3 conseils efficaces pour créer votre référentiel de compétences 

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Le référentiel de compétences est un outil précieux pour les managers en quête perpétuelle de meilleures compétences. Grâce à cet outil, les managers peuvent améliorer la performance de leurs équipes sans rechercher des compétences extérieures. Il les aide à définir clairement toutes les compétences nécessaires et les attitudes que les employés doivent posséder pour optimiser l’organisation du travail. Ce qui permet aux employés de bien jouer leurs rôles.

Il permet aussi de répertorier toutes les qualités professionnelles du personnel selon son savoir-être, ses aptitudes, ses connaissances et compétences. Le référentiel métier favorise des aptitudes rares chez les managers, ce qui permet de rendre leurs équipes plus performantes. C’est, par exemple, l’une des raisons qui amènent le plus souvent les managers à rechercher des employés capables de s’adapter aux différentes méthodes de travail. Ce qui permet également de répondre aux besoins de l’entreprise. Puisqu’il n’est pas facile, pour les entreprises, de tomber sur des employés polyvalents, capables d’être à la hauteur dans plusieurs domaines. C’est la raison pour laquelle il est impératif que les managers disposent de tous les outils possibles afin de mieux gérer leurs équipes.

Toutefois, l’utilisation d’un outil de gestion des compétences ne revient pas seulement aux managers. Il peut servir également aux membres de la Direction pour la politique de Ressources Humaines, aux responsables de la gestion des carrières, etc.

Dans cet article, vous découvrirez 3 conseils efficaces pour construire un référentiel de compétences.

Rappelons d’abord que beaucoup de personnes confondent le référentiel de compétences et la fiche de poste. Quelle différence existe-t-il entre ces deux termes ?

3 conseils efficaces pour créer votre référentiel de compétences 

 

Différence entre une fiche de poste et un référentiel de compétences 

Une fiche de poste est un outil qui décrit les compétences et les différentes qualifications liées à un poste (vacant ou nouveau.). Elle permet de situer le postulant, dès le recrutement, sur les qualités à posséder pour accéder à un poste. C’est pourquoi les managers et les responsables de la gestion des ressources humaines la qualifient de supports de communication. En effet, elle a pour rôle de renseigner un employé ou un aspirant à un poste sur les critères dudit poste. Cette fiche contient parfaitement les descriptions des tâches à accomplir en précisant l’environnement de travail. C’est une fiche élaborée avant une offre d’emploi et permet aux nouveaux collaborateurs d’être rapidement opérationnels. Maintenant, que retenir du référentiel de compétences ?

Le référentiel de compétences est aussi un outil de communication, mais plus axé sur les compétences existantes, l’aptitude et sur le comportement des employés. Le référentiel permet de décrire les performances recherchées ainsi que les critères de performance des employés. Avec cet outil, une entreprise aura le répertoire entier des qualités de ses équipes et des compétences en interne. Ainsi, les administrateurs et les managers peuvent anticiper les besoins. Ce qui les permet ainsi de mieux organiser et répartir les différentes tâches au sein des équipes suivant les compétences spécifiques de chacun.

En résumé, le référentiel de compétences peut être inclus dans la fiche de poste. Il permet de prendre en compte les compétences disponibles. Il sert aussi à identifier l’employé idéal qui dispose des compétences nécessaires. La fiche de poste quant à elle permet de recruter la compétence potentielle pour optimiser le capital humain.

Il existe une différence entre le savoir-faire d’un individu et ses compétences. Très souvent, ces termes reviennent lorsque l’on doit établir les deux outils précédemment comparés.

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Différence entre les compétences et le savoir-faire d’un employé

En effet, les compétences sont l’ensemble de vos capacités professionnelles qui vous rendent apte à exécuter une tâche donnée. Quand on parle des compétences professionnelles ou des compétences des collaborateurs, on parle de ses acquis professionnels. Il peut aussi s’agir des compétences techniques suivant leurs parcours professionnels. On a souvent l’habitude d’identifier les compétences clés dans la description d’un poste comme étant nécessaire pour y aspirer. Cela peut être des compétences en gestion et les compétences acquises suite à une expérience professionnelle réussie. Toutefois, si les compétences requises sont les acquis techniques d’un collaborateur, que pouvons-nous comprendre de son savoir-faire ?

Le savoir-faire d’un employé constitue l’ensemble de ses connaissances et de ses aptitudes personnelles pouvant l’aider à exceller dans un domaine. On peut savoir, grâce au savoir-faire, si un employé possède les comportements rares, que recherche un manager, pour jouer un rôle précis. Cela peut être sa capacité à s’adapter à certaines situations ou sa capacité à travailler sous pression. Il peut s’agir aussi de son sens du leadership ou de ses qualités relationnelles. Le savoir-faire peut permettre ainsi à un employé de progresser facilement dans un domaine d’activité donné.

Les compétences et le savoir-faire d’un employé sont donc des termes différents. Les compétences attendues renferment les compétences techniques et les acquis professionnels d’un employé. Et le savoir-faire met en exergue les aptitudes personnelles qui peuvent l’aider à progresser dans un rôle.

