Apprendre à s’organiser : 7 avantages et 8 outils pour y arriver

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Le fait de s’organiser permet d’être plus efficace, de gagner en productivité, de savoir gérer un planning, d’organiser sa journée de manière optimale et d’être capable de gérer son temps de travail. Il est donc essentiel d’apprendre à s’organiser.

Être bien organisé permet l’optimisation du temps de travail, permet de faire face aux imprévus, et permet de développer notre aptitude à pallier les distractions grâce à un emploi du temps efficace.

En fait, organiser son emploi du temps et maîtriser son temps, c’est la clef de la réussite en termes de vie professionnelle (et personnelle) ! Voici les 7 avantages à apprendre à s’organiser et 8 outils pour y arriver.

Apprendre à s’organiser : 7 avantages et 8 outils pour y arriver

 

L’organisation personnelle et ses bienfaits

L’efficacité au travail requiert de devenir organisé pour être performant sur la durée. En voici les 7 bienfaits.

 

1. L’organisation face à la procrastination et aux distractions

Optimiser son organisation est possible. Il suffit de hiérarchiser les tâches urgentes et de les intégrer au planning.

L’organisation fait également le pied de nez à la procrastination, car dès lors que vous listez, priorisez, planifiez, les distractions deviennent moins tentantes. Après tout, vous vous êtes engagé par écrit, et envers vous-même.

 

2. Apprendre à s’organiser permet d’amenuiser la charge mentale

Lorsque vous écrivez la liste des tâches à faire et que vous les intégrez à votre emploi du temps, cela permet de planifier son temps. Ainsi, vous ne serez pas enclin à vous poser la question de ce que vous devez faire (après tout, certaines tâches sont urgentes, mais d’autres sont aussi importantes…) et ne serez pas tenté de répondre à vos mails ni de traiter le courrier administratif (non, ce n’est décidément pas urgent même si c’est dans votre champ de vision).

 

3. Se ménager physiquement et mentalement 

Améliorer son organisation, être plus organisé, et gérer plus efficacement son temps sont autant de considérations importantes pour être serein et bien dans son corps. Le manque d’organisation engendre un stress qui est aussi mauvais pour la santé mentale que pour la santé physique. Aussi, une bonne organisation permet d’améliorer l’état de santé en général. Être organisé, c’est donc aussi se préserver.

 

4. Le développement de compétences annexes

Il est tout à fait possible de maîtriser la gestion du temps, et il existe pour cela différentes méthodes, telles que la matrice d’Eisenhower ou encore la méthode Pomodoro. Une autre méthode serait celle appelée GTD (« getting things done ») qui consiste à faire tout de suite ce qui prend moins de deux minutes. 

De telles méthodes facilitent l’agilité des méthodes de travail et apportent une certaine souplesse, généralement bien accueillie pour les adeptes de l’organisation.

Aussi, mieux gérer son temps permet… de gagner du temps ! Et donc de dire non aux différentes sollicitations (mails, notifications – votre temps s’avère imparti pour cela), mais surtout pour développer d’autres compétences. Les possibilités sont nombreuses : formations en tout genre, apprentissage d’une langue étrangère, rédaction d’un livre, etc.

 

5. Apprendre à s’organiser est INDISPENSABLE dans le travail

La gestion du temps permet d’optimiser l’intelligence collective et d’optimiser les temps de travail en général, et ce grâce à la gestion des tâches définies dans des plages horaires préétablies. 

Synchronisation des mails, des rendez-vous, des notifications… heureusement, il existe de nombreux outils permettant de faciliter l’organisation. 

Aussi, veillez à ce que l’espace de travail soit agréable afin d’encourager la concentration de vos collaborateurs.

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6. Maximiser la productivité

Sans surprise, l’organisation est un facteur indispensable de productivité. Vous ne pouvez pas être productif si vous manquez d’organisation. Gérer votre temps et organiser le travail avec méthode permet indéniablement d’être productif.

 

7. L’organisation et le savoir-être

Savoir gérer son temps est une compétence interpersonnelle très recherchée. 

D’ailleurs, vous pouvez tout à fait expliciter vos méthodes d’organisation auprès de votre futur recruteur.

Il est aussi possible de faire appel au coaching pour développer de telles compétences et apprendre à mieux s’organiser dans son travail et/ou dans sa vie personnelle. En attendant, vous pouvez toujours vous inspirer des quelques conseils que nous vous donnons dans cet article.

 

Apprendre à s’organiser, c’est possible

Bien s’organiser, cela permet de ne pas perdre du temps au cours de votre journée, et quand on sait que la vie est courte, c’est plutôt une bonne nouvelle… Prenez des notes !

 

1. La stratégie des petits pas

Travaillez efficacement en travaillant progressivement. L’idée est de s’améliorer chaque jour, d’apprendre en compétence, et de grandir progressivement. C’est aussi en travaillant peu qu’on travaille bien. Apprendre à s’organiser (pour travailler le moins possible) est aussi important que d’accomplir le travail lui-même. 

