Comité de pilotage : l’importance d’une bonne mise en œuvre

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L’exécution d’un projet implique la collaboration de plusieurs départements d’une entreprise. Elle met en interaction des employés aux diverses compétences. Beaucoup d’éléments peuvent accroître le risque d’échec d’un projet d’entreprise. Il est important, pour les managers, d’avoir un groupe de personnes capables de remplir des tâches spécifiques. C’est le fameux comité de pilotage. Celui-ci devra fournir des conseils aux membres de l’équipe, les soutenir et les motiver dans l’exécution de leur tâche.

Le comité de pilotage peut être très utile quand des conflits internes surgissent entre les départements ou les parties prenantes. Le comité de pilotage de projet veille, par ailleurs, au respect du budget alloué à l’exécution du projet. Il est donc important que le manager mette sur pied un comité de pilotage de projet efficace. Car le succès ou l’échec du projet dépend particulièrement des actions menées par celui-ci.

Toutefois, il est capital de savoir que la création d’un comité de pilotage présente quelques défis. Le comité de direction est un élément important dans le processus de gestion d’un projet. Pour cela, il faut que les membres de ce comité soient conscients des défis ou des pièges liés à cette responsabilité. En effet, ce comité doit faire face à de nombreux défis comme :

  • la gestion des conflits de personnalité et d’intérêt personnel, 
  • l’augmentation du nombre des réunions, 
  • la définition des rôles de chaque membre du comité. 

En tenant compte de toutes ces exigences, les managers d’entreprise devront prendre des décisions pertinentes lors de la création de leur comité directeur. Dans cet article, vous découvrirez 5 étapes essentielles pour créer un comité de pilotage de projet efficace. Celui-ci pourra donc orienter les équipes vers la réalisation des objectifs du projet.

Comité de pilotage : l’importance d’une bonne mise en œuvre

 

Comprendre mieux un comité de pilotage de projet

Encore appelé comité de supervision de projet, conseil des parties prenantes de projet ou équipe de direction, le comité de pilotage de projet est cet organe de direction de projet formé lors du lancement d’un projet. Ce comité, constitué de cadres de haut niveau, a pour mission de superviser, d’orienter et de soutenir le projet. Autrement dit, ce groupe de personnes détermine les besoins des équipes en charge de l’exécution du projet. Il définit des stratégies pour répondre à ces besoins et surveille l’exécution des différentes tâches liées au projet. En effet, ce groupe de personnes, formant le comité de pilotage, n’est pas celui qui dirige le projet. Par contre, il guide le projet et s’assure de sa réussite à travers ses conseils et ses orientations.

 

Comment construire un comité de pilotage de projet efficace ?

Une équipe de direction fonctionne essentiellement sur deux principes directeurs. Il s’agit de : donner une orientation stratégique à l’équipe et soutenir le responsable du projet ou du programme. En réalité, le comité de pilotage est très souvent confronté à de nombreuses décisions liées à l’utilisation des ressources de l’organisation. Il est donc important que l’équipe de direction donne des orientations stratégiques. Elles faciliteront la répartition de ces ressources tout au long de l’exécution du projet ou du programme. 

De plus, même si la décision concernant la poursuite ou la suspension d’un projet revient aux managers d’entreprise ou aux propriétaires de l’entreprise, ces derniers tiennent compte en particulier des recommandations du comité directeur. C’est pourquoi les membres du comité de pilotage doivent réfléchir de façon efficiente pour garantir la réussite du projet.  

Le comité de supervision de projet est aussi appelé à soutenir efficacement le responsable de projet ou du programme. En effet, plus le projet ou le programme est complexe, plus il est essentiel que l’équipe de direction s’active pour soutenir le responsable de projet ou de programme dans ces différentes actions. Il est capital pour la réussite du programme que les membres de comité accompagnent le responsable du projet. Ils lui faciliteront la tâche en mettant à sa disposition tous les moyens dont il a besoin.

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1 – Choix des membres d’une équipe de direction

Le comité de supervision de projet est constitué des hauts cadres de l’entreprise et dans une certaine mesure, de quelques clients. Chacun de ces membres doit avoir une certaine influence sur les équipes en charge de la réalisation du projet. Voilà pourquoi il est important, pour les managers d’entreprise, de tenir compte de certains facteurs pouvant les aider à sélectionner les bonnes personnes pour composer leur comité de pilotage.

En premier lieu, il est essentiel d’analyser la personnalité du candidat potentiel ainsi que sa capacité à travailler et à réussir en équipe. En second lieu, les managers d’entreprise doivent tenir compte de l’organisation. Ainsi, le comité doit représenter chaque département concerné par le projet. Le représentant doit être une personne influente du département et disposant d’un pouvoir décisionnel.

