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Que nous travaillions dans des organisations agiles ou plus classiques, le briefing reste un outil très pertinent. En effet, il est idéal pour lancer un projet, une journée ou encore faire le suivi régulier de l’avancement du travail. Rapide, précis et s’adressant à tous les collaborateurs concernés par le sujet, le briefing permet de diffuser l’information et de mettre en dynamique de manière pertinente et en toute simplicité.

Parce qu’il est court, il permet de rapidement retenir l’attention des participants. Parce que l’information choisie est pertinente et synthétique, il est d’une véritable utilité pour les équipes.

Voici 12 conseils pour réaliser un bon brief.

 

1. Bien comprendre l’objectif du briefing 

Si l’on s’appuie sur le site Linguee, le mot briefing peut se traduire par « exposé », « directives » ou encore « résumé ». Cette triple traduction est extrêmement intéressante.

En effet, elle nous permet de comprendre par le terme « exposé » que le briefing présente un sujet ou un projet. Par « directives », nous comprenons qu’il est question lors du briefing d’exprimer la manière de mener le projet ou encore le sujet. Enfin, par le terme « résumé », nous en déduisons que le briefing doit être court et synthétique.

Nous pourrions donc entrevoir le briefing comme un moment où sera présenté le sujet, le projet ou encore la journée, afin de s’accorder sur la manière de procéder, le tout de manière brève et synthétique.

Si nous regardons le verbe « briefer » ou « to brief » en anglais, Linguee nous explique que cela signifie « informer quelqu’un », « donner des instructions » et « confier ». Il y a donc une notion de délégation dans celle de briefer.

En effet, le briefing est un acte managérial incontournable qui a pour objectif de déléguer une ou plusieurs tâches ou projets. Il peut servir de réunion courte de suivi de l’avancement du travail. Le briefing peut aussi permettre de présenter une personne, tout comme il peut permettre de lancer une période (journée, semaine, mois, année, etc.).

 

2. Bien choisir les sujets d’un briefing

Toutes les informations disponibles et qui peuvent être diffusées doivent être prises en considération. Cependant, comme nous l’avons déjà vu, il faut noter que le briefing doit rester une réunion courte. Il sera donc important de faire un travail de synthèse.

De manière générale, de nombreuses thématiques peuvent être abordées :

• Présentation du projet, du sujet, de la tâche, etc.
• Toutes les explications permettant de donner du sens.
• Objectifs de toutes natures.
• Chiffres en tous genres (historiques, progressions, chiffre d’affaires, etc.).
• Moyens disponibles : humains, logistiques, financiers, etc.
• Liste des participants au projet.
• Déroulement du plan d’action, de la journée, etc.
• Timings.
• Liste des priorités.
• Etc.

Les points à aborder lors d’un briefing peuvent rapidement être extrêmement nombreux. Il faudra donc savoir quels sont les points prioritaires à évoquer.

En effet, il est impératif de ne pas confondre une réunion de type briefing avec une réunion d’équipe plus classique. Ainsi, est-il possible d’organiser une réunion plus longue afin de donner toutes les informations. Certaines fois, il faudra un ou plusieurs jours pour bien informer et mettre en dynamique.

Dans ce cas, le briefing servira uniquement à donner le « GO », à savoir le top départ du projet par exemple. Le briefing se contentera donc de reprendre les points prioritaires.

 

3. Ajuster le timing

Un bon briefing se veut court. Il est difficilement imaginable de dépasser les 15 minutes. Certes, certains briefs peuvent exceptionnellement durer plus longtemps, mais il est nécessaire de s’assurer que cela soit justifié. Par exemple, si certains points ne sont pas clairs, il est alors possible de les expliquer.

Pour autant, l’animateur du briefing devra s’assurer de respecter le timing pour que le brief garde tout son impact. Il faudra donc savoir écourter certains points, si d’autres ont pris plus de temps que prévu. De plus, il s’agira de retenir l’attention de tout le monde pour éviter les dispersions. Il faudra donc, certaines fois, savoir intervenir pour faire cesser les bavardages incessants ou autres interruptions.

