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Nous avons tous participé à une réunion de travail interminable et sans intérêt, ce qui est malheureusement courant dans nos métiers. Cependant, les réunions de travail sont indispensables au bon fonctionnement de nos entreprises et organisations, car elles font partie intégrante de nos pratiques managériales. Il est donc crucial de maîtriser l’art de la conduite de réunion.

Lorsqu’elles sont bien menées et animées, les réunions de travail nous offrent la possibilité de générer de nouvelles idées et de dynamiser notre engagement individuel et collectif. Elles constituent ainsi un exercice important qu’il ne faut en aucun cas négliger.

Le risque d’une mauvaise organisation est que, avec le temps, les réunions deviennent une routine mécanique et perdent leur efficacité. Elles peuvent devenir contre-productives et dépourvues d’âme, entraînant une perte de temps précieux.

Voici donc les 3 étapes clés pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

 

1 – Déterminer l’objectif de la réunion de travail

 

Éviter de simplement redescendre de l’information

Une erreur à éviter pour savoir comment organiser une réunion de travail réside souvent dans notre tendance à penser que le contenu est essentiel. Lorsqu’une nouvelle information nous parvient, nous avons souvent le réflexe d’informer immédiatement toute l’équipe en envoyant une convocation pour une réunion.

Cependant, il arrive fréquemment qu’après la réunion, aucune énergie ni valeur ajoutée n’en ressortent. En réalité, transmettre une information de manière descendante n’a aucun intérêt au sein d’une réunion de travail, car cela fait perdre du temps à tout le monde.

C’est pourquoi il est préférable d’envoyer un e-mail. Ainsi, chacun peut le lire lorsqu’il est pleinement concentré et disponible. En cas de questions, il suffit d’appeler le responsable pour obtenir des réponses.

En revanche, lorsque des débats sont nécessaires ou qu’il est important de mettre en place des actions, c’est là que la réunion de travail prend tout son sens !

 

Créer la mise en dynamique à travers un objectif

Le premier point crucial consiste donc à déterminer les objectifs de la réunion en amont. Si nous ne savons pas où nous allons, il est difficile de décider du chemin à emprunter. Si les objectifs de la réunion ne sont pas clairement définis, il devient compliqué de savoir comment l’animer. L’objectif principal est de sortir de la réunion avec des actions concrètes. Sinon, cela signifie que nous n’avons pas été efficaces ou que nous avons simplement échangé des informations descendantes.

Avec le développement actuel et futur du télétravail, la plupart des tâches individuelles peuvent être effectuées à domicile. En revanche, les tâches collectives nécessitent toujours un travail en équipe sur site. Ainsi, les réunions de travail deviennent l’occasion de se retrouver.

En effet, aujourd’hui, et certainement encore plus à l’avenir, ces réunions jouent un rôle essentiel dans la création de liens sociaux. En effet, il est primordial que les équipes se rencontrent et échangent pour mieux se connaître et développer leurs relations en vue d’une collaboration plus efficace. Le contenu de la réunion n’est donc pas l’élément central. Les réunions de travail ont le mérite, qu’on le veuille ou non, de favoriser les relations et de contribuer à la cohésion d’équipe. Il est donc essentiel de savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

Cela signifie que les réunions de travail n’ont de sens que si l’objectif nécessite un travail en groupe. C’est pourquoi il est important de le déterminer avant le déroulement de la réunion. Ensuite, la réussite passe par l’animation adéquate.

 

2 – Animer la réunion de travail

Tout comme lors des séances de brainstorming, l’animation d’une réunion de travail est un élément essentiel pour une meilleure efficacité.

 

Partager les objectifs fixés pour savoir comment organiser une réunion de travail

Comme nous l’avons vu dans la première partie, toutes les tâches individuelles n’ont évidemment pas leur place lors d’une réunion. Ainsi, pour savoir comment organiser une réunion de travail, il est important que les personnes concernées prennent connaissance de l’information et des objectifs avant la réunion. Cela peut être long et fastidieux. Ensuite, lorsqu’il y a des actions ou des échanges nécessaires, l’organisateur expose les objectifs au début de la réunion de travail et s’assure que tous les participants les ont bien intégrés.

 

Favoriser les échanges

La réunion de travail n’a d’intérêt que si elle est constituée d’échanges entre les participants. Savoir comment organiser une réunion de travail signifie favoriser les relations et encourager la prise de parole pour rendre la réunion dynamique. Par exemple, il ne s’agit pas simplement de présenter les chiffres du mois, mais plutôt d’écouter les perspectives de chacun sur les résultats et de stimuler la créativité du groupe pour trouver les actions à mettre en place.

Un bon animateur se doit de veiller au respect du temps de parole de chacun, d’encourager les plus timides à participer et de recadrer les débats excessifs. L’animation des réunions nécessite l’utilisation d’outils tels que le projecteur et PowerPoint. En dehors des échanges, il est important de prendre des notes sur les décisions prises à l’aide d’un paperboard ou d’un carnet de notes, par exemple.

