Comité de pilotage : l’importance d’une bonne mise en œuvre

N'hésitez pas à partager cet article :

L’exécution d’un projet implique la collaboration de plusieurs départements d’une entreprise. Le management de projet met en interaction des employés opérationnels aux diverses compétences. Beaucoup d’éléments peuvent accroître le risque d’échec d’un projet d’entreprise. Il est important, pour les managers, d’avoir un groupe de personnes capables de remplir des tâches spécifiques pour assurer l’avancement du projet. C’est le fameux comité de pilotage. Celui-ci devra fournir des conseils aux membres de l’équipe pour assurer la coordination ; mais également pour les soutenir et les motiver dans l’exécution de leur tâche.

Le comité de pilotage peut être très utile quand des conflits internes surgissent entre les différents acteurs, départements ou les parties prenantes. L’équipe de pilotage de projet veille, par ailleurs, au respect du budget alloué à l’exécution du projet. Il est donc important que le manager doit constituer un comité de pilotage de projet efficace. Car le succès ou l’échec du projet dépend particulièrement des actions menées par celui-ci.

Toutefois, il est capital de savoir que la création d’un comité de pilotage présente quelques défis. Le comité de direction est un élément important dans le processus de gestion d’un projet. Pour cela, il faut que les membres de la direction et chaque membre du comité de pilotage soient conscients des défis ; ou des pièges liés à cette responsabilité. En effet, ce comité doit faire face à de nombreux défis comme :

  • la gestion des conflits de personnalité et d’intérêt personnel,
  • l’augmentation du nombre des réunions,
  • la définition des rôles de chaque membre du comité.

En tenant compte de toutes ces exigences, les managers d’entreprise devront prendre des décisions pertinentes lors de la création de leur comité directeur et accompagner les différentes phases du projet. Dans cet article, vous découvrirez 5 étapes essentielles pour créer un comité de pilotage de projet efficace. Celui-ci pourra donc orienter les équipes vers la réalisation des objectifs fixés.

Comité de pilotage : l’importance d’une bonne mise en œuvre

 

Comprendre mieux un comité de pilotage de projet

Encore appelé comité de supervision de projet, conseil des parties prenantes de projet ou équipe de direction, le comité de pilotage de projet est cet organe de direction de projet formé lors du lancement d’un projet. Pour optimiser la gestion de projet, ce comité est constitué de cadres de haut niveau. Celui-ci a pour mission de superviser, d’orienter et de soutenir le projet. Autrement dit, ce groupe de personnes détermine les besoins des équipes en charge de l’exécution du projet pour assurer l’efficacité opérationnelle. Il définit des stratégies pour répondre à ces besoins et assure le suivi du projet. Pour cela, il surveille l’exécution des différentes tâches liées au projet. En effet, ce groupe de personnes, formant le comité de pilotage, n’est pas celui qui dirige le projet. Par contre, il guide le projet et s’assure de sa réussite à travers ses conseils et ses orientations.

 

Comment construire un comité de pilotage de projet efficace ?

Une équipe de direction fonctionne essentiellement sur deux principes directeurs. Il s’agit de : donner une orientation stratégique à l’équipe et soutenir le chef de projet ou du programme. En réalité, le comité de pilotage est très souvent confronté à de nombreuses décisions liées à la gestion des ressources de l’organisation. Il est donc important que l’équipe de direction donne des orientations stratégiques. Elles faciliteront la répartition de ces ressources tout au long de l’exécution du projet ou du programme.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Top 4 des activités pour un team building réussi à Paris

De plus, même si les décisions prises concernant la poursuite ou la suspension d’un projet reviennent aux managers d’entreprise, à la direction générale ou aux propriétaires de l’entreprise, ces derniers tiennent compte en particulier des recommandations du comité directeur. C’est pourquoi les membres du comité de pilotage doivent réfléchir de façon efficiente pour piloter l’équipe et garantir la réussite du projet.

Le comité de supervision de projet est aussi appelé à soutenir efficacement le responsable de projet ou du programme. En effet, plus le projet ou le programme est complexe, plus il est essentiel que l’équipe de direction s’active pour soutenir le responsable de projet ou de programme dans la conduite de projet. Il est capital pour la réussite du programme que les membres de comités accompagnent le responsable du projet. Ils lui faciliteront la tâche en mettant à sa disposition tous les moyens dont il a besoin.

 

1 – Choix des membres d’une équipe de direction

La composition du comité de supervision de projet est constituée de hauts cadres de l’entreprise et dans une certaine mesure, de quelques clients. Chacun des acteurs impliqués doit avoir une certaine influence sur les équipes en charge de la réalisation du projet. Voilà pourquoi il est important, pour les managers d’entreprise, de tenir compte de certains facteurs pouvant les aider à sélectionner les bonnes personnes pour composer leurs comités de pilotage.

En premier lieu, il est essentiel d’analyser la personnalité du candidat potentiel ainsi que sa capacité à travailler et à réussir en équipe. En second lieu, les managers d’entreprise doivent tenir compte de l’organisation. Ainsi, le comité qui assure le pilotage du projet doit représenter chaque département concerné par le projet. Le représentant doit être une personne influente du département et disposant d’un pouvoir décisionnel.