 

2 – Renseigner clairement les membres du comité directeur sur le projet

Après avoir sélectionné minutieusement les personnes constituant le comité directeur, il faut leur fournir ensuite des informations claires liées au projet. En effet, certains membres du comité peuvent être à leur première expérience, indépendamment de leurs expériences personnelles liées à leurs compétences techniques (Hard Skills) ou compétences comportementales (Soft Skills). Les managers peuvent aider, les membres qui n’ont pas l’expérience d’une équipe de direction. Ceci, à travers des formations et des encadrements. Cela est aussi valable pour les membres expérimentés, à cause de la spécificité que peut présenter un projet et aussi pour effectuer des mises à jour.

Pour cela, il est indispensable que les managers d’entreprise informent ces derniers pour qu’ils comprennent clairement le but du projet, la description, le plan et les attentes de l’organisation. Ces informations doivent être fournies aux membres avant la tenue de la première rencontre du comité. Ce qui leur permettra d’élaborer leurs différentes questions de compréhension pour mieux cerner le projet. L’information est capitale pour les membres du comité. Car elle leur permettra de savoir comment élaborer des stratégies pour bien orienter les équipes en charge de l’exécution du projet vers l’atteinte des objectifs.

 

3 – Définir des objectifs et des règles claires

L’un des points importants, lors de la création d’un comité de pilotage de projet, est la taille du projet. Celle-ci ne doit pas être trop grande ni trop petite. Cela relève de la compétence du manager et aussi de la spécificité du projet. Chaque projet a des exigences bien particulières. Cela demande certaines compétences, l’utilisation de certains outils, des moyens financiers, etc. 

Pour cela, il est important que les managers d’entreprise fournissent aux membres du comité directeur les outils dont ils ont besoin pour réussir leur mission. Ceci en établissant des objectifs et des règles claires. Lors de votre première rencontre avec le comité de supervision de projet, il vous faudra répondre aux questions relatives aux budgets, au nombre de changements autorisés et aussi décider si les idées à mettre en œuvre doivent être limitées ou pas. La définition des objectifs et des règles à l’équipe de direction permettra d’éviter les conflits liés à la personnalité ou aux intérêts personnels.

 

4 – Planification des réunions de suivi

L’efficacité du comité de pilotage du projet peut diminuer en raison de la fréquence des réunions. Cela peut ainsi conduire à l’échec du projet. Par conséquent, il est avantageux que les managers d’entreprise ne planifient des réunions que lorsqu’il est question de discuter de sujets pertinents et urgents. Par exemple, s’il est capital de revoir le budget alloué à l’équipe afin d’atteindre efficacement les objectifs, le manager se doit de programmer une réunion le plus tôt possible. 

Retarder cette réunion pourrait avoir comme conséquences la démotivation des employés, un retard pour la livraison, des malentendus, etc. Cependant, si le projet ne nécessite pas assez de changements, les managers d’entreprise peuvent planifier des rencontres de référence sur toute la période d’exécution du projet. Toutefois, il est indispensable que chacune de ces rencontres ait un objectif bien défini.

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5 – Prioriser une bonne communication et faire un débriefing

La circulation de l’information est essentielle entre le responsable du projet et le comité de pilotage. C’est pourquoi il faut mettre en place un mécanisme qui permettra aux membres du comité de communiquer efficacement entre eux et avec le responsable en charge de l’exécution du projet. Les managers peuvent donc créer un plan. Il permettra aux équipes de rencontrer les membres du comité directeur. Ainsi, pourront-ils répondre à leurs différentes questions et les informer de l’évolution du projet. 

Ils peuvent aussi se servir de l’intranet de l’entreprise pour diffuser des informations sur l’évolution du projet. Par ailleurs, il est capital que les managers fassent le point avec les membres de l’équipe de direction dès que le projet prend fin. Cela leur permettra d’avoir une idée du processus et surtout de relever les différents problèmes rencontrés.

 

Ce qu’il faut retenir sur le comité de pilotage

En général, un comité de supervision de projet augmente particulièrement les chances de réussite d’un projet. Les membres de ce comité s’assurent que les objectifs du projet s’alignent étroitement aux objectifs de l’organisation. Ainsi, le comité de pilotage se constitue essentiellement de cadres de haut niveau de l’organisation. Il fournit des directions stratégiques pour le projet et soutient le responsable du projet.

Par conséquent, la réussite d’un projet ou du programme d’une entreprise dépend essentiellement de la composition de son comité de pilotage. Il faut donc que les managers d’entreprise fassent preuve d’objectivité lors de la sélection des membres constituant le comité. Un comité directeur efficace ajoute généralement de la valeur à l’équipe en charge de la réalisation du projet. Sa présence permet d’éliminer les obstacles pouvant empêcher la réussite d’un projet.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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