Organisation des tâches : 11 leviers puissants pour s’organiser

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Les journées durent 24 heures. C’est ce laps de temps qui nous permet de faire ce qui est prévu dans notre liste de tâches à réaliser ou mener à bien notre gestion de projets. L’accélération de notre rythme de vie nous encourage sans doute à organiser notre emploi du temps de manière optimisée afin de procéder à une meilleure gestion du temps et d’avoir une bonne organisation des tâches.

Quel que soit le secteur de travail au sein duquel nous évoluons, nous cherchons tous à maximiser notre productivité. Seule l’organisation personnelle peut nous permettre de mieux organiser notre quotidien. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de prendre le temps d’organiser et de procéder à la planification de nos tâches. 

À terme, améliorer son organisation prend la forme d’une habitude, d’une routine. Toutefois, la planification dépend de notre personnalité, et de notre capacité à rester déterminé. 

Après avoir dressé la liste des tâches à exécuter, il est indispensable d’organiser son emploi du temps en fonction d’elles puis de l’exécuter conformément à notre planification !

Voici comment organiser son travail par l’intermédiaire des tâches que nous devons effectuer.

Organisation des tâches : 11 leviers puissants pour s’organiser

 

1. La gestion des tâches et l’appréhension des tâches 

Comment avoir une meilleure organisation du travail par l’intermédiaire d’une bonne gestion des tâches ? 

La liste des tâches à exécuter

Dans le désordre, vous pouvez distinguer votre liste de tâches à faire, de la liste des tâches de la journée. Votre liste est toujours sur un coin de votre bureau et elle est actualisée en fonction de la prise en considération de telle ou telle tâche. 

Estimer les tâches

Gérer plusieurs tâches dans une journée requiert de les estimer en termes de durée. Cela permet de gagner en efficacité. Pour faciliter cette étape, il est possible d’utiliser des outils de gestion de temps. 

Minimisez le nombre de tâches quotidiennes 

Gérer son organisation personnelle requiert de ne pas se surcharger. En effet, il s’agit d’effectuer toutes les tâches sans en laisser une seule inachevée avant la fin de la journée. 

Une tâche à la fois

Évitez autant que possible le multitasking ! Notre cerveau n’est pas conçu pour faire plusieurs choses à la fois, et cela est aussi vrai pour les plus intelligents d’entre nous. 

Priorisez les tâches 

Nous devons prioriser les tâches qui sont urgentes. Ainsi, vous devez hiérarchiser les tâches les plus importantes des moins importantes. La matrice d’Eisenhower peut vous permettre de prioriser la liste des tâches. Vous constaterez que la motivation survient dès lors qu’une tâche importante est achevée.

 

2. Organiser votre emploi du temps des tâches

Vous pouvez créer un calendrier des tâches en tenant compte de leur ordre d’importance, et ce, en fonction de leur chronologie. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de dresser une liste des tâches, des tâches urgentes et de les hiérarchiser au préalable.

 

3. Commencez par les tâches les plus complexes

Cela est valable dès que vous commencez votre journée. Celui qui organise et gère son emploi du temps en commençant par ce qu’il aime le moins saura mieux s’organiser. C’est la fameuse technique « eat the frog » ou « avaler le crapaud » en français.

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Gérer de façon efficace son temps de travail nécessite de suivre les tâches selon l’ordre de planification afin qu’elles soient accomplies conformément à ce que vous aviez prévu. D’autres éléments sont à prendre en considération :

 

4. Apprendre à résister aux distractions pour une bonne organisation des tâches

Il existe de nombreuses distractions qui vous empêchent de rester concentré. Il s’agit entre autres des appels téléphoniques et des notifications que vous recevez et qui provoquent des interruptions incessantes. Ainsi, bruits extérieurs ou conversations bruyantes peuvent altérer l’accomplissement de vos tâches urgentes.

Augmentez votre productivité et votre gestion du temps afin de réaliser certaines tâches requiert donc de prendre des mesures correctives.

Ainsi, éloignez votre téléphone, mettez-le en silencieux ou en mode avion, et isolez-vous dès lors que vous travaillez en open-space et que vous avez besoin de toutes vos capacités de concentration. Il existe également des applications qui peuvent vous permettre de bloquer d’éventuelles interruptions liées aux paramètres de certaines applications que vous utilisez (et notamment les réseaux sociaux) !

