Recadrer un collaborateur efficacement et en toute bienveillance 

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recadrer un collaborateurNous aimerions tous qu’il n’y ait jamais de problèmes et que tous les comportements de nos collaborateurs soient toujours les bons. Cependant, ce n’est pas le cas. En tant que managers, nous devons intervenir. Pour cela, nous devons mener des rencontres pour recadrer un collaborateur.

L’objectif est simple : faire en sorte que notre collaborateur se fixe un objectif et s’y tienne pour changer la situation.

Il ne s’agit pas d’écraser notre collaborateur. Il ne s’agit pas non plus de lui dire ses quatre vérités et d’en rester là. Ensuite, sanctionner doit être la dernière des dernières solutions. Sanctionner, peut-être vu comme un échec de la mise en mouvement. De plus, je ne suis pas certain que la sanction aide, en tout temps, à la mise en mouvement. Mon article sur le feedback peut aussi être intéressant.

Je vous propose 5 étapes pour recadrer un collaborateur efficacement et le mettre en mouvement pour que la situation change. Je prendrai l’exemple d’un collaborateur qui arrive en retard régulièrement. Nous ne l’avons pas encore rencontré. Il est donc temps d’agir.

recadrer un collaborateur

 

1 – Communiquer de manière non violente pour exprimer la situation

La première étape pour recadrer un collaborateur est d’exprimer ce qui ne va pas. Pour cela, le meilleur des protocoles est celui de la Communication Non Violente. Il se divise en 4 étapes :

  • Exprimer la situation qui pose problème

Dans le cadre d’un retard, nous allons dire : « Lundi, j’attendais ton arrivée pour 9 h. J’ai attendu 30 minutes avant que tu arrives ». Les faits doivent être précis, exacts et incontestables. Nous devons avoir assisté à la situation pour donner du poids à nos propos.

  • Exprimer ses sentiments

Donner son ressenti donnera du poids à votre discours et permettra à votre interlocuteur de mieux comprendre ce que vous vivez. Nous pouvons ainsi dire : « Je suis en colère, car je ne me sens pas respecté. En effet, j’ai attendu sans avoir de nouvelles de ta part et je comptais véritablement sur ta présence pour (commencer à travailler, ouvrir le magasin, que tu me donnes un dossier, etc.) ».

Une bonne connaissance des émotions et de leurs impacts est importante.

  • Exprimer ses besoins

Ensuite, nous devons exprimer notre besoin. En effet, celui-ci est dans notre tête. Il peut être logique pour nous, mais pas forcément pour notre collaborateur. Nous devons donc lui exprimer par exemple : « J’ai besoin de savoir que je peux te faire confiance ».

  • Exprimer ses attentes

Enfin, nous devons formuler une demande claire, nette et précise afin que le collaborateur sache précisément ce que nous attendons de lui : « Acceptes-tu d’arriver à l’heure le matin ? »

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Pensez à bien vous exprimer avec « Je ». Ainsi, comme cela concerne notre ressenti, le collaborateur ne pourra pas le remettre en question.

 

2 – Donner un temps pour laisser s’exprimer le collaborateur et l’écouter

Ensuite, dans le but de recadrer un collaborateur, nous devons aussi lui donner du temps pour s’exprimer sur ce que nous venons de dire. Nous devrons l’écouter et nous assurer qu’il a bien compris la situation, notre ressenti, nos besoins et nos attentes.

Si nous avons bien respecté les 4 étapes précédentes, le collaborateur ne pourra pas contester ni son retard (nous avons dû le constater pour donner du poids à nos propos) ni notre ressenti. En effet, lorsque nous exprimons notre émotion, personne ne peut contester ce que nous ressentons. Il est aussi difficile de contester les besoins des autres. En effet, si notre besoin est fondé, le collaborateur ne pourra pas le remettre en question.

Le seul point qui peut se révéler problématique sera nos attentes. En effet, le collaborateur devra trouver des solutions pour y répondre. Il pourrait avoir trouvé des excuses pour ne pas arriver à l’heure. C’est parfait, c’est exactement ce dont nous avons besoin pour trouver des solutions. Nous pouvons donc passer à l’étape 3.

En plus de s’être assuré qu’il a bien compris ce que nous venons de lui dire, ce sera aussi l’occasion de le laisser s’exprimer sur ses sentiments. Nous pourrions mieux le comprendre. En effet, il pourrait nous dire : « Je suis en colère, car j’essaie d’arriver à l’heure… » ou « Je suis triste de vous décevoir ». Ainsi, nous comprendrons son état d’esprit et saurons dans quelle dynamique il se trouve.

