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Dans le tumulte incessant de nos vies modernes, jongler avec les multiples tâches, projets et responsabilités peut souvent sembler écrasant. L’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle devient de plus en plus difficile à maintenir, laissant beaucoup d’entre nous submergés par une vague incessante de choses à faire. C’est dans ce contexte que la méthode GTD (Getting Things Done), développée par David Allen, émerge comme un phare dans la tempête de l’organisation personnelle et de la productivité.

La méthode GTD, n’est pas seulement une méthode de gestion du temps. En effet, c’est une philosophie complète de gestion de la vie et du travail. Elle propose un système structuré pour clarifier les objectifs, hiérarchiser les tâches et libérer l’esprit des préoccupations constantes.

Nous allons aborder les 5 grandes étapes de la méthode GTD (Getting Things Done). De cette manière, nous allons pouvoir optimiser notre productivité et à trouver un équilibre harmonieux entre l‘efficacité et le bien-être.

 

1. La collecte avec la méthode GTD

Dans le cadre de la méthode Getting Things Done, l’objectif principal est de libérer l’esprit de tout encombrement mental. Son objectif premier est de consigner, que ce soit sur papier ou via des outils informatiques, toutes les tâches qui occupent nos pensées.

Par conséquent, cette étape revêt ainsi une importance cruciale pour répertorier exhaustivement chaque élément à traiter. De plus, une fois toutes les idées répertoriées, il est essentiel de rassembler les documents physiques en cours, les fichiers informatiques ou tout autre support qui pourrait nous distraire. En effet, les tâches en suspens dans notre esprit peuvent générer une certaine confusion mentale.

C’est pourquoi il est primordial de regrouper méthodiquement toutes les tâches et les documents associés. Il est également judicieux de rationaliser les points de collecte. Trop souvent, nous dispersons nos informations entre différents supports tels que la mémoire, l’ordinateur, le téléphone, plusieurs boîtes de réception, des classeurs, des dossiers, des cahiers, des blocs-notes, et des post-it, entre autres.

Ainsi, la consolidation des supports de collecte permet d’optimiser l’efficacité du processus. Par exemple, il peut être avantageux d’avoir un carnet et un stylo toujours à portée de main. Ainsi, cela permet de centraliser les prises de notes. De même, l’utilisation d’une application de prise de notes sur téléphone peut s’avérer particulièrement efficace.

 

2. Le traitement avec Getting Things Done

Après avoir consolidé toutes les tâches et tous les documents, il est impératif de déterminer leur traitement. Ainsi, il est possible de favoriser une efficacité optimale dans notre travail. Par conséquent, la première étape consiste à se questionner : « Ai-je une action à entreprendre ? »

En effet, ce processus de traitement vise ainsi à déterminer la nécessité ou non d’entreprendre une action. Si une action est requise et qu’elle peut être accomplie en moins de deux minutes, il est conseillé de la réaliser sans délai. Dans le cas contraire, il convient de la reporter ou de la déléguer. Enfin, si l’action à entreprendre revêt une complexité plus importante, elle doit être traitée tel un projet, avec une planification minutieuse de ses différentes étapes.

Par exemple, considérons une facture en attente sur le bureau. Si cette dernière a déjà été réglée, aucune action supplémentaire n’est requise et nous pouvons choisir entre l’archiver ou la jeter. En revanche, si la facture demeure impayée, une action s’impose : effectuer le paiement. Dans cette situation, si l’action requise demande moins de deux minutes, il est préférable de la réaliser immédiatement. Dans le cas contraire, nous avons la possibilité de déléguer la tâche ou de la reporter à un moment ultérieur.

 

3. L’organisation avec la méthode GTD

À présent que nous avons établi les méthodes pour traiter efficacement toutes ces tâches, il est essentiel de structurer notre organisation pour travailler de manière efficiente avec la méthode GTD.

 

La tâche requiert une action

Lorsque la tâche requiert une action, nous disposons de quatre approches distinctes :

1. Si cette action peut être réalisée en moins de deux minutes, elle doit être exécutée immédiatement, sans nécessiter une organisation particulière. Nous pouvons simplement la traiter selon nos habitudes.

2. En cas de nécessité de délégation, il convient de briefer un collaborateur pour l’exécution de cette tâche. Par la suite, il suffira d’attendre que la personne concernée la réalise.

