Communication managériale : 6 leviers pour mieux communiquer

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Une bonne communication managériale est synonyme d’équipes motivées et de travail efficace. En effet, le management est une question de relations humaines dans le domaine professionnelle. Cependant, il y a une nuance importante : la relation hiérarchique.

Je prône le respect de relations simples entre les personnes à tous les niveaux hiérarchiques. Mais, la relation managériale qui lie un employé à son manager nécessite tout de même le respect de certaines règles. Ces grands principes s’appliquent dans la communication utilisée par le manager. Il devra respecter certains points fondamentaux afin de s’assurer de bien s’exprimer et d’être bien compris.

En effet, certaines fois, nous pouvons constater que nos équipes n’ont pas envie, sont mal organisées ou encore ne respectent pas ce qui a été défini. La communication étant centrale dans les relations entre les personnes, il ne serait pas surprenant que ces comportements viennent d’elle. Selon moi, il existe 6 leviers pour assurer une bonne communication en tant que manager.

Communication managériale : 6 leviers pour mieux communiquer

 

1 – Écouter pour une bonne communication managériale

Le premier point d’une bonne communication managériale concerne la capacité d’écoute du manager. En effet, communiquer c’est aussi comprendre l’autre pour parler de ses problèmes et non pas de la projection de nos propres problèmes sur l’autre. La nuance est importante, mais il est tellement facile de croire que l’autre a les mêmes problèmes que nous. L’écouter sincèrement nous permettra de bien cerner ses problématiques.

De plus, cela lui donnera une réelle existence. Écouter ce que nos collaborateurs ont à nous dire, c’est reconnaitre qu’ils existent. C’est donc aussi extrêmement motivant. Ils auront pu s’exprimer, ce qui donne un sentiment de bien-être. Mais au-delà de ce point, ils auront aussi eu le sentiment d’avoir été compris.

Nous devrons donc bien nous centrer sur l’autre en coupant notre téléphone et boite email. Le plus dur s’avère de « couper » notre cerveau pour qu’il soit concentré uniquement sur notre collaborateur. Nous pourrons hocher de la tête, dire « oui » et regarder dans les yeux pour montrer que nous écoutons. Nous serons ainsi dans une écoute active. En répétant ce qui vient d’être dit, nous pourrons obtenir des précisions et nous assurer que nous avons bien compris. Prendre des notes nous permettra de ne rien oublier et enverra le message que nous sommes centrés sur ce que dit l’autre.

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2 – Empathie et intelligence émotionnelle

Nous devrons aussi faire preuve d’empathie. Cependant, nous ne devrons pas tomber dans l’empathie mouillée. Celle-ci consiste à fusionner avec notre interlocuteur et à prendre ses problèmes sur notre dos. Nous devrons donc bien garder de la distance entre nous et lui. C’est ce que nous appelons l’empathie sèche, à savoir comprendre ce que dit et vit l’autre sans en faire notre propre problème.

Enfin, nous ne devons pas oublier d’écouter les ressentis de nos collaborateurs. L’intelligence émotionnelle permet d’en savoir long sur nos équipes. Au-delà de la situation, c’est bien la manière émotionnelle dont les situations sont vécues qui est importante. C’est ce qui fait que chacun est singulier. Comprendre l’autre c’est comprendre sa singularité.

Les différentes émotions nous en disent long sur l’état d’esprit du collaborateur :

  •  – La colère : ses valeurs sont bafouées ou il ne se sent pas respecté
  •  – La peur : il sent un danger
  •  – La tristesse : c’est l’expression d’un manque
  •  – La joie : un besoin est satisfait

 

3 – La CNV

Ensuite, après avoir écouté, notre communication managériale nous amènera à prendre la parole. Pour nous exprimer au mieux, le protocole de Communication Non Violente (CNV) semble être le plus adapté.

Il se compose de 4 étapes toutes incontournables :

  1. Exprimer la situation : en effet, nous devrons dans un premier temps exprimer la situation et donc le contexte de nos propos.
  2. Faire part de son ressenti : Nous poursuivrons en faisant part de notre ressenti par rapport à cette situation. Nous pourrons donc livrer la manière dont nous l’avons vécu.
  3. Faire connaitre son besoin : nous continuerons en exprimant notre besoin. Nous évoquons rarement ce point lorsque nous prenons la parole, mais il permet d’en dire encore plus sur notre mode de fonctionnement pour mieux se faire comprendre.
  4. Énoncer une demande : enfin, nous ferons une demande claire et nette à nos interlocuteurs. Ainsi, ils sauront précisément ce que nous attendons d’eux.

