Gérer son temps de travail est indispensable, tout comme organiser et gérer son emploi du temps. La gestion du temps est possible pour celui qui apprend à déléguer, à traiter ses mails, à gérer les imprévus (tâches urgentes), à appréhender les interruptions, à réaliser une liste de tâches, à gérer ses priorités, à créer un espace de travail efficace, à maîtriser le temps efficacement, et enfin à mettre en place des méthodes d’organisation pertinentes. Comment s’organiser pour atteindre ses objectifs et équilibrer vie personnelle et vie professionnelle ?

Gagner du temps, organiser son temps, mieux gérer votre temps est tout à fait possible grâce à un apprentissage de tous les jours. Mieux gérer votre temps présente de multiples avantages : travailler avec efficacité, organiser votre emploi du temps, planifier son travail, optimiser son organisation, savoir-dire non aux voleurs de temps, augmenter sa productivité, etc.

 

Comment s’organiser : l’organisation et ses composantes

L’organisation, c’est l’« action d’organiser (quelque chose), de s’organiser ; résultat de cette action ». Ce terme comprend la notion sous-jacente d’objectif. 

Dès lors, on s’organise pour tendre vers des buts déterminés.

 

L’organisation est globale

En tant que système et partie intégrante d’une vie de famille, d’une vie professionnelle ou encore d’une vie associative, vous faites partie de différentes communautés. C’est la raison pour laquelle l’organisation dans votre vie est indispensable.

 

L’organisation s’améliore avec le temps

L’organisation requiert d’être « parfaite » (du verbe « parfaire »). C’est-à-dire qu’elle doit être chaque jour améliorée. Pour cela, il est nécessaire de prendre du recul sur la manière dont notre organisation est structurée. Nous pouvons ainsi déceler les axes d’améliorations. En parler autour de soi, afin de comprendre les organisations des uns et des autres, peut également s’avérer bénéfique.

 

L’organisation permet d’innover

L’organisation est teintée de créativité. Il s’agit de gagner du temps, et vous devez être imaginatif pour y parvenir. Comment gérer l’alignement de 1.440 minutes qui s’écoulent au cours d’une journée ? C’est un véritable casse-tête. Vous commencez en général votre journée lorsque vous vous levez, aux environs de 7h, et déployez votre temps de travail jusqu’aux environs de 17h, voire 19h ou jusque 22h. Cela dépend des cultures, du poste de travail, de l’entreprise, et de votre personnalité.

 

Comment s’organiser : les 7 étapes pour être organisé

Être organisé est un travail de tous les jours, et être productif à la hauteur de nos espérances, gagner en efficacité à chaque fois qu’on modifie notre organisation et qu’on itère la gestion des priorités… une grande ambition ! Quels conseils suivre pour être mieux organisé ?

 

1. Prendre le temps de s’organiser

Cela peut sembler simple, mais il faut accorder du temps à l’organisation, du temps pour planifier sa journée, du temps pour gérer son planning et donc du temps pour mieux s’organiser et organiser son emploi du temps de manière optimale. Donner du temps à l’organisation, c’est déjà commencer à s’organiser.

 

2. Comment s’organiser : libérez votre esprit !

Écrémez autant que possible les prospectus, propositions commerciales et autres emails imprimés ou non dont vous n’avez pas l’utilité. Osez supprimer tout ce qui vous semble futile ou inutile. Ainsi, vous y verrez plus clair et vous pourrez plus facilement remplir l’étape d’après.

Pensez aussi à dire non aux sollicitations, aux interruptions, aux voleurs de temps et à bannir la procrastination qui sont autant d’éléments permettant de soutenir votre méthode d’organisation. Comment travailler correctement si vous êtes tenté par votre série préférée sur Netflix ou distrait par les notifications incessantes que vous recevez sur votre téléphone ? Déconnectez-vous et concentrez-vous sur une tâche à la fois. Si possible, utilisez la méthode Pomodoro et découpez vos tâches. Vous gagnerez en efficacité (et en organisation !).

 

3. Hiérarchiser ses priorités

Nous ne le dirons jamais assez : la matrice Eisenhower est l’un des outils de gestion du temps les plus performants, car il est simple et pratique. 

