Sens de l’organisation : 17 leviers pour bien s’organiser

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Le sens de l’organisation est la capacité d’une personne à structurer des moyens financiers, humains ou encore matériels dans le but d’atteindre un ou plusieurs objectifs. C’est une soft skill très recherchée au sein des entreprises. Un manager doté de cette compétence sera plus facilement recruté parce qu’il aura de plus grandes chances de succès.

En effet, un manager doit gérer d’innombrables tâches. Celles-ci peuvent avoir des impacts à court, moyen ou long terme. De plus, ces différentes activités touchent de nombreuses thématiques comme la relation client, le management, le marketing, la qualité, etc. Le métier du manager est donc de gérer une vraie complexité. Il est donc très facile de s’y noyer.

Pour ces raisons, les entreprises vont chercher à maximiser leurs chances d’atteindre leurs objectifs en recrutant des managers qui ont le sens de l’organisation. Mais concrètement, comment se traduit cette capacité à s’organiser ? Quelles sont les principales compétences d’un manager bien organisé ?

Voici, selon moi, 17 actions pour développer son sens de l’organisation.

Sens de l’organisation : 17 leviers pour bien s'organiser

 

1. Savoir prendre une décision

Le sens de l’organisation passera inévitablement par la capacité de la personne à prendre des décisions. En effet, pour avancer il faudra savoir faire des choix. Sinon, le manager restera dans le statu quo, ce qui l’empêchera d’atteindre les objectifs fixés. Décider, c’est faire le choix d’avancer, mais il sera nécessaire d’assumer.

 

2. Savoir prioriser en fonction des objectifs

Le sens de l’organisation passe aussi par la capacité de la personne à savoir prioriser. Si l’on se fie à la matrice d’Eisenhower, il s’agit de faire la distinction entre ce qui est important et urgent. La priorité absolue concerne les tâches importantes et urgentes. Ensuite viennent les tâches importantes et pas urgentes puis les tâches urgentes et pas importantes. Enfin, nous retrouvons les tâches pas importantes et pas urgentes. L’urgence fait référence au fait que la tâche doit être réalisée dans un délai très court. L’importance quant à elle renvoie au fait que la tâche crée de la valeur.

 

3. Savoir passer à l’action

Par conséquent, le manager devra savoir passer à l’action. En effet, s’il n’agit pas, il n’obtiendra pas de résultats. Pour cela et en priorité, il se focalisera sur les tâches importantes et urgentes. Cela renvoie précisément à la matrice d’Eisenhower. Le manager ne pourra pas mettre son énergie sur tous les fronts. Il devra donc sélectionner les actions à entreprendre qui créeront un maximum de valeur.

 

4. Planifier

Face à une tâche importante, mais non urgente, nous aurons donc un peu plus de temps. Cependant, comme c’est une tâche qui crée de la valeur, nous allons tout de même devoir la réaliser. Nous devrons donc la planifier et lui prévoir du temps pour nous assurer de l’exécuter. Nous constatons que nous sommes bien focus sur les tâches importantes. Si elles sont urgentes, nous les faisons tout de suite. Si elles ne sont pas urgentes, nous les planifions.

 

5. Déléguer

Avec les tâches non importantes, mais urgentes, nous allons les déléguer. Ces activités créent moins de valeur. Nous allons les déléguer auprès d’un ou plusieurs membres de notre équipe. Il faut tout de même noter que ces tâches doivent créer un minimum de valeur pour que nous les traitions et les confiions à nos collaborateurs. Sinon, nous tombons dans le dernier cas de figure.

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6. Savoir supprimer

Ici, nous sommes face à des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Par conséquent, nous allons les supprimer purement et simplement. Au pire, si nous avons un doute, nous pouvons les noter sur une liste. Lorsque nous aurons réalisé toutes les tâches précédentes, alors pourquoi ne pas faire celles-ci. Pour autant vigilance, car un bon manager doit se concentrer sur ce qui crée de la valeur. Donc, il doit savoir supprimer ce qui n’en apporte pas.

 

7. Exécuter les tâches de moins de 2 minutes

Dans le cadre de l’exécution des tâches, David Allen, auteur et consultant en organisation, nous préconise d’effectuer immédiatement les tâches de moins de 2 minutes. Ainsi, pouvons-nous éviter l’empilement des activités. De plus, cela nous permet de réduire notre charge mentale. Mais attention, il faudra nous focaliser en priorité sur les tâches importantes et urgentes de moins de 2 minutes.

 

8. Être séquentiel et éviter les interruptions

Lors de notre passage à l’action, notre sens de l’organisation nous amènera à réaliser les tâches les unes après les autres. C’est une des conséquences de la loi de Sune Carlson. En effet, il a prouvé qu’une tâche effectuée en continu prend moins de temps que de le faire en plusieurs fois. Il s’agit donc de tout mettre en œuvre pour ne pas être interrompu lorsque nous commençons une tâche. Outre cela, il sera plus productif de terminer une activité avant d’en commencer une autre.

