Comment travailler efficacement avec la méthode GTD ?

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Organisation et efficacité

Un des autres sujets que je souhaite aborder dans mon blog est de savoir comment travailler efficacement grâce à notre organisation. En effet, la raison d’être de mon blog est de rendre nos équipes plus heureuses. Ainsi, plus elles seront motivées, plus elles seront efficaces. L’efficacité se fait avec la motivation. Le problème est que nous pouvons être très motivés, mais pas du tout efficaces. Si toute notre énergie provenant de notre motivation n’est pas canalisée, nous allons faire beaucoup de tâches et finalement, nous n’obtiendrons pas de résultats. Or, être heureux c’est aussi atteindre des objectifs.

Je souhaite donc intervenir dans mon blog sur le thème de l’organisation et de la gestion des priorités pour comprendre et savoir comment travailler efficacement.

Pour ce premier article sur ce sujet, je souhaite rappeler la méthode « GTD » que vous connaissez surement et que vous pouvez trouver dans le livre de David Allen « Getting Things Done ». Cette méthode simple, mais terriblement efficace nous aide à mieux gérer nos priorités et à mieux nous organiser, nous et nos équipes. Cette méthode fonctionne bien, mais pour cela, il faut penser à l’appliquer.

David Allen nous explique dans son livre une méthode en 5 points :

  1. La collecte
  2. Le traitement
  3. L’organisation
  4. L’examen
  5. L’action

Regardons de plus près ce qui se sache derrière chaque étape.

Comment travailler efficacement ?

1 – La collecte

L’objectif ici est de se vider l’esprit de tout ce qui s’y trouve. Cela ressemble à un grand brainstorming qui est désormais traduit en français par « remue-méninge ». L’objectif est d’écrire (sur papier ou sur ordinateur) toutes les tâches que vous avez en tête. Il faut donc toutes les lister, les collecter.

Une fois que toutes nos idées en tête sont listées, il faut regrouper les papiers en cours, les fichiers informatiques en cours et autres documents qui nous polluent aussi.

En effet, les tâches non réglées dans notre tête peuvent nous polluer l’esprit. Il a été prouvé que tout ce qui peut trainer sur notre bureau réel et notre bureau informatique nous pollue aussi. Ils attirent notre œil, qui se concentrera dessus et nous fera perdre en concentration et en productivité.

Il faut donc regrouper toutes les tâches et tous les documents. Profitez-en, à ce moment, pour réduire les endroits de collecte. Souvent, nous avons notre mémoire (on ne peut pas y toucher !), notre ordinateur, notre téléphone, plusieurs bannettes, des classeurs, des trieurs, des cahiers, des carnets, des post-it, etc.

Bref, tous ces moyens de collecte peuvent faire beaucoup. Il est souvent conseillé d’avoir un carnet et un stylo toujours sur soi. Cela permet de collecter au même endroit beaucoup de choses. Prendre des notes dans son téléphone peut aussi s’avérer être très efficace. Pensez donc à ce moment à réduire les lieux de stockage d’information et de documents pour gagner en efficacité lors de la prochaine collecte. Je vous expliquerai un peu plus loin dans cet article comment je fais.

 

2 – Le traitement

Une fois que toutes les tâches et tous les documents sont regroupés, la question est de savoir ce que nous devons faire de chaque chose pour comprendre comment travailler efficacement.. Il faut donc se poser la question : « Ai-je une action à faire ? » Par exemple, j’ai une facture qui trainait sur le bureau. Cette facture a déjà été payée. Je n’ai donc plus d’action à faire par rapport à cette tâche. Dans ce cas soit je jette ce document, soit je l’archive.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Comment mieux s’organiser avec la méthode NERAC ?

Dans le cas contraire, si cette même facture n’a pas été payée, j’ai donc une action à réaliser. Je dois la payer. Dans ce cas, si cela me prend moins de 2 minutes, je le fais tout de suite, sinon, je peux déléguer ou reporter à plus tard cette tâche.

Le traitement consiste donc à savoir si nous devons faire une action ou non. Si oui et que l’action nécessaire prend moins de 2 minutes, nous devons le faire tout de suite. Sinon, nous devons la reporter ou la déléguer.

Enfin, si l’action à faire est de grandes ampleurs, il faudra le traiter comme un projet avec de multiples étapes.