 

4. Trouver la bonne fréquence

Celle-ci doit être réfléchie. En effet, en termes de fréquence, un briefing peut tout à fait se dérouler tous les jours. Ainsi, est-il possible de faire un briefing lors du lancement du projet, puis de le maintenir quotidiennement afin de suivre l’évolution et de s’organiser. Tout est question de savoir si la relation, la collaboration et l’accompagnement sont importants. Dans ce cas, une fréquence importante est nécessaire.

À l’inverse, il est possible d’imaginer un briefing qui ne donnerait que le « GO » et qui ne serait donc qu’occasionnel.

 

5. Choisir le lieu adéquat

Concernant le lieu, il est possible de l’imaginer directement sur le terrain, à savoir au plus proche du projet ou dans des bureaux. Ici, la symbolique est très importante. Par exemple, si le briefing a lieu sur le terrain, cela va envoyer un message d’opérationnalité.

Peut-être souhaitons-nous mettre en dynamique les équipes et inviter certaines personnes à être plus concrètes. Dans ce cas, un briefing sur le terrain prend tout son sens. À l’inverse, si nous réalisons le brief dans un bureau, nous pourrons envoyer, par exemple, un message de distance et donc de prise de recul.

Briefer les équipes dans un endroit insolite peut les faire sortir de leur zone de confort. Nous comprenons donc que le lieu a aussi toute sa place dans les messages envoyés lors du briefing.

 

6. Inviter les personnes concernées

Concernant les personnes, prenez le temps de réfléchir à qui inviter. Si seules vos équipes sont concernées, la tâche est plutôt simple. Par contre, si le sujet concerne d’autres équipes ou d’autres interlocuteurs, il sera impératif de n’oublier personne.

Le risque serait que certains n’aient pas toute l’information pour mener le projet. De plus, ils pourraient être vexés et freiner la mise en dynamique. Enfin, si des personnes ne peuvent pas participer, n’oubliez pas de leur donner l’information du briefing lors de leur retour.

 

7. Assurer une bonne posture et le ton

Choisir sa posture lors d’un briefing n’est pas si anodin. En effet, que nous soyons assis ou debout aura un impact direct sur la transmission et la réception de nos messages. À l’image d’une équipe de sport, comme nous pouvons le voir au basketball, le coach peut s’accroupir. Tout le monde se baisse pour l’écouter et l’équipe l’entoure. Cette posture permet discrétion, concentration et cohésion. C’est l’idéal pour donner quelques conseils.

Nous pouvons aussi nous tenir droits et parler fort. Nos équipes se tiennent face à nous. Nous cherchons à les engager et les mettre en dynamique. Nous essayons d’avoir une posture de puissance pour leur transmettre notre force.

Enfin, nous pouvons aussi nous asseoir et parler calmement. Ici, par exemple, nous pouvons avoir envie d’envoyer de la sérénité à nos équipes. Pas de panique, tout va bien, il est juste question de rassurer et de poursuivre sur la même lancée.

Ainsi, posture et ton sont de véritables alliés s’ils sont bien choisis en fonction des messages que nous souhaitons véhiculer.

 

8. Autoriser les collaborateurs à s’exprimer et à poser des questions

Je pense que le briefing est un moment où les équipes peuvent poser des questions. En effet, il serait dommage de laisser repartir les collaborateurs alors que tout n’est pas clair. Il est préférable de prendre quelques minutes supplémentaires pour s’assurer que les messages soient bien compris, plutôt que d’aller vite, mais que des erreurs soient ensuite commises.

Le management est un investissement en temps. Le briefing n’échappe donc pas à cette règle. Il est vraiment important de ne pas tomber dans un briefing par contrainte. En effet, le risque serait de toujours répéter la même chose, sur le même ton, avec la même posture, etc. sans jamais écouter personne. Le briefing est là pour lancer un projet, une période ou encore suivre au quotidien le déroulement de certaines tâches. Il est important de le faire avec envie et de laisser les collaborateurs s’exprimer.

L’animateur devra savoir prioriser les interventions. Si les remarques sont pertinentes, il sera question d’approfondir ces points. À l’inverse, par exemple, des critiques non constructives pourront être passées en revue plus rapidement.