Enfin, ce sera aussi l’occasion pour le collaborateur de simplement s’exprimer sur une situation importante. Nous ne pouvons le laisser dans son coin sans lui donner la possibilité de dire ce qu’il a à dire. Nous devons être dans une posture d’adulte à adulte où chacun peut s’exprimer.

 

3 – Basculer sur du coaching pour définir l’objectif

À ce moment de l’entretien, soit votre collaborateur a reconnu tous les faits, connait la solution et veut l’appliquer. Dans ce cas, il n’est pas forcément utile de mettre en place cette partie de l’entretien. En effet, notre objectif est de mettre en mouvement notre collaborateur à travers un objectif. Ce qui est bien le cas.

Soit, votre collaborateur a reconnu les faits, mais ne connait pas la solution (et peut avoir des excuses). Dans ce cas, il faut basculer sur une méthode de coaching.

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Après que le constat et le ressenti du collaborateur aient été partagés (étape 2), l’objectif est de trouver un objectif pour répondre à nos attentes. Nous souhaitons que le collaborateur arrive à l’heure. Dans ce cas, il nous suffit de lui demander : « que comptes-tu faire pour arriver à l’heure ? » Si l’excuse est les embouteillages, le collaborateur devrait nous dire qu’il compte partir plus tôt. Ainsi, si le collaborateur a trouvé des raisons à son retard, c’est parfait. En agissant sur celles-ci, il ne devrait pas être en retard.

Attention, les solutions doivent venir du collaborateur pour le mettre en dynamique. Il est donc essentiel de poser une question et non pas de lui donner des conseils ou encore des pistes de solutions. Si le problème est trop complexe, nous pouvons laisser du temps à notre collaborateur pour trouver des solutions. Nous pouvons donc prévoir un nouvel entretien. Il faudra alors demander à notre collaborateur : « de combien de temps as-tu besoin pour trouver des solutions ? »

 

4 – S’assurer que les objectifs seront tenus

Afin de nous assurer au maximum qu’il tiendra ses engagements, nous devons dans un premier temps reformuler sa solution : « Si je comprends bien, tu comptes partir plus tôt de chez toi pour arriver à l’heure ». Ainsi, le collaborateur acquiescera, ce qui montrera que tout le monde a bien compris. Cela pourrait nous être utile si le collaborateur arrive une nouvelle fois en retard. Si tel était le cas, nous serions obligés de sanctionner. Pour cette raison, nous devons l’informer de cette possibilité.

Enfin la solution étant trouvée, nous avons un plan d’action pour corriger le problème. Tout va bien. Nous pouvons donc terminer en demandant à notre collaborateur comment il se sent et en exprimant quelque chose de positif comme : « Je suis content que tu aies trouvé une solution pour corriger cette situation ».

 

5 – Se préparer à recadrer un collaborateur

Cette étape est en réalité la première, mais il est plus simple de s’y projeter une fois les étapes précédentes évoquées. Comme nous l’avons vu, nous devons exprimer la situation, notre ressenti, nos besoins et nos attentes. Nous ne pouvons pas improviser cette première étape. Nous devons donc préparer les différentes étapes du protocole de communication non violente avant de les exprimer.

Un entretien pour recadrer un collaborateur n’étant jamais simple et souvent chargé d’émotions, nous devons trouver le temps d’exprimer seul et à haute voix ce que nous allons dire pour nous mettre en confiance et nous assurer de ne rien oublier.

De plus, il faudra organiser l’entretien, réserver une salle ou s’assurer que nous ne serons pas dérangés dans notre bureau et prévoir suffisamment de temps pour ne pas se rajouter de pression inutile.

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Enfin, il faudra s’assurer d’être juste et de bien rencontrer toutes les personnes fautives.

 

En complément

Si nous nous sentons à l’aise avec nos équipes, il nous est possible de les responsabiliser pour qu’elles soient en mesure de régler ce genre de problème. Toujours dans le cas du retard d’un collaborateur, cela a des impacts sur le travail de ses collègues. Ainsi, devront-ils surement compenser ou s’adapter des suites de ce retard. Cela a donc des impacts sur leur travail.

L’idéal est donc de responsabiliser nos équipes, pour qu’elles soient en mesure d’exprimer directement à leur collègue que ses retards les impactent et qu’elles souhaiteraient que cela ne se renouvelle pas. Les impacts seraient très importants. Imaginez, si tous les collègues expriment leurs mécontentements à la personne concernée. Il est certain que l’impact serait très fort.

Pour cela, formez vos équipes à la Communication Non Violente et à la gestion des conflits. Expliquez à vos équipes les étapes que nous avons vues ci-dessus. Supervisez les premiers échanges. Enfin, laissez-les faire. Les équipes se géreraient elles-mêmes et vous n’auriez plus à intervenir pour recadrer un collaborateur.


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