Voici le schéma de David Allen dans son livre « Getting things Done » sur la partie traitement :

Getting Things Done – David Allen – 1

3 – L’organisation

Maintenant que nous savons comment traiter toutes ces tâches (Action ? Oui ou non, si oui : moins de 2 minuter, déléguer, reporter, projet), il est désormais temps de savoir comment s’organiser savoir comment travailler efficacement.

 

a – Si la tâche nécessite une action, nous avons 4 manières de procéder :

  • Si elle prend moins de 2 minutes, il faut la faire tout de suite. Il n’y a pas d’organisation particulière. Nous pouvons faire ce que nous avons l’habitude de faire.
  • Si cette tâche doit être déléguée, nous devons donc briefer quelqu’un pour faire cette tâche. Ensuite, il ne nous restera plus qu’à attendre que la personne réalise la tâche.
  • Si cette tâche est reportée, il y a 2 manières de s’organiser : noter une date dans notre calendrier pour la faire ou la faire dès que nous avons du temps de disponible. Par exemple, nous devons payer la facture. Nous pouvons nous noter une date et une heure dans notre agenda pour le faire. Sinon, dès que nous avons un creux d’activité dans une journée, nous pouvons le faire.
  • Enfin, si cette tâche est un projet (c’est-à-dire qu’il y a plusieurs étapes pour aboutir au résultat), il faudra planifier ce projet et en faire le suivi pour s’assurer du bon déroulement des opérations.

 

b – Si aucune action n’est possible, il y a 3 manières de procéder :

  • Dans la plupart des cas, l’idéal est de simplifier. Jeter est donc une bonne action qu’il faut savoir faire pour ne pas s’encombrer de choses inutiles qui pourraient prendre de la place ou nous gêner lorsque nous réalisons des actions. Toute personne qui a une bonne organisation et un bon rangement a su, à un moment, jeter et supprimer ce qui n’avait aucune utilité.
  • Le document est officiel et pourrait servir un jour. Il est donc important de le conserver. Dans ce cas, il doit être classé avec les documents semblables et clairement identifié pour être facilement retrouvé. Un archivage électronique est très efficace, car il permet de gagner de la place, de retrouver le document plus facilement et d’éviter la détérioration.
  • Enfin, la tâche peut aussi être mise en stand-by. Il n’y a pas d’action dans l’immédiat, mais plus tard. C’est le cas, par exemple, lorsque nous payons à travers un échéancier.
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Voici le schéma de David Allen dans son livre « Getting things Done » :

Getting Things Done – David Allen – 2

4 – L’examen

Il ne nous suffit pas d’avoir identifié, traité et organisé toutes nos tâches pour savoir comment travailler efficacement. En effet, il nous arrivera toujours de ne pas avoir tout fait. Certaines tâches auront été commencées ou non, terminées ou modifiées.

Pour cette raison, il est essentiel de revoir régulièrement ce qu’il reste à faire et les réajustements nécessaires.

David Allen nous conseille de revoir au moins toutes les semaines nos tâches afin de pouvoir faire les réajustements nécessaires. Pourquoi ne pas revoir toutes nos tâches le vendredi soir pour terminer la semaine et partir en week-end sereinement ? Pour les autres, la veille d’un jour de repos peut-être une bonne idée. Sinon pourquoi ne pas tout revoir le lundi matin pour lancer la semaine en beauté ? Nous devons trouver le jour que nous préférons afin de maximiser notre productivité.

Les objectifs sont clairs :

  • Regrouper ce qu’il reste à faire
  • Revoir notre système d’organisation
  • Mettre à jour nos listes
  • Confirmer que notre système est clair, net, à jour et complet

Il est possible aussi de faire un point tous les jours. Ainsi, nous pouvons nous libérer l’esprit pour nous assurer que tous les sujets en cours sont bien notés et « sous contrôle ». C’est aussi un excellent moyen, lorsqu’un rendez-vous est annulé ou que surgit un peu de temps disponible, de savoir ce qu’il nous reste à faire. C’est une bonne méthode pour être efficace et éviter la procrastination.

 

5 – L’action

Enfin, nous devons décider d’agir pour savoir comment travailler efficacement ! II est clair qu’avoir un système qui nous aide à nous organiser est important. Mais si nous n’agissons pas, rien ne pourra se produire. Être efficace c’est agir. Cela peut paraître anodin, mais en réalité il n’est pas rare que nous soyons débordés non pas par manque d’organisation, mais parce que nous n’avons pas agi.

