Perte de temps : changez votre vision et appliquez ces 7 actions

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Le temps est un facteur difficile à gérer dès lors que l’on souhaite maximiser sa productivité. En effet, plus on approfondit la question de la gestion du temps, plus on se rend compte que perdre du temps ou céder à la procrastination est problématique et lourd de conséquences. Alors, comment éviter la perte de temps ?

Est-il possible de rattraper le temps perdu ? En pratique, non. Il est cependant possible de gagner du temps, d’éviter de perdre son temps, mais indiscutablement, le temps passé est perdu à jamais.

Savoir reconnaître les actions qui vous font perdre votre temps est bénéfique pour de nombreux aspects de votre vie. Non seulement cela vous permet de gagner en efficacité, mais vous encourage à affronter les imprévus et à avoir une bonne gestion du stress.

Perte de temps : changez votre vision et appliquez ces 7 actions

 

Et si notre vision du temps était différente ?

La valeur du temps est inestimable. Les expressions comme « perdre un temps précieux » ou « faire gagner un temps précieux » sont d’ailleurs récurrentes dans notre vie professionnelle comme dans notre vie personnelle.

 

Gérer ses priorités au lieu de gérer son temps pour éviter la perte de temps

Nos collaborateurs et nos proches se focalisent la plupart du temps sur le temps consacré à telle ou telle mission, telle ou telle activité. Le coach en management et affaires Matt Sandrini soutient que la plupart d’entre nous subissent le temps, mais qu’au lieu d’être obsédé par la « quantité de temps », il serait préférable de se concentrer sur sa « qualité ». Ainsi, il ne faudrait pas se focaliser sur la gestion du temps, mais bien sur la gestion des priorités.

 

Gérer son temps et faire preuve d’organisation

Gérer son temps sous-entend qu’une personne « est tributaire de son temps », ce qui prête à confusion. Le temps est linéaire (sur Terre) et que l’on décide d’être productif ou non, le temps défile, qu’il soit dédié à la lecture de ses emails et à l’organisation de sa boîte de réception ou à la présence aux réunions, et que l’on ait pris soin de déléguer telle ou telle tâche ou non. Il suffirait donc d’adapter son organisation personnelle pour être plus performant.

 

Le temps n’est pas perdu. Le temps n’est plus.

Nous affirmons souvent que nous devons « trouver le temps » ou que nous allons « perdre notre temps ». Cependant, rappelons que le temps ne peut être façonné à notre volonté, emmagasiné comme on le voudrait ou être tangible à la manière d’une chose qu’on posséderait. Il ne s’agit nullement d’un objet que l’on peut perdre ou retrouver à sa guise. Car finalement, nous savons pertinemment quel est l’ordre du jour, quelles sont les activités chronophages, quelles sont les rencontres qui nous font perdre notre temps, quelles sont celles qui nous ont permis de gagner un temps considérable.

 

Le temps ne peut être figé

Ce qu’il faut également rappeler, dès lors qu’on souhaite gérer le temps avec efficacité, c’est qu’on ne peut pas l’arrêter. D’où la nécessité d’estimer correctement les temps nécessaires à l’accomplissement de nos tâches. Il est impossible de contrôle le temps passé et le temps qui passe. Notre seule option consiste donc à gérer notre emploi du temps, à être efficace grâce à notre capacité à organiser et gérer nos actions futures. Ouvrez votre boîte à outils numériques ! De nombreux logiciels de gestion sont à votre disposition.

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Prise de conscience sur la perte de temps & pourquoi le temps est-il important ?

Par peur de gaspiller son temps, un individu essaiera toujours de trouver LE moyen d’avoir un contrôle absolu sur sa journée. Il commencera donc par supprimer toutes les activités qui lui font perdre du temps et effectuera une liste de tâches bien définie, car de son organisation personnelle dépendra son efficacité professionnelle.

 

Gérer son temps efficacement et s’adonner à ses passions

Il est tout à fait naturel de chercher à gérer son temps efficacement. Plus un individu sera capable de planifier sa journée, plus il pourra consacrer son temps à d’autres activités (comme ses hobbies). N’oubliez pas, entre ne rien faire et perdre inutilement du temps, le résultat est identique. Le temps défile et vous passez à côté de vos objectifs.

 

Prendre conscience de sa condition d’être humain

La gestion efficace du temps est possible dès lors qu’elle s’intègre à un système préétabli. L’un des prérequis de ce système consiste à maîtriser nos émotions et nos sentiments d’êtres humains afin de ne pas trop puiser dans nos ressources. Les choix effectués tout au long de la journée ont un impact significatif sur la volonté et le contrôle de soi. Ainsi, organiser efficacement son planning consiste à faire preuve d’autodiscipline. Rentabiliser votre temps, c’est donc prendre en considération les conditions humaines qui vous animent.

 

Comment éviter la perte de temps ?

