Comment travailler efficacement avec la méthode GTD ?

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Un des autres sujets que je souhaite aborder dans mon blog est de savoir comment travailler efficacement grâce à notre organisation. En effet, une des raisons d’être de mon blog consiste à mieux motiver nos équipes. Ainsi, plus elles seront motivées, plus elles seront efficaces. L’efficacité se fait avec la motivation.

Le problème est que nous pouvons être très motivés, mais pas du tout efficaces. Si toute notre énergie provenant de notre motivation n’est pas canalisée, nous allons faire beaucoup de tâches et finalement, nous n’obtiendrons pas de résultats.

Je souhaite donc intervenir dans mon blog sur le thème de l’organisation et de la gestion des priorités pour comprendre et savoir comment travailler efficacement. Comme le disait Peter Drucker, « Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait ».

Ainsi, dans un premier temps, je souhaite rappeler la méthode « GTD » que vous connaissez surement et que vous pouvez trouver dans le livre de David Allen « Getting Things Done ». Cette méthode simple, mais terriblement efficace nous aide à mieux gérer nos priorités et à mieux nous organiser, nous et nos équipes. Cette méthode fonctionne bien, mais pour cela, il faut penser à l’appliquer.

David Allen nous explique dans son livre une méthode en 5 points :

  1. La collecte
  2. Le traitement
  3. L’organisation
  4. L’examen
  5. L’action

Regardons de plus près ce qui se cache derrière chaque étape.

Comment travailler efficacement ?

 

1 – La collecte pour savoir comment travailler efficacement

L’objectif ici consiste à se vider l’esprit de tout ce qui s’y trouve. Cela ressemble à un grand brainstorming qui se traduit en français par « remue-méninge ». L’objectif consiste à écrire (sur papier ou sur ordinateur) toutes les tâches que vous avez en tête. Il faut donc toutes les lister pour les collecter.

Une fois que toutes nos idées en tête sont listées, il faut regrouper les papiers en cours, les fichiers informatiques en cours et les autres documents qui nous polluent aussi.

En effet, les tâches non réglées dans notre tête peuvent nous polluer l’esprit. Tout ce qui peut rester sur notre bureau réel et sur notre bureau informatique nous pollue aussi. Tout ceci attire notre œil. Il se concentrera dessus et nous fera perdre en attention et en productivité.

Il faut donc regrouper toutes les tâches et tous les documents. Profitez-en, à ce moment, pour réduire les endroits de collecte. Souvent, nous avons notre mémoire, notre ordinateur, notre téléphone, plusieurs bannettes, des classeurs, des trieurs, des cahiers, des carnets, des post-it, etc.

Bref, tous ces moyens de collecte peuvent faire beaucoup. Nous pourrions avoir un carnet et un stylo toujours sur soi. Cela permet de collecter au même endroit beaucoup de choses.

Prendre des notes dans son téléphone peut aussi s’avérer très efficace. Pensez donc à ce moment à réduire les lieux de stockage d’information et de documents pour gagner en efficacité lors de la prochaine collecte. Je vous expliquerai un peu plus loin dans cet article comment je fais.

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2 – Le traitement

Une fois toutes les tâches et tous les documents regroupés, la question consiste à déterminer ce que nous devons faire de chaque chose pour comprendre comment travailler efficacement.

Il faut donc se poser la question : « Ai-je une action à faire ? » Par exemple, j’ai une facture qui traine sur le bureau. Je l’ai déjà payée. Je n’ai donc plus d’action à faire par rapport à cette tâche. Dans ce cas, soit je jette ce document, soit je l’archive.

Dans le cas contraire, si cette même facture n’a pas été payée, j’ai donc une action à réaliser. Je dois la payer. Dans ce cas, si cela me prend moins de 2 minutes, je le fais tout de suite, sinon, je peux déléguer ou reporter cette tâche à plus tard.

Le traitement consiste donc à savoir si nous devons faire une action ou non. Si oui et que l’action nécessaire prend moins de 2 minutes, nous devons la faire tout de suite. Sinon, nous devons la reporter ou la déléguer.

Enfin, si l’action à faire est de grande ampleur, il faudra la traiter comme un projet avec de multiples étapes.

 

3 – L’organisation

Maintenant que nous savons comment traiter toutes ces tâches (Action ? Oui ou non, si oui : moins de 2 minuter, déléguer, reporter, projet), il nous faut savoir comment s’organiser savoir comment travailler efficacement.

