Inbox zéro : comment avoir une gestion optimale de sa boîte mail ?

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Chaque année, plus de 200 milliards d’emails sont échangés aussi bien entre particuliers qu’entre professionnels. Bien que ce moyen de communication soit adopté dans le monde entier, il génère une perte de productivité au travail. Problème de concentration, mails en retard ou perdus dans la messagerie… la gestion des emails nécessite ainsi une certaine organisation. Parmi les solutions de gestion des emails les plus connues figure l’inbox zéro. Cette méthode permet d’organiser efficacement sa messagerie et d’éviter les pertes de temps. Elle assure également le traitement des emails importants, tout en évitant de surcharger sa boîte mail.

En effet, l’inbox zéro est un concept créé par Merlin Mann, un auteur américain et expert en productivité. Le terme zéro fait notamment référence au temps et à l’attention qu’une personne doit consacrer à ses emails. L’objectif est de gagner en productivité en triant et en traitant les emails immédiatement dès leur réception.  Cela permet, entre autres, de générer moins de stress et assure un meilleur système d’organisation.

Retrouvez dans cet article l’essentiel de la méthode inbox zéro, son fonctionnement et son application.

Inbox zéro : comment avoir une gestion optimale de sa boîte mail ?

 

Inbox zéro : qu’est-ce que c’est ?

Le concept inbox zéro voit le jour dans une série d’articles écrite par Merlin Mann, publiée sur son blog. Il soutient que la boîte de messagerie mail doit être organisée efficacement pour mieux gérer son temps et utiliser ce moyen de communication à bon escient. Pour y parvenir, il est important de trier les emails entrants et de les archiver. L’idée est de ne garder aucun email dans sa boîte de réception. Toutefois, l’objectif principal de cette méthode n’est pas d’avoir une boîte de messagerie constamment vide. C’est une approche qui permet de trier et de classer les emails entrants afin de mieux les traiter. Un concept qui favorise une meilleure organisation.

L’inbox zéro est une approche utilisée pour assurer la lecture systématique des emails. Pour cela, il est essentiel de prendre l’habitude de traiter les emails dès leur réception. En s’organisant ainsi, les employés auront moins de stress et éviteront d’avoir une boîte de réception surchargée. Pour gagner du temps et être plus productif, il est important de comprendre le fonctionnement de l’inbox zéro. C’est une méthode de gestion des mails.

Avec cet outil de gestion des emails, les employés peuvent en effet réduire au maximum le temps nécessaire pour le traitement des messages entrants. L’inbox zéro permet ainsi de gagner en productivité et d’augmenter en efficacité. Il assure la gestion des emails en ne laissant rien traîner. Selon le concept de l’inbox zéro, un email doit être traité dès sa réception, soit en y répondant directement, soit en l’archivant.

 

Comment mettre en place l’inbox zéro ?

Pour mettre en pratique l’inbox zéro, il ne suffit pas de consulter les emails qui arrivent dans la boîte de réception, mais de les traiter rapidement. En effet, selon cette méthode, la messagerie ne doit pas constituer un lieu de stockage. Elle doit être considérée comme un endroit qui réunit des informations auxquelles vous pouvez accéder lorsque vous avez le temps de le faire efficacement. Ainsi, la messagerie ne doit pas être utilisée comme un substitut à une liste de tâches. Il s’agit d’un outil de communication essentiel. Pour arriver à faire le tri et éviter de voir une boîte de réception débordée, vous pouvez utiliser la règle des 4D.

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1. Do : ce qu’il faut faire et ce qui nécessite une réponse immédiate

Dans cette catégorie se trouvent les emails qui nécessitent une réponse rapide. Ils doivent notamment être traités immédiatement. Une fois la réponse envoyée, l’email ne sera plus conservé dans la boîte de réception. Vous pouvez l’archiver ou le supprimer. Il s’agit d’une opération qui ne prend pas plus de deux minutes en moyenne. 

En effet, cette catégorie comprend les informations importantes et les tâches à faire rapidement. Il peut s’agir d’une réponse urgente à un collaborateur, une décision à valider ou encore un feedback à donner. Pour optimiser la gestion du temps, il est tout à fait possible de combiner la méthode de l’inbox zéro à un système de gestion du travail. Cela permet entre autres de suivre l’avancement des tâches à réaliser et de gérer les priorités. Il existe notamment différents outils de gestion du travail qui s’intègrent à la messagerie professionnelle.