La perte de temps est un fléau. Cependant, il est possible d’éviter de perdre son temps afin d’atteindre ses objectifs plus rapidement.

 

1. Déterminer votre principale source de distraction

Afin d’éviter de perdre du temps, il serait nécessaire de déterminer la source de distraction principale qui ferait perdre du temps. Ensuite, il faut tout naturellement la diminuer, voire la supprimer.

 

2. Bien savoir s’entourer pour éviter la perte de temps 

Aussi, certaines personnes ne partagent pas les mêmes priorités professionnelles (ni d’ailleurs les mêmes priorités personnelles). Elles vous mettront des « bâtons dans les roues » ou « des cailloux en travers de votre chemin ». Éloignez-vous de tels individus.

 

3. La priorisation et les outils

Bien organiser sa vie et organiser son temps permettent l’optimisation du temps de travail et d’accroître sa productivité. Afin de devenir efficace, il est donc nécessaire de se libérer du temps pour hiérarchiser les tâches à réaliser et éventuellement se faire assister par les outils disponibles, qu’il s’agisse d’un réveil ou d’un minuteur.

 

4. La méthode Pomodoro pour supprimer la perte de temps 

La méthode Pomodoro consiste à travailler par cycle de quelques minutes ou quelques heures, que vous pouvez espacer d’une pause d’une trentaine de minutes ou plus si besoin. Il s’agit d’un cycle. Ainsi pour 25 min passées à travailler, vous vous accorderez 5 min de pause. Il convient au préalable d’établir ses priorités et de déterminer la quantité de travail.

 

5. La matrice d’Eisenhower 

La matrice Eisenhower permet de prioriser les tâches en fonction de leur degré d’importance et de déterminer les urgences. Ce système permet non seulement d’être plus performant, mais aussi de gagner énormément de temps en sachant quel est le moment idéal pour commencer telle ou telle tâche. IL y a 4 catégories de tâches :

  • important et urgent,
  • important et non urgent,
  • non important et urgent,
  • non important et non urgent.

 

6. Gagner du temps en se formant ?

Il est possible de travailler plus efficacement dès lors que vous suivez une formation en gestion du temps. Une telle étape peut vous permettre de définir vos priorités et de trouver par la même occasion les bonnes méthodes d’organisation.

 

7. Connaître les règles de la gestion du temps et apprendre à s’organiser

Il est important de connaître certaines lois de l’organisation afin d’améliorer sa productivité. Avant de définir un rythme spécifique – nombre d’heures par jour passées à travailler et minutes par jour consacrées aux distractions – il est souhaitable de connaître ces basiques.

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La loi de Pareto

La loi de Pareto, également appelée « principe du 80/20” stipule que « 80% des effets que l’on obtient sont les résultats de 20% des causes ». L’application de cette loi peut être étendue. Mais on peut aisément comprendre que 20% d’investissement peut se traduire par des actes simples comme fixer ses priorités ou savoir dire non à des pertes de temps inutiles afin de « se mettre au travail ».

 

La loi de Laborit et la perte de temps 

Commencer par les tâches qui sont plus faciles à réaliser est un comportement tout à fait compréhensible. Pour un professionnel qui veut gérer efficacement son temps de travail, il est cependant préférable de déterminer les priorités en mettant en évidence les tâches qui nécessitent plus de ressources (intellectuelles notamment) et commencer par celles-ci. La loi de Laborit nous alerte sur le fait que nous pouvons avoir tendance à fuir devant la difficulté. Méfiance.

 

La loi de Carlson 

Les interruptions n’ont jamais rendu les individus plus productifs. Pour pouvoir maîtriser son temps, il est impératif de prêter attention à la qualité de son environnement de travail. Pour ce faire, il est possible de se tenir éloigné de son téléphone et des notifications de mails. Aussi, il convient de comprendre les « dangers des réseaux sociaux » en termes de productivité. Ces derniers accaparent la concentration. La loi de Carlson nous invite donc à nous mettre dans des conditions qui nous permettront de ne pas être interrompus pour une concentration et une efficacité maximales.

 

La loi de Parkinson et la perte de temps 

Être capable d’accroître sa productivité lorsque nous sommes confrontés à des tâches urgentes est essentiel. Sur ce point, la loi de Parkinson stipule qu’une tâche peut s’étendre sur la durée qu’on lui attribue. En établissant un emploi du temps professionnel, avec des deadlines cohérentes et réalistes, nous pouvons être surpris du gain de temps et honorer la réalisation de telles tâches avec brios.

 

Lorsque vous gérez votre temps, vous rencontrerez bien souvent des obstacles qui vous empêcheront certainement d’être productif. Pas de panique ! Bien gérer son travail est un travail à plein temps. Pour ne pas gaspiller de temps et éviter la perte de temps, il convient de s’organiser au mieux et avec « un peu plus d’efficacité chaque jour ».

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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