Comment gagner du temps au travail avec la méthode Zen to Done ?

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La méthode Zen To Done est très complète pour gagner du temps au travail. Elle possède la même trame commune que les méthodes que nous avons pu voir précédemment comme la méthode GTD — Getting Things Done et la méthode NERAC, mais elle possède aussi ses propres spécificités.

Ainsi, la méthode ZTD – Zen to Done, s’inscrit en parfait complément de ces 2 autres méthodes. Je conseille souvent de faire un mix des différentes méthodes pour les rendre plus adaptées à nos besoins et être encore plus efficace.

Voyons en détail les 10 étapes de cette méthode.

Zen To Done

 

1 – Collecter

Comme toute organisation qui se respecte, pour gagner du temps, nous devons mettre en place un système de notes. Je vous invite à consulter les 2 autres méthodes pour plus de détails (GTD et NERAC). Globalement, l’idée de la méthode Zen to Done est aussi d’avoir un système de centralisation des notes.

Au lieu d’avoir des notes papier, informatique, sur votre bureau, sur votre téléphone, sur des post-it ou encore dans des bannettes, l’idéal est de tout regrouper au même endroit. Pour cela, je conseille toujours un système de note informatique couplé à un cloud. Ainsi, nous pouvons avoir la même note disponible avec notre téléphone, notre tablette et notre ordinateur. Nous avons donc toujours sur nous la possibilité de prendre des notes. Lorsque nous sommes plus au calme, avoir cette note sur notre ordinateur peut nous permettre de travailler plus confortablement.

Pour aller plus loin, il est possible de nos jours de numériser tous nos documents avec un scan ou notre téléphone. Ainsi, pouvons-nous avoir tous nos documents et tâches à faire en format numérique et regroupés au même endroit.

 

2 – Traiter

Cette étape de la méthode Zen to Done est aussi commune aux autres méthodes d’organisation. Pour traiter une tâche, il y a 3 grands procédés pour être efficace et gagner du temps :

 Si une tâche prend moins de 2 minutes, nous devons la faire tout de suite. J’aime beaucoup cette action. Cela permet de traiter une grande quantité de tâches et donc de libérer de « l’espace » dans notre esprit pour les tâches plus complexes. Ainsi, nous ne sommes plus préoccupés par les innombrables tâches en attente.

– Ensuite, il faut prendre une décision pour chaque note en fonction de la méthode Eisenhower. Pour rappel : je fais ce qui est important et urgent, je planifie ce qui est important et non urgent, je délègue ce qui est non important et urgent et je verrai plus tard ce qui est non important et non urgent.

– Enfin, je n’hésite pas à supprimer les tâches qui n’ont aucune utilité et à classer les documents qui ne méritent aucune action immédiate.

 

3 – Planifier

L’idée est de prendre le temps de planifier les tâches de manière régulière. Il y a 2 bons timings pour cela : 1 fois par semaine et 1 fois par jour.

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– Chaque semaine, il est important de placer les grosses pierres sur un agenda. Nous pouvons le faire le lundi pour lancer la semaine ou le vendredi pour préparer la semaine suivante. Ainsi, donnons-nous un cap à notre semaine et savons-nous dans quelle direction aller.

– Ensuite, tous les matins, il est important de lister les Tâches les Plus Importantes (TPI) de la journée, dont les grosses pierres. Ainsi, les objectifs de la semaine sont découpés à la journée et complétés par les autres objectifs importants.

La planification permet de savoir où nous allons et ce qu’il nous reste à faire. Cela évite la procrastination, car nous avons toujours un objectif. De plus, nous nous assurons d’avancer sur le bon chemin.

 

4 – Agir une tâche à la fois

Pour gagner du temps avec la méthode Zen to Done, il est important d’être séquentiel. Ainsi, mettre toute notre énergie sur une seule tâche nous rend encore plus efficaces, car notre niveau de concentration est optimal. Le parfait exemple est la méthode « Pomodoro » qui permet réellement d’obtenir de gros gains d’efficacité en se concentrant sur une seule tâche.