 

5. La (lutte contre) la procrastination

Nous sommes tous enclins à vouloir une satisfaction immédiate lorsque nous agissons et dès lors que nous menons à bien des projets à long terme, nous pouvons être frustrés de son état d’avancement.

Pourtant, l’une des priorités professionnelles (et personnelles) dans la gestion des tâches consiste à faire tout de suite ce qui prend moins de deux minutes, et donc à ne pas reporter certaines tâches au risque de perdre du temps sur son organisation.

 

6. L’importance des pauses pour une bonne organisation des tâches

Il est nécessaire de faire de vraies pauses afin de gagner en productivité et d’organiser nos tâches comme il se doit (Loi d’Illich).

 

7. La technique Pomodoro

Nous avons déjà mentionné cette technique à plusieurs reprises, et ce n’est pas faute d’avoir explicité ses bienfaits. La méthode Pomodoro consiste à chronométrer les tâches pour gagner en productivité. Il s’agit de réaliser telle ou telle tâche par tranche de 20 minutes. Lancez le minuteur et passez à l’action.

 

8. L’environnement de travail

L’ordre est propice à l’exécution efficace des tâches. Nous pouvons ainsi trouver les documents nécessaires plus rapidement et plus facilement. L’avantage est que nous pouvons gagner du temps en respectant notre environnement de travail et ainsi améliorer et organiser son travail au mieux.

 

9. L’importance de l’hygiène de vie pour une bonne organisation des tâches

Améliorer sa productivité en ayant peu dormi et sans voir la lumière du jour peut s’avérer compliqué. Gérer cette tâche difficile ou gérer ses tâches là chronophages n’est envisageable qu’à la condition d’avoir un espace de travail agréable, mais surtout une bonne hygiène de vie. 

N’oubliez donc pas de manger sainement, et de pratiquer une activité physique régulière.

 

10. Suivre une formation ?

Il existe de nombreuses bonnes pratiques en termes de gestion du temps de travail. C’est la raison pour laquelle de nombreux managers suivent des formations pour apprendre à gérer l’organisation de leur travail et celui de leurs équipes. Gérer son planning et les tâches de vos différents collaborateurs est une activité à temps plein et requiert parfois de suivre une formation en gestion et d’apprendre à planifier.

 

11. Les outils d’organisation des tâches

De nombreux logiciels de gestion performants et faciles d’usage existent sur le marché. 

OneNote de Microsoft permet par exemple (comme son nom l’indique) de prendre des notes, mais aussi de faire des listes. 

Aussi, Trello peut s’avérer être un outil de gestion et de planification indispensable qui permet d’organiser et gérer vos tâches au quotidien. 

Les avantages de la gestion des tâches sont nombreux. Cela vous permet de mener à bien les projets qui vous tiennent à cœur et vous contraint de bien organiser le travail et d’être plus productif. Ainsi, vous aurez des facilités à mieux gérer votre temps de travail, ce qui rendra votre emploi du temps plus flexible… Et disponible pour profiter pleinement de votre vie personnelle !

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En conclusion pour avoir une bonne organisation des tâches

Quelques prérogatives sont essentielles pour gérer son planning avec succès : 

  • Établir des priorités de tâches en fonction de vos objectifs 
  • Organiser les tâches en fonction de votre plan d’action 
  • Améliorer son organisation et faire preuve d’efficacité professionnelle en luttant contre la procrastination
  • Appliquer et améliorer son planning. Certains plannings sont trop remplis et des outils tels que Trello peuvent nous aider à nous améliorer 
  • inclure les facteurs externes et notamment les considérations personnelles pour gagner en productivité.
  • Gagner du temps en mettant en place des routines permet de maximiser son efficacité
  • Rester exigeant pour optimiser votre travail, mais se montrer bienveillant envers soi   

Organiser sa journée, organiser son activité, organiser son travail et organiser efficacement son emploi du temps en fonction des tâches que nous avons à accomplir est loin d’être évident. 

Il est nécessaire de faire preuve de détermination et de résistance afin de ne pas perdre du temps, et de s’imprégner des outils (gestionnaire de tâche).

Une stratégie d’organisation peut être mise en place par l’intermédiaire d’une formation en gestion de son temps de travail et de ses tâches. 

Nous avons tous l’habitude d’utiliser un emploi du temps et de le suivre rigoureusement. La mise en place d’un planning personnel des tâches et/ou professionnel peut donc nous permettre de réorganiser le travail en conséquence. 

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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