Intégration en entreprise : pourquoi et comment réussir cette étape ?

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L’intégration des nouveaux venus est la suite logique du recrutement de nouveaux employés.  Comment réussir l’intégration ? Comment réaliser une bonne intégration en entreprise des nouveaux employés, et pourquoi ? 

Nous verrons que la mise en place d’un programme d’intégration est d’abord bénéfique pour le nouveau collaborateur et son intégration dans l’équipe. Ensuite, le processus d’accueil favorise l’entreprise, car le salarié est proactif lors de l’intégration à son nouveau poste de travail. 

Recruter un nouveau collaborateur requiert un suivi de l’intégration de ce dernier. Les différents services participent à ce processus d’accueil. Ce dernier, comme nous le verrons, s’avère déterminant.

Intégration en entreprise : pourquoi et comment réussir cette étape ?

 

Pourquoi les enjeux d’intégration en entreprise sont-ils importants ? 

L’intégration des collaborateurs est essentielle, pourquoi ?  La première impression est essentielle et déterminante pour le nouvel arrivant. 

Elle permet de se faire une idée des missions qui vont suivre, de l’environnement de travail, du rythme de travail, de la bienveillance de ses collaborateurs. 

Cette étape indispensable pour le collaborateur, mais également pour l’entreprise qui pourra vérifier si elle a fait le bon choix. 

Il existe différentes méthodes permettant d’intégrer un nouveau collaborateur au sein d’une organisation. 

Nous verrons que cela est particulièrement bien accueilli par le salarié, mais également profitable à l’entreprise.

 

Comment intégrer un nouveau collaborateur ?  

Chaque nouvel arrivant doit être accueilli dans de bonnes conditions. Il existe plusieurs moyens d’y parvenir. De son côté, le collaborateur ne pourra que recevoir de telles marques de considération avec gratitude.

 

Préparer le terrain

Il est recommandé de préparer les documents administratifs en vue de l’intégration du nouveau collaborateur et de libérer son environnement de travail antérieurement à son arrivée.

 

Introduction à l’équipe lors de l’intégration en entreprise

Une première réunion peut être organisée pour introduire le nouveau collaborateur à ses futurs collègues. L’idée est de lui souhaiter la bienvenue. Mettre en place un événement formalisé par l’entreprise ou informel serait également une bonne idée pour commencer de bon pied. 

Cela contribue à développer son sentiment d’appartenance auprès de ses nombreux collaborateurs et d’initier l’intégration au sein du groupe.

 

La transmission du livret d’accueil 

Les nouveaux embauchés peuvent recevoir un livret d’accueil afin de participer à leur fidélisation. Il s’agit d’une étape clé de l’intégration au sein de la nouvelle entreprise. Non seulement le livret d’accueil peut participer à ce que le salarié soit opérationnel dès les premiers jours ou lors du parcours d’intégration, mais il est un outil permettant de lui souhaiter la bienvenue.

 

Formation (procédures de travail) 

Sans surprise, il est nécessaire de former le collaborateur. Il doit connaître la mission qui lui est assignée, comprendre les objectifs qui sont attendus, et suivre le plus tôt possible les procédures requises. Ceci, en vue d’être intégré le plus rapidement possible et de savoir si son profil correspond aux attentes. Cette formation doit être obligatoirement mise en place, car comment s’intégrer dans un environnement inconnu sans accompagnement ?

 

Désigner un nouveau collègue, parrain, mentor, tuteur ou référent  

L’une des stratégies permettant d’intégrer les nouveaux arrivants peut consister à désigner des personnes responsables de leur intégration. Ces dernières ont potentiellement le même niveau hiérarchique et sont désignées pour participer au bien-être du nouvel arrivant, lui donner des indications différentes dans sa prise de poste, notamment concernant l’environnement informel de l’entreprise.

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Rédaction d’un rapport de première impression lors de l’intégration en entreprise

Le collaborateur peut être amené, après trois mois d’intégration environ, à rédiger un rapport d’étonnement afin de faire part de ses premières impressions, d’indiquer d’éventuels axes d’amélioration et de transmettre d’éventuels commentaires. Cela permet de savoir s’il se sent à l’aise avec les missions proposées, et si le poste correspond à ses attentes.

Le rapport d’étonnement constitue également un précieux document pour l’entreprise au sein de laquelle il travaille.

 

L’intégration en entreprise et son importance pour l’entreprise

Les nouveaux collaborateurs sont intégrés et cela est d’une importance capitale pour l’entreprise. En effet, c’est lors des premiers mois qu’elle peut se rendre compte du potentiel d’un nouvel arrivant.

 

Le rapport d’étonnement 

La clé de l’intégration consiste notamment en la rédaction d’un rapport d’étonnement. C’est un précieux document qui permet de bénéficier d’un retour issu d’une personne externe à l’entreprise. En effet, c’est grâce à un regard neuf que l’entreprise peut se faire une idée des dysfonctionnements éventuels.

Au-delà de la structure et de son organisation, le rapport d’étonnement fait part de la qualité de l’intégration et peut permettre à l’entreprise d’itérer sur ce point. Procédures, formations, événements… de nombreuses actions peuvent être entreprises pour permettre d’améliorer la qualité de l’intégration.

