Comment organiser une réunion de travail efficace : 3 étapes

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Nous avons tous participé à des réunions de travail interminables et sans intérêt. Ce sont les risques de nos métiers. Pourtant les réunions de travail sont essentielles au bon fonctionnement de nos entreprises et organisations. Elles font partie de nos rythmes managériaux. Voilà pourquoi il est important de maîtriser la conduite de réunion.

Elles nous permettent, lorsqu’elles sont bien menées et bien animées, d’obtenir de nouvelles idées et de nous mettre en dynamique non seulement individuellement, mais aussi collectivement. C’est donc un exercice important qu’il ne faut pas négliger.

Le risque d’une mauvaise organisation est qu’avec le temps, les réunions deviennent une routine. Elles ont lieu machinalement. Elles deviennent alors contre-productives et sans âme, car elles nous font perdre un temps précieux.

Voici les 3 étapes pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

 

Comment organiser une réunion de travail ?

 

1 – Déterminer l’objectif de la réunion de travail

Souvent, nous pensons que le contenu est essentiel pour organiser une réunion de travail. Une nouvelle information vient d’arriver et nous voulons informer tout le monde. Nous envoyons donc une convocation à toute l’équipe. Nous nous rencontrons et… finalement, aucune énergie et aucune plus-value ne ressort de la réunion. En effet, transmettre une information de manière descendante n’a aucun intérêt au sein d’une réunion de travail. Tout le monde perd son temps.

Il vaut mieux envoyer un mail ou remettre l’information en mains propres. Chacun peut la lire lorsqu’il est pleinement concentré et disponible. S’il y a des questions, il suffit d’appeler le manager pour avoir des réponses.

En revanche, lorsqu’il y a débat ou une nécessité de mettre en place des actions, c’est à ce moment là que la réunion de travail s’impose !

Le premier point est donc de savoir quels sont les objectifs de la réunion en amont. Si nous ne savons pas où nous allons, il est difficile de décider du chemin à emprunter. Si nous ne connaissons pas les objectifs de la réunion, il est difficile de savoir comment l’animer. Il est essentiel de ressortir de la réunion avec des actions concrètes. Sinon, cela veut dire que nous n’avons pas été efficaces ou qu’il n’y a simplement eu que des informations descendantes.

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Avec le développement en cours et à venir du télétravail, toutes les tâches individuelles vont pouvoir être faites depuis chez nous. Les tâches collectives, elles, devront toujours se faire à l’office. Ainsi, les réunions de travail seront un des prétextes pour se retrouver.

En effet, à l’heure actuelle, et sûrement bien plus dans l’avenir, elles jouent un rôle de créatrices de lien social. Il est essentiel que les équipes se voient et échangent afin de mieux se connaitre et de développer leurs liens pour travailler plus efficacement. Le contenu n’est donc pas l’essentiel de la réunion. Les réunions de travail ont pour mérite, que nous le voulions ou non, de créer de la relation et d’aider à la cohésion d’équipe. C’est donc essentiel pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace.

Cela signifie que les réunions de travail n’ont de sens, que si l’objectif nécessite un travail de groupe. Voilà pourquoi il est important de le déterminer avant le déroulement de la réunion. Ensuite, la réussite passe par l’animation.

 

2 – Animer la réunion de travail

Tout comme les séances de brainstorming, l’animation de réunion est un point essentiel pour une meilleure efficacité.

 

Partager les objectifs fixés

Comme nous l’avons vu dans la première partie, toutes les tâches individuelles n’ont bien sûr pas leur place en réunion. Ainsi, pour savoir comment organiser une réunion de travail, il faut que les personnes concernées prennent connaissance de l’information et des objectifs avant la réunion. Cela peut être long et fastidieux. Ensuite, lorsque des actions ou des échanges sont nécessaires, l’organisateur expose les objectifs au début de la réunion de travail et s’assure que tout l’auditoire les ait bien intégré.

 

Favoriser les échanges

La réunion de travail n’a d’intérêts que si elle est constituée d’échanges entre les participants. Il faut donc retenir que dans l’animation, nous devons favoriser les relations et la prise de parole afin de rendre la réunion dynamique. Par exemple, il ne doit pas être question de présenter les chiffres du mois, mais plutôt d’écouter chacun sur sa vision des résultats et de stimuler la créativité de groupe pour trouver les actions à mettre en place.

Un bon animateur se doit de veiller au respect du temps de parole de chacun, d’encourager les plus timides à participer et de recadrer les débats excessifs. Animer des réunions passe par l’utilisation d’outils comme le projecteur et le PowerPoint. En dehors des échanges, il est important de prendre des notes sur les décisions prises à l’aide d’un paperboard ou d’un carnets de notes par exemple.

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Impliquer les participants

Le troisième point est de savoir qui anime la réunion de travail lorsqu’il n’y a pas d’animateur attitré. En effet, pour qu’elle soit efficace, il faut que chacun écoute, s’intéresse et soit impliqué. Pour cela, chaque participant devra animer un sujet pendant la réunion. Ce sujet peut concerner son domaine ou non. L’avantage est que nos équipes vont directement animer les échanges. Elles devront donc réfléchir au sujet, définir les objectifs à atteindre et savoir comment l’animer. Notre rôle de manager sera de donner les moyens de réussir aux personnes qui animeront un sujet.

Lors de réunions plus simples ou de réunions informelles, il faudra s’assurer que chacun ait bien pu exprimer son avis. Ainsi, cette habitude étant prise, chacun saura qu’il doit intervenir. Cela oblige à préparer les réunions et à ne pas tomber dans une routine.

