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Recadrer un collaborateur : 6 étapes efficaces et bienveillantes

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En management d’équipe, nous aspirons à des comportements irréprochables pour favoriser les performances. Cependant, des problèmes surviennent toujours. En tant que managers, nous devons intervenir en utilisant des compétences de gestion adaptées. Les rencontres individuelles pour recadrer un collaborateur sont essentielles pour ce faire.

L’objectif est simple. En effet, il s’agit de faire en sorte que notre collaborateur se fixe un objectif et passe à l’action pour changer la situation. En effet, dans la gestion des collaborateurs, l’objectif n’est pas d’écraser, mais de favoriser l’épanouissement et le développement des compétences. Évitez de simplement imposer votre autorité. La sanction devrait être le dernier recours, car elle peut entraver le progrès.

Favorisez plutôt un leadership positif et encourageant pour promouvoir un environnement propice au changement. Pour cela, nous allons voir les 6 étapes pour recadrer un collaborateur efficacement et le mettre en mouvement pour que la situation change.

Recadrer un collaborateur : 6 étapes efficaces et bienveillantes

 

1 – Exprimer la situation pour recadrer un collaborateur

La première étape pour recadrer un collaborateur est d’exprimer ce qui ne va pas. Pour cela, le meilleur des protocoles suivant les pratiques managériales d’un bon manager est celui de la Communication Non Violente. Il se divise en 4 étapes :

 

Exprimer la situation qui pose problème

Dans le cadre d’un retard, nous allons dire : « Lundi, nous avions rendez-vous à 9 h. J’ai attendu 30 minutes avant que tu arrives ». Les faits doivent être précis, exacts et incontestables. Nous devons avoir assisté à la situation pour donner du poids à nos propos.

 

Exprimer son ressenti

Donner son ressenti donnera du poids à votre discours et permettra à votre interlocuteur de mieux comprendre ce que nous vivons. Un manager efficace peut ainsi dire : « Je suis en colère, car je ne me sens pas respecté. En effet, j’ai attendu sans avoir de nouvelles de ta part et je comptais véritablement sur ta présence pour (commencer à travailler, ouvrir le magasin, que tu me donnes un dossier, etc.) ».

Une bonne connaissance des émotions et de leurs impacts est importante pour mettre en place un management de proximité.

 

Exprimer son besoin

En tant que managers, nous devons savoir exprimer notre besoin. Nous devons donc lui exprimer par exemple : « J’ai besoin de savoir que je peux te faire confiance ».

 

Exprimer son attente

Enfin, un manager performant doit formuler une demande claire, nette et précise afin que le collaborateur sache précisément ce qu’il attend de lui : « Acceptes-tu d’arriver à l’heure le matin ? »

Pensez à bien vous exprimer en utilisant le : « Je ». Les attentes des managers doivent être bien comprises. Ainsi, comme cela concerne notre ressenti, le collaborateur ne pourra pas le remettre en question.

 

2 – Laisser le collaborateur s’exprimer

En permettant à l’employé de s’exprimer et en clarifiant les attentes mutuelles, nous favoriserons une communication efficace et une compréhension profonde des sentiments et des besoins de chacun.

 

Donner du temps

Ensuite, dans le but de recadrer un collaborateur, nous devons aussi lui donner du temps pour s’exprimer sur ce que nous venons de dire. Nous devrons adopter une bonne posture managériale, savoir l’écouter et nous assurer qu’il a bien compris la situation, notre ressenti, nos besoins et nos attentes.

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S’assurer que tout est bien clair

Si nous avons bien respecté les 4 étapes précédentes, le collaborateur ne pourra pas contester les faits. De plus, lorsque nous exprimons notre émotion, personne ne peut contester ce que nous ressentons. Ensuite, il est aussi difficile de contester les besoins des autres. En effet, si notre besoin est fondé, le collaborateur ne pourra pas le remettre en question. Enfin, il s’agira de s’assurer que notre collaborateur comprend bien ce que nous attendons de lui.

 

Mieux comprendre le ressenti de notre collaborateur

En plus de s’être assuré qu’il a bien compris ce que nous venons de lui dire grâce à l’écoute active et à la reformulation, ce sera aussi l’occasion de le laisser exprimer ses sentiments. Nous pourrions mieux le comprendre. En effet, il pourrait nous dire : « Je suis en colère, car j’essaie d’arriver à l’heure… » ou « Je suis triste de vous décevoir ». Ainsi, nous comprendrons son état d’esprit et saurons dans quelle dynamique il se trouve pour s’assurer l’efficacité de notre management.

 

3 – Faire définir l’objectif pour recadrer un collaborateur

À ce moment de l’entretien, notre collaborateur a reconnu les faits, connait notre ressenti, notre besoin et a compris notre demande.