Ensuite, comment décider de l’action à entreprendre ? David Allen nous donne 3 méthodes pour décider de l’action à entreprendre.

 

a – Une méthode à 4 critères : décider en fonction du moment

Cette méthode nous conseille de prendre une décision en fonction de l’instant présent. En ce moment, qu’elles sont mes possibilités en fonction :

  • De notre contexte : Nous souhaitions travailler sur un projet, mais notre client a décalé son rendez-vous le mois prochain. Le contexte a donc changé.
  • De notre disponibilité : un de nos employés a eu besoin de venir nous voir pour un sujet prioritaire. Notre temps disponible sur la journée va se réduire ce qui va forcément exclure quelques tâches.
  • De notre niveau d’énergie : aujourd’hui, nous sommes malades. Il est clair que nous aurons moins d’énergie pour travailler. Faire un projet de grande ampleur est peut-être risqué.
  • De nos priorités : en fonction des 3 critères précédents, quelle est l’action la plus profitable que je puisse mettre en œuvre ?

 

b – Une méthode à 3 volets : décider en fonction de notre évaluation du travail quotidien

Ici, l’idée est de faire un arbitrage entre les tâches prévues et les tâches qui surviennent au fur et à mesure tout au long de la journée.

  • Exécuter des tâches prédéfinies : nous avons prévu du temps de 10 h à 11 h pour faire une tâche claire, nette et précise et nous nous y tenons.
  • Exécuter des tâches qui se présentent au fur et à mesure de la journée : des tâches arrivent au cours de la journée et nous souhaitons les traiter, car elles sont importantes et urgentes.
  • Définir votre travail : dans cette méthode, nous devons mettre à jour nos listes pour bien savoir ce que nous avons à faire et être en mesure d’évaluer l’importance des tâches qui vont se présenter tout au long de la journée. Il ne faut pas oublier la règle des 2 minutes : toutes les tâches qui prennent moins de 2 minutes doivent être faites immédiatement. Pour le reste, ces nouvelles tâches vont être ajoutées â nos listes puis traitées, organisées et examinées.
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c – Une méthode en 6 paliers : décider en fonction de la vraie nature de notre travail

Dans cette méthode, nous décidons de l’action à entreprendre en fonction de l’importance « profonde » de la tâche. Cette méthode est imagée.

  • Piste de décollage : Actions en cours [appel téléphonique, mail, etc.]
  • 10 000 pieds : Projets en cours [Projet qui peut se découper en petites actions pour des résultats à court terme : monter un meuble, un déménagement, etc.]
  • 20 000 pieds : Responsabilités courantes [Domaines au cœur de notre métier et de nos compétences. Idem pour la vie perso comme les enfants]
  • 30 000 pieds : Objectifs sur 1 à 2 ans [se projeter pour savoir ce que nous voulons dans 1 à 2 ans dans tous les domaines de notre vie]
  • 40 000 pieds : Projections sur 3 à 5 ans [se projeter pour savoir ce que nous voulons dans 3/5 ans dans tous les domaines de notre vie. Les projections seront plus vastes qu’à 1 ou 2 ans]
  • 50 000 pieds et plus : Plan de vie [le pourquoi de notre vie. Pourquoi ai-je créé cette entreprise ? Pourquoi dirigé-je cette entreprise ? Pourquoi ai-je fait tel ou tel choix ? Quelle est ma raison d’être ?]

 

En conclusion pour savoir comment travailler efficacement

Ainsi, nous venons de voir la méthode « GTD » extraite du livre « Getting Things Done » de David Allen pour savoir comment travailler efficacement. Cette méthode qui date de 2001 a déjà fait ses preuves. C’est pour cette raison que j’ai décidé d’en parler en priorité.

Cependant, d’autres méthodes existent comme la méthode « ZTD » du livre « Zen To Done : The Ultimate Simple Productivity System » du livre de Léo Babauta. Il y a aussi la méthode NERAC ou encore la méthode Pomodoro.

Comme vous le voyez, il me reste encore beaucoup d’articles à vous partager sur les manières de savoir comment travailler efficacement. N’hésitez pas à me laisser des commentaires si d’autres sujets vous intéressent et nous permettaient d’être plus efficaces !


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