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Nous avons tous participé à une réunion de travail interminable et sans intérêt, ce qui est malheureusement courant dans nos métiers. Cependant, les réunions de travail sont indispensables au bon fonctionnement de nos entreprises et organisations, car elles font partie intégrante de nos pratiques managériales. Il est donc crucial de maîtriser l’art de la conduite de réunion.

Lorsqu’elles sont bien menées et animées, les réunions de travail nous offrent la possibilité de générer de nouvelles idées et de dynamiser notre engagement individuel et collectif. Elles constituent ainsi un exercice important qu’il ne faut en aucun cas négliger.

Le risque d’une mauvaise organisation est que, avec le temps, les réunions deviennent une routine mécanique et perdent de leur efficacité. Elles peuvent devenir contre-productives et dépourvues d’âme, entraînant une perte de temps précieux. Voici donc 8 formats, 8 étapes et 10 conseils pour des réunions de travail pertinentes et performantes.

 

Les différents types de réunions de travail

Il existe plusieurs types de réunions de travail, chacun ayant son objectif spécifique et sa structure particulière. Voici quelques-uns des types de réunions de travail les plus courants :

1. Réunion de planification : Ces réunions permettent d’établir des objectifs, des stratégies et des plans d’action pour atteindre les objectifs fixés.

2. Réunion de brainstorming : Elles visent à générer des idées créatives et à explorer de nouvelles perspectives sur un sujet donné.

3. Réunion de suivi : Ces réunions sont organisées pour suivre les progrès réalisés sur des projets en cours, discuter des obstacles rencontrés et ajuster les plans si nécessaire.

4. Réunion de résolution de problèmes : Elles aident à identifier, analyser et résoudre des problèmes spécifiques rencontrés dans le cadre d’un projet ou d’une activité.

5. Réunion de prise de décision : Ces réunions ont pour but de prendre des décisions importantes concernant un projet, une politique ou une stratégie commerciale.

6. Réunion d’information : Elles servent à transmettre des informations importantes aux participants sur un sujet donné.

7. Réunion de formation : Ces réunions servent à former les participants sur de nouvelles compétences, procédures ou technologies.

8. Réunion de feedback : Elles permettent de recueillir des commentaires et des suggestions des participants sur des projets, des processus ou des performances passées.

 

Les 8 grandes étapes d’une réunion de travail

Les grandes étapes d’une réunion de travail typique comprennent généralement les éléments suivants :

1. La planification

Avant la réunion, il est important de définir clairement l’objectif de la réunion, d’identifier les participants nécessaires et de fixer une date et une heure convenables.

2. La préparation

Les participants doivent être informés de l’ordre du jour, des sujets à discuter et des documents pertinents à consulter avant la réunion. Les organisateurs doivent également préparer toute la documentation nécessaire et les supports visuels.

3. Ouverture de la réunion

Le chef de réunion ou l’animateur accueille les participants, présente l’ordre du jour et les objectifs de la réunion, et énonce les règles de conduite. Il peut aussi lancer un tour de table pour bien débuter.

4. Discussion des sujets

Les points de l’ordre du jour se déroulent séquentiellement. Les participants partagent leurs idées, posent des questions, discutent des problèmes et proposent des solutions.

5. Prise de décision

Si nécessaire, des décisions sont prises sur les sujets discutés. Il est important de clarifier qui est responsable de chaque action et quelles sont les échéances.

6. Conclusion

Le résumé des principaux points discutés est présenté. Les prochaines étapes et les actions à entreprendre sont confirmées. Les remerciements sont adressés aux participants.

7. Suivi

Après la réunion, un compte rendu est rédigé, résumant les points discutés, les décisions prises et les actions à entreprendre. Les responsables suivront les actions convenues et s’assureront que les décisions prises avancent.

8. Évaluation

Il est parfois utile de recueillir des retours d’information des participants sur la réunion, notamment sur son efficacité, la qualité des discussions et les points à améliorer pour les réunions futures.

 

10 conseils pour des réunions de travail efficaces

1. Objectif clair : Définissez un objectif précis pour la réunion afin de guider les discussions et de maintenir l’attention des participants.

2. Ordre du jour détaillé : Préparez un ordre du jour complet avec les sujets à aborder et le temps alloué à chacun. Envoyez-le aux participants à l’avance pour qu’ils puissent se préparer.

3. Durée limitée : Fixez une limite de temps pour la réunion et assurez-vous de la respecter. Cela aidera à maintenir la concentration et à éviter de s’égarer sur des sujets non essentiels.

4. Participants appropriés : Invitez uniquement les personnes nécessaires à la réalisation des objectifs de la réunion. Une trop grande participation peut rendre la réunion moins efficace. Apprenez également à gérer les différents profils de participants.

5. Règles de conduite claires : Établissez des règles claires, telles que le respect de la parole de chacun et l’interdiction des interruptions. Limitez l’utilisation des téléphones portables à des fins professionnelles uniquement.

6. Participation de tous : Encouragez activement la participation de tous les participants en créant un environnement propice à l’échange d’idées.

7. Gestion du temps : Utilisez des techniques de gestion du temps telles que le chronométrage des discussions et la nomination d’un responsable du temps pour maintenir le déroulement de la réunion dans les délais.

8. Prise de notes : Désignez quelqu’un pour prendre des notes pendant la réunion et assurez-vous de documenter les points clés, les décisions prises et les actions à entreprendre.

9. Environnement bienveillant : Favorisez un environnement ouvert et positif où les idées sont respectées et où le feedback est constructif.

10. Évaluation et ajustement : Après la réunion, évaluez son déroulement et identifiez les points à améliorer pour les futures réunions. Utilisez ces informations pour ajuster votre approche et maximiser l’efficacité des réunions à venir.

 

Bien choisir entre une réunion de travail en présentiel et une réunion à distance

Le choix entre une réunion de travail à distance ou en présentiel dépend de plusieurs facteurs. Voici quelques éléments à considérer pour prendre cette décision :

1. Objectif de la réunion : Si la réunion nécessite une collaboration intense, des discussions stratégiques ou des sessions de brainstorming créatif, le face-à-face peut être préférable. Pour les présentations d’informations ou les mises à jour de statuts, une réunion à distance semble plus appropriée.

2. Disponibilité des participants : Si les participants sont éloignés géographiquement ou ont des contraintes de temps, une réunion à distance garantit leur participation.

3. Technologie disponible : Assurez-vous de disposer des outils nécessaires, comme la visioconférence et les plateformes de partage de documents, pour une réunion à distance efficace.

4. Logistique : Les considérations telles que les coûts de déplacement et la disponibilité des salles de réunion peuvent rendre une réunion à distance plus pratique et économique.

5. Sécurité et santé : En période de pandémie ou pour des raisons de santé et de sécurité, les réunions à distance peuvent limiter les risques de transmission de maladies.

6. Culture organisationnelle : Certaines organisations favorisent les interactions en personne pour renforcer les relations interpersonnelles, tandis que d’autres semblent plus ouvertes à la communication à distance.

7. Préférences individuelles : Il est important de prendre en compte les préférences des participants, certains préférant les interactions en présentiel, tandis que d’autres privilégient la flexibilité des réunions à distance.