Reprendre une équipe : 90 jours pour réussir la mise en dynamique

« Reprendre une équipe » fait référence au fait de prendre en charge un groupe de personnes existant dans un contexte professionnel. Cela peut se produire lorsque quelqu’un assume un nouveau rôle de gestion ou de direction au sein d’une entreprise, d’une organisation ou d’un projet.

Reprendre une équipe implique souvent la responsabilité de superviser, de motiver et de guider les collaborateurs pour atteindre des objectifs spécifiques. Cela peut également inclure la réorganisation des tâches, l’identification des besoins en formation, la clarification des attentes et la gestion des relations interpersonnelles au sein de l’équipe.

En somme, « reprendre une équipe » englobe les efforts déployés pour intégrer efficacement un nouveau leader dans un groupe existant afin d’assurer la productivité et la réussite collective. Cette phase dure 90 jours, soit 3 mois. C’est pourquoi reprendre une équipe sereinement et efficacement nécessite du temps. Nous allons voir comment se déroulent ces 90 jours.

 

1 – Le premier mois

Pour reprendre une équipe, durant le premier mois, l’objectif est de rencontrer individuellement les collaborateurs, les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les clients, les fournisseurs et tous les contacts externes. Cette période est utile pour se familiariser avec les membres de l’équipe et établir les premières bases d’une relation de confiance.

 

Le premier jour pour reprendre une équipe

La première impression est cruciale pour un nouveau manager reprenant une équipe. L’établissement rapide d’une relation de confiance est essentiel pour faciliter l’intégration et la collaboration efficace. En planifiant, le manager peut aborder ses premiers jours avec confiance.

Dans cette perspective, une première journée bien organisée commence par une visite de l’entreprise, guidée par un représentant désigné. Cette opportunité permet au manager de se présenter, de se familiariser avec son environnement et d’entamer des interactions informelles.

Rencontrer ensuite son supérieur hiérarchique est essentiel pour clarifier les attentes et comprendre la culture de l’entreprise. Un déjeuner informel peut également renforcer cette relation.

Enfin, une réunion avec l’équipe offre l’occasion de présenter ses objectifs et d’établir des liens. Organiser un repas avec l’équipe peut favoriser un environnement convivial et faciliter les échanges informels.

 

La première semaine

Après une première journée réussie, le nouveau manager doit poursuivre son intégration avec efficacité. Les débuts sont moins chargés, offrant le temps de définir plus sereinement ses priorités. Cependant, la charge de travail va rapidement augmenter, nécessitant une utilisation judicieuse de la première semaine.

La priorité est d’organiser des rencontres individuelles, en profitant du temps calme initial pour prendre rendez-vous avec les membres de l’équipe, les collègues et autres parties prenantes. La partie administrative de l’intégration doit être clôturée, assurant ainsi une concentration maximale sur les missions à venir.

La recherche d’informations pertinentes pour mieux s’intégrer et comprendre son environnement est également au programme. Ces étapes cruciales préparent le terrain pour une intégration réussie dans les semaines à venir.

 

Mener les entretiens de présentation

Pour reprendre une équipe, durant le premier mois de prise de fonction, le manager se concentre sur des rencontres individuelles avec chaque membre de l’équipe et toutes les parties prenantes. Ces échanges visent à instaurer une relation de confiance et à comprendre les besoins et objectifs de chacun, facilitant ainsi la réalisation des missions à venir.

Cependant, même si les rencontres sont adaptées au contexte de chacun, mais une approche globale bien préparée est recommandée pour une première prise de contact réussie. Pour cela, je recommande au moins les étapes suivantes :

• Se présenter à nouveau et écouter activement les présentations des autres.
• Poser des questions sur comment se sent la personne et ce qui l’anime au quotidien.
• Identifier les points forts et les défis de chacun.
• Déterminer les besoins et attentes de l’interlocuteur à notre égard.

Ces échanges fournissent des informations cruciales pour orienter efficacement le travail du manager dans les semaines à venir.

 

2 – Le deuxième mois pour reprendre une équipe

Pour reprendre une équipe, au cours du deuxième mois, l’accent est mis sur l’observation et la réalisation de « victoires rapides » (quick wins) afin de démarrer la production de résultats tangibles. Le manager cherche à approfondir sa compréhension du fonctionnement de l’équipe, à accroître sa crédibilité et à renforcer la relation de confiance en cours de construction.

 

Mener la phase d’observation

Le deuxième mois de la prise de fonction du manager est dédié à deux actions principales : l’observation et la mise en place de victoires rapides. L’observation permet au manager de comprendre les forces et les faiblesses de son équipe et de l’environnement.

Pour cela, il va s’appuyer sur les entretiens du premier mois ou il a pu recueillir des informations précieuses sans briser la confiance de son équipe. De plus, en passant du temps sur le terrain, en participant aux réunions et en visitant les sites pertinents, il analyse les interactions, les processus et les performances de l’entreprise.

En parallèle, il analyse les données et chiffres disponibles pour éclairer sa compréhension. Cette phase d’observation éclaire les décisions futures du manager et favorise son intégration efficace dans son nouveau rôle.

 

Mettre en œuvre les victoires rapides

Outre cela, le deuxième mois de prise de fonction du manager est crucial pour obtenir des résultats concrets tout en consolidant sa compréhension de l’équipe et de son environnement. Pour cela, le manager se concentre sur deux objectifs majeurs : l’observation approfondie et la réalisation de victoires rapides. Ces dernières, appelées quick wins, permettent au manager de gagner en crédibilité rapidement.

