La planification est le fondement de la gestion de projets. Afin de mener à bien des tâches, un chef de projet se doit de suivre l’état d’avancement du projet du début jusqu’à la fin du projet en question. Toutefois, pour l’aider, le rétroplanning est un outil incontournable. Avoir un exemple de rétroplanning en tête permet de mieux les construire.

En effet, le respect des échéances requiert d’avoir une parfaite maîtrise de la gestion des temps. 

En vue d’assurer une meilleure organisation et une gestion des ressources optimisée, certains chefs de projet se tournent donc vers un rétroplanning. Technique de planification classique, notamment concernant les projets informatiques.

Il s’agit d’un tableau de bord particulier permettant de planifier et de suivre chaque activité au sein d’un projet déterminé en fonction de sa date d’échéance. En outre, c’est une méthode de planification inversée. 

Planifier et gérer un projet est essentiel. C’est la raison pour laquelle, quel que soit le directeur de projet, celui-ci doit s’imprégner des meilleurs outils de gestion de projet afin de piloter le suivi des différentes tâches de manière optimale.

 

Exemple de rétroplanning : qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Un rétroplanning est le calendrier du projet utilisé dans le cadre de la planification et le suivi des événements de la date de fin du projet jusqu’à date de début – de manière « rétroactive ». 

L’ensemble des tâches y est consigné : préparatifs, dates de début, dates d’affectation des collaborateurs, durées nécessaires pour l’accomplissement de chaque mission, échéances, etc. La personne en charge d’effectuer une planification et une gestion des tâches efficace catégorise le projet en plusieurs étapes :

1. Créer une liste de tâches clés lors les différentes phases du projet pour ne rien oublier et assurer la réussite du projet
2. Effectuer un planning des tâches de manière inverse à l’ordre chronologique en respectant la priorité de certaines tâches par rapport à d’autres dans la réalisation du projet. 
3.  Noter les différentes étapes d’un projet et la durée des tâches à effectuer
4. Créer une méthode de planification qui permet de mieux gérer la charge de travail et de planifier la réalisation d’une tâche. Ainsi, le rétroplanning est similaire à un diagramme de Gantt, même si sa construction se fait différemment.

 

Les caractéristiques du rétroplanning

Comme dans tout système de management de projet, le rétroplanning a ses avantages et ses inconvénients.

 

Les avantages du rétroplanning

Le rétroplanning permet d’assurer le suivi des projets dont les durées sont déjà établies. Cela conduit notamment la personne en charge de gérer des projets à prendre en considération des paramètres inconnus dans l’adoption de son modèle de planification.

L’utilisation du rétroplanning permet d’assurer le déroulement des projets de manière à respecter les échéances. L’organisation devient fluide et presque intuitive. Affecter des tâches, piloter le suivi des temps passés sur les différentes phases du projet, réaliser différentes tâches sont autant d’étapes à respecter qui deviennent plus faciles à mettre en place. À l’instar du plan de projet, la date de communication des livrables est sous contrôle, car de celle-ci découle la construction du projet.

 

Les inconvénients du rétroplanning

Cependant, le modèle de planning type rétroplanning présente des inconvénients pour les acteurs du projet. Ces derniers peuvent être sujets à l’anxiété lors de la progression du projet, car celui-ci est déterminé en fonction de sa date d’échéance. 

Aussi, le planificateur est censé prendre en compte les imprévus et la gestion des risques éventuels. Mais ce système peut parfois sembler limité pour cela. 

Enfin, le simple fait de gérer plusieurs projets dont la date d’échéance est commune et qui comprennent une multitude de tâches qui dépendent le plus souvent les unes des autres est un facteur d’instabilité potentielle important.

 

Exemple de rétroplanning : comment réaliser un rétroplanning ?

Planifier, organiser et étudier la faisabilité d’un projet sont parties intégrantes des compétences d’un manager. Pour ce faire, ce dernier doit scrupuleusement choisir l’outil de gestion de projet adapté.

Plusieurs outils existent :

• diagramme de Gantt sur Microsoft Excel (tableur),
• planificateurs Trello,
• MS-Project,
• ou autre logiciel de gestion de projet,
• etc.

En dépit de la qualité du logiciel de planification, la bonne conduite de projet dépendra de son contenu, déterminé par les membres de l’équipe et leur manager.