3. Si la tâche est reportée, deux stratégies organisationnelles sont envisageables : programmer une date précise dans notre calendrier pour son accomplissement, ou bien la réaliser dès que nous disposons de temps disponible. Par exemple, si nous devons régler une facture, nous pouvons soit planifier une plage horaire dans notre agenda, soit la traiter dès que nous avons un moment de libre dans notre journée.

4. Enfin, si la tâche revêt la forme d’un projet nécessitant plusieurs étapes pour aboutir à son terme, il est impératif de planifier ce projet et de suivre son avancement pour garantir sa bonne exécution.

 

La tâche ne requiert pas d’action

En l’absence d’action possible, trois approches sont envisageables pour travailler de manière efficiente :

1. Dans la plupart des cas, l’idéal est de simplifier en se débarrassant des éléments inutiles. Jeter ou supprimer sont donc des actions à privilégier. Cela permet de ne pas s’encombrer d’objets superflus susceptibles d’entraver nos actions. En effet, toute personne dotée d’une bonne organisation a su renoncer à des éléments non essentiels.

2. Si le document revêt un caractère officiel et peut s’avérer utile à l’avenir, il est important de le conserver. Dans ce cas, nous pouvons le classer avec des documents similaires et le marquer pour faciliter sa recherche ultérieure. L’archivage électronique s’avère particulièrement efficace. Il permet de gagner de l’espace, de retrouver facilement le document et d’éviter sa détérioration.

3. Enfin, la tâche peut également être mise en attente, sans action immédiate, mais nécessitant une intervention ultérieure. C’est notamment le cas lorsque nous effectuons un paiement selon un échéancier.

Cette approche méthodique de traitement des tâches et de gestion du temps favorise une productivité accrue et une organisation efficiente au sein de nos équipes.

 

4. L’examen avec la méthode Getting Things Done

Il ne suffit pas d’avoir identifié, traité et organisé l’ensemble de nos tâches pour garantir une efficacité professionnelle optimale. En réalité, il est inévitable que certaines tâches demeurent inachevées, débutées, mais non finalisées ou modifiées en cours de route.

C’est pourquoi il est essentiel de procéder à des révisions régulières pour évaluer ce qui reste à accomplir et apporter les ajustements nécessaires. David Allen, avec sa méthode GTD, préconise ainsi de réexaminer nos listes de tâches au moins une fois par semaine, afin d’effectuer les corrections nécessaires.

Pourquoi ne pas consacrer le vendredi soir à cette révision, afin de clôturer la semaine de manière sereine et de commencer le week-end en toute tranquillité ? Ou encore, pourquoi ne pas effectuer cette revue complète en début de semaine, le lundi matin, pour entamer la semaine sur une note positive ? Chacun est encouragé à choisir le moment qui correspond le mieux à ses préférences, afin de maximiser sa productivité.

Les objectifs de ces révisions sont clairs :

1. Rassembler toutes les tâches restantes.
2. Réévaluer notre système d’organisation.
3. Mettre à jour nos listes de tâches.
4. Confirmer que notre système est clair, à jour et complet.

Par ailleurs, effectuer un point quotidien permet de libérer l’esprit et de s’assurer que tous les sujets en cours sont correctement enregistrés et sous contrôle. Cela représente également une opportunité précieuse pour rester informé des tâches à effectuer lorsqu’un rendez-vous est annulé ou qu’un créneau de temps se libère. Cette pratique régulière favorise l’efficacité et aide à prévenir la procrastination.

Cette approche proactive de la gestion des tâches permet d’optimiser la productivité et de maintenir un haut niveau d’efficacité au sein de nos équipes.

 

5. L’action avec la méthode GTD

Enfin, prendre la décision d’agir est crucial pour garantir une efficacité optimale dans notre travail ! Bien qu’un système d’organisation solide soit primordial, il est tout aussi essentiel de passer à l’action. Être efficace implique avant tout de prendre des initiatives. Cette notion peut sembler anodine. Cependant, il est fréquent que la surcharge de travail ne résulte pas tant d’un manque d’organisation que d’une inaction.

Ensuite, comment décider quelle action entreprendre ? David Allen propose trois méthodes pour orienter nos choix.

