le manager ne peut pas notamment agir instantanément en cas d’urgence extrême. C’est pourquoi il doit savoir encadrer individuellement chaque membre de façon efficace.

Le manager doit être également en mesure de connaître la structure hiérarchique et l’ordre dans le travail que doit effectuer son équipe. Par exemple, le travail du collaborateur T doit compléter les recherches et les travaux du collaborateur A et ainsi de suite. Et pour être un bon manager et intervenir instantanément, il pourra tenir compte de toute cette logique afin de rendre fluide le travail de son équipe.

Ici, le rôle du manager consiste d’abord à être en mesure de répondre efficacement lorsqu’un membre de son équipe le sollicite. Ensuite, il doit aussi, avant toute autre chose, être capable de répondre individuellement aux besoins des uns et des autres en jouant le manager de proximité. Enfin, le manager doit apprendre à gérer les insatisfactions, les situations difficiles ou les désaccords lors des différentes propositions de ses membres distants.  Pour coordonner les équipes, il doit ainsi acquérir des outils de management efficaces.

Il n’est pas facile d’assurer l’encadrement des équipes à distance. En effet, régler un désaccord ou clarifier un malentendu quand on est loin nécessite un mode de management approprié. Pour mener son équipe, le manager doit être très sensible à certaines situations et ne pas être surtout négligent. Il doit tenir compte de tous les détails afin de ne pas handicaper le fonctionnement de son équipe. Pour cette raison, le manager doit être vigilant et savoir interpréter les signaux de communication des membres de son équipe.

Lorsqu’un signe inhabituel est détecté chez un de ses membres, un manager performant doit instantanément réagir pour y apporter une réponse. Ce faisant, toute son équipe sera sûre d’avoir la motivation nécessaire pour devenir plus performante et productive.

 

4 – Rassurer son équipe avec un management rationnel et confiant

Pour organiser une équipe à distance, cela exige la confiance mutuelle et une certaine liberté dans le travail. Bien sûr, cette liberté ne doit pas être un prétexte pour l’improductivité des membres de l’équipe. Par contre, elle témoigne de la confiance du manager envers son équipe. Toutefois, le travail à distance devient pénible lorsque les patrons n’ont pas de la considération pour leurs employés.

En effet, maintenir une relation de confiance n’est pas facile lorsqu’il est question de diriger une équipe à distance. C’est pourquoi être un manager performant, c’est savoir faire preuve de disposition dans les différents rapports qu’il entretient avec son équipe. Un bon manager doit, dans ses rapports avec son équipe, témoigner du respect et de la considération à ses membres. Et quand les membres entretiennent une communication  permanente, c’est l’entreprise qui en sort gagnante. Toutefois, l’inverse devient un obstacle pour atteindre les objectifs et assurer le bon fonctionnement du travail à distance.

Quand un membre de l’équipe se sent piétiné pendant que d’autres sont dans de bonnes conditions, cela ne fera pas émerger l’entreprise. Cela amènera vos employés, sans doute, à vous voir comme un patron injuste.  De plus, beaucoup d’employés peuvent devenir désagréables dans leurs langages quand ils ne sont pas en face de leurs supérieurs. Et lorsqu’un membre n’est pas content dans votre équipe, sa réaction peut amener les autres à devenir méfiants envers vous. Une telle situation peut vous faire perdre votre crédibilité et votre influence vis-à-vis des membres de votre équipe.

Le manager doit tenir compte également des heures de repos pour assurer l’efficacité de l’équipe. Le respect de leur vie privée est également important pour renforcer leurs motivations.

 

5 – Développer le sentiment d’appartenance au sein son équipe

L’environnement de travail est capital pour les employés surtout les employés distants les uns des autres. Lorsque le manager développe un climat de compétitivité entre les membres de son équipe, cela peut nuire à sa gestion. Cela impacte également la cohésion d’équipe. Pour cela, lors des réunions, il a la possibilité de détendre l’atmosphère, d’être plus convivial pour motiver son équipe. Le manager peut également permettre à ce que chaque membre puisse exprimer les différents types de problèmes rencontrés dans leur tâche. Et de temps en temps, managers et collaborateurs doivent essayer d’organiser des moments de retrouvailles avec les membres de son équipe. Ce qui permettra de mieux se connaître et de favoriser la cohésion.

Lorsque les membres de votre équipe n’ont pas un sentiment d’appartenance à la même entreprise, ils peuvent être improductifs. Ils auront des difficultés à échanger avec les autres ou directement avec le manager. Et ce sont ces personnes qui retiennent, le plus souvent, les informations pouvant permettre de faire avancer le travail. Manager son équipe à distance, c’est se rapprocher des différents membres, à des moments donnés, dans le but de mieux se connaître.

 

Ce qu’il faut retenir sur le management à distance

Le management des équipes à distance est devenu indispensable pour les entreprises qui souhaitent avoir une meilleure compétence humaine. En effet, gérer une équipe éloignée n’est pas chose aisée. Avec ces 5 conseils pour savoir manager des équipes à distance, vous pouvez venir à bout de vos objectifs.

Il s’agit de :

• utiliser des outils performants pour communiquer efficacement en équipe et à distance,
• responsabiliser chaque membre dans les tâches à accomplir pour diriger efficacement à distance,
• être en mesure de répondre instantanément aux différents besoins de votre équipe,
• rassurer son équipe avec un management rationnel et confiant,
• développer le sentiment d’appartenance au sein son équipe.