Nouveau manager : comment reprendre une équipe sereinement ?

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En tant que managers, nous avons de grandes chances de connaître plusieurs entreprises dans notre vie. Celles-ci ne seront pas toujours toutes fraîchement créées. Ainsi, nous allons surement devoir manager des équipes déjà existantes lors de notre prise de fonction. Pour être efficaces, nous devons respecter certaines étapes suivant les fondamentaux du management d’équipe. Ce processus de transition, qui consiste à bien commencer à encadrer une équipe déjà existante est ce qu’on appelle une « reprise d’équipe » ou : « comment reprendre une équipe efficacement ? »

Selon moi, il y a 3 grandes phases à respecter pour faire une reprise d’équipe efficace et qui nous permettra d’être crédible, accepté et reconnu par nos équipes à court, moyen et long terme.

Reprendre une équipe

 

1 – Phase d’observation

La première phase lorsque nous arrivons dans une nouvelle entreprise et découvrons nos nouvelles équipes est d’observer. Cela signifie que nous ne devrons prendre aucune décision pendant toute cette phase d’observation. Celle-ci peut durer entre 2 à 3 mois. Reprendre une équipe sereinement et efficacement nécessite donc du temps.

 

Cas particuliers

Certains cas particuliers, pour reprendre une équipe, peuvent durer plus longtemps au besoin. En effet, arriver dans une entreprise qui a pu connaître de graves traumatismes ou des situations difficiles (perte de part de marché importante, décès d’anciens collègues avec changement de mode de management) pourrait nécessiter plus de temps avant que les équipes acceptent un nouveau manager.

L’inverse est moins vrai. J’entends par inverse vouloir mettre moins de 2 mois pour faire une reprise d’équipe. En effet, des situations d’urgence (par exemple une perte de part de marché au moment même de la reprise d’équipe) peuvent nous laisser penser qu’il faut réagir vite et prendre des décisions rapides. Cependant, si nous n’observons pas, nous risquons de prendre de mauvaises décisions, mais aussi de nous couper de nos équipes qui pourraient voir d’un mauvais œil certaines de nos décisions. Nous pourrions, avec de la réussite, prendre de bonnes décisions à court terme, mais le risque de ne pas faire adhérer les équipes est tellement fort que je ne le conseille pas. En effet, si nous n’avons pas l’adhésion de nos équipes, la collaboration ne dépassera pas le court terme, ou alors, la technique de management ne sera pas efficace.

 

L’observation

L’observation consiste à prendre la température du climat social, pour voir comment sont les relations entre les personnes. Ainsi, devons-nous remarquer si les relations sont amicales, courtoises ou tendues et remplies de non-dits et de stress.

Ce management stratégique nous permettra de savoir les sujets faciles à aborder ou non et nous donnera des indications sur la manière dont nous pouvons communiquer avec les personnes et assurer l’encadrement des équipes. En effet, arriver de manière trop chaleureuse dans un climat froid, nous mettra en décalage. Et même si nous souhaitons mettre de la convivialité dans nos équipes, il faudra savoir se contenir au début, pour ne choquer personne. L’inverse est vrai aussi.

Il sera donc question d’évaluer les comportements, mais aussi les compétences de chaque collaborateur. En effet, ce sera l’occasion de connaître les difficultés que rencontre à la fois l’équipe, mais aussi l’individu dans son travail au quotidien. Ainsi, pourrons-nous faire un bilan des points forts et des axes de progrès de l’équipe.

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Mais c’est bien en nous laissant le temps d’observer que nous pourrons être sûrs de notre jugement. Observer une fois un comportement n’est pas la même chose que de l’observer plusieurs fois. Si nous ne prenons pas le temps d’observer, nous pourrions vouloir signifier certains comportements que nous avons constatés qu’une seule fois et donc nous égarer. Cela est vrai pour les comportements acceptables et ceux non acceptables.

Enfin, savoir manager et observer c’est aussi faire attention et noter tout ce qui trouve autour des équipes : comment fonctionne l’entreprise, les réunions, les modes de décision, les résultats, la concurrence, le marché, etc. Observer les équipes nous permettra d’ajuster notre comportement et de mettre en œuvre un management efficace. Mais observer le reste nous permettra de fixer des objectifs et de mettre en dynamique l’équipe.

