Comment bien communiquer et passer un message efficacement ?

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Comment bien communiquer ?Mettre en place une dynamique d’équipe afin d’attendre les objectifs de manière efficace nécessite de savoir comment bien communiquer. Travailler en équipe, c’est finalement ne plus faire qu’un alors que nous sommes plusieurs. Le ciment entre les individus se situe au niveau de la communication. Grâce à elle, nous pouvons définir un cap commun, une méthode de travail commune ou encore partager des valeurs.

Il est donc essentiel de savoir passer un message efficacement pour :

– diffuser une information, s’exprimer
– échanger, débattre, se mettre d’accord
– s’assurer que tout le monde a bien compris, va aller dans le même sens et soit à l’unisson
– passer à l’action

Une mauvaise communication pourra créer l’inverse : éparpiller les personnes. À l’image de 2 aimants, si la communication est bonne, ils se rapprocheront. Si la communication est mauvaise, ils s’éloigneront. Tout comme 2 aimants répondent à des règles physiques, la communication répond à des règles elle aussi. Voici, selon moi, les 3 règles essentielles pour savoir comment bien communiquer et passer un message efficacement. Ensuite, je ferai un récapitulatif global de la méthode de manière théorique, mais aussi de manière pratique à travers un exemple.

comment bien communiquer

 

1 – Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

Le premier point pour savoir comment bien communiquer et de savoir s’exprimer correctement. Nous pouvons très souvent réagir sur l’instant en nous laissant emporter par nos émotions. Les émotions sont importantes, mais nous devons y faire attention. En effet, si nous prenons l’exemple de la colère, nous pourrions avoir des mots blessants qui ne permettraient pas à la personne en face de nous de les recevoir pleinement.

C’est bien le premier point : savoir s’exprimer correctement pour que la personne qui reçoit ce que nous disons puisse le faire pleinement. Pour cela, il faut être très clair et exprimer plusieurs choses. Je vais m’appuyer sur le protocole de Communication Non Violente, qui est très puissant pour envoyer et s’exprimer efficacement.

 

Le protocole

La première étape consiste à faire part de l’OBSERVATION. Ainsi, nous allons exprimer la situation qui pose problème ou le sujet de ce que nous allons dire. Cela peut très bien être quelque chose qui a été mal fait, mais aussi un objectif qu’il faudrait atteindre ou une autre situation. Cela permet de déterminer quel est le sujet.

La deuxième étape consiste à exprimer notre SENTIMENT. En effet, lorsque nous nous exprimons, nous avons une émotion qui se cache derrière. Au lieu de l’exprimer en la vivant, il nous faut l’exprimer oralement. La personne comprendra mieux. Par exemple, au lieu de vivre sa colère pour montrer à quelqu’un notre agacement, il est préférable de lui exprimer simplement que nous sommes agacés. Il faudra donc trouver le bon moment pour le faire, le temps de gérer notre colère. Exprimer sa tristesse sera plus fort que de pleurer sans expliquer. Il en est de même pour la peur. Consultez mon article sur les différentes émotions pour plus de détail en cliquant ici.

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La troisième étape va être d’exprimer notre BESOIN par rapport à cette situation. Par exemple, la situation est que notre collaborateur était en retard. Cela nous a mis en colère. Nous avons besoin de nous sentir respectés. Nous allons donc exprimer le fait que nous avons besoin d’être respectés.

Enfin, la quatrième étape consiste à exprimer notre DEMANDE. Par exemple, la situation est que notre collaborateur était en retard. Cela nous a mis en colère. Nous avons besoin de nous sentir respectés. Nous demandons donc à la personne qu’elle nous appelle la prochaine fois pour nous prévenir de son retard.

 

Exemple de mise en dynamique

Un autre exemple, pour mettre en dynamique les équipes, pourrait être :

  1. Nous devons rendre le rapport d’audit pour le 30 mars
  2. J’ai peur que nous soyons en retard
  3. J’ai besoin que nous tenions les délais pour le client parce que nous nous y étions engagés
  4. Je vous demande que nous trouvions une nouvelle organisation pour gagner en productivité

Ainsi, les équipes comprennent clairement pourquoi nous voulons une autre organisation. Si nous étions arrivés en réclamant simplement une nouvelle organisation, les équipes auraient pu mal comprendre et ne pas s’investir. Grâce au protocole de Communication Non Violente, elles ont bien compris. Elles ont eu beaucoup plus de sens.

 

2 – S’assurer que l’autre a bien compris

Le protocole de Communication non Violente est donc essentiel pour que chacun puisse savoir comment bien communiquer. Mais ce n’est pas suffisant. Il faut s’assurer que la personne qui écoute a bien compris ce qui a été dit. En effet, dans la communication il y a un émetteur, que nous avons réglé avec le protocole, mais aussi un récepteur. Pour cela, il faudra respecter 2 voire 3 étapes en cas de besoin.