Pour s’assurer de ne pas être dérangé et de rester séquentiel, voici quelques astuces :

– Couper les mails, le téléphone, internet et tous les objets qui pourraient détourner votre attention

– Se débarrasser de l’encombrement sur votre bureau, car nous savons désormais que le regard est attiré par ce qui l’entoure et cela peut nuire à notre concentration

 Utiliser une minuterie pour se focaliser sur une tâche aussi longtemps que possible (Méthode Pomodoro)

 Si vous êtes dérangés, écrire la demande sur un bloc-notes et revenir à la tâche une fois que vous avez fini ce que vous êtes en train de faire.

 

5 – Système de confiance

Un point important est d’avoir confiance dans son système de note. Ainsi, si nous savons que tout ce que nous avons à faire se trouve au même endroit (par exemple sur une note dans mon téléphone) nous sommes en confiance et avons le sentiment de ne pas être éparpillés. Cela nous donne le sentiment que nous maitrisons la situation et nous avons l’esprit clair.

Il faut donc s’assurer que notre système d’organisation est « de confiance » pour maintenir notre sérénité et notre efficacité. Pour cela, nous devons respecter quelques règles avec la méthode Zen to Done :

– Notre système doit être simple avec des listes simples

– Nous devons vérifier régulièrement nos notes pour nous assurer que tout est bien présent et que ce qui a été fait est supprimé. Les notes doivent être à jour.

– Nous pouvons arrêter d’essayer de nouveaux outils d’organisation. Une fois notre système en place, le changer pour un autre nous perturberait. Nous pouvons améliorer le système en place, mais une fois que nous avons fait notre choix, il est préférable de le garder pour gagner en efficacité.

 

6 – S’organiser pour gagner du temps

Pour gagner du temps, il faut en investir dans son organisation et dans la simplification de celle-ci.

– Pour commencer, sortez une poubelle ! L’idée est de jeter tout ce qui est inutile. Garder des documents qui ne sont pas utiles ne peut que nous faire perdre du temps. C’est aussi valable sur notre ordinateur.

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– Ensuite, désencombrer votre bureau (idem pour celui de votre ordinateur). Notre regard est attiré par tous les éléments qui nous entourent. Nous perdons en efficacité et en concentration. Il est donc préférable d’être dans un environnement qui est propre et rangé.

– Enfin, classer les documents nous permet aussi de les sortir de notre tête. Mettre les choses « matérielles » à leur place, nous permet de vider notre esprit et de nous libérer de la mémoire vive pour les autres tâches. Ranger physiquement nous permet de ranger mentalement. 

 

7 – Réviser — Garder le système opérationnel

Il est bien sûr essentiel de maintenir notre système d’organisation dans un bon état opérationnel. Pour cela, nous avons 4 points à respecter dans la méthode Zen to Done :

– Nous devons revoir notre but à long terme régulièrement. Le but à long terme est un objectif que nous nous sommes fixé à 10 ans. Nous devons régulièrement nous assurer qu’il est cohérent avec ce que nous voulons et que nous sommes toujours bien sur le bon chemin.

– Ensuite, nous devons réviser nos notes régulièrement pour en ajouter, en supprimer ou les ajuster pour nous assurer qu’elles sont bien à jour.

– Nous pouvons aussi revoir notre calendrier régulièrement pour toutes les tâches planifiées. Peut-être pouvons-nous trouver le moyen de l’optimiser. Il nous faudra aussi nous assurer que toutes les tâches sont toujours bien d’actualité.

– Enfin, nous devons nous assurer que toutes nos grosses pierres sont bien présentes dans nos notes et notre agenda.

