Organisation quotidienne : 10 astuces, 3 pièges et quelques outils

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Connaître son organisation quotidienne, c’est tester différentes manières de gérer son temps, être productif, gagner du temps et gérer son emploi du temps. 

Nous donnerons donc quelques conseils d’organisation quotidienne pour savoir comment organiser son travail, comment organiser son temps, comment organiser au mieux son environnement, s’occuper des tâches ménagères et établir des priorités de gestion ? 

Vie de famille, vie professionnelle, planning et méthode d’organisation… il est nécessaire de coordonner les différentes sphères de votre vie afin de rester zen.

Voici 10 astuces, 3 pièges et quelques outils.

Organisation quotidienne : 10 astuces, 3 pièges et quelques outils

 

Les astuces d’une bonne organisation quotidienne

Mettez de côté l’improvisation, et commencez à planifier afin d’organiser au mieux votre temps et de gagner en efficacité. Cela vous permettra de ne rien oublier et de rester concentré sur votre objectif. Celui d’améliorer votre organisation du quotidien.

 

1. L’importance de la discipline 

Le fait d’intégrer les tâches ingrates à votre planning vous permet déjà de vous engager. Qu’il s’agisse de la liste de courses sur le frigo ou les outils de gestion de projet comportant les différentes tâches à réaliser, « quand il faut s’y mettre, il faut s’y mettre » ! 

Ne laissez pas de place à la réflexion, surtout si ce que vous vous apprêtez à faire ne vous plaît guère. La rigueur au travail dans le passage à l’action sera un vrai plus.

Passez à l’action directement, et pour vous y aider… rien de tel qu’un organisateur permettant de planifier son temps, de planifier sa journée et de planifier son travail.

 

2. La règle des deux minutes dans l’organisation quotidienne

La règle des deux minutes de David Allen est un indispensable de l’organisation et elle se doit d’être intégrée à votre quotidien. Les tâches qui prennent moins de deux minutes doivent être réalisées sur-le-champ. 

Les autres doivent être ajoutées au planning, car seule leur planification vous permettra de vous y astreindre.

 

3. La liste de tâches

Que ce soit dans des carnets ou par l’intermédiaire d’une appli, faites des Bullet points !

Le fait de produire des listes permet de gagner en productivité. Les tâches sont régulièrement intégrées au planning et cela permet de gagner en efficacité professionnelle et personnelle.  

Cela permet de définir ce que vous devez faire, et ce sur le plan mensuel, hebdomadaire ou journalier. 

Être bien organisé requiert donc de prendre de notes.

 

4. Où se situent les imprévus dans l’organisation quotidienne ? 

Les imprévus se doivent d’être intégrés à votre planning, et cela est d’autant plus vrai que l’activité de votre société est importante ou que votre poste de travail requiert d’assumer de nombreuses responsabilités. 

Votre planning doit être rempli à 60% afin de pouvoir réserver du temps aux imprévus éventuels (et ils arrivent plus souvent qu’on ne l’imagine…). 

Les imprévus doivent donc être intégrés au planning grâce aux espaces libres mis en valeur sur celui-ci. 

Le planning est ainsi partiellement rempli.

 

5. La déconnexion 

Se déconnecter permet de mieux organiser sa vie, d’être plus efficace et d’améliorer son organisation du quotidien. 

Gérer notre temps requiert du repos, du calme et de la sérénité. Ne négligez pas les temps de pause, les breaks et les journées improductives. 

Au contraire… libérez votre esprit !

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6. La méthode Pomodoro

Qu’il s’agisse de votre veille commerciale, de la rédaction de votre rapport ou de votre déclaration fiscale, la méthode Pomodoro permet de découper certaines tâches en plusieurs minutes (entre 15 minutes et 45 minutes) afin de se concentrer sur une seule tâche à la fois (vite et bien). 

Essayez, les résultats sont surprenants !

 

7. L’anticipation de la préparation dans l’organisation quotidienne

Le fait de préparer la veille pour le lendemain permet de gagner en efficacité. Qu’il s’agisse de se montrer organisé pour être prêt à faire du sport le lendemain ou de préparer un dossier avant de s’y attaquer… le fait d’anticiper permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’encourager le passage à l’action !

 

8. L’importance du tri

Ranger, ranger, et ranger encore… mais surtout, faites le trijetez et supprimez ce qui n’est plus d’utilité, donnez ce dont vous ne voulez plus et stockez ce que vous souhaitez garder. 

Le rangement en sera d’autant plus facilité, et votre organisation aussi.

 

9. La routine

La routine matinale, la routine quotidienne, la routine du weekend, quoi de mieux qu’une routine pour apprendre à mieux s’organiser ? 