Le premier point sera de directement demander à la personne ce qu’elle a compris de ce que nous venons de dire. Ce n’est pas forcément naturel et surtout, cela ne doit pas être dit comme une interrogation orale. Si nous reprenons l’exemple de la première partie, nous pourrions dire :

  • Est-ce que vous comprenez la situation et le fait que nous soyons en retard ? Ainsi, nous saurons tout de suite si les équipes partagent le même point de vue ou non. Soit elles nous disent qu’elles sont d’accord, soit elles nous disent que nous ne sommes pas en retard avec suffisamment d’arguments. Elles peuvent aussi ne pas comprendre.
  • Est-ce que vous comprenez ma peur de ne pas tenir les délais ?
  • Comprenez-vous mon besoin de vouloir respecter le timing ?
  • Mon attente de trouver une nouvelle organisation vous semble-t-elle claire et justifiée ?
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Dans un deuxième temps, il nous faudra donc faire preuve d’une grande écoute pour bien comprendre ce que les équipes ont retenu. Savoir bien communiquer pour passer un message efficacement ce n’est donc pas que parler. C’est aussi savoir écouter.

Nous saurons ainsi rapidement si les équipes ont compris ou non. Dans un troisième temps, si elles n’ont pas compris, il faudra reformuler nos propos ou les questionner sur les zones d’ombres pour leur fournir plus de détails.

 

3 – Coacher les personnes

Savoir comment bien communiquer et passer un message efficacement c’est aussi s’assurer que l’autre personne va passer à l’action suite à notre message. Pour cela, il faudra la responsabiliser en faisant en sorte qu’elle décide des actions à mener pour atteindre les objectifs.

J’ai déjà écrit sur une méthode de coaching. Vous pouvez cliquer ici pour la consulter. Pour rappel, elle se divise en 4 étapes :

  1. Notre collaborateur exprime la situation
  2. Ensuite, il exprime son ressenti
  3. il continuera et se fixera un objectif
  4. Enfin, notre collaborateur détermine comment atteindre l’objectif

 

4 – Synthèse théorique pour savoir comment bien communiquer :

Reprenons donc toute la démarche pour savoir comment bien communiquer :

1ère partie : Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

  1. Observation
  2. Sentiment
  3. Besoins
  4. Demande

2ème partie : S’assurer que l’autre a bien compris

  1. Poser des questions
  2. Écouter
  3. Reformuler en cas de besoin

3ème partie : Coacher les personnes

  1. Faire reformuler la situation à la personne
  2. Lui faire exprimer son ressenti lié à cette situation
  3. Lui demander quel est son objectif
  4. L’accompagner pour définir avec elle comment elle va s’y prendre

 

5 – Synthèse en exemple pour savoir comment bien communiquer :

1ère partie : Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

  1. Nous devons rendre le rapport d’audit pour le 30 mars
  2. J’ai peur que nous soyons en retard
  3. J’ai besoin que nous tenions les délais pour le client parce que nous nous y étions engagés
  4. Je vous demande que nous trouvions une nouvelle organisation pour gagner en productivité

2ème partie : S’assurer que l’autre a bien compris

  1. Vous souvenez-vous que nous devons rendre le rapport le 30 mars ? Comprenez-vous que je sois inquiet ? Comprenez-vous mon besoin de respecter les délais ? Comment trouvez-vous ma demande de trouver une nouvelle organisation ?
  2. Oui, nous nous souvenons des délais et comprenons que tu sois inquiet. Ton besoin est normal, car nous devons respecter nos clients en respectant les délais. Es-tu certains que nous pouvons trouver une nouvelle organisation ?
  3. Je pense que si nous nous concertons et comprenons mieux le travail de chacun et ses problématiques nous pourrons trouver une meilleure organisation
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3ème partie : Coacher les personnes

  1. Les équipes expriment : si nous comprenons bien il faut discuter ensemble pour mieux connaitre le travail de chacun et ainsi optimiser notre organisation
  2. Les équipes expriment : nous avons peur, car cela va nous prendre du temps et nous manquons déjà de temps
  3. Le manager demande : alors quel est votre objectif ? Les équipes y répondent : trouver une nouvelle organisation pour tenir les délais.
  4. Les équipes expriment : nous allons annuler des réunions qui ne sont pas prioritaires, commencer à travailler dès aujourd’hui sur l’optimisation de notre organisation, etc.

Cet exemple est très théorique. Cependant, il est accessible. Il permet de mieux savoir comment bien s’exprimer, de s’assurer que l’autre a bien compris et enfin de s’assurer qu’il est bien en dynamique. Ainsi, notre message sera passé efficacement.

 

En complément pour savoir comment bien communiquer

Pour savoir comment bien communiquer, nous avons vu que tout au long de cette méthode les personnes expriment leurs ressentis. L’intelligence émotionnelle est donc au cœur d’une bonne communication. Il est donc essentiel de bien comprendre les émotions, notamment les 4 principales : la peur, la colère, la tristesse et la joie. Vous trouverez mon article « Les différentes émotions pour mieux comprendre nos équipes » en cliquant ici. Cela pourra vous aider à mieux comprendre les émotions.

Mais faire preuve d’intelligence émotionnelle, c’est aussi savoir comment réagir et interpréter les émotions. Pour cela, mon article sur « L’intelligence émotionnelle au travail : pour savoir réagir face à nos équipes » pourra vous aider, en cliquant ici.

Enfin, si vous êtes curieux sur le sujet de l’intelligence émotionnelle de manière générale, n’hésitez pas à vous rendre sur le blog partenaire « Heureux au travail », pour y consulter mon article « Comment mettre l’intelligence émotionnelle au service de nos collaborateurs ? »


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