 

2. Defer : ce qui est à différer ou archiver

Lorsqu’un email se porte sur une tâche à faire qui ne répond pas à vos priorités journalières, vous pouvez reporter son traitement à un autre moment. Ainsi, vous pourrez travailler dessus de manière efficace et vous pouvez vous reconcentrer immédiatement sur une tâche prioritaire. Pour cela, il ne faut pas le laisser dans la boîte de réception. Vous pouvez l’archiver ou l’intégrer à l’outil de gestion du travail, en notant les informations utiles ainsi que son échéance. Il est aussi nécessaire de répondre à la personne concernée en lui faisant savoir que vous allez le traiter à un créneau dédié.

Trier et classer les emails permet ainsi de traiter les tâches importantes en priorité et de prévoir un créneau pour se concentrer sur les messages différés. Cependant, certains messages ne nécessitent aucune réponse. Il s’agit des messages informatifs ou des notifications de réunions. De ce fait, il suffit de les lire, d’en prendre note et de les archiver. Cela permettra d’être plus productif et de se concentrer sur les tâches en cours. D’ailleurs, il existe différents outils qui permettent de réduire l’utilisation des emails et d’améliorer la communication entre collaborateurs. C’est le cas de la messagerie instantanée et des plateformes collaboratives qui permettent d’échanger entre collègues de travail en temps réel.

 

3. Delegate : ce qu’il faut déléguer

Lorsqu’un email est destiné à une autre personne ou que vous n’êtes tout simplement pas le bon interlocuteur, il doit être transféré immédiatement à la personne concernée. Déléguer un émail permet de se concentrer sur les tâches à mener à bien. En outre, cela permet de s’assurer que le travail est réalisé par la bonne personne. Si le message ne constitue pas une priorité pour vous, il pourrait l’être pour un autre collaborateur ou un autre membre de l’équipe.

 

4. Delete : ce qu’il faut supprimer

Supprimer les emails traités ou ceux qui n’ont pas besoin de réponse permet de faire le vide dans la boîte de messagerie. En effet, il est important de savoir trier les emails reçus pour éviter d’encombrer sa boîte de messagerie. Il peut notamment s’agir d’emails indésirables ou d’informations inutiles. Selon le concept d’inbox zéro, il est nécessaire de se désinscrire des newsletters et des emails marketing. Cela permet notamment de réduire considérablement le nombre d’emails que vous recevez par jour et d’avoir moins de stress pour les trier.

 

Les intérêts à utiliser l’inbox zéro 

Avoir une boîte de réception surchargée génère beaucoup de stress et impacte la productivité au travail. En utilisant la méthode de l’inbox zéro, cela permet de gagner en productivité, mais également de renforcer la motivation et la tranquillité d’esprit. En effet, lorsqu’un email n’est pas lu dès sa réception, il encombre l’esprit et pèse sur la conscience. Cela peut devenir un réel blocage dans la réalisation des tâches quotidiennes.

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Dans la même optique, une boîte de messagerie bien organisée est plus motivante. Les emails sont triés et classés immédiatement afin de traiter les plus importants en premier et de revenir sur les autres à un moment dédié. L’inbox zéro permet ainsi d’optimiser l’utilisation de la messagerie et de gagner en tranquillité d’esprit. Cette méthode renforce également le respect entre les utilisateurs de ce moyen de communication. En effet, les emails les plus importants sont traités rapidement et il ne faut plus attendre plusieurs jours pour recevoir une réponse.

 

L’inbox zéro et l’organisation de travail

Un meilleur système d’organisation est indispensable pour prioriser les tâches importantes et travailler de manière plus efficace. L’inbox zéro contribue notamment à identifier et à classer les emails pour dépenser moins d’énergie à réfléchir à ce qu’il faut faire et le temps qu’il faut pour les traiter. Il est également utile pour améliorer l’organisation de travail en se concentrant sur les tâches prioritaires à accomplir.

En effet, gérer son temps de travail constitue une approche systématique qui intervient dans l’organisation des activités essentielles. Il existe notamment de nombreux outils d’organisation du travail qui contribuent à assurer une meilleure organisation. Ces derniers permettent entre autres d’améliorer la productivité et de gagner en efficacité. Concrètement, ils réduisent le temps pour les tâches d’organisation et permettent de se concentrer sur les tâches en cours.

L’inbox zéro intervient dans l’organisation de travail pour optimiser la gestion de son temps et de son énergie. Il contribue à renforcer la concentration des employés sur les tâches prioritaires, en gardant une boîte de messagerie bien organisée. Cela donne notamment la possibilité au cerveau de se focaliser sur les priorités.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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