 

a – Si la tâche nécessite une action, nous avons 4 manières de procéder :

  • Si elle prend moins de 2 minutes, il faut la faire tout de suite. Il n’y a pas d’organisation particulière. Nous pouvons faire ce que nous avons l’habitude de faire.
  • Lorsque cette tâche doit être déléguée, nous devons donc briefer quelqu’un pour faire cette tâche. Ensuite, il ne nous restera plus qu’à attendre que la personne réalise la tâche.
  • Si cette tâche est reportée, il y a 2 manières de s’organiser : noter une date dans notre calendrier pour la faire ou la faire dès que nous avons du temps de disponible. Par exemple, nous devons payer la facture. Nous pouvons nous noter une date et une heure dans notre agenda pour le faire. Sinon, dès que nous avons un creux d’activité dans une journée, nous pouvons le faire.
  • Enfin, si cette tâche est un projet (c’est-à-dire qu’il y a plusieurs étapes pour aboutir au résultat), il faudra planifier ce projet et en faire le suivi pour s’assurer du bon déroulement des opérations.

 

b – Si aucune action n’est possible, il y a 3 manières de procéder pour savoir comment travailler efficacement :

  • Dans la plupart des cas, l’idéal consiste à simplifier. Jeter est donc une bonne action qu’il faut savoir faire pour ne pas s’encombrer de choses inutiles qui pourraient prendre de la place ou nous gêner lorsque nous réalisons des actions. Toute personne qui a une bonne organisation et un bon rangement a su, à un moment, jeter et supprimer ce qui n’avait aucune utilité.
  • Le document est officiel et pourrait servir un jour. Il est donc important de le conserver. Dans ce cas, nous pouvons classer avec les documents semblables et l’identifier pour le retrouver facilement. Un archivage électronique s’avère très efficace, car il permet de gagner de la place, de retrouver le document plus facilement et d’éviter la détérioration.
  • Enfin, la tâche peut aussi être mise en stand-by. Il n’y a pas d’action dans l’immédiat, mais plus tard. C’est le cas, par exemple, lorsque nous payons à travers un échéancier.
Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Gestion des priorités : la matrice gains/efforts pour mieux décider

 

4 – L’examen pour savoir comment travailler efficacement

Il ne nous suffit pas d’avoir identifié, traité et organisé toutes nos tâches pour savoir comment travailler efficacement. En effet, il nous arrivera toujours de ne pas avoir tout fait. Certaines tâches auront été commencées ou non, terminées ou modifiées.

Pour cette raison, nous devrons revoir régulièrement ce qu’il reste à faire et les réajustements nécessaires.

David Allen nous conseille de revoir au moins toutes les semaines nos tâches afin de pouvoir faire les réajustements nécessaires. Pourquoi ne pas revoir toutes nos tâches le vendredi soir pour terminer la semaine et partir en week-end sereinement ? Pour les autres, la veille d’un jour de repos semble une bonne idée. Sinon pourquoi ne pas tout revoir le lundi matin pour lancer la semaine en beauté ? Nous devons trouver le jour que nous préférons afin de maximiser notre productivité.

Les objectifs sont clairs :

  • Regrouper ce qu’il reste à faire
  • Revoir notre système d’organisation
  • Mettre à jour nos listes
  • Confirmer que notre système est clair, net, à jour et complet

Nous pouvons aussi faire un point tous les jours. Ainsi, nous pouvons nous libérer l’esprit pour nous assurer que tous les sujets en cours sont bien notés et « sous contrôle ». C’est aussi un excellent moyen, lorsqu’un rendez-vous est annulé ou que surgit un peu de temps disponible, de savoir ce qu’il nous reste à faire. C’est une bonne méthode pour être efficace et éviter la procrastination.

 

5 – L’action

Enfin, nous devons décider d’agir pour savoir comment travailler efficacement ! Il semble clair qu’avoir un système qui nous aide à nous organiser s’avère important. Mais si nous n’agissons pas, rien ne pourra se produire. Être efficace consiste à agir. Cela peut paraître anodin, mais en réalité il n’est pas rare que nous soyons débordés non pas par manque d’organisation, mais parce que nous n’avons pas agi.

Ensuite, comment décider de l’action à entreprendre ? David Allen nous donne 3 méthodes pour décider de l’action à entreprendre.