 

Exemple de rétroplanning

 

Commencer par la structuration

Il est nécessaire d’établir des objectifs précis afin de donner une ligne directrice et notamment de déterminer la date d’échéance. Ainsi, est-il primordial de réunir l’ensemble des acteurs nécessaires au pilotage du projet. L’attribution du rôle de chacun permet de favoriser un travail collaboratif ainsi que l’établissement d’un calendrier viable pour tous et de définir des jalons réalistes.

 

Réaliser la liste des tâches à faire

En se basant sur la date d’échéance, les tâches peuvent être définies inversement à l’ordre chronologique. Ceci permet un ordonnancement logique. Dès lors que le projet est suivi, toutes les tâches sont précisées et détaillées. Ainsi, planifier et réaliser un projet implique une bonne connaissance des tâches de l’ensemble des parties prenantes : gestionnaires, prestataires, intervenants internes et externes. Cela permet de visualiser quelles sont les tâches qui vont prendre du temps et favorise une meilleure gestion du planning.

 

Passer à l’estimation des temps

L’appréciation de l’état d’avancement des tâches et la bonne estimation des durées sont indispensables. Ainsi, mettre son projet à exécution en prenant en considération chaque phase de gestion dans les temps qui lui sont nécessaires est essentiel. Ce n’est qu’une fois passée cette étape que créer un planning sera envisageable.

 

Prendre en considération les dépendances

Afin de planifier les tâches au mieux, le responsable doit identifier quelles sont les tâches de l’ensemble du projet qui sont liées entre elles, c’est-à-dire sujettes aux dépendances. Par exemple, les développeurs doivent pouvoir travailler avec un product designer sur certaines tâches. 

De cette manière, il est possible d’optimiser le rétroplanning, de minimiser les imprévus et gérer un projet efficacement.

 

Passer à la mise en place du rétroplanning

À la suite de la mise en place de l’ordonnancement inverse à l’ordre chronologique, votre projet apparaît dans l’ordre chronologique sur votre planning. Les précisions des projets planifiés sont indiquées sur chacune des tâches conduisant aux livrables et échéanciers du projet, dans un logiciel de gestion, tels que Microsoft Project, Redmine ou autres logiciels de gestion que vous trouverez en version gratuite ou payante.

 

Exemple de rétroplanning : le rétroplanning appliqué à votre vie personnelle

Planifier et gérer sont des actions qui font partie du quotidien. Une personne qui apprend à gérer des projets n’a généralement aucun mal à respecter les échéances et à éviter les retards dans le cadre de ses activités personnelles et professionnelles. 

Ainsi, le rétroplanning ne s’applique pas uniquement au projet professionnel. Celui-ci peut être utilisé dans notre quotidien afin de ne pas être pris de surprise le jour-J de votre RDV ou événement important. 

Par exemple, dans le cadre d’un mariage, le rétroplanning peut être mis en place. Environ un an en avance, les futurs mariés communiquent – à la suite de la détermination d’une date de mariage – leur intention à leur entourage, prennent des décisions relatives au style de mariage, au budget, à la liste des invités, à l’organisateur, à la réservation de la salle, aux formalités administratives et éventuellement religieuses. 

Dans le cadre de tout autre événement important, les préparatifs peuvent être soigneusement organisés grâce à la planification et la réalisation d’un rétroplanning. 

Aussi, qu’il s’agisse d’un projet qui vous tienne à cœur comme l’apprentissage d’une langue ou de la création de votre entreprise, ou d’un projet personnel comme perdre du poids ou trouver un nouvel emploi, le rétroplanning vous permet d’organiser votre environnement futur en fonction d’un objectif précis déterminé dans le temps.

Celui-ci permet donc de ne pas s’éparpiller et de se concentrer sur un but en particulier que vous souhaitez atteindre. Le rétroplanning sera d’autant plus essentiel à votre vie personnelle que votre personnalité se laisse aller aux distractions et autres interruptions dans votre quotidien.

 

Exemple de rétroplanning : la formation & les modèles de planification

Que ce soit pour apprendre à implémenter une gestion de projet ou manier le rétroplanning dans un secteur d’activité en particulier, vous pourriez faire appel à bon formateur. Selon le budget alloué, vous aurez la possibilité de vous adresser à votre PMI ou PME (CPF) afin de vous former, ou de vous diriger vers les MOOC disponibles en ligne. Ceci, afin de suivre une formation adaptée en gestion et en conduite de projet. 

De tels cours de gestion de projet permettent d’avoir une vision différente du Project management et des méthodologies utilisées par les professionnels : méthode du chemin critique, Gantt Project, Lean management, méthodes agiles, méthode Kanban, etc.