 

Décider en fonction du contexte actuel

La première approche amène à décider en fonction du contexte actuel.

1. Évaluation du contexte actuel : Avant de choisir quelle tâche entreprendre, il est important de prendre en compte la situation présente. Cela peut inclure des facteurs tels que les engagements prévus pour la journée, les interruptions possibles, l’état d’énergie et de concentration, ainsi que d’autres variables pertinentes.
2. Adaptation en temps réel : Cette approche favorise la flexibilité et la capacité à ajuster les plans en fonction des circonstances changeantes. Par exemple, si une tâche prévue devient soudainement urgente, il est recommandé de réévaluer les priorités et de réagir en conséquence.
3. Optimisation de l’efficacité : En prenant des décisions en fonction du contexte actuel, l’objectif est d’optimiser l’efficacité et la productivité. Cela signifie que les ressources sont utilisées de manière optimale pour accomplir les tâches les plus importantes et les plus urgentes dans les conditions données.
4. Priorisation des actions pertinentes : En tenant compte du contexte actuel, il devient plus facile de déterminer quelles actions sont les plus appropriées à entreprendre à un moment donné. Cela peut impliquer de reporter des tâches moins urgentes ou de déléguer des responsabilités lorsque cela est possible et pertinent.

 

Décider en fonction de notre évaluation quotidienne du travail

Cette approche vise à concilier les tâches prévues et imprévues qui surviennent tout au long de la journée.

1. Réexamen des tâches prévues : Chaque jour, il est recommandé de passer en revue la liste des tâches prévues à accomplir. Cela permet de se rappeler les engagements pris et de s’assurer que rien n’a été oublié.
2. Gestion des tâches imprévues : En cours de journée, de nouvelles tâches ou demandes peuvent survenir. Il est important d’évaluer leur urgence et leur importance par rapport aux tâches déjà planifiées.
3. Mise à jour des listes de tâches : Suite à cette évaluation, il peut être nécessaire de mettre à jour les listes de tâches pour refléter les changements de priorités ou les nouvelles exigences.
4. Application de la règle des deux minutes : Les tâches qui peuvent s’accomplir en moins de deux minutes devraient être réalisées immédiatement. Cela permet de traiter rapidement les petites tâches et d’éviter qu’elles ne s’accumulent.
5. Planification des tâches à long terme : En parallèle de la gestion quotidienne des tâches, il est important de garder à l’esprit les objectifs à plus long terme. Cela peut nécessiter une réflexion sur les projets en cours et sur les étapes à franchir pour les réaliser.

 

Décider en fonction de la nature profonde de notre travail.

Dans la méthode GTD (Getting Things Done), ce point consiste à prendre des décisions en fonction de l’importance à long terme des activités à entreprendre. Cette approche permet de hiérarchiser les actions. La priorisation se fait en fonction de leur contribution aux objectifs fondamentaux et à la vision globale du travail à accomplir.

1. Analyse de la portée des tâches : Les tâches sont classées en fonction de leur niveau de priorité et de leur contribution aux objectifs à long terme. Cela implique de considérer l’impact potentiel de chaque action sur la réalisation des projets et des objectifs de plus grande envergure.

2. Définition des niveaux d’engagement : Les différentes étapes de la méthode GTD (appelées niveaux d’altitude) – comme « Piste de décollage », « 10 000 pieds », « 20 000 pieds », « 30 000 pieds », « 40 000 pieds », « 50 000 pieds et plus » – sont utilisées pour évaluer la nature profonde du travail à accomplir. Chaque niveau correspond à un aspect spécifique du travail. Cela commence depuis les tâches opérationnelles quotidiennes jusqu’à la vision à long terme et la raison d’être.

3. Priorisation des actions en fonction des niveaux d’altitude : Les actions sont ensuite hiérarchisées en fonction de leur pertinence par rapport aux niveaux d’altitude. Par exemple, les tâches opérationnelles quotidiennes peuvent se voir traiter en priorité, suivies des projets à moyen terme et des objectifs à long terme.

4. Alignement avec la vision globale : Cette approche permet de s’assurer que chaque action contribue de manière significative à la réalisation des objectifs plus larges de l’organisation ou du projet. Cela aide à maintenir le focus sur les activités qui ont le plus grand impact. De plus, cela évite de se laisser submerger par des tâches de moindre importance.