 

9. Éliminer les distractions et la procrastination

Suite à cette loi de Carlson, nous comprenons qu’avoir le sens de l’organisation, c’est aussi savoir rester concentré sur l’essentiel. Les sources de distraction et de procrastination sont nombreuses. Dans notre monde numérique actuel, nous sommes sollicités par des sonneries pour nous avertir de nouveaux messages. Il est donc préférable de couper ces sources de déconcentration. De plus, moins nous aurons accès aux réseaux sociaux ou autres sources de distractions, plus il sera facile de nous mettre au travail et de nous concentrer sur nos tâches à faire.

 

10. Être efficace

Autre point important pour développer ses capacités en matière d’organisation, c’est de savoir être efficace. Cela signifie que le manager doit se focaliser sur les actions qui permettent d’obtenir des résultats. En effet, nous pouvons facilement avoir des routines ou des procédures que nous utilisons au quotidien et sur lesquelles nous ne nous posons plus de questions. Il s’agira d’identifier et de se focaliser sur celles qui portent leurs fruits et d’améliorer ou de supprimer les autres.

 

11. Appliquer des méthodes

Pour aller plus loin dans son efficacité, le manager et ses équipes pourront mettre en œuvre de bonnes méthodes, process ou encore habitudes. Ces méthodes seront de vrais leviers pour atteindre efficacement les objectifs. Il s’agit ici de définir des manières de faire qui utilisent le moins de moyens. Par exemple, les process permettent d’optimiser l’utilisation du temps, de l’énergie, de l’argent et de toute autre ressource.

 

12. Être capable de prendre du recul

Avoir le sens de l’organisation, ce n’est pas simplement agir en fonction de nos priorités. En effet, il sera aussi nécessaire d’avoir un vrai recul sur notre travail. Cela nous permettra de nous assurer en tout temps d’être sur le bon chemin pour atteindre les objectifs. C’est une véritable vue d’ensemble que nous devons aller chercher. De plus, cela nous aidera à remettre en question nos modes opératoires. Ainsi, pourrons-nous y apporter de nouveaux éléments ou en supprimer d’autres. Avoir un regard frais régulièrement nous permettra de sortir la tête du guidon.

 

13. Faire preuve d’anticipation

Le recul nous permettra aussi de nous projeter vers l’avenir. Ainsi, pourrons-nous anticiper ce qui peut se passer. Cela évitera au maximum les surprises qui sont toujours difficiles à gérer. Nous aurons donc d’un côté une vision à long terme qui nous servira de cap pour œuvrer et décider au quotidien. De l’autre côté, nous aurons aussi une réduction des imprévus qui nous ralentissent et nous perturbent.

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14. Savoir gérer les imprévus

Cependant, tout ne se passera pas comme prévu. C’est pourquoi avoir le sens de l’organisation c’est aussi savoir faire face aux imprévus. En effet, de nombreuses tâches et événements vont échapper à notre travail d’anticipation. Pour cela, nous pourrons prévoir des créneaux libres dans notre agenda. Quand un imprévu surviendra, nous pourrons le positionner sur ce créneau vide ou positionner une autre tâche sur ce créneau pour faire notre imprévu à la place.

 

15. Savoir dire non

Pour ne pas se laisser déborder, le manager devra limiter la quantité de tâches à réaliser. Pour cela, comme nous l’avons vu, il s’agira de bien prioriser en fonction des objectifs. Il pourra aussi supprimer. Dans cette logique, savoir dire non sera une vraie qualité. En effet, supprimer c’est avoir accepté, puis avoir renoncé pour enfin se débarrasser de la tâche. C’est très bien, mais cela demande tout de même du temps. Si le manager dit non tout de suite, il ira encore plus vite. Il faudra donc savoir dire non soit fermement soit en expliquant pourquoi. Pour autant, cela fait partie du métier et il ne faut donc pas en avoir peur.

 

16. Savoir ranger

Avoir le sens de l’organisation c’est aussi savoir ranger. En effet, mettre de l’ordre dans ses idées, mais aussi au niveau des choses matérielles, nous permettra d’y voir plus clair. Certes, certains adorent le bazar, mais pour autant, moins les idées et les objets sont accessibles, plus nous perdons de temps. De plus, il est aussi question de réduire la charge mentale. Par exemple, un bureau rangé permettra de réduire tous les éléments de distraction.

 

17. Prendre soin de soi

Enfin, et c’est peut-être le point le plus important, mais si nous voulons nous assurer la meilleure des organisations et des productivités, nous devrons savoir prendre soin de nous. Il semble difficile à l’heure actuelle de prendre tout le temps nécessaire pour nous reposer. Cependant, avoir un esprit lucide et un corps sain nécessite des temps de repos suffisants. De plus, bien manger et faire une activité physique régulière nous permettra de bien prendre soin de nous. Enfin, lâcher l’organisation quelques instants, nous permettra d’y revenir de manière bien plus efficace.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.

 


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