En tant qu’outil productif, elle permet de déterminer les tâches qui sont urgentes et importantes, celles qui ne sont ni urgentes ni importantes, celles qui sont urgentes, mais non importantes et celles qui sont non urgentes, mais importantes. 

En fonction des réponses apportées, vous pouvez hiérarchiser.

De plus, n’hésitez pas à déléguer. Cela vous permettra de vous reposer, mais aussi de mieux affronter les urgences éventuelles auxquelles vous êtes confronté. Le fait de déléguer vous permettra à terme de penser à ce qui est important pour le long terme, pour votre entreprise ou pour ce qui concerne votre vie personnelle. Cela vous permet de vous concentrer sur une vision, une stratégie, un point culminant à atteindre.

 

4. Les étapes, échéances et délais…

La méthode PDCA (Roue de Deming) « Plan + Do + Check + Act » est une méthode de planification idéale pour planifier son temps en général et planifier sa journée en particulier.

Plan – il s’agit de prendre le temps de planifier votre travail, et de le planifier efficacement
Do – vous pouvez passer à l’action !
Check – analysez le fruit de vos efforts… encore et encore
Act – vous pouvez itérer et établir des stratégies différentes, et ce, pour gagner en productivité

Comme nous l’avons mentionné précédemment, l’organisation est un travail de tous les instants. Bien sûr, vous pouvez trouver votre « rythme de travail » et rester comme tel.

Ensuite, vous pouvez déterminer des objectifs à long terme, des objectifs à moyen terme, et des objectifs à court terme. Cela vous permettra d’établir un plan d’action et de déterminer les étapes que vous souhaitez au sein de votre planning. Celui-ci peut être présenté sous la forme du diagramme de Gantt.

 

5. Comment s’organiser : une seule tâche à la fois

Le cerveau humain est ainsi conçu qu’il n’est capable de réaliser qu’une tâche à la fois, et ce afin de gagner en productivité. Cela peut paraître étonnant, mais même le plus intelligent d’entre nous est parfaitement incapable de réaliser plusieurs choses à la fois sans que cela nuise à son efficacité. D’ailleurs, nous aurions besoin d’une vingtaine de minutes pour retourner à une tâche que nous avons laissée en suspens. Notre conseil ? Une seule tâche à la fois. Évitez donc le multitasking.

 

6. Alterner, croiser, jumeler pour rendre vos journées plus enrichissantes

Votre emploi du temps est consacré à la gestion le lundi, à l’administratif le mardi, à la prospection le mercredi, etc. Oubliez tout cela ! Au risque de paraître rébarbative, ennuyeuse, et donc conduire à la procrastination, ce genre de méthodologie peut s’avérer couteuse en termes de motivation à long terme (bien que simple en termes d’organisation). Il est nécessaire de mélanger les tâches au sein d’une seule et même journée afin de ne pas rendre votre travail trop rébarbatif, complexe, ennuyeux, etc.

 

7. Prendre soin de soi

Prendre le temps de faire redescendre la pression, et ne pas penser à l’optimisation du temps de travail le temps de quelques instants est d’une importance capitale pour votre santé mentale et pour éviter le burn-out. Il est aussi important de s’éloigner des sollicitations, de faire le vide, d’être seul avec soi-même, mais également de passer du temps avec ses proches.

Aussi, sachez que l’organisation requiert, et cela est particulièrement vrai sur le plan professionnel (car celle-ci est plus intense), de mener une vie apaisée, loin des personnalités éventuellement nuisibles à votre quotidien. 

Comment bien s’organiser dès lors que vous vivez dans la peur, l’angoisse ou le mal-être ? 

C’est la raison pour laquelle gérer son planning requiert d’abord et surtout de s’occuper de soi, et que prendre le temps de s’organiser n’est possible que si vous allez bien. 

Parfois, nous voulons mieux nous organiser, être efficaces en temps, gérer son planning au mieux, et luttons pour devenir plus productifs. Mais nous ne comprenons pas les messages de notre corps et de notre esprit : une bonne gestion requiert d’être sûr de ce que vous faites, de qui vous êtes et de la direction que vous prenez. 

Dans le cas où votre organisation est chaotique, peut-être serait-il (aussi) pertinent de faire le point sur votre vie et de vous fier à votre guide intérieur.