 

3 conseils efficaces pour élaborer un référentiel de compétences

 

1 – Décrire le cadre de travail dans le référentiel

Pour optimiser le management des compétences, il est important de commencer par la description complète du cadre de travail dans les référentiels de compétence. Cette action doit être la première action à effectuer avant l’identification ou la description de la tâche à accomplir. C’est pourquoi vous devez définir de façon concise le cadre de travail en précisant son objectif général pour l’entreprise et le besoin en compétences. Si le cadre dans lequel une compétence doit faire ses preuves ne requiert aucune attention particulière, cela peut démotiver l’employé. Par contre, lorsque le cadre de travail où une compétence doit être utilisée est mis en valeur, cela suscitera une attention particulière.

En effet, un cadre de travail bien établi peut permettre à une compétence de progresser dans un domaine donné. Ce faisant, vous aurez, comme on le dit, « celui qu’il faut à la place qu’il faut ».

Toutefois, pour mettre en place un référentiel précis, nous conseillons de commencer sa rédaction déjà en interne. En commençant de l’intérieur, vous connaîtrez mieux les compétences et les aptitudes de vos employés. Ce faisant, vous n’aurez plus besoin d’aller chercher une nouvelle compétence externe pendant que vous en avez à disposition. Toutefois, en établissant le cadre de travail, vous devez tenir compte du long terme. Ainsi, vous aurez une équipe efficace avec les compétences actuelles, notamment avec des employés capables de répondre présents aux exigences dans leur domaine.

 

2 – Collecter les informations adéquates pour élaborer votre cadre de travail

Lorsque vous disposez de bonnes informations avant l’élaboration de votre cadre de travail, vous êtes certain d’avoir les meilleures compétences dans l’entreprise. Pour cela, il est très important de collecter des informations nécessaires pour assurer un rôle donné avant de rechercher la compétence. Pour l’identification des compétences, vous pouvez impliquer directement vos employés. Ils peuvent contribuer à recueillir des informations ou à utiliser d’autres méthodes ou techniques. Il s’agit de :

  • questionner sur les compétences des salariés et sur les aptitudes indispensables à avoir pour mieux accomplir leurs tâches,
  • observer vos employés dans leurs différentes tâches pour évaluer les compétences et savoir qui est apte et qui ne l’est pas. Et pour identifier les membres capables de rendre leur équipe plus performante,
  • faire une enquête en interne pour mieux gérer les compétences. Un bilan de compétences pour connaître le savoir-faire qui peut permettre à votre entreprise de mieux satisfaire une demande, etc.
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Cherchez à comprendre avec votre personnel, l’ensemble des compétences et les caractéristiques de l’employé idéal capable de jouer un rôle déterminant dans l’entreprise. Par exemple, l’employé doit-il être quelqu’un de courtois ou avoir la capacité de travailler sous pression ? Etc.

Autant que la responsabilité revienne au manager d’attribuer les rôles, il doit connaître les aptitudes des membres de son équipe grâce à l’évaluation des compétences. Ce qui l’aidera à mieux manager son équipe en sachant le membre à hauts potentiels pour jouer un rôle précis.

Le département qui doit se charger de cette collecte peut également monter une équipe entière pour s’en charger. Dans ce groupe, l’on peut trouver un responsable de la politique des ressources humaines, des managers, etc.

 

3 – Concevoir le référentiel de compétences

Pour concevoir le référentiel de compétences, il est d’abord important de hiérarchiser dans un ordre requis les données recueillies. Ces données doivent comporter toutes les informations nécessaires sur les aptitudes des employés et leurs compétences. Pour cela, vous devez, non seulement, recueillir les informations sur les besoins en compétences liés à un rôle clé, mais aussi sur les compétences intermédiaires. Après cela, il suffira de concevoir votre référentiel de compétences détaillant les aptitudes et les compétences pour assumer le rôle.

Toutefois, vous devez aider les lecteurs à comprendre parfaitement que tous les critères élaborés se rapportent à liste des compétences recherchées (savoir-être.). Pour cette raison, vous devez faire usage des mots simples qui permettent une meilleure compréhension de ce que vous recherchez. Soyez descriptif sans utiliser des tournures de phrases trop techniques pour expliquer un certain rôle. Vous devez rédiger clairement le référentiel de compétences tout en vous mettant à la place des utilisateurs et du public.

Dans cet outil, vous devez préciser les connaissances et le savoir-être de l’employé tout en définissant également le poste concerné pour être opérationnel.

 

Ce qu’il faut retenir sur le référentiel de compétences

Le référentiel de compétence est un outil de gestion utilisé par les directions des ressources humaines et les managers. Cette approche par compétences permet de déterminer le savoir-être et le savoir-faire à accomplir une tâche. Grâce au management par les compétences, vous avez la possibilité de gérer efficacement les compétences de vos collaborateurs.

Vous pouvez également maîtriser le fonctionnement d’un poste en précisant toutes les tâches liées à ce poste de travail. Dans cet article, nous avons abordé 3 conseils efficaces pour créer votre référentiel de compétences. Il s’agit de :

  • décrire le cadre de travail dans le référentiel,
  • collecter les informations adéquates pour élaborer votre cadre de travail,
  • concevoir le cadre de travail.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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