Comment planifier : 11 conseils pour un meilleur équilibre au quotidien

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Faire des plannings permet de gagner en productivité. Réaliser des listes de tâches conduit à ne rien oublier. Gérer les flux de mails engendre une meilleure gestion de son temps. De nombreuses actions nous permettent d’avancer plus sereinement vers nos objectifs. Alors, comment planifier ?

Apprendre à faire face aux urgences, savoir déléguer, dire non aux distractions, prioriser, organiser ses journées grâce à des outils de gestion et organiser son travail permet d’être plus efficace et d’éviter de perdre du temps.

Voici 11 conseils pour mieux comprendre comment planifier. Ensuite, nous 2 verrons 2 types d’outils et l’importance de planifier sa vie personnelle.

Comment planifier : 11 conseils pour un meilleur équilibre au quotidien

 

Les conseils d’organisation et de planification

Comment gagner du temps et organiser son travail efficacement ?

 

1. Prendre le temps de s’organiser

Améliorer notre productivité au quotidien, c’est d’abord prendre le temps d’organiser son activité, et libérer du temps pour s’y consacrer. Gérer de façon efficace ses dossiers requiert de l’expérience, de la méthode et de la patience !

Il est donc conseillé de déterminer des créneaux hebdomadaires durant lesquels le planning est itéré, modifié, changé, et d’apprendre à s’organiser toujours mieux dans la vie de tous les jours. Une organisation efficace ne se met pas en place du jour au lendemain.

L’efficacité professionnelle se mesure à la constance de la planification et de l’ordre avec lequel les projets sont menés à bien. Prendre le temps de planifier est donc, sans surprise, le conseil n° 1.

 

2. La liste des tâches pour savoir comment planifier

Planifier requiert de savoir ce que vous avez à faire. Le fait de réaliser des listes de tâches permet de ne rien oublier et de mieux gérer son temps.

Votre vie professionnelle peut s’avérer particulièrement difficile à vivre en termes de charge mentale (et notamment votre vie personnelle, surtout si vous avez une famille) sans liste de tâches sous la main. Vous devrez vous souvenir de tout ce qu’il vous reste à faire, et chercher dans les tréfonds de votre mémoire à chaque fois que vous arrivez au travail (ou rentrez à la maison).

La liste des tâches permet donc de gagner du temps lorsque celle-ci est utilisée à bon escient.

 

3. Apprendre à prioriser

La matrice d’Eisenhower est essentielle en ce qu’elle vous permet de déterminer ce qui est urgent et ce qui est important, et de gérer les tâches urgentes et importantes en priorité. Organiser votre journée de travail vous permettra de mieux gérer votre temps et surtout de l’organiser efficacement.

Voici le fonctionnement de la matrice :

  • Pour les tâches importantes et urgentes : je les réalise en priorité.
  • Dans le cas de tâches importantes, mais non urgentes, je les planifie.
  • Les tâches non importantes, mais urgentes sont déléguées.
  • Pour les tâches non importantes et non urgentes, je les supprime.

Gérer son temps de travail et mieux gérer les tâches que nous avons à réaliser passe d’abord par la priorisation. Avant de planifier sa journée et de gérer ses tâches, pensez donc à prioriser.

 

4. Une estimation juste du temps

Améliorer votre productivité, cela passe inévitablement par une bonne estimation du temps dont vous disposez pour réaliser les tâches que vous vous êtes assignées. Celles-ci doivent donc non seulement être priorisées (hiérarchiser par ordre d’importance), mais aussi estimées. Le fait d’estimer avec justesse permettra de gagner du temps à terme.

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5. Apprendre à déléguer

Planifier, cela consiste notamment à déléguer une partie de votre travail. Vous ne pouvez clairement pas tout faire, et au-delà d’organiser votre emploi du temps en fonction de vos disponibilités, vous devez l’organiser en fonction des disponibilités de vos collaborateurs. Dans un tel cas, un diagramme de Gantt peut s’avérer utile.

 

6. L’ambition sans le burnout pour savoir comment planifier

Là aussi, faites preuve d’ambition sans pour autant vous tuer à la tâche. Vos semaines doivent être organisées de manière à ce qu’elles soient « supportables » sur le long terme.

À quoi bon travailler d’arrachepied tous les jours si vous ne parvenez de toute façon pas à suivre le rythme, que vous vous abimez physiquement et mentalement, et que vous ne profitez jamais des « à-côtés » ? Restez ambitieux, mais faites preuve de réalisme et de patience.

 

7. La stratégie des petits pas

« Les meilleures choses ont besoin de patience » (Jean Anglade, Le Temps et la paille). Il est nécessaire de progresser petit à petit, et de ne pas succomber à la précipitation.

Apprendre à planifier est utile, mais celle-ci serait vaine si vous ne faites pas preuve de patience ni de méthode dans votre organisation. Nul besoin de se précipiter, de vouloir trop faire, ni de risquer de se décourager avant d’avoir commencé.

