Communication inefficace : une source de défaillance interne en entreprise

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Les actions de communication sont omniprésentes dans chaque contexte de la vie quotidienne. Sur le plan personnel, on éprouve régulièrement le besoin de communiquer pour développer notre identité, partager nos idées et exprimer nos valeurs. Sur le plan professionnel par contre, elle sert à améliorer continuellement les relations interpersonnelles. Une communication inefficace peut donc conduire à des drames.

La communication tient une importance capitale dans l’échange de données au sein de l’entreprise. Elle sert généralement à ordonner l’organisation du travail et gérer les relations publiques. Une communication efficace favorise ainsi la coordination entre chaque département, la cohésion d’une équipe et la satisfaction de la clientèle.

Cependant, beaucoup d’entreprises sont fréquemment affectées par des problèmes de communication. Les conséquences sur son environnement interne et externe peuvent être critiques. En effet, une communication d’entreprise inefficace est capable d’affecter le moral des employés, de décourager la clientèle ou encore de détériorer la productivité.

Communication inefficace : une source de défaillance interne en entreprise

 

Les facteurs d’une communication inefficace

Nombreux sont les facteurs qui peuvent nuire à la communication interne et externe en entreprise tels que l’utilisation d’outils technologiques et de supports de communication non adaptés, les surcharges d’informations au quotidien et la mauvaise interprétation de l’information.

 

Des outils technologiques non adaptés

Le monde actuel est en pleine révolution numérique. Mais l’utilisation des outils digitaux pour assurer la communication en milieu professionnel est un choix à considérer. Les logiciels de visioconférences et les réseaux sociaux ont bien révolutionné l’univers professionnel, mais parfois ils ne suffisent pas à assurer une bonne communication. La technologie, bien qu’elle soit indispensable dans le secteur de la communication, peut notamment constituer une véritable source de problèmes. En effet, les outils technologiques non adaptés peuvent devenir une source de distraction pour les employés et impacter la communication interne. En outre, ils leur font perdre du temps et font diminuer la cohésion d’équipe.

 

Une surcharge d’information en permanence crée une communication inefficace

Dans le monde professionnel, le courrier électronique a constamment fait ses preuves en tant qu’outil de communication par défaut. En principe, tous les échanges internes et externes se concrétisent la plupart du temps par email. Il est donc évident que les salariés ne parviennent plus à absorber les messages qui inondent leurs boîtes mail. Ils font face à des problèmes de surinformation.

En effet, combien d’emails reçoit un employé tous les jours ? Combien de temps passe-t-il à les traiter par semaine ? En plus des risques élevés de faire manquer des informations importantes, la communication par courrier électronique peut également faire perdre du temps aux employés.

 

Une mauvaise interprétation de l’information

La communication est le fondement de l’ensemble des activités opérationnelles internes. Cependant, il est souvent difficile pour l’entreprise de fixer des conditions et des normes pour une communication efficace. La difficulté en matière de stratégie de communication interne est de ne pas pouvoir transmettre simultanément les informations aux employés.

Dans cette situation, les risques de mal interpréter l’information sont toujours élevés et les conséquences sur les opérations internes peuvent être graves. Cela peut se traduire par la circulation d’une information inexacte, un phénomène fréquent et bien connu des employés. Ceci peut conduire généralement à la confusion ou à la non-considération des requêtes en raison de l’absence d’un moyen de communication direct avec les responsables.

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Les inconvénients d’une communication inefficace

Nombreux sont les inconvénients d’un plan communication inefficace, ceux-ci peuvent engendrer une confusion continuelle au travail, une ambiance tendue entre collègues et une baisse de motivation permanente.

 

Confusion continuelle au travail 

La communication a pour rôle d’informer le personnel sur les objectifs à atteindre, les missions à réaliser et les actions à entreprendre. Par conséquent, toute information émanant de la direction ou d’un responsable doit être claire et opportune. Si elle n’est pas menée en ce sens, les risques de confusion entre les collègues ou même entre les divers services seront particulièrement élevés. La confusion au travail est une situation défavorable à éviter, mais lorsque la barrière de la communication se pose, ses conséquences auront une grande incidence sur l’efficacité des employés, la gestion du temps et l’accroissement de la productivité.

 

Ambiance tendue entre collègues avec une communication inefficace

Les locaux de l’entreprise sont l’endroit où le personnel passe la plupart de son temps. Il y a donc besoin de nouer des liens autour de l’environnement de travail afin de se sentir bien intégré. Il se peut également qu’il éprouve des difficultés dans l’exécution de son travail et le fait d’avoir un collègue sur qui compter dans ces circonstances lui donne une grande assurance.

