Comment bien communiquer et passer un message efficacement ?

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Mettre en place une dynamique d’équipe afin d’atteindre les objectifs de manière efficace nécessite de savoir comment bien communiquer de manière verbale. Travailler en équipe, c’est finalement ne plus faire qu’un alors que nous sommes plusieurs. Le ciment entre les individus se situe au niveau de la communication. C’est grâce à une communication plus efficace que nous pouvons définir un cap commun, une méthode de travail commune ou encore partager des valeurs.

Il est donc essentiel de maîtriser la communication et faire passer un message efficacement pour :

– diffuser une information, s’exprimer,

– communiquer avec les autres, débattre, se mettre d’accord,

– s’assurer que tout le monde a bien compris, va aller dans le même sens et soit à l’unisson,

– motiver, passer à l’action.

Une mauvaise communication au quotidien pourra créer l’inverse : éparpiller les personnes. À l’image de 2 aimants, si la communication est bonne, ils se rapprocheront. Si la communication est mauvaise, ils s’éloigneront. Tout comme 2 aimants répondent à des règles physiques, la communication répond à des règles elle aussi.

Voici, selon moi, les 3 règles de communication essentielles pour savoir-communiquer et passer des messages efficacement. Ensuite, je ferai un récapitulatif global de la méthode de communication de base de manière théorique, mais aussi de manière pratique à travers un exemple pour développer notre capacité de communication.

 

1 – Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

Le premier point pour savoir comment mieux communiquer et faire passer des messages correctement est que nous pouvons très souvent réagir sur l’instant en nous laissant emporter par nos émotions. Les émotions sont importantes, mais nous devons y faire attention pour communiquer efficacement.

En effet, si nous prenons l’exemple de la colère, nous pourrions avoir des mots blessants qui ne permettraient pas à la personne en face de nous de les recevoir pleinement.

C’est bien le premier point : savoir dialoguer, savoir s’exprimer correctement pour que la personne qui reçoit ce que nous disons puisse le faire pleinement. Pour améliorer notre communication, il faut être très clair et savoir exprimer plusieurs choses sans exprimer une agressivité.

Je vais m’appuyer sur le protocole de Communication Non Violente, qui est très puissant pour envoyer et s’exprimer efficacement.

 

Le protocole

La première étape pour améliorer sa communication consiste à faire part de l’OBSERVATION. Ainsi, nous allons dialoguer efficacement en commençant par exprimer la situation qui pose problème ou le sujet de ce que nous allons dire.

Cela peut très bien être quelque chose qui a été mal fait, mais aussi un objectif qu’il faudrait atteindre ou une autre situation. Une bonne communication est la clé pour déterminer facilement quel est le sujet.

La deuxième étape pour une communication efficace consiste à exprimer notre SENTIMENT. En effet, lorsque nous nous exprimons, nous avons une émotion qui se cache derrière. Au lieu de l’exprimer en la vivant, il faut avoir les bonnes capacités de communication et l’exprimer plus clairement à l’oral.

La personne comprendra mieux avec la communication orale. Par exemple, au lieu de vivre sa colère pour montrer à quelqu’un notre agacement, il est préférable de lui exprimer simplement que nous sommes agacés. Il faudra donc trouver le bon moment pour le faire, le temps de gérer notre colère et d’améliorer notre communication. Exprimer sa tristesse sera plus fort que de pleurer sans expliquer. Il en est de même pour la peur.

La troisième étape pour améliorer notre stratégie de communication va être de clarifier et d’exprimer notre BESOIN par rapport à cette situation.

Par exemple, la situation est que notre collaborateur était en retard. Cela nous a mis en colère. Nous avons besoin de nous sentir respectés et de maintenir une bonne communication. Nous allons donc exprimer clairement le fait que nous avons besoin d’être respectés pour améliorer les communications.

Enfin, la quatrième étape pour interagir efficacement consiste à apprendre à mieux communiquer et à exprimer notre DEMANDE. Par exemple, la situation est que notre collaborateur était en retard. Cela nous a mis en colère. Nous avons besoin de nous sentir respectés et d’établir des relations efficaces. Pour cela, il faut s’exprimer à l’oral en demandant donc à la personne qu’elle nous appelle la prochaine fois pour nous prévenir de son retard.

 

Exemple de mise en dynamique

Un autre exemple, pour renforcer la communication relationnelle et mettre en dynamique les équipes, pourrait être :

1. Nous devons rendre le rapport d’audit pour le 30 mars
2. J’ai peur que nous soyons en retard
3. J’ai besoin que nous tenions les délais pour le client parce que nous nous y étions engagés
4. Je vous demande que nous trouvions une nouvelle organisation pour gagner en productivité

Ainsi, les équipes comprennent clairement pourquoi nous voulons une autre organisation lorsqu’on communique clairement. Si nous étions arrivés en réclamant simplement une nouvelle organisation sans renforcer la communication, les équipes auraient pu mal comprendre et ne pas s’investir.

Grâce au protocole de Communication Non Violente, elles ont bien compris. Elles ont eu beaucoup plus de sens et plus confiance en vous.