 

Repérer des talents

Très tôt dans l’intégration, il sera éventuellement possible de se faire une idée des différents talents sur lesquels il pourrait s’avérer intéressant de « miser ». Il n’est pas rare de découvrir des commerciaux, des concepteurs ou des développeurs par exemple, qui étonnent par leur force de proposition, leur capacité d’adaptation et leurs compétences (mais aussi par leur expertise professionnelle).

 

Avons-nous fait le bon choix ?

Nul besoin d’être hypocrite sur ce point. L’intégration permet également de se faire une idée sur la qualité avérée, sur le plan interpersonnel ou professionnel, du candidat choisi. Il n’est pas rare qu’il y ait « erreur de casting ». Ainsi vaut-il mieux se rendre compte qu’on s’est trompés suffisamment tôt dans le parcours professionnel du collaborateur. Il sera donc possible de mettre un terme à sa période d’essai.

 

Participer à la fidélisation du personnel

Veiller à une bonne intégration des nouveaux arrivants est également indispensable pour participer à la fidélisation du personnel. La formation, l’accompagnement, le manque d’autonomie, voire la prise de poste en général (dont la durée est de quelques semaines voire quelques mois) à l’entreprise, sont autant de procédures coûteuses en termes d’investissement financier, humain et temporel. Il convient donc de s’assurer que l’intégration est qualitative et efficace. En effet, cela permet, à terme, de convaincre ses collaborateurs de rester au sein de l’entreprise,

 

Expliciter la culture d’entreprise 

Pourquoi véhiculer les valeurs de l’entreprise est-il aussi important ? Bienveillance, agilité, indépendance, proactivité… Autant de valeurs véhiculées par l’entreprise, et qui permettent son autorégulation. Ces dernières doivent être communiquées, transmises puis intégrées par les nouveaux arrivants et c’est précisément les procédures d’intégration qui permettent cela.

 

Développer sa marque entreprise 

Prendre soin d’une intégration adéquate permet de participer au développement et à la valorisation de la marque employeur. La marque employeur est l’image renvoyée par l’entreprise auprès de ses salariés, et donc indirectement à ses clients (par l’intermédiaire du personnel). Il peut donc s’avérer pertinent pour l’entreprise de veiller à l’intégration en vue de préserver sa bonne réputation. 

À l’ère du numérique, la marque employeur devient incontournable. Les consommateurs sont de plus en plus responsables et auront tendance à valoriser les entreprises respectueuses de leurs ressources humaines. 

L’intégration est aussi une question d’image et donc de marketing.

 

Comment participer à l’intégration en entreprise des nouveaux arrivants ?

Le parcours d’accueil doit être mis en place par la Direction des Ressources (DRH) ou par le manager direct. Elle travaille à l’intégration et permet de mettre en place les étapes clés pour réaliser une intégration réussie. 

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Certaines entreprises vont accompagner l’intégration des ressources dès le process de recrutement. D’autres vont assurer l’intégration plus tard. Ceci afin d’éviter que les collaborateurs ne quittent leur poste. 

Mieux intégrer les collaborateurs au sein d’une expérience d’intégration en amont peut s’avérer préférable pour retenir les collaborateurs recrutés. Cela dépendra de la stratégie d’intégration de l’entreprise et de son planning de priorités. 

Comme nous l’avons constaté, il existe différents moyens de participer au bien-être et donc à l’intégration des nouveaux salariés. Cependant, il peut arriver que malgré vos efforts, ces derniers décident de partir et refusent de continuer l’expérience à vos côtés. Il s’agit d’un constat donc vous ignorez l’origine. 

Dans un tel cas, vous pouvez faire appel à un consultant en organisation. Il sera capable, grâce à son expertise professionnelle et à son recul en tant que membre externe de l’organisation, de repérer d’éventuels dysfonctionnements.

Il se peut que les objectifs soient jugés trop élevés, que le micromanagement fausse la bonne conduite du travail, que le salaire soit trop bas, que les horaires de travail ne soient pas respectés, que la hiérarchie soit lourde et oppressante ou que l’environnement de travail soit désagréable. 

De multiples raisons peuvent expliquer une fuite des collaborateurs sélectionnés, et ce malgré le processus d’intégration. 

Ainsi, la cause de tels constats doit être identifiée rapidement afin de prendre des mesures correctives. Il en va du bien-être des collaborateurs, de la santé financière de l’entreprise et de sa pérennité, ainsi que de son image de marque.

 

En conclusion pour une bonne intégration en entreprise 

La période d’intégration (ou phase d’intégration) lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise et à la suite de la signature de son contrat de travail permet, dès les premières semaines, de s’assurer de la pertinence du processus de recrutement, de l’intégrer à son nouvel environnement en tant que nouvel embauché, de prendre part à son poste de travail en tant que nouvelle recrue, et de s’assurer (lors de sa période d’essai) de son intégration dans l’entreprise en tant qu’intégration du candidat sélectionné. 

L’intégration en entreprise des nouveaux entrants doit faire partie de la stratégie d’entreprise et ne doit pas être prise à la légère. Une mauvaise intégration n’aurait que des conséquences négatives pour l’entreprise.

 

Julien Godefroy 160

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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