 

Le collaborateur a une solution

Dans ce cas, nous pouvons passer à l’étape 4. En effet, notre objectif est de mettre en dynamique notre collaborateur. Pour cela, nous avons besoin qu’il ait un objectif. Ce qui est bien le cas.

 

Le collaborateur n’a pas de solutions

Dans ce cas, il faut basculer vers du coaching. À cette étape, le but est de définir les objectifs du collaborateur pour qu’il réponde à notre demande.

Dans l’exemple précédent, nous souhaitons que le collaborateur arrive à l’heure. Dans ce cas, il nous suffit de lui demander : « que comptes-tu faire pour arriver à l’heure ? » Par exemple, le collaborateur peut nous dire qu’il compte partir plus tôt.

Attention, les solutions doivent venir du collaborateur. De cette manière, il sera plus engagé, car il aura proposé la solution. Si le collaborateur ne trouve pas de solutions sur l’instant, nous pouvons lui laisser du temps. Dans ce cas, nous planifierons un nouvel entretien.

 

4 – S’assurer que les objectifs seront tenus

Désormais, le manager doit s’assurer que son collaborateur s’engage à changer son comportement.

 

Verrouiller l’engagement du collaborateur

Dans un premier temps, afin de nous assurer au maximum que notre collaborateur tiendra ses engagements, nous devons verrouiller son engagement. Pour cela, nous reformulerons deux fois.

« Si je comprends bien, tu comptes partir plus tôt de chez toi pour arriver à l’heure ». Ainsi, le collaborateur acquiescera une première fois.

« Nous sommes bien d’accord, tu t’engages à partir plus tôt pour arriver à l’heure ». Le collaborateur acquiescera une nouvelle fois, ce qui verrouillera bien son accord. En effet, si le collaborateur arrive une nouvelle fois en retard, il n’aura plus d’excuses.

 

Remercier le collaborateur et lui donner de la confiance

Enfin, la solution est trouvée et le collaborateur s’est engagé à corriger la situation. Tout va donc parfaitement bien. Nous avons donc managé efficacement.

C’est pourquoi nous pouvons terminer en demandant à notre collaborateur comment il se sent et en exprimant des encouragements sincères comme : « Je suis content que tu aies trouvé une solution pour corriger cette situation. J’ai pleinement confiance en toi pour y arriver ».


5 – Se préparer à recadrer un collaborateur

Cette étape est en réalité la première, mais il est plus simple de s’y projeter une fois les étapes précédentes évoquées.

 

Préparer les étapes du protocole de Communication Non Violente

Comme nous l’avons vu, nous devons exprimer la situation, notre ressenti, notre besoin et notre attente pour manager son équipe et recadrer un collaborateur. Nous ne pouvons pas improviser cette première étape. Nous devons donc préparer les différentes étapes du protocole de communication non violente avant de les exprimer.

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Répéter l’entretien pour gagner en confiance et en sérénité

La conduite de l’entretien pour recadrer un collaborateur n’étant jamais simple et souvent chargée d’émotions, nous devons trouver le temps de répéter ce que nous allons dire pour nous mettre en confiance et nous assurer de ne rien oublier.

 

Organiser l’entretien individuel au bon moment

De plus, il faudra organiser l’entretien, réserver une salle ou s’assurer que nous ne serons pas dérangés dans notre bureau. Outre cela, il sera nécessaire de prévoir suffisamment de temps pour ne pas se rajouter de pression inutile.

 

6 – Responsabiliser les équipes sur le problème

Enfin, le manager n’est pas forcément seul face au comportement déviant. Son équipe peut aussi en subir les conséquences. Par conséquent, il peut chercher à les impliquer dans la démarche.

 

Associer les équipes en les responsabilisant

Si nous nous sentons à l’aise avec nos équipes, il nous est possible de les responsabiliser pour qu’elles soient en mesure de régler ce genre de problème. En effet, dans notre exemple, le cas du retard du collaborateur a des impacts sur le travail de ses collègues. Ainsi, chaque collaborateur devra-t-il surement compenser ou s’adapter.

L’idéal est donc de responsabiliser nos équipes, pour qu’elles soient en mesure d’exprimer directement à leur collègue que son retard les impacte et qu’elles souhaiteraient que cela ne se renouvelle pas.

 

Former les équipes pour les responsabiliser

Pour cela, la formation des équipes à la Communication Non Violente et à la gestion des conflits est primordiale. Dans un premier temps, expliquez à vos équipes les étapes du protocole de CNV. Ensuite, soyez présent pendant les premiers échanges pour que tout se déroule sereinement. Enfin, laissez-les faire. Les équipes se géreront elles-mêmes et vous n’aurez plus à intervenir pour recadrer un collaborateur.


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