Les quick wins visent à obtenir des résultats rapidement et sans risques, en se focalisant sur des actions simples, mais efficaces. Par conséquent, le manager va utiliser les retours des entretiens du premier mois pour identifier les besoins et attentes de l’équipe. Ainsi, il pourra définir des actions faciles à mettre en œuvre et permettant d’obtenir de bons résultats. Ensuite, il pourra estimer ses capacités à réussir les quick wins et suivre les résultats de près pour ajuster les actions si nécessaire.

Voici quelques exemples de victoires rapides :

• Instaurer des moments conviviaux de travail.
• Mettre en place des outils de gestion des rendez-vous.
• Assurer la sécurité des employés.
• Améliorer la qualité des produits pour satisfaire la clientèle.
• Simplifier les processus pour optimiser l’efficacité du travail.

 

3 – Le troisième mois

Pour reprendre une équipe, au cours du troisième mois, l’accent est mis sur la formalisation des observations et leur présentation à l’équipe. Cela conduira à l’identification des principales priorités qui favoriseront l’engagement des collaborateurs et la mise en place d’une dynamique de travail.

 

Synthétiser ses observations pour reprendre une équipe

La transition vers le troisième mois de prise de fonction du manager marque le début de l’évaluation et de la synthèse des observations. L’objectif principal est de résumer les observations de les partager avec l’équipe. Malgré la multitude d’observations, le manager doit rester concis et se concentrer sur les priorités, en mettant en avant ce qui apporte le plus de valeur par rapport aux objectifs.

Par conséquent, pour cette synthèse, le manager peut utiliser l’outil classique du SWOT, qui analyse les Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces. Les forces et faiblesses sont internes à l’équipe, tandis que les opportunités et menaces sont externes.

Enfin, ce constat peut couvrir différents aspects, tels que le commerce, les chiffres, la gestion d’équipe ou encore la sécurité. Il est essentiel de maintenir la synthèse pour éviter de perdre l’équipe dans les détails et favoriser un échange efficace.

 

Impulser la mise en dynamique collective

Le nouveau manager approche de la fin des 90 jours d’intégration et s’apprête à mettre en dynamique son équipe vers les objectifs définis. Cette phase vise à clarifier la situation, garantir la compréhension des objectifs et assurer que l’équipe dispose des compétences et des ressources nécessaires pour agir.

C’est pourquoi la mise en dynamique de l’équipe débute par une rencontre collective, où le manager partage ses observations et s’assure de l’adhésion de l’équipe aux constats. Cette réunion peut inclure des activités conviviales et la définition des objectifs prioritaires.

La rencontre collective idéale se déroule sur deux jours (soit 4 demi-journées) comprenant la présentation du constat (1), des activités de team building (2), la définition des objectifs (3) et l’engagement collectif (4).

Si nécessaire, le manager peut ajuster la durée ou séquencer les étapes s’il ne dispose pas du temps nécessaire. Ensuite, des activités de team-building permettent de renforcer les liens au sein de l’équipe, sans nécessairement être axées sur des exercices formels de résolution de problèmes.

Enfin, des discussions en groupes sur les objectifs et les plans d’action favorisent l’engagement et la participation de l’équipe. La prise de décision collective renforce l’adhésion et l’engagement de chacun envers les actions définies.

 

Impulser la mise en dynamique individuelle

Désormais, le nouveau manager en train de reprendre une équipe arrive à la fin des 90 jours et s’apprête à rencontrer individuellement chaque collaborateur pour garantir leur engagement envers les objectifs. Ainsi, les entretiens individuels visent à clarifier les objectifs et les plans d’action de chaque collaborateur, assurant ainsi leur compréhension et leur capacité à réussir.

Pour cela, avant chaque rencontre, le manager favorise un accueil convivial pour établir une relation de confiance. Il encourage ensuite chaque collaborateur à exprimer ses ressentis pour mieux comprendre leurs besoins et préoccupations.

Lors de ces entretiens, le manager expose et explique les objectifs, valide les compétences et les besoins en formation, favorise la participation des collaborateurs et s’assure qu’ils disposent des moyens nécessaires pour réussir.

Enfin, le manager conclut en demandant aux collaborateurs leurs attentes à son égard, renforçant ainsi la compréhension mutuelle et la relation de confiance.

 

Donner du sens pour reprendre une équipe

La phase des 90 jours pour reprendre une équipe est terminée, marquant le début d’une période plus ordinaire pour le nouveau manager. Maintenant impliqué dans les projets quotidiens, il doit maintenir un élément crucial : donner continuellement du sens.

Le manager doit garantir que chaque membre de l’équipe comprend le lien entre la stratégie de l’entreprise et les objectifs opérationnels. Cela implique de donner régulièrement du sens, selon André Comte-Sponville, à travers la sensation, la signification et la direction.

• La sensation : Il s’agit de considérer les ressentis, tant du manager que des collaborateurs, en écoutant attentivement leurs expériences quotidiennes.
• La signification : Expliquer clairement les objectifs et les tâches pour assurer une compréhension mutuelle.
• La direction : Définir la vision et les objectifs pour orienter l’équipe vers un cap commun.

Un directeur de magasin, confronté à l’arrivée d’un concurrent majeur, peut partager ses craintes, expliquer les conséquences et proposer une nouvelle stratégie. Impliquer l’équipe dans ce processus renforce l’engagement et la compréhension collective.

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