D’ailleurs, la patience est l’une des clefs de la réussite.

 

2. Être séquentiel pour apprendre à s’organiser

Il s’agit de l’un des conseils les plus efficaces en termes d’impact sur votre organisation. Vous perdez du temps à revenir sur une tâche. Les spécialistes parlent d’environ 20 min pour une interruption. Cela s’avère clairement contreproductif. Aussi, dès lors que vous commencez quelque chose, engagez-vous à aller jusqu’au bout.

Cela permet d’être plus productif, d’accroître son efficacité, et de mieux gérer les priorités professionnelles.

 

3. La planification des tâches

Le fait d’estimer la durée d’une tâche permet de déterminer ses priorités au mieux. Une fois réalisées, les tâches doivent être évaluées. Ont-elles été réalisées conformément au temps imparti ? 

Si oui, vous pouvez continuer sur cette voie. 

Si non, vous êtes peut-être trop ambitieux et il est nécessaire de revoir à la hausse votre temps imparti. 

Sachez en tout cas que nous avons tendance à utiliser l’intégralité du temps que nous avons prévu alors que nous aurions pu raccourcir la durée et que la tâche aurait été tout de même effectuée. C’est la loi de Parkinson.

 

4. La limite du nombre de tâches pour apprendre à s’organiser

Les tâches de la journée doivent être limitées et se situer entre trois et cinq (cela dépend bien entendu de la « lourdeur » des tâches concernées). La liste de tâches est concise, courte, et claire.

Vous pouvez soit attribuer des temps impartis à chacune des tâches, soit vous engager à accomplir l’ensemble des missions que vous vous êtes assigné au cours de la journée. Cela dépendra de votre personnalité.

 

5. Réviser ses plans d’action

Vous vous devez de revoir à la hausse ou à la baisse votre capacité de travail. C’est parfois difficile de prendre du recul lorsqu’on a « le nez dans le guidon ». Aussi, vous pouvez écouter les signaux d’alerte de votre entourage comme « tu travailles trop » ; « tu ne fais vraiment rien »… et prendre conscience de vos axes d’amélioration en termes d’organisation.

Que vous ne soyez pas assez productif ou que vous le soyez trop, vous aurez des révisions à faire en termes d’organisation. Aussi, celui qui organise son activité grâce à une liste de tâches a plus de chance d’être « performant ». La liste de tâches permet, dans le désordre, de savoir quelles sont les missions que nous devrons réaliser pour mener à bien tel ou tel projet.

 

6. Les interruptions pour apprendre à s’organiser

Les interruptions et les distractions (loi de Carlson) doivent être évitées, mais vous devez prévoir des créneaux de repos et être doté du savoir-dire adéquat (loi d’Illich). Celui de savoir dire non. 

La loi de Pareto vous encouragera à vous concentrer sur l’essentiel, car 80% des effets sont le produit de 20% des causes.

 

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7. Ambitieux vs réaliste

Vous pouvez être ambitieux, parvenir à suivre votre plan d’action relatif à la grandeur de vos ambitions, mais vous ne parviendrez pas à tenir sur la durée. L’efficacité à long terme requiert des objectifs à court terme réalistes, et pour être productif, il est nécessaire d’être réaliste. Autrement, vous serez rapidement découragé et votre organisation en pâtira.

 

8. Gardez du temps disponible

Vous vous devez de réserver du temps aux urgences ainsi qu’aux interruptions pour lesquelles votre savoir-dire n’a pas lieu de s’inviter aux tergiversations. C’est la raison pour lequel l’un des conseils en organisation consiste à ne pas remplir son agenda à 100% pour garder toujours une certaine souplesse face aux imprévus.

 

En conclusion pour apprendre à s’organiser 

Gérer son temps plus efficacement, travailler plus efficacement, améliorer son efficacité, devenir plus efficace, gagner en efficacité, travailler avec efficacité, gagner en efficacité professionnelle, faire preuve d’efficacité au travail… autant de synonymes pour bien comprendre qu’augmenter son efficacité n’est possible qu’au travers d’une méthode d’organisation plus efficace. 

Il s’agit d’une façon de gagner du temps, d’être plus créatif (rester organisé permet d’alléger la charge mentale et de définir les priorités à réaliser sans avoir à réfléchir) et d’améliorer notre productivité personnelle.

Savoir organiser est une compétence à part entière, possible grâce à des années de pratique en termes de gestion de projet (déléguer, prioriser, organiser son travail), grâce à des séances de coaching ou encore grâce à la lecture puis la mise en pratique des conseils précédemment prodigués. 

L’efficacité au travail est notamment encouragée par des outils de gestion du temps comme Trello ou autres logiciels de gestion.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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