 

2 – Renseigner clairement les membres du comité directeur sur le projet

Après avoir sélectionné minutieusement l’ensemble des acteurs constituant le comité directeur, il faut leur fournir ensuite des informations claires liées au projet. En effet, certains membres du comité peuvent être à leur première expérience, indépendamment de leurs expériences personnelles liées à leurs compétences techniques (Hard Skills) ou compétences comportementales (Soft Skills). Les managers peuvent aider, les membres qui n’ont pas l’expérience d’une équipe de direction. Ceci, à travers des formations et des encadrements. Cela est aussi valable pour les membres expérimentés, à cause de la spécificité que peut présenter un projet et aussi pour effectuer des mises à jour.

Pour cela, il est indispensable que les managers d’entreprise informent ces derniers pour qu’ils comprennent clairement le but du projet, la description, le plan et les attentes de l’organisation. Ces informations doivent être fournies aux membres avant la tenue de la première réunion du comité opérationnel. Ce qui leur permettra d’élaborer leurs différentes questions de compréhension pour mieux cerner le projet. L’information est capitale pour les membres du comité. Car elle leur permettra de savoir comment élaborer des stratégies pour bien orienter les équipes en charge de l’exécution du projet vers l’atteinte des objectifs.

 

3 – Définir des objectifs et des règles claires

L’un des points importants, lors de la création d’un comité de pilotage des projets, est la taille du projet. Celle-ci ne doit pas être trop grande ni trop petite. Cela relève de la compétence du manager et aussi de la spécificité du projet. Chaque projet a des exigences bien particulières. Cela demande certaines compétences, l’utilisation de certains outils, des moyens financiers, etc.

Pour mener à bien le projet, il est important que les managers d’entreprise fournissent aux membres du comité directeur les outils dont ils ont besoin pour réussir leur mission. Ceci en établissant des objectifs et des règles claires. Lors de votre première rencontre avec le comité, il vous faudra répondre aux questions relatives aux budgets, au nombre de changements autorisés ; et aussi décider si les idées à mettre en œuvre doivent être limitées ou pas. La définition des objectifs et des règles à l’équipe de direction permettra d’éviter les conflits liés à la personnalité ou aux intérêts personnels.

Les personnes qui ont lu cet article ont aussi lu :  Les étapes clés pour préparer une réunion efficace

 

4 – Planification des réunions de suivi

L’efficacité du comité de pilotage du projet peut diminuer en raison de la fréquence des réunions. Cela peut ainsi conduire à l’échec du projet. Par conséquent, il est avantageux que les managers d’entreprise ne planifient des réunions du comité que lorsqu’il est question de discuter de sujets pertinents et urgents. A titre d’exemple : s’il est capital de revoir le budget alloué à l’équipe afin d’atteindre efficacement les objectifs ; le manager se doit de programmer une réunion du comité avant la prise de décision.

Retarder cette réunion du comité de pilotage pourrait avoir de nombreux conséquences. On peut citer la démotivation des employés, un retard pour la livraison, des malentendus, etc. Cependant, si le projet ne nécessite pas assez de changements, les managers d’entreprise peuvent planifier des rencontres de référence sur toute la période d’exécution du projet. Toutefois, il est indispensable que chacune de ces rencontres ait un objectif bien défini.

 

5 – Prioriser une bonne communication et faire un débriefing

La circulation de l’information est essentielle entre le responsable du projet et le comité de pilotage. C’est pourquoi il faut mettre en place un mécanisme qui permettra aux membres du comité de communiquer efficacement entre eux ; et avec le responsable en charge de l’exécution du projet. Les managers peuvent donc créer un plan. Il permettra aux équipes de rencontrer les membres du comité directeur. Ainsi, pourront-ils répondre à leurs différentes questions et les informer de l’évolution du projet. 

Ils peuvent aussi se servir de l’intranet de l’entreprise pour diffuser des informations sur l’évolution du projet. Par ailleurs, il est capital que les managers fassent le point avec les membres de l’équipe de direction dès que le projet prend fin. Cela leur permettra d’avoir une idée du processus et surtout de relever les différents problèmes rencontrés.

 

Ce qu’il faut retenir sur le comité de pilotage

En général, un comité de supervision de projet augmente particulièrement les chances de réussite d’un projet. Les membres de ce comité s’assurent que les objectifs du projet s’alignent étroitement aux objectifs de l’organisation. Ainsi, le comité de pilotage se constitue essentiellement de cadres de haut niveau de l’organisation. Il fournit des directions stratégiques pour le projet et soutient le responsable du projet.

Par conséquent, la réussite d’un projet ou du programme d’une entreprise dépend essentiellement de la composition de son comité de pilotage. Il faut donc que les managers d’entreprise fassent preuve d’objectivité lors de la sélection des membres constituant le comité. Un comité directeur efficace ajoute généralement de la valeur à l’équipe en charge de la réalisation du projet. Sa présence permet d’éliminer les obstacles pouvant empêcher la réussite d’un projet.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


N'hésitez pas à partager cet article :

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

%d blogueurs aiment cette page :