Le fait de procéder au rangement de son intérieur chaque matin, le fait de faire la vaisselle chaque midi, le fait de s’occuper des tâches ménagères chaque dimanche sont autant d’exemples de routines qui, intégrées au quotidien, favorisent l’organisation (et le rangement de votre intérieur).

 

10. Chaque objet a une place attitrée dans l’organisation quotidienne

Le fait de réfléchir à l’emplacement idéal d’un objet permet de le ranger au bon endroit et de ne pas avoir à le chercher partout, mais surtout de cesser de le changer d’endroit en raison de votre indécision. 

Lorsque chaque chose est à sa place, vous gagnez un temps précieux, et en gagnant du temps vous améliorez votre organisation.

 

Ne rien oublier grâce aux outils

L’organisation personnelle peut être améliorée grâce aux nombreux outils de gestion du temps qui existent. Si ces derniers ne vous sont toujours pas d’utilité, vous pouvez toujours suivre une formation gestion du temps, afin d’apprendre à être organisé auprès d’un spécialiste.

 

Google Agenda, Calendrier Microsoft, Calendrier Apple…  

Il existe de nombreux calendriers qui favorisent l’organisation. C’est particulièrement le cas des agendas proposés par Google et Microsoft. Ces planificateurs peuvent également être partagés, ce qui est un véritable levier de productivité en cas de gestion de projet d’équipe, dans le cadre de votre vie professionnelle. 

De plus, certains agendas permettent d’intégrer les rdvs à l’emploi du temps, une fois que ces derniers sont confirmés par l’intermédiaire des emails (« accepter ce RDV » : oui ou non). 

Pour rappel, l’agenda ne doit pas être surchargé en raison des imprévus.

 

Les outils d’organisation 

Qu’il s’agisse des outils d’organisation ou des outils de gestion du temps, il existe de nombreux logiciels permettant de faciliter notre organisation au quotidien. 

Notion, Trello… leurs intérêts sont divers, mais sachez que les applications sont disponibles pour vous accompagner, et ce quelle que soit votre problématique. 

Vous avez des outils permettant de rédiger des mémos, de retenir des adresses, d’enregistrer des articles (à lire pour plus tard), de gérer des projets d’envergure, etc. 

L’idée est de trouver ceux qui vous correspondent et de n’en sélectionner que cinq environ. 

Privilégiez l’efficacité à la quantité.

 

Organiser sa journée : quels sont les pièges ? 

 

1. Les voleurs de temps dans l’organisation quotidienne

Dès le réveil, vous êtes assailli de notifications : mails, Facebook, Instagram… c’est relativement agressif et potentiellement contreproductif. Veillez donc à contrôler les flux de notifications. Pour cela, il existe aussi des applications.

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Vous devrez bien évidemment lire vos mails, mais veiller à consacrer un créneau horaire spécifique pour cela.

 

2. Ne pas laisser de place au hasard & instaurer des routines

Aussi, la routine matinale est idéale pour organiser ses journées : « ma journée commence avec un grand verre d’eau » ; « la mienne avec une tasse de chocolat chaud »… « et moi je m’étire ! » 

Trouvez la routine qui vous correspond !

 

3. Le surmenage dans l’organisation quotidienne

Ne tombez surtout pas dans le surmenage, c’est-à-dire le fait de travailler d’arrache-pied sans pouvoir vous arrêter. 

À terme, cela portera non seulement préjudice à votre santé, mais aussi à votre santé mentale et physique. 

Gérer et organiser son temps requiert donc de s’imposer des temps de repos !

 

En conclusion : faites de vous votre meilleur allier

Vous vous devez d’être bienveillant à votre égard, et cela est indispensable pour maîtriser son temps comme il se doit. 

Comment pouvez-vous organiser efficacement vos journées si vous maudissez sans cesse la personne que vous êtes ? 

Vous devez faire de vous votre compagnon de vie, votre compagnon de route, et vous tendre la main afin de vous faire confiance. Sachez utiliser la règle des 3P (protection, permission et puissance) pour vous sentir suffisamment fort.

Élaborer un plan d’action afin d’améliorer votre organisation n’est d’aucune utilité si votre confiance en votre force intérieure est écorchée. 

Savoir gérer son temps requiert d’abord de savoir où on va, dans quelle direction, mais aussi de suivre nos envies, nos désirs, là où notre cœur nous dit d’aller. 

La meilleure organisation du travail ne sera possible qu’à la condition de faire ce que vous aimez (vraiment) et non pas ce qu’on attend de vous (faire de l’argent, avoir un statut, etc.)

Prendre du recul avant d’organiser notre vie est indispensable, et il est pour cela important de profiter de son temps libre et paradoxalement… de procrastiner !

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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