 

8. Terminer avant de passer au suivant

L’un des conseils majeurs en termes d’organisation, consiste à terminer une tâche, terminer ce qu’on est en train de faire, avant de passer à la tâche suivante. Il s’agit d’être séquentiel.

Cela permet d’augmenter sa productivité. Ne cédez pas à la tentation des notifications qui s’affichent sur votre téléphone portable. Être organisé et accomplir efficacement son travail d’abord, et se distraire ensuite.

 

9. La programmation du temps et des imprévus

Un minuteur (méthode Pomodoro) peut s’avérer indispensable pour réaliser les tâches que vous avez à réaliser au cours de la journée. Celui-ci vous permettra de savoir que pour réaliser telle ou telle mission, votre temps est compté.

Le minuteur vous permettra d’augmenter votre productivité, et ce, de manière considérable.

 

10. 3 tâches prioritaires maximum pour mieux savoir comment planifier

Gérer son travail sans interruption est difficile. C’est la raison pour laquelle vous devez prévoir les éventuelles distractions qui viendront troubler votre concentration.

En termes de management et d’organisation du temps, il est conseillé de ne pas prévoir plus que trois tâches au cours d’une journée. Devenir plus efficace consiste aussi à faire preuve de réalisme dans sa planification et dans son organisation de travail.

 

11. Procéder à des itérations

Savoir s’organiser, c’est aussi se donner la possibilité de se tromper. Organiser son temps efficacement n’est pas une mince affaire, et le temps que vous prenez pour faire quelque chose est subjectif. Il diffère de celui du voisin.

C’est la raison pour laquelle vous devez apprendre à itérer, à modifier la structure de votre organisation, voire son essence. Par exemple, vous pouvez tout à fait envisager de consacrer plus de temps à telle tâche qu’à telle autre, parce qu’elle rapporte plus d’argent, donc qu’elle est plus importante, et donc itérer en fonction… de vos priorités ! Et la boucle est bouclée.

 

Les outils de gestion du temps pour mieux comprendre comment planifier

Accroitre son efficacité et augmenter sa productivité est notamment envisageable par l’intermédiaire des outils de gestion du temps. Cela permet d’améliorer notre façon de s’organiser au quotidien. Comment organiser au mieux son travail par l’intermédiaire d’outils ? Pourquoi ces derniers sont-ils indispensables ?

 

Les agendas numériques

Google Agenda, Agenda de Microsoft, Agenda d’Apple, etc. Autant d’agendas et de planificateurs qui permettent de s’organiser de manière (très) efficace. Ils ont de multiples fonctionnalités parmi lesquelles la synchronisation des emplois du temps, la détermination des horaires, des échéances, l’envoi de notification dès lors qu’une tâche est censée avoir commencée ou être déjà terminée. 

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Ce sont de précieux outils qu’il est vivement conseillé d’utiliser dans le cas où vous souhaitez augmenter votre productivité. C’est particulièrement vrai si vous travaillez en équipe.

 

Les outils d’organisation

Notion, Airtable, Trello, etc. Autant d’outils dont les fonctionnalités sont différentes et les usages variés, qui peuvent permettre d’améliorer votre productivité, et ce en fonction du poste que vous occupez (manager, collaborateur) et du secteur d’activité auquel votre entreprise appartient. 

De tels outils dépendent des organisations, mais il faut savoir que leur usage est très prisé. La raison est simple : ils permettent d’être mieux organisé au quotidien, en équipe, de mener à bien les projets comme il se doit et donc d’être intégré aux organisations performantes.

 

Comment planifier ? L’importance de la planification de sa vie personnelle

Trop d’individus ont à cœur d’améliorer leur efficacité au travail et délaissent leur organisation personnelle : gestion des courses, du ménage, des activités en famille… 

Pourtant, l’efficacité professionnelle se mesure aussi à une vie personnelle ordonnée, organisée, et structurée. C’est la raison pour laquelle on ne peut pas se permettre d’être organisé au travail uniquement, et d’avoir une organisation qui conduit à des expériences chronophages dans son quotidien.

Au même titre que votre vie professionnelle est organisée, votre vie personnelle peut l’être. Cela vous permettra sincèrement d’être plus serein que ce soit dans votre travail que dans votre quotidien. Finalement, les plages horaires sont comptées. C’est aussi valable pour notre vie personnelle.  

Sur ce point, il existe donc de nombreux outils, application et méthodes permettant de gérer au mieux son quotidien. 

L’objectif ? Gagner en efficacité, bien sûr, mais surtout diminuer le potentiel sentiment d’anxiété que vous éprouvez en cas d’organisation personnelle bancale. 

S’organiser consiste à avoir le contrôle sur sa vie, sur ses activités, sur ses fréquentations, sur ses passions, et donc passer toujours plus de bon temps là où l’on souhaite en passer, et en passer le moins possible concernant des activités pénibles.

Planifier votre travail et planifier votre vie quotidienne au mieux permet de faire des miracles en termes d’atteinte de vos objectifs. Le jeu en vaut la chandelle.

 

Julien Godefroy 160

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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