 

Impliquer les participants

Le troisième point essentiel consiste à savoir qui anime la réunion de travail lorsqu’il n’y a pas d’animateur désigné. En effet, pour qu’elle soit efficace, il est nécessaire que chacun écoute, s’intéresse et soit impliqué. Pour cela, chaque participant devra animer un sujet pendant la réunion. Ce sujet peut être lié à son domaine ou non. L’avantage est que nos équipes vont directement animer les échanges. Elles devront donc réfléchir au sujet, définir les objectifs à atteindre et savoir comment l’animer. Notre rôle en tant que manager sera de donner les moyens de réussir aux personnes qui animent un sujet.

Lors de réunions plus simples ou informelles, il faudra veiller à ce que chacun ait bien pu exprimer son avis. Ainsi, une fois cette habitude prise, chacun saura qu’il doit intervenir. Cela nécessite de préparer les réunions et de ne pas tomber dans une routine.

 

Instaurer un climat bienveillant

De plus, pour veiller à ce que les réunions de travail se déroulent de manière bienveillante, certaines entreprises n’hésitent pas à instaurer des rituels au début de celles-ci. Par exemple, toutes les réunions de travail commencent par un tour de table où chaque participant exprime quelque chose de positif qui lui est arrivé récemment ou exprime de la gratitude envers un collaborateur. La réunion démarre donc dans un état d’esprit extrêmement positif.

D’autres entreprises désignent une personne responsable de la bienveillance lors des réunions de travail. Parfois, cette personne dispose d’une clochette. Dès que des tensions apparaissent, elle actionne la clochette. Chacun sait alors qu’il doit se calmer, observer un moment de silence, puis le débat peut reprendre de manière plus sereine.

Enfin, de nombreuses entreprises forment leurs collaborateurs à la Communication Non Violente ainsi qu’à la gestion des conflits pour s’assurer que les réunions de travail se déroulent dans de bonnes conditions.

 

3 – Se mettre en dynamique avant et après la réunion professionnelle

Si nous devions définir une méthode pour se mettre en dynamique et mener une réunion efficace afin de trouver des solutions aux problèmes, je recommanderais de suivre les 7 étapes suivantes :

 

1. Partager les informations en amont

Avant la réunion, l’animateur envoie tous les documents nécessaires. Les participants les examinent et s’assurent d’avoir bien compris l’ordre du jour et les sujets à aborder avant la réunion. Par exemple, nous envoyons les résultats du mois dernier.

 

2. Présenter le constat

Lors de la réunion, la première étape consiste à présenter le constat et à s’assurer que tout le monde a bien compris. Nous abordons le document de manière factuelle et concise. Par exemple, nous discutons des résultats qui sont en régression.

 

3. Écouter les ressentis

Une fois le constat partagé, nous écoutons les ressentis de chacun. Cela nous permet de mieux comprendre l’état d’esprit de nos collaborateurs, ce qui nous sera utile à la fin de la réunion pour évaluer s’il a évolué.

 

4. Solliciter les avis

Ensuite, nous écoutons chacun sur ce qu’il pense des causes de ces résultats. Des pistes se dessinent et nous devons tous être d’accord. Il est important de retenir quelques grands points synthétiques, en restant dans une logique 20/80. Les points que nous retenons doivent faire l’unanimité.

 

5. Fixer les objectifs

Nous poursuivons en nous fixant des objectifs pour chaque point. Par exemple, développer les ventes complémentaires, échanger avec les clients pour mieux comprendre, etc.

 

6. Définir les plans d’action

Ensuite, nous définissons des actions pour chaque objectif. Il est donc essentiel de ne pas se fixer trop d’objectifs. Ainsi, avoir 3 objectifs est déjà beaucoup, car ils seront tous décomposés en actions. Tout le monde doit être en accord et prêt à les mettre en place.

 

7. S’assurer de l’engagement de chacun

À la fin, il peut être judicieux de demander à nouveau le ressenti de chacun pour voir si l’état d’esprit a évolué. Si les ressentis sont positifs, cela signifie que la motivation est présente et que nous avons réussi à instaurer une bonne dynamique. Enfin, il est important de remettre un compte rendu écrit de la réunion aux participants, reprenant chaque sujet, les décisions prises et le plan d’action.

 

Vous l’aurez compris, pour savoir comment organiser une réunion de travail, il faut intervenir avant, pendant et après la réunion. Communiquer l’objectif de la réunion de travail en amont, animer la rencontre de façon dynamique le jour J et établir un compte rendu écrit après les échanges sont les clés du succès.

Ainsi, les équipes seront mieux préparées et les échanges plus fluides. Le suivi de réunion permet d’avoir une trace écrite du travail effectué et des actions à mener. Les participants n’auront pas la sensation d’avoir travaillé « pour rien ».