 

8 – Simplifier — Éliminez ce qui n’est pas essentiel

Ensuite, pour gagner du temps, la méthode Zen To Done nous conseille de simplifier. Je pense que c’est une véritable clé et qu’il ne faut pas s’encombrer de choses inutiles sous peine d’être ralenti. Pour cela, la méthode nous propose quelques exercices :

– Par exemple, si votre liste est constituée de 50 tâches, réduisez-la à 25. Cela peut surprendre et faire peur, mais cela a un mérite clair : en faisant cet exercice, nous réduisons nos tâches à nos priorités. Il est certain que si nous avons 50 choses à faire, beaucoup ne sont pas des priorités et ne méritent pas que nous y passions du temps.

– Ensuite, il est essentiel de limiter les engagements. Avant de dire oui, réfléchissons bien si c’est une priorité ou non. Nous nous sommes fixés un objectif à 10 ans et avons de gros cailloux. Cette nouvelle tâche va-t-elle nous aider ?

– De plus, nous pouvons faire le ménage sur internet. Je suis certain que nous pouvons supprimer quelques flux RSS et emails. Nous pouvons aussi aller sur internet avec un but précis et arrêter de vérifier 50 fois notre boîte mail.

– Enfin, nous devons supprimer toutes les sources d’information qui n’ont pas de valeur. J’ai fait un exercice : supprimer toutes mes applications d’information et de réseaux sociaux de mon téléphone. J’ai gagné un temps fou. Rien ne m’empêche de consulter les informations et les réseaux sociaux, mais si je le fais, ce n’est pas par réflexe, mais bien volontairement. Je n’imaginais pas à quel point consulter par réflexe toutes ces applications me faisait perdre du temps. Mais il est certain que 5 minutes + 5 minutes + 5 minutes, etc. représentent au final de nombreuses heures.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Méthode Pomodoro : besoin d’être efficace ? Essayez la !

 

9 – Routine

Ainsi, avoir une routine pour lancer sa journée ou sa semaine, de même que pour clôturer sa journée et sa semaine nous aidera à être efficaces tout en nous rassurant. C’est un des conseils de la méthode Zen to Done.

En effet, la routine permet de valider régulièrement des points clés et de gagner du temps. Elle nous donne donc le sentiment d’avoir fait ce que nous devions faire. De plus, elle nous oblige aussi à faire ce qui est incontournable. Enfin, parce qu’elle est toujours identique, l’organisation et la procédure sont calées. Nous sommes donc extrêmement efficaces dans les tâches inscrites dans les routines.

N’hésitez pas à consulter cet article sur la routine matinale en cliquant ici. Une routine bien particulière mais vraiment efficace !

 

10 – Trouver votre passion

J’aime beaucoup ce dernier point de la méthode Zen To Done. Pour gagner du temps au travail, nous devons connaitre et avoir des passions. Quel est le lien ? Si nous n’avons rien à faire en dehors du travail, il est certain que nous risquons de nous y éterniser. Par contre, si nous avons une ou plusieurs passions dans la vie, il est certain que nous aurons envie d’être efficaces au travail pour y passer le moins de temps possible. C’est aussi simple que cela, mais tellement vrai.

Certaines fois, nous sommes pris dans notre travail et avons oublié nos passions. Voici ce que nous pouvons faire pour identifier nos passions :

– Se poser la question : « Qu’est-ce que vous aimez faire ? »
– Se poser la question : « Quels sont vos sujets de lecture ? »
– Faire un Brainstorming sur toutes les idées de passion qui nous viennent en tête
– Demandez autour de nous ce qu’ils perçoivent chez nous au sujet de nos passions
– Nous pouvons tester de nouvelles activités pour voir ce qui nous plait et découvrir des passions
– Ne jamais cesser d’essayer de nouvelles activités pour continuellement s’assurer d’avoir des passions.

 

En complément de la méthode Zen to Done

Ainsi, après GTD et NERAC, nous venons de voir une 3ème méthode d’organisation avec la méthode Zen to Done. Alors, n’hésitez pas à vous amuserez à les combiner et à les fusionner. Vous pourrez ainsi vous créer votre propre méthode spécialement faites pour vos besoins et ainsi être encore plus efficace.


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