 

3 – Se mettre en dynamique avant et après la réunion professionnelle

Si nous devions définir un moyen de se mettre en dynamique pour conduire une réunion efficace afin de trouver la solution au problème, je respecterai les 7 étapes suivantes :

 

Organisation et constat

  1. Avant de se réunir, l’animateur envoie tous les documents nécessaires. Les participants en prennent connaissance et s’assurent d’avoir bien compris l’ordre du jour et les différents sujets à aborder avant la réunion. Par exemple, nous envions les résultats du mois dernier.
  2. Lors de la réunion, la première étape consiste à présenter le constat et de s’assurer que tout le monde ait bien compris. Nous évoquons donc le document de manière factuelle et rapide. Par exemple, nous parlons des résultats qui sont en régression.
  3. Une fois le constat partagé, nous pouvons écouter le ressenti de chacun. Nous comprendrons mieux l’état d’esprit du moment de nos collaborateurs et cela nous servira à la fin de la réunion pour savoir s’il a changé.

 

Résultats et compte rendu de réunion

  1. Ensuite, nous écoutons chacun sur ce qu’il pense des causes de ces résultats. Des pistes s’ouvrent et nous devons tous être d’accord. Nous devons retenir quelques grands points synthétiques. En effet, restons bien dans une logique 20/80. Les points que nous gardons doivent faire l’unanimité.
  2. Nous allons continuer en nous fixant des objectifs pour chaque point. Développer les ventes complémentaires, échanger avec les clients pour mieux comprendre, etc.
  3. Ensuite nous définirons des actions pour chaque objectif. Il est donc essentiel de ne pas trop se fixer d’objectifs. Ainsi, se fixer 3 objectifs est déjà beaucoup puisqu’ils seront tous décomposés en actions. Tout le monde doit bien être en accord et être prêt à les mettre en place.
  4. Nous sommes à la fin, il peut être judicieux de redemander le ressenti de chacun pour voir si l’état d’esprit a changé. En effet, si les ressentis sont positifs, c’est que la motivation est là et cela nous assure une bonne mise en dynamique. Enfin, il est important de remettre un compte rendu écrit de la réunion aux participants reprenant chaque sujet, la prise de décision et le plan d’action.
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En complément pour savoir comment organiser une réunion de travail efficace

Vous l’aurez compris, pour obtenir des réunions efficaces, il faut intervenir avant, pendant et après la réunion. Communiquer l’objectif de la réunion de travail en amont, animer une rencontre de façon dynamique le jour j et établir un compte rendu écrit après les échanges sont les clés du succès.

Ainsi, les équipes seront mieux préparées et les échanges plus fluides. Le suivi de réunion permet d’avoir une trace écrite du travail fourni et des actions à mener. Les participants n’auront pas la sensation d’avoir travaillé “pour rien”.

De plus, pour s’assurer que les réunions de travail se déroulent de manière bienveillante, certaines entreprises n’hésitent pas à mettre en place des rituels au début de celles-ci. Par exemple, toutes les réunions de travail commencent par un tour de table où chacun exprime une chose positive qui lui est arrivée dernièrement ou de la gratitude par rapport à un collaborateur. La réunion commence donc dans un état d’esprit extrêmement positif.

D’autres entreprises nomment une personne responsable de la bienveillance lors de la réunion de travail. Certaines fois, cette personne dispose d’une clochette. Dès que des tensions naissent, il actionne la clochette. Chacun sait alors qu’il doit se calmer, observe un moment de silence et le débat peut ensuite repartir plus sereinement.

Enfin, beaucoup d’entreprises forment leurs collaborateurs à la Communication Non Violente ainsi qu’à la gestion des conflits pour s’assurer que les réunions de travail se déroulent dans de bonnes conditions.


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3 pensées sur “Comment organiser une réunion de travail efficace : 3 étapes

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    Merci de votre article qui liste clairement des écueils à éviter pour organiser une réunion efficace. La crainte que beaucoup d’entre nous ressent reste le fait de “perdre du temps” à se réunir avec les collègues. Ne pensez-vous pas qu’il est rassurant pour les participants d’utiliser des techniques qui valorisent l’idée qu’une réunion “express” n’est pas nécessairement bâclée. Pour une de nos dernières réunion de travail hebdomadaire avant les congés, nous avons testé le Pecha Kucha. Pas certain que ça convienne à tout le monde mais ça a le mérite de proposer une dynamique différente. Et si pour rester efficace dans le temps, il fallait alterner les techniques? Rendre les réunions moins monotones, moins prévisible.

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      Bonjour David, merci pour votre commentaire.
      Très honnêtement, je ne pense pas que la forme soit la plus importante. D’ailleurs, j’ai même le sentiment que si nous devons insister sur la forme et varier régulièrement les techniques, c’est qu’il y a un problème quelque part.
      Je pense, mais c’est très personnel, que si les réunions ont un vrai objectif qui répond à de vrais besoins, alors les participants seront mécaniquement intéressés pour participer.
      Varier les techniques peut apporter un plus dans l’originalité ou le maintien de la concentration. Mais je suis certain que le fond prime sur la forme.
      Je viens de regarder le Pecha Kucha. Je trouve ça original et peut mettre de la dynamique dans une réunion. Le plus important étant :
      S’assurer que la réunion a un sens
      S’assurer de faciliter les échanges
      S’assurer d’une mise en dynamique à la fin
      Je vous souhaite une excellente journée.
      Julien

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    Merci Julien!
    Je suis de votre avis, le fond primera toujours sur la forme (comme dans de nombreux domaines).
    Si la réunion n’a pas de sens, aucune technique permettant de faciliter celles-ci n’aura d’impact et la réunion est vouée à l’échec.
    Merci à nouveau pour votre article précieux. Bonne journée, David.

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