Le management des 3% : comment l’éviter ?

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Le management des 3% est une notion incontournable que doit maitriser le manager pour éviter certaines erreurs. Cela signifie qu’un management a été mis en œuvre en fonction d’une minorité de personnes.

Parce que dans nos entreprises, une minorité de gens ne vont pas se conformer aux bonnes pratiques, aux bonnes manières de fonctionner, alors nous allons mener un management spécifique qui va concerner l’ensemble des équipes.

Malheureusement parce que cette minorité ne va pas travailler « correctement », nous allons mettre en place des règles et des procédures pour faire en sorte que tout le monde respecte les bonnes pratiques et les bonnes manières de fonctionner de l’entreprise.

Le problème c’est que ces procédures vont réduire l’autonomie, les prises d’initiatives, la confiance ou encore réduire l’esprit de créativité. Une lourdeur administrative et des procédures vont venir réduire la productivité. Finalement, les collaborateurs vont devenir moins responsables et moins motivés simplement parce que 3% ou une minorité des gens ne respectent pas les bonnes manières de fonctionner.

Management des 3% : comment l'éviter ?

 

Un exemple de management des 3%

Le point de départ

Prenons un exemple très simple. Imaginons que pour travailler, les employés ont besoin de gants. Ici, les gants sont disponibles pour tout le monde. Les employés peuvent se servir. Le problème commence quand une minorité de gens vont commencer à se servir et prendre des gants pour chez eux. Une minorité de personnes va donc voler quelques gants.

Le management va s’en rendre compte et va mettre en place une procédure très lourde pour éviter de se faire voler du matériel. Le problème c’est que la plupart du temps, ce n’est qu’une extreme minorité qui vole. Il suffit de l’identifier et de la sanctionner.

Mais généralement, l’encadrement ne se préoccupe pas d’identifier cette minorité. Il va mettre en place le le management des 3% en établissant des procédures lourdes et compliquées.

 

Les contraintes

Parce que certaines paires de gants ont mystérieusement disparues, une procédure lourde et complexe est mise en oeuvre. Un magasin d’entreprise est créé, avec un local et un employé à temps plein. La seule place disponible est de l’autre coté de l’entreprise. Pour pouvoir avoir une paire de gants, il faut remplir toute une série de paperasse.

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L’employé qui a besoin d’une paire de gants va se rendre au magasin. Si le responsable du magasin n’est pas encore arrivé ou disponible, l’employé va devoir attendre. De plus, il lui aura fallu traverser toute l’entreprise. Il va donc perdre cinq ou dix minutes dans l’attente, sans compter le temps de traverser l’entreprise pour aller chercher des gants.

Ensuite, il faudra remplir un document en expliquant son identité et en justifiant le “pourquoi du comment” nous avons besoin d’une paire de gants. L’employé va donc prendre du temps à remplir un document.

En échange, il va avoir enfin le droit à une paire de gants. Il retournera au travail et utilisera cette paire de gants. Elle va donc s’abimer puisqu’il aura travaillé sérieusement. Il devra donc retourner régulièrement au magasin pour avoir une nouvelle paire de gants.

Dans ce management des 3%, l’employé peut s’entendre dire : « chacun a le droit à une paire de gants par semaine”. Sauf que cette personne, dans son métier, a besoin d’une paire de gants tous les deux jours parce que son activité est sensiblement différente. Il devra donc batailler pour finalement se heurter à un mur.

 

Les conséquences

Nous voyons donc, à travers cet exemple, toutes les pertes de temps et d’énergie :

Nous allons perdre du temps dans les allers/retours pour aller au magasin.

les employés devront attendre que le magasin ouvre ou que le responsable soit disponible.

l’employé va être pénalisé. Pendant le reste de la semaine il va avoir une paire de gants qui ne sera pas en bon état.

Enfin, nous devrons remplir des documents.

Le tout, pour éviter que les 3% prennent des paires de gants et les utilisent chez eux sans compter la perte d’autonomie de la part des employés et le contrôle supplémentaire qui est exercé sur leur travail. Il est fort probable que leur  motivation au travail et leur engagement diminue.

De plus, toutes ces procédures ne créent aucune valeur. Ce n’est donc pas un investissement mais bien un coût pour et simple.

 

Comment éviter le piège du management des 3% ?

La situation

Cherchons à ne pas tomber dans le management des 3%. Pour cela, imaginons que le magasin soit constamment ouvert. Les employés peuvent s’y rendre et prendre le nombre de paires de gants dont ils ont besoin.

Il est possible de mettre en place une organisation où les collaborateurs notent simplement sur un papier combien ils ont pris de paires de gants. Ainsi, nous pouvons suivre les stocks et savoir quand nous devons commander du stock supplémentaire.

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Les avantages

L’avantage, sans le management des 3%, c’est que l’employé peut aller à n’importe quel moment chercher une paire de gants. Ainsi, peut-il y aller et en prendre deux, trois ou quatre d’avance. Cela évite les allers/retours. Il note sur un papier ce qu’il a pris. C’est très simple et très efficace. Cela évite de payer une personne à temps plein pour rester au magasin. Il suffit d’une seule personne qui s’occupe des commandes de stock.

Le gros avantage de ce mode de fonctionnement, c’est que l’on va gagner en temps. Certains employés perdront moins de temps puisqu’ils feront moins d’allers/retours. On ne paiera pas une personne à temps plein pour s’occuper du magasin. De plus, la personne aura une paire de gants qui sera toujours en bon état. Elle travaillera mieux et il y aura moins de risques en termes de sécurité et en termes de blessures.

Finalement, qu’une minorité prenne des gants pour chez eux n’est pas très grave. En effet, c’est largement compensé par des gains de productivité, par le fait d’éviter de perdre du temps et d’éviter de payer des personnes à temps plein simplement pour contrôler une paire de gants qui ne coute pas très cher.

Les personnes peuvent donc se concentrer sur leur travail qui crée de la valeur. Nous sommes donc dans une logique productive qui permettra à l’entreprise de se focaliser sur les bonnes priorités.

 

En conclusion sur le management des 3%

C’est ce qu’on appelle le management des 3%. C’est un piège dans lequel nous devons faire attention à ne pas tomber. Il faut éviter de mettre en oeuvre des procédures extrêmement lourdes simplement pour éviter qu’une minorité ne gaspille un petit peu l’argent de l’entreprise.

Parce qu’en ne manageant pas les 3%, même si nous aurons un peu de déperditions, nous aurons surtout beaucoup de gains de productivité, beaucoup moins de pertes de temps. Nous nous assurerons que chacun ait bien les moyens de faire son travail efficacement et en toute sécurité.


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