 

2 – S’assurer que l’autre a bien compris

Le protocole de Communication non Violente est donc essentiel pour que chacun puisse savoir comment bien communiquer. Mais ce n’est pas suffisant pour améliorer la communication. Il faut s’assurer que la personne qui écoute a bien compris ce qui a été dit pour établir des communications efficaces.

En effet, dans la communication il y a un émetteur, que nous avons réglé avec le protocole, mais aussi un récepteur. Pour cela, il faudra respecter 2 voire 3 étapes en cas de besoin.

Le premier point sera de directement demander à la personne ce qu’elle a compris de ce que nous venons de dire pour avoir une affirmation et optimiser la communication. Ce n’est pas forcément naturel et surtout, cela ne doit pas être dit comme une interrogation orale. Si nous reprenons l’exemple de la première partie, nous pourrions dire :

• Est-ce que vous comprenez la situation et le fait que nous soyons en retard ? Ainsi, nous saurons tout de suite si les équipes partagent le même point de vue ou non. Soit elles nous disent qu’elles sont d’accord, soit elles nous disent que nous ne sommes pas en retard avec suffisamment d’arguments. Elles peuvent aussi ne pas comprendre.
• Est-ce que vous comprenez ma peur de ne pas tenir les délais ?
• Comprenez-vous mon besoin de vouloir respecter le timing ?
• Mon attente de trouver une nouvelle organisation vous semble-t-elle claire et justifiée ?

Dans un deuxième temps, il nous faudra donc faire preuve d’une grande écoute pour bien comprendre ce que les équipes ont retenu et assurer l’amélioration de la communication avec autrui. Savoir bien communiquer pour passer un message efficacement ce n’est donc pas que parler. C’est aussi savoir écouter son interlocuteur. L’écoute active fait notamment partie des clés de la communication efficace.

Nous saurons ainsi rapidement si les équipes ont compris ou non grâce à l’écoute et la communication orale. Dans un troisième temps, si elles n’ont pas compris, il faudra suivant les situations de communication, une reformulation de nos propos ou les questionner sur les zones d’ombres pour leur fournir plus de détails.

 

3 – Coacher les personnes

Savoir comment bien communiquer et passer un message efficacement c’est aussi s’assurer que l’autre personne va passer à l’action suite à notre message. Pour cela, il faudra la responsabiliser et adapter la communication en faisant en sorte qu’elle décide des actions à mener pour atteindre les objectifs.

Voici un exemple de méthode de coaching. Elle se divise en 4 étapes :

1. Notre collaborateur exprime la situation
2. Ensuite, il exprime son ressenti
3. il continuera et se fixera un objectif
4. Enfin, notre collaborateur détermine comment atteindre l’objectif

 

4 – Synthèse théorique pour savoir comment bien communiquer :

Reprenons donc toute la démarche pour savoir comment bien communiquer et transformer en efficacité relationnelle :

1ère partie : Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

1. Observation
2. Sentiment
3. Besoins
4. Demande

2ème partie : S’assurer que l’autre a bien compris

1. Poser des questions
2. Écouter
3. Reformuler en cas de besoin

3ème partie : Coacher les personnes

1. Faire reformuler la situation à la personne
2. Lui faire exprimer son ressenti lié à cette situation
3. Lui demander quel est son objectif
4. L’accompagner pour définir avec elle comment elle va s’y prendre

 

5 – Synthèse en exemple pour savoir comment bien communiquer :

1ère partie : Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

1. Nous devons rendre le rapport d’audit pour le 30 mars
2. J’ai peur que nous soyons en retard
3. J’ai besoin que nous tenions les délais pour le client parce que nous nous y étions engagés
4. Je vous demande que nous trouvions une nouvelle organisation pour gagner en productivité

2ème partie : S’assurer que l’autre a bien compris

1. Vous souvenez-vous que nous devons rendre le rapport le 30 mars ? Comprenez-vous que je sois inquiet ? Comprenez-vous mon besoin de respecter les délais ? Comment trouvez-vous ma demande de trouver une nouvelle organisation ?
2. Oui, nous nous souvenons des délais et comprenons que tu sois inquiet. Ton besoin est normal, car nous devons respecter nos clients en respectant les délais. Es-tu certains que nous pouvons trouver une nouvelle organisation ?
3. Je pense que si nous nous concertons et comprenons mieux le travail de chacun et ses problématiques nous pourrons trouver une meilleure organisation

3ème partie : Coacher les personnes

1. Les équipes expriment : si nous comprenons bien il faut discuter ensemble pour mieux connaitre le travail de chacun et ainsi optimiser notre organisation
2. Les équipes expriment : nous avons peur, car cela va nous prendre du temps et nous manquons déjà de temps
3. Le manager demande : alors quel est votre objectif ? Les équipes y répondent : trouver une nouvelle organisation pour tenir les délais.
4. Les équipes expriment : nous allons annuler des réunions qui ne sont pas prioritaires, commencer à travailler dès aujourd’hui sur l’optimisation de notre organisation, etc.

Cet exemple est très théorique. Cependant, il est accessible et permet de développer l’efficacité de la communication. Il permet en effet d’améliorer les aptitudes de communication, de mieux savoir comment bien s’exprimer, de s’assurer que l’autre a bien compris et enfin de s’assurer qu’il est bien en dynamique. Ainsi, notre message sera passé efficacement.

 

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.