Cependant, une mauvaise gestion de la communication peut faire obstacle à la cohésion déjà établie au sein d’une équipe de travail. Une simple interprétation erronée de l’information peut mener à une iniquité dans la répartition des tâches et créer des conflits ainsi que des ressentiments entre les employés.

 

Manque de motivation permanente

Améliorer la communication interne permet de booster la motivation des employés d’une entreprise. Pour les motiver davantage, il est nécessaire de les reconnaître et de les apprécier pour leur travail. Cela leur apporte une grande satisfaction et une volonté de s’engager d’avantages dans leurs missions habituelles.

En plus d’encourager la communication, les employés ont également besoin d’être écoutés. Il revient au manager de prendre en compte leurs idées afin de garantir leur épanouissement au sein de l’entreprise. Cependant, ces enthousiasmes sont spontanément affaiblis lorsqu’ils sentent une inégalité dans la façon d’exprimer les opinions ou quand il n’y a pas de rétroaction adéquate à leurs requêtes. Cela entraine souvent des sentiments de frustrations, car ils ont l’impression de ne pas être à leur place ou apprécié à leurs justes valeurs. D’où la nécessité de savoir bien communiquer.

 

Les intérêts à mettre en place une communication efficace

Instaurer une communication efficace au sein de l’entreprise permet d’améliorer les relations des collaborateurs, de renouveler les conditions de travail et de stimuler la motivation du personnel.

 

Amélioration des relations des collaborateurs

Lorsque la communication entre les employés est précise et fiable, l’exécution du travail est fluide et ordonnée. Cela permet de construire un bon relationnel et de favoriser la relation entre collègues. Maintenir une bonne communication favorise entre autres la cohésion d’équipe, car il n’y a aucun risque de confusion dans la répartition des tâches. Garantir une communication honnête et efficace peut également éliminer les barrières posées par la diversité culturelle dans une entreprise. Cela crée un bon climat de travail et renforce la confiance ainsi que la motivation des employés.

 

Renouvellement des conditions de travail

L’utilisation de moyens de communication bien adaptés aux besoins de l’entreprise facilite l’organisation du travail. Les employés subissent moins de stress et de pression au quotidien du fait que les risques de saturation d’informations sont assez faibles. L’élimination de la situation d’infobésité ou « Information Overload » leur propose également une meilleure cadre de vie et un environnement de travail idéal. En effet, une communication parfaite et opportune permet à l’entreprise d’établir une harmonie entre chaque département.

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Stimulation de la motivation du personnel

L’établissement d’un support de communication direct avec les cadres supérieurs est une excellente technique qui assure la croissance de l’entreprise. Cela permet d’analyser les opinions des employés comme ils sont susceptibles de trouver de nouvelles idées créatives. Une communication efficace entre les cadres et les salariés permet également d’identifier les talents et les compétences de chaque employé. Cela constitue un avantage majeur dans la répartition du travail en fonction des compétences individuelles et assure la productivité.

 

Les stratégies de communication en entreprise

Il est important d’adopter une stratégie de communication efficace pour garantir le succès à long terme de l’entreprise.

 

Privilégiez la communication en face à face pour éviter une communication inefficace

En termes de relations interpersonnelles, la communication directe est le meilleur moyen pour informer ou persuader un interlocuteur. En effet, il est opportun de faire passer le message en face à face surtout dans le cas où celui-ci possède des critères complexes. Ce style de communication est actuellement très utilisé en mode visioconférence dans le travail à distance pour faire passer des notes de travail important, mais il est souvent négligé en entreprise.

 

Créer un espace de travail intelligent et sécurisé

La centralisation des outils de communication est le moyen le plus fiable pour assurer le partage d’informations exactes entre le personnel, éviter la confusion dans la répartition des tâches et éviter les pertes de temps. Il est donc avantageux de s’investir dans un espace de travail intelligent et sécurisé. Ceci permettra de faciliter l’accessibilité à l’information et d’être à jour de toutes les modifications. C’est un outil qui rassemble les plateformes, les applications et les types de contenus d’une organisation.

 

Communiquez un message clair et accessible

La communication est au cœur de toutes les activités de l’entreprise. Elle se doit d’informer sur les directives à suivre afin de réaliser le travail. Il est donc important de transmettre des informations claires et accessibles pour éviter la création des confusions au niveau de chaque équipe de travail. Une communication claire et accessible se traduit généralement par une information facile à capter. Si elle est toujours conduite dans ce sens, le succès à long terme de l’entreprise est garanti.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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