Méthode SWARM : mieux comprendre cette organisation d’autogestion

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La méthode SWARM apparaît grâce à l’avènement du management 4.0. Désormais, l’organisation permet de déployer une approche organisationnelle dynamique. Elle se base sur de l’intelligence collective afin d’obtenir les meilleurs résultats. 

Parmi les bases de cette méthode SWARM, on retrouve le dynamisme, l’autonomie, la créativité ainsi qu’une efficacité accrue.

Méthode SWARM : mieux comprendre cette organisation d’autogestion

 

Qu’est-ce que la méthode SWARM ? 

Gestion de projets, développement logiciel, performance du chef de projet, pouvoir des télécommunications, création d’un data center, infrastructure digitale, déploiement… À l’ère de la transformation digitale, les entreprises doivent aller de plus en plus vite et faire preuve de réactivité face aux lois du marché.

La méthode SWARM peut s’avérer idéale pour répondre à de telles contraintes.

 

Méthode SWARM ou essaim (d’abeilles)

Traduit de l’anglais, le terme SWARM signifie essaim (d’abeilles). Dès lors que l’organisation SWARM est évoquée dans le cadre professionnel, elle fait indirectement référence aux travaux des abeilles, aux pratiques agiles, aux environnements organisés et quasi intuitifs, à la business intelligence collective (la production de miel) ou encore à l’efficacité opérationnelle.

 

Le SWARM, une méthodologie agile 

Le SWARM est une méthodologie agile qui s’appuie sur de la transparence et la nouveauté. Il permet à une entreprise de répondre aux défis organisationnels et managériaux du management 4.0. Aussi, la performance de l’organisation SWARM est collective et accomplie par l’essaim.

À l’instar du sprint agile, le développement d’un nouveau projet par l’intermédiaire de la méthode SWARM requiert la collaboration entre différents départements. Ensuite, ils travaillent ensemble et échangent leurs expertises et compétences dans leurs domaines de prédilection respectifs. L’objectif est d’accompagner la transformation des modes de collaboration.

 

L’objectif de la méthode SWARM 

Avec la méthode SWARM, il pourrait s’agir de piloter et de rendre le système d’information semblable à celui d’un engrenage. Un tel système vise à instaurer une certaine autonomie de la part des collaborateurs. Cette autonomie va permettre à chaque membre (complémentaire dans ses compétences et sa personnalité) de l’équipe de l’essaim d’être en cohésion et en synchronisation dans l’accomplissement d’un projet en particulier. Il peut s’agir de start-up ou de grandes entreprises.

 

La particularité de l’organisation décisionnelle

Au sein d’une organisation SWARM, le manager est loin d’être le décideur à proprement parler. Son rôle est de faire évoluer l’entreprise et de gagner en performance. Il s’assure que la collaboration est mise en avant et que les innovations émergent. S’imprégner de la mode SWARM incite les managers à déléguer davantage et à lâcher prise.

 

Les collaborateurs au centre de la méthode SWARM

Les salariés d’une organisation SWARM sont amenés à mettre en place régulièrement des projets de transformation et notamment au niveau de leur méthode de travail. Ils pourront ainsi mieux s’adapter aux différents projets. Cela leur permet aussi de mieux collaborer entre eux et d’être autonomes, tout en favorisant un écosystème sans leaders formellement définis. De telles pratiques conduisent à encourager la créativité, la fluidité et la rapidité des collaborateurs.

 

Les principales caractéristiques de la méthode SWARM 

L’organisation SWARM comprend deux caractéristiques essentielles que sont le partage et la transparence.

 

Les méthodes agiles et le partage 

Le partage est l’une des spécificités d’une organisation SWARM. Une telle caractéristique permet à l’organisation de fonctionner de la meilleure manière qui soit. Le système est ouvert aux collaborateurs qui ont la volonté de contribuer à réduire la charge de travail. 

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Pour ce faire, une liste officielle comprend l’ensemble des tâches à effectuer. Chacun des collaborateurs peut choisir les missions qu’il souhaite mener à bien. Il n’a pas besoin de demander la permission à un quelconque supérieur hiérarchique, comme cela pourrait être le cas au sein d’une structure conventionnelle. 

En adoptant cette méthodologie, les collaborateurs qui ont envie de participer à l’atteinte d’un objectif commun sont acceptés. Ils peuvent contribuer suivant le chemin qu’ils souhaitent emprunter et conformément à leurs compétences. 

La méthode SWARM permet de briser les codes des méthodes traditionnelles de management d’un chef de projet classique pour ce qui concerne la répartition des tâches ainsi que leur accomplissement.

 

Inconvénients

Certains travaux peuvent être doublement exécutés. Plusieurs personnes peuvent prendre en charge une tâche sans nécessairement communiquer entre elles.

 

Avantages

La méthode SWARM permet de trouver des solutions différentes pour une même tâche et de les tester simultanément. Ainsi et pour une seule et même tâche, différentes méthodologies sont proposées. Aussi, l’essaim pourra comprendre rapidement de ce qui fonctionne le mieux et ce qui au contraire, ne fonctionne pas ou peu et doit être amélioré.