 

4 – Choisir le bon support pour une bonne communication managériale

Plusieurs supports de communication peuvent exister et permettent d’avoir une bonne communication managériale.

Le mail s’avère idéal pour transmettre des documents de manière descendante et échanger succinctement. Le risque est de mal interpréter ce qui est dit, car le ton et le faciès de la personne ne sont pas présents.

En cas de doute, il ne faut pas hésiter à passer un coup de téléphone. Ce mode de communication est plus intrusif, mais permet d’échanger directement. Nous pourrons donc avoir des réponses plus rapidement et mieux interpréter les propos de nos interlocuteurs.

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Les réseaux sociaux et les intranets sont très faciles à utiliser et permettent même d’échanger des documents. Ils peuvent aussi être très intrusifs, car accessibles par notification sur le téléphone portable. Ils peuvent aussi déraper. Nous avons tous connu des moments très drôles entre collègues sur des groupes comme WhatsApp. Le manager pourra cadrer l’utilisation de ces réseaux sociaux pour s’assurer d’une vraie convivialité, mais aussi de leur efficacité.

L’affichage est aussi un moyen de bien communiquer. D’un côté, il est obligatoire d’afficher certains documents. De l’autre, nous pouvons en rajouter pour rappeler certains points. Un affichage positionné à un endroit de grand passage permettra d’être visible. Attention à ne pas surcharger ces panneaux. En effet, les collaborateurs pourraient ne plus rien voir.

Enfin, dernier point, il est aussi incontournable de se voir physiquement. Parlons-en dans le point numéro 5.

 

5 – Les rythmes managériaux

Une bonne communication managériale passe par des rencontres régulières entre le manager et ses équipes. C’est ce que nous appelons les rythmes managériaux. Je vous renvoie directement sur mon article sur ce sujet : « Comment animer une réunion de travail : objectifs et déroulements ? »

Les rythmes managériaux peuvent être collectifs. Ce sont les briefings du matin qui permettent de bien lancer la journée. Cela concerne aussi les réunions collectives pour redescendre et faire remonter l’information ou encore définir les objectifs et les plans d’action.

Les rythmes managériaux peuvent être individuels comme les rencontres hebdomadaires ou mensuelles avec un seul collaborateur. Les entretiens annuels en sont un parfait exemple.

Parce qu’ils sont une rencontre « physique », ils permettent d’aller plus loin dans la relation de confiance. Nous pouvons pleinement nous exprimer avec nos gestes, nos attitudes et nos expressions du visage. Nous pouvons mieux nous faire comprendre. De plus, nous voyons directement la réaction de nos interlocuteurs. Nous pouvons donc ajuster, poser des questions, donner plus de sens ou reformuler.

Ces rencontres permettent donc d’aller dans le détail pour s’exprimer, mais aussi pour travailler ensemble. Ainsi, pourrons-nous évoquer des sujets importants et prioritaires pour les mettre autour de la table. Un travail participatif permettra à chacun de prendre la parole et de construire l’objectif et le plan d’action collectivement pour toujours plus d’implication et de délégation.

 

6 – Répéter plusieurs fois

Enfin, pour une bonne communication managériale, il ne faudra jamais hésiter à répéter plusieurs fois les messages forts que nous voulons passer. En effet, croire que l’être humain va comprendre, assimiler et agir après avoir entendu une seule fois le message est utopique.

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Bien évidemment, certaines fois le message pourrait passer correctement dès le premier coup. Mais, nous ne devons pas oublier que nos parents ont dû nous répéter plusieurs de fois de bien regarder avant de traverser.

En effet, il ne faudrait pas non plus croire que notre message s’avère évident pour l’autre. Nous pouvons avoir compris des choses sans que cela soit le cas pour l’autre. N’oublions pas que l’inverse est vrai. Nous pouvons ne pas avoir compris certains points alors que d’autres les ont déjà intégrés.

 

En conclusion sur la communication managériale

Ainsi, selon moi, une bonne communication managériale repose sur :

  1. Une écoute sincère et active
  2. Faire preuve d’empathie et d’intelligence émotionnelle
  3. Le respect du protocole de Communication Non Violente
  4. Choisir le bon support de communication
  5. Mettre en œuvre les rythmes managériaux
  6. Répéter plusieurs fois

Si vous souhaitez aller plus loin pour passer un message efficacement, n’hésitez pas à consulter mon article : « Comment bien communiquer et passer un message efficacement ? »


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