 

Savoir écouter

Un bon manager doit aussi apprendre à connaître chacun. Chacun devra aussi apprendre à nous connaître pour bien reprendre une équipe. L’idéal est de prendre le temps, individuellement avec chacun. Suivant la culture de l’entreprise, il faudra adapter le style de la rencontre et les pratiques managériales. La rencontre peut être du très formel dans un bureau ou bien être moins formelle dans un café plus détendu suivant les techniques de management adoptées.

Il faudra prévoir du temps pour s’assurer que tous les sujets, prévus et non prévus, puissent être abordés. Je recommande tout de même au minimum de déjeuner avec le collaborateur. En effet, nous n’évoquons pas les mêmes sujets autour d’un repas que dans un bureau.

Enfin, il faudra faire preuve d’une belle et grande écoute. Premièrement, notre collaborateur en sera reconnaissant. Il est toujours délicat pour lui de changer de manager. Peut-être a-t-il des projets professionnels ou des difficultés et souhaite-t-il en parler ? En l’écoutant, nous lui donnons de l’attention et il en sera reconnaissant. Je pense que notre seau de crédibilité se remplit fortement grâce à une bonne écoute.

Deuxièmement, nous allons recevoir énormément d’informations verbales et non verbales. Plus nous serons à l’écoute, plus nous capterons de signaux qui nous seront utiles par la suite pour mieux gérer l’équipe au quotidien. Attention à ne pas tomber dans le commérage qui n’apporte pas grand-chose.

 

2 – Phase de présentation de l’observation

Une fois cette première phase d’observation faite, nous connaissons mieux l’entreprise, sa culture ainsi que nos nouvelles équipes. Il est donc désormais temps de faire le constat de ce que nous avons vu. L’idée est d’organiser une réunion, un moment d’échange avec nos équipes pour partager ce que nous avons vu.

 

La réunion

Il y a 2 grands types de formats pour ces réunions. Le premier se déroule au sein de l’entreprise et cela, de manière assez formelle. Le second peut être articulé sous la forme d’un séminaire. Tout dépend du temps, du budget et de la quantité de choses que vous avez à dire. Personnellement, je pense qu’il est intéressant de prendre un moment, 1 ou 2 journées tous ensemble pour évoquer des sujets qui vont profondément influencer la suite de la collaboration.

Prendre une équipe n’est pas anodin et la phase de présentation de l’observation est cruciale pour assurer la gestion d’équipe. Tout le monde doit donc être dans de bonnes conditions, détendu et prêt à écouter, mais aussi à participer.

L’objectif est donc de présenter nos observations concernant l’équipe, mais aussi les résultats, l’entreprise, le marché, le produit, etc. Il est important de clarifier tout ce qui influence de près ou de loin le travail et la collaboration.

 

Le partage de l’observation

Mon article sur le feedback peut aussi donner quelques clés pour bien partager notre observation. L’idée sera d’être pleinement positif pour assurer l’encadrement de l’équipe. En effet, je suis certain que vous aurez constaté beaucoup de points positifs. De plus, c’est le moment d’insuffler de l’énergie à nos équipes et de les motiver. Nous sommes en train de préparer la collaboration. Nous devons donc être dans une posture positive.

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Enfin, il est normal qu’il y ait des axes de progrès. C’est d’ailleurs un point essentiel pour qu’il y ait mise en dynamique, mais aussi pour avoir le sentiment de progresser. Ce sentiment est essentiel puisqu’une grande partie de notre motivation vient du fait que nous sentons que nous avançons et que nous progressons.

Dans la forme, nous pouvons utiliser le SWOT sur un support de type projection PowerPoint. Le SWOT doit concerner l’équipe et pas un ou des individu(s) en particulier. Nous gardons pour nous nos observations individuelles. Nous les partagerons en individuel avec les personnes concernées. Ici, lors de cette réunion, il s’agit de partager l’observation collective.

Strengths — les forces
Weaknesses — les faiblesses (il vaut mieux utiliser le terme axes de progrès qui est plus positif)
Opportunities — les opportunités
Threats — les menaces
Les forces et les axes de progrès sont ce qui dépend de l’équipe par exemple la solidarité entre elles et l’esprit d’équipe (facteurs internes).
Les opportunités et les menaces sont ce qui ne dépend pas de l’équipe par exemple une augmentation de la concurrence (facteur externe).