De plus, le milieu professionnel devient interactif et évolutif puisqu’il est basé sur le principe d’essais et erreurs. Il permet une amélioration continue. Enfin, l’ensemble du processus est mis en place sans intervention extérieure émanant d’un superviseur/chef d’équipe/supérieur hiérarchique. Cela permet de gagner en agilité.

 

Illustration

Avec une méthode traditionnelle et dans un service de gestion de relation client par exemple, un client (interne ou externe) pourrait être « baladé » de service en service afin de traiter un problème particulier. 

Grâce à la méthode SWARM, le fonctionnement est différent. Dans la mesure où le système est décentralisé, les différents « tickets » sont disponibles de tous. Chacun peut traiter les différents sujets conformément à ses compétences. Cela conduit le service à gagner en rapidité et aux clients d’être mieux satisfaits.

 

La méthode agile SWARM et la transparence 

La transparence est la seconde caractéristique d’une organisation SWARM, car l’ensemble des informations est disponible « publiquement ». C’est ce qui est qualifié au sein de l’entreprise d’open source. Ceci est notamment possible grâce au cloud computing. Les collaborateurs interviennent en direct sur les dossiers et cela est actualisé au fur et à mesure de leur travail.  

À noter que dans la mesure où l’organisation est basée sur la performance collective, il est important d’instaurer une relation de confiance entre chacun des collaborateurs. Il est donc possible de gagner en fluidité et donc gagner en agilité.

 

Inconvénients

Une telle transparence peut ne pas plaire à l’ensemble des collaborateurs. Certains étant plus sensibles que d’autres à cette caractéristique parfois considérée comme excessive.

 

Avantages

Cela crée un sentiment d’inclusion, d’appartenance et instaure un climat de confiance entre les membres de l’essaim. L’accès aux informations et aux discussions dans l’organisation est ouvert à tous. Le fait d’adopter la transparence dans l’organisation SWARM permet aussi d’écarter les sources de conflits ou les tensions éventuelles entre les membres des équipes.

Les informations étant à la disposition de tous, cela évite que certaines informations soient déformées ou mal communiquées. Ainsi, l’ensemble des membres de l’essaim travaillent en cohésion et ont des objectifs similaires.

 

Illustration 

Afin de préserver cette confiance, la transparence ainsi que la visibilité sont des priorités à presque tous les niveaux, et notamment pour ce qui concerne les documents financiers ou les échanges concernant les enjeux stratégiques par exemple.

 

Quels sont les intérêts de la méthode SWARM ?

L’objectif de la méthode SWARM est d’aller à contre-courant d’une hiérarchisation traditionnelle. L’organisation SWARM permet de créer un environnement de travail collaboratif et de décentraliser les différentes tâches. Le fait d’adopter cette méthodologie présente plusieurs intérêts pour une entreprise.

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Assurer l’autonomie de l’organisation 

Tout d’abord, l’organisation SWARM permet d’instaurer de l’autonomie et de l’organisation au sein d’une entreprise. La taille de l’entreprise importe peu. Qu’il s’agisse d’une PME d’une quinzaine de collaborateurs ou d’un groupe de 3.000 employés, la structure fonctionnera de manière autonome. C’est un avantage considérable parce qu’elle s’adapte à l’entreprise.

 

Le principe du parallélisme 

Le principe de parallélisme permet à différentes personnes situées à deux endroits différents d’effectuer le même travail d’après leur propre méthode et d’obtenir le même résultat. Ainsi, cela conduit l’entreprise à bénéficier de solutions diverses et envisageables face à un problème en particulier pour d’appréhender au mieux ce qui fonctionne réellement, et ce qui est moins efficace. 


Le principe de substitution 

Le système est autonome et complètement décentralisé. Les collaborateurs non indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise disparaissent. Dans le cas où un salarié serait indisponible ou absent, il serait plus facile de le remplacer afin de permettre au système de continuer à fonctionner normalement.

 

Une approche projet améliorée pour gagner en efficacité 

Aussi, l’approche agile de la méthode SWARM permet à une organisation de gagner en rapidité ainsi qu’en efficacité concernant la gestion de projet. Dans la mesure où le travail en équipe et le leadership se situent localement, les prises de décisions vont plus vite, puisqu’elles s’affranchissent des intermédiaires.

 

En conclusion sur la méthode SWARM

La méthode SWARM permet la mise en œuvre d’une organisation innovante. Développement itératif, environnement agile, programmes de transformations réussis, etc. Mettre en place une méthodologie SWARM présente de nombreux intérêts ! 

Vouloir instaurer un mode de fonctionnement qui incite au changement requiert une adaptation de la part des collaborateurs (ainsi qu’une acceptation de ces derniers). Ainsi, la mise en place des méthodes SWARM comprend l’investissement de l’ensemble des ressources humaines, car celles-ci seront à l’origine du changement.

Les entreprises qui choisissent de développer cette nouvelle méthode pourront bénéficier d’une meilleure coopération entre les membres des équipes, d’une communication plus fluide, d’une créativité renforcée, ainsi que d’un état d’esprit critique et nécessaire aux entreprises pour évoluer. 

L’auto-organisation permet aussi aux chefs d’entreprise de prendre du repos, et aux managers de se consacrer à l’optimisation de l’atteinte des objectifs stratégiques.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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