Si le timing des 15 minutes dépasse légèrement, pas de soucis. Si les questions sont trop nombreuses, alors il sera question d’organiser une réunion exceptionnelle qui permettra de répondre à toutes les questions et d’échanger plus en profondeur sur les différents points.

 

9. Écouter les propositions des équipes

Dans la lignée du point précédent, il est fort probable que les équipes fassent des propositions sur certains sujets évoqués. Oui, je pense que ces propositions doivent être écoutées. Il faudra savoir animer ces interventions de manière synthétique pour garder le format court du briefing.

Tout d’abord, cette écoute valorisera les collaborateurs. Ils seront encore plus engagés dans le projet, car ils auront le sentiment d’y participer pleinement. De plus, les propositions peuvent être tout à fait pertinentes. En effet, n’oublions pas que le principe du briefing est d’informer, d’expliquer et de déléguer. L’idée est donc de confier un travail aux équipes et que celui-ci soit réalisé du mieux possible. Si les collaborateurs ont des propositions qui vont dans ce sens, il serait dommage de passer à côté.

 

10. Oser faire un briefing participatif

Il est tout à fait concevable de faire participer les collaborateurs au briefing. Et cela n’est pas contradictoire avec le fait de faire un briefing court. Dans un premier temps, nous pouvons les impliquer dans la conception du briefing. Quelle durée, quel lieu, quelles informations, etc. souhaitent-ils retrouver pour leur briefing ? Car, il s’agit bien de leur briefing qui est là pour les aider à réaliser le travail voulu.

Ensuite, nous pouvons les engager dans la rédaction du briefing. Par exemple, certains salariés vont aller chercher certaines informations et les noter sur le briefing. Nous pouvons aller jusqu’à les faire intervenir sur ce sujet. En effet, parce qu’ils ont pris les renseignements, ils sont les plus à même de les expliquer.

Enfin, et c’est le troisième point, les collaborateurs peuvent prendre la parole pour intervenir sur certains sujets. Le briefing sera encore plus dynamique. Chaque intervenant apportera sa vision, ses explications, mais aussi sa posture, son énergie, son ton, etc.

 

11. Ne pas avoir peur de déléguer l’animation du briefing

Même notre rôle d’animateur peut être délégué. En effet, nous pouvons envisager de confier l’animation du briefing à une autre personne. Cela peut se faire pour différentes raisons.

Par exemple, nous pouvons souhaiter positionner un collaborateur. C’est le cas, par exemple, lorsque cette personne est évolutive hiérarchiquement où si elle va jouer un rôle central dans le projet évoqué lors du brief.

Ensuite, cela permet aussi aux collaborateurs de monter en compétences. En effet, savoir prendre la parole en public pour animer un briefing est une compétence intéressante qui peut être utilisée de manière plus générale. En effet, cet acte managérial développe de nombreuses qualités : capacité à animer tous types de réunions, savoir s’exprimer au quotidien en public, apprendre à être synthétique et clair, développer des capacités de mise en dynamique des équipes, etc.

De plus, cela permettra de faire toucher du doigt aux différents animateurs ce qu’est un des aspects du rôle de manager. Les collaborateurs n’en seront que plus responsabilisés. Ils seront aussi plus emphatiques, car ils comprendront mieux notre métier.

Enfin, je pense que tout le monde sera encore plus respectueux. En effet, les équipes prendront conscience que si elles veulent être respectées lors de leur prise de parole, il sera important de respecter ceux qui sont en train de parler.

 

12. Passer un moment convivial

Attention, je ne dis pas qu’il faut faire des blagues et se déguiser ! Je pense simplement que le briefing doit être un moment agréable, sauf si, bien évidemment, l’heure est grave et que les messages sont lourds. C’est par exemple le cas si le projet est en retard ou si un drame est survenu.

Mais si tout va bien, pourquoi ne pas s’assurer que le moment soit convivial et que tout le monde soit détendu ? N’oublions donc pas notre sourire, notre bonne humeur et l’envie de partager un moment en équipe. Car oui, il est tout à fait possible de rigoler lors d’un briefing !