 

La validation du constat

Ensuite, pour reprendre une équipe et manager efficacement, l’objectif est que le constat soit reconnu par tout le monde. Ainsi, après avoir partagé nos observations, nous devrons laisser du temps à chacun afin qu’ils puissent s’exprimer. Cette phase peut-être très longue en fonction de la taille de l’équipe, de l’historique, du contexte présent.

Cependant, c’est une étape essentielle pour s’assurer que ce que nous venons de dire est bien assimilé, intégré et accepté. Peut-être aurons-nous quelques ajustements à faire en tant que manager-coach. Cette étape nécessite de la bienveillance. Une fois le constat partagé, nous pouvons passer à l’étape suivante.

 

3 – La mise en dynamique 

Le constat est donc validé. La dernière étape pour reprendre une équipe est de se mettre en dynamique. Pour cela, il faut définir les objectifs et les moyens pour les mettre en place.

 

La mise en dynamique collective

Il est possible de faire cette étape lors du séminaire. Ainsi, ce séminaire permettra de faire à la fois l’observation et la mise en dynamique. Ce qui est assez classique. Sinon, il est possible de le faire en 2 temps suivant l’ordre du jour de l’observation. En effet, si l’observation est vraiment « trop lourde », il est possible de scinder en 2 temps.

Je vous conseille, en fonction de la taille de vos équipes de créer des groupes. Ensuite, ils devront dans un premier temps, décider et se mettre d’accord sur les actions à mettre en place au sein de l’équipe. Puis, une fois les priorités définies, il faudra décider des actions et des moyens d’atteindre ces objectifs.

Cette étape est aussi assez longue. En effet, les enjeux sont importants. Il faudra donc s’assurer que les équipes aient bien le temps d’échanger et de décider sereinement.

À la fin de cette réunion, les priorités et les actions à mettre en place doivent être clairement identifiées et partagées par chaque membre de l’équipe pour s’assurer d’être mises en place.

Pour compléter et s’assurer d’une bonne cohésion d’équipe, n’hésitez pas à consulter mon article sur le sujet.

 

La mise en dynamique individuelle

Une fois la phase d’observation partagée collectivement et les objectifs et les actions clairement identifiées et partagées, il faudra le décliner de manière individuelle. Il sera donc temps de faire de nouvelles rencontres individuelles pour partager nos observations individuelles et de décider des objectifs individuels.

Cette étape ne peut pas se faire avant l’étape collective. En effet, un projet collectif n’est pas la somme des projets individuels. C’est bien le projet collectif qui doit se décliner en projets individuels.

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Il faudra donc partager nos observations, nous laisser le temps d’écouter le collaborateur et nous assurer qu’il partage les observations ou ajuster en fonction de ce qu’il nous dit. Ensuite, nous pourrons définir les objectifs. L’idéal serait que le collaborateur soit capable de définir ses propres objectifs et d’établir son plan d’action. Ainsi, nous pourrons être certains qu’il sera bien impliqué pour atteindre les objectifs fixés.

 

La place du manager

Ainsi, nous venons de voir comment reprendre une équipe efficacement de manière collective puis de manière individuelle. Bien évidemment, nous devrons adapter notre style de management en fonction de l’équipe, mais je conseille d’impliquer pleinement les équipes dans la construction des projets collectifs et individuels.

En effet, nous devons partager la même dynamique que nos équipes et elles doivent partager notre dynamique. NOUS sommes une équipe. Pour diriger efficacement et s’assurer que nous allions dans le même sens, il est essentiel qu’elle ait leur mot à dire. Le patron ne sait pas tout, surtout lorsqu’il arrive au milieu d’équipes existantes. En effet, elles ont plus d’expérience dans l’entreprise, dans le service ou dans le domaine que le nouveau manager.

J’ai souvent vu des managers arriver et vouloir immédiatement expliquer ce qu’il fallait faire ou immédiatement mettre en place des projets sans en parler à sa nouvelle équipe. Peu importe s’ils avaient raison ou non. Ce qui est certain, c’est que les équipes n’ont pas reconnu les nouveaux managers et que soit la collaboration s’est soit terminée soit elle n’a pas été efficace !

 

Au moment de reprendre une équipe, nous devons mettre notre égo de côté, être bienveillants et impliquer les équipes dans le constat, mais aussi la définition des nouveaux objectifs pour nous assurer d’être sereins et efficaces.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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