 

a – Une méthode à 4 critères : décider en fonction du moment pour savoir comment travailler efficacement

Cette méthode nous conseille de prendre une décision en fonction de l’instant présent. En ce moment, qu’elles sont mes possibilités en fonction de :

  • Notre contexte : Nous souhaitions travailler sur un projet, mais notre client a décalé son rendez-vous le mois prochain. Le contexte a donc changé.
  • Notre disponibilité : un de nos employés a eu besoin de venir nous voir pour un sujet prioritaire. Notre temps disponible sur la journée va se réduire ce qui va forcément exclure quelques tâches.
  • De notre niveau d’énergie : aujourd’hui, nous sommes malades. Il est clair que nous aurons moins d’énergie pour travailler. Faire un projet de grande ampleur est peut-être risqué.
  • Nos priorités : en fonction des 3 critères précédents, quelle action semble la plus profitable à mettre en œuvre ?
Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Comment organiser son temps ? 4 lois incontournables

 

b – Une méthode à 3 volets : décider en fonction de notre évaluation du travail quotidien

Ici, l’idée consiste à faire un arbitrage entre les tâches prévues et les tâches qui surviennent au fur et à mesure tout au long de la journée.

  • Exécuter des tâches prédéfinies : nous avons prévu du temps de 10 h à 11 h pour faire une tâche claire, nette et précise et nous nous y tenons.
  • Exécuter des tâches qui se présentent au fur et à mesure de la journée : des tâches arrivent au cours de la journée et nous souhaitons les traiter, car elles paraissent importantes et urgentes.
  • Définir votre travail : dans cette méthode, nous devons mettre à jour nos listes pour bien savoir ce que nous avons à faire et pouvoir évaluer l’importance des tâches qui vont se présenter tout au long de la journée. Il ne faut pas oublier la règle des 2 minutes : toutes les tâches qui prennent moins de 2 minutes se font immédiatement. Pour le reste, ces nouvelles tâches s’ajouteront à nos listes puis traitées, organisées et examinées.

 

c – Une méthode en 6 paliers : décider en fonction de la vraie nature de notre travail

Dans cette méthode, nous décidons de l’action à entreprendre en fonction de l’importance « profonde » de la tâche.

  • Piste de décollage : Actions en cours [appel téléphonique, mail, etc.]
  • 10 000 pieds : Projets en cours [Projet qui peut se découper en petites actions pour des résultats à court terme : monter un meuble, un déménagement, etc.]
  • 20 000 pieds : Responsabilités courantes [Domaines au cœur de notre métier et de nos compétences. Idem pour la vie perso comme les enfants]
  • 30 000 pieds : Objectifs sur 1 à 2 ans [se projeter pour savoir ce que nous voulons dans 1 à 2 ans dans tous les domaines de notre vie]
  • 40 000 pieds : Projections sur 3 à 5 ans [se projeter pour savoir ce que nous voulons dans 3/5 ans dans tous les domaines de notre vie. Les projections seront plus vastes qu’à 1 ou 2 ans]
  • 50 000 pieds et plus : Plan de vie [le pourquoi de notre vie. Pourquoi ai-je créé cette entreprise ? Pourquoi dirigé-je cette entreprise ? Pourquoi ai-je fait tel ou tel choix ? Quelle est ma raison d’être ?]

 

En conclusion pour savoir comment travailler efficacement

Ainsi, nous venons de voir la méthode « GTD » extraite du livre « Getting Things Done » de David Allen pour savoir comment travailler efficacement. Cette méthode qui date de 2001 a déjà fait ses preuves. C’est pour cette raison que j’ai décidé d’en parler en priorité.

Elle se décompose en 5 étapes :

  1. Collecte
  2. Traitement
  3. L’organisation
  4. L’examen
  5. L’action

Cependant, d’autres méthodes existent comme la méthode « ZTD » du livre « Zen To Done : The Ultimate Simple Productivity System » du livre de Léo Babauta. Il y a aussi la méthode NERAC ou encore la méthode Pomodoro.

Car le plus important en termes d’efficacité consiste à connaitre les différents outils et méthodes. Ensuite il nous faut les combiner pour trouver et appliquer ce qui nous convient le mieux.


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2 pensées sur “Comment travailler efficacement avec la méthode GTD ?

  • à
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    Merci pour cet article qui apporte déjà pas mal d’outils pour organiser son travail. J’espère qu’il va m’aider à moins me disperser 😉😉

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    • à
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      Merci Saousan. N’hésitez pas à consulter mes autres articles sur ce sujet.

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