La planification au sein d’un agenda permet de gérer son temps et de prioriser les tâches urgentes, de contrer les distractions, de réaliser une liste de tâches chaque jour qui passe. Organiser son agenda permet également d’éviter de perdre du temps, de mieux gérer les projets et d’organiser son temps de travail afin de gagner en productivité. 

Cependant, gérer son emploi du temps, son agenda ou son planning, requiert de savoir comment procéder pour mieux gérer votre temps. 

Vous trouverez ici un ensemble de conseils vous permettant de planifier votre travail de manière optimale et efficace. Voici 11 conseils pour organiser son agenda.

 

1. La forme de l’agenda : numérique ou papier ?

Google Agenda, Outlook et autres logiciels en ligne sont de formidables outils vous permettant d’organiser votre temps. De tels agendas vous permettent de partager des événements, de consulter votre agenda via un compte, et de vous envoyer des rappels.

Également, vous pourrez différencier les tâches entre elles et planifier les rendez-vous grâce à un code couleur : par exemple, bleu RDV client, rouge RDV perso, bleu Suivi projet, etc.

La possibilité de partager votre agenda avec vos collaborateurs vous permettra de déléguer certaines de vos tâches plus facilement.

L’avantage de l’agenda numérique est qu’il est accessible partout et modifiable à souhait.

Mais pour soi, l’agenda papier peut être un vrai repère. L’agenda papier, plus traditionnel, permet notamment de garder un aspect plus concret.

 

2. Définissez des objectifs ambitieux, mais réalistes

Vous pouvez vous fixer quelques objectifs par jour, mais ne vous surchargez pas. Imaginez que vos semaines de travail doivent être tenables sur le long terne. Soyez ambitieux, mais n’oubliez pas de déterminer des temps calmes durant lesquels vous pouvez vous reposer et déconnecter.

 

3. Organiser son agenda : traitez par ordre de priorité

Le fait de noter ce que vous avez à faire vous permet de lutter efficacement contre la procrastination, et de savoir ce qui est prioritaire par rapport à ce qui ne l’est pas.

Afin de vous aider à savoir ce qui est essentiel, vous pouvez vous inspirer de la matrice d’Eisenhower. Celle-ci permet de savoir ce qui est :

• Important et urgent,
• Important, mais pas urgent,
• Pas important et urgent,
• Ni urgent ni important.

Ainsi, vous pouvez faire immédiatement ce qui est important et urgent. Ensuite, vous pouvez planifier ce qui est important, mais non urgent.

Quant à ce qui est urgent, mais non important, déléguez ! Pour cela, faites des demandes claires et précises, puis contrôlez la tâche une fois réalisée permet de gagner du temps, de l’énergie, et de vous libérer pour vous occuper de tâches plus essentielles/importantes.

Notez donc qu’il est important de prioriser. C’est essentiel !

Ainsi, votre emploi du temps peut être complet et vous saurez par où commencer sans perdre vos objectifs de vue.

 

4. Intégrer la liste de tâches à faire

La To do list peut être intégrée à l’agenda sur le côté droit ou sur une page à part entière. Vous pouvez tout à fait noter vos tâches à faire sur du papier, des post-its aux couleurs différentes ou encore grâce à des outils en ligne tels qu’Evernote.

 

5. Laissez place aux imprévus & faites preuve de flexibilité

Il est important de laisser des laps de temps libres aux imprévus. Les imprévus doivent représenter environ 20% de votre temps. Ainsi, de manière plus concrète, laissez 20% d’espace vide dans votre agenda.

Vous pouvez soit regrouper ce temps libre sur une journée, soit un peu chaque jour. Vous pouvez commencer par tester puis affiner au fur et à mesure.

Dès qu’un imprévu arrive, vous avez 2 manières de le gérer :

• Le faire immédiatement parce qu’il est prioritaire. La tâche que vous deviez faire sera déplacée sur un créneau horaire libre.
• Vous planifiez cet imprévu sur un créneau libre.

 

6. Organiser son agenda : mettez de la couleur

Qu’il s’agisse de votre agenda ou d’un planning, le code couleur vous permet de savoir ce que vous avez à faire sans avoir besoin de lire à travers les petites lignes. En un coup d’œil, vous comprenez l’organisation de votre semaine. Vous gagnez ainsi du temps.

Vous pouvez organiser le code couleur en fonction des projets (chaque client a une couleur) ou pour séparer l’agenda professionnel de l’agenda personnel.

 

7. Améliorez votre emploi du temps régulièrement et prenez le temps de réfléchir

Vous pouvez définir une plage horaire sur votre agenda pour planifier et améliorer au mieux votre planning de la semaine suivante.

Prenez le temps de supprimer l’inutile ou ce qui est devenu obsolète. Vous pouvez aussi déplacer certaines tâches pour optimiser votre temps de travail.

Sachez, et cela est d’autant plus vrai si vous êtes entrepreneur, que vous devez prendre du recul afin de trouver l’inspiration et de bonnes idées. Au-delà du temps consacré aux imprévus, vous devez donc prendre le temps de penser. C’est autant voire plus important que le temps dédié aux imprévus puisqu’il s’agit de votre vision à long terme (et aussi de votre bien-être).

Pour ce faire, il est tout à fait envisageable de consacrer des créneaux horaires spécifiques. Vous pouvez même reporter certaines tâches non urgentes afin de profiter du temps qui passe et prendre le temps de réfléchir.

 

8. Organiser son agenda : gardez une certaine homogénéité

Selon la loi de Carlson, « une tâche effectuée en continu demande moins de temps et d’énergie qu’une tâche réalisée en plusieurs fois ». Évitez donc au maximum de prévoir trop de tâches différentes sur la journée. Essayez de garder une certaine homogénéité (batching).

Par exemple, regroupez dans la mesure du possible les réunions ensemble et les tâches individuelles ensemble. Évitez aussi de prévoir trop de créneaux pour une même tâche pour éviter d’y retourner trop souvent. En effet, il vous faudra à chaque fois « un temps de préchauffage » ou vous serez moins productif.

L’idée est donc de fonctionner par bloc de tâches qui ont la même thématique.

 

9. Les pics de productivité

Le lundi, vous pouvez avoir envie de commencer la semaine tranquillement. Le mardi, il se peut que vous soyez plus motivé et productif. Le jeudi, vous êtes déjà probablement fatigué et avancez lentement. Enfin, le vendredi est le jour de la semaine le plus proche du weekend et il se peut que vous manquiez grandement de productivité (concentrez-vous sur la routine, l’administratif). Cette échéance vous encourage à terminer votre travail durant la journée du vendredi. 

Aussi, et cela dépend de votre horloge biologique, il se peut que vous soyez plus productif le matin ou le soir. Nous sommes souvent soit l’un, soit l’autre. 

Faire des pauses entre les différentes tâches est d’une importance capitale pour gagner in fine en productivité.

 

10. Les plages horaires courtes

Afin de rester productif, il est conseillé de prévoir des plages horaires courtes de 45 min au minimum et 2 heures maximum. Il s’agit de créneaux de travail intenses.

Nous sommes souvent très productifs en fin de matinée. L’heure du déjeuner est le moment où notre productivité diminue, puis entre 16h et 18h notre cerveau fonctionne à nouveau à son paroxysme.

 

11. Organiser son agenda : les limites

Sans vous fixer de limite, il se peut que vous travailliez plus que de raison. Être plus performant est la conséquence logique des limites parce que vous ne vous « tuez pas à la tâche », mais contrôlez son temps d’exécution. Le fait d’établir des limites permet de vous challenger : « je peux faire telle tâche sur un tel laps de temps… »