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Mettre en œuvre une dynamique d’équipe en vue d’atteindre efficacement les objectifs requiert une maîtrise des compétences de communication verbale. Lorsque nous travaillons en équipe, nous transcendons l’individuel pour devenir collectifs. Le liant qui unit les individus prend sa source dans la communication. C’est par une communication affinée que nous pouvons fixer un cap partagé, une méthode de travail unifiée et des valeurs communes. D’où l’importance de savoir comment bien communiquer.

La maîtrise de la communication et de la transmission de messages devient, par exemple, primordiale pour :

– diffuser des informations et exprimer des idées ;
– interagir avec les autres, débattre et trouver des accords ;
– s’assurer que les collaborateurs comprennent la direction et agissent à l’unisson ;
– susciter la motivation et passer à l’action.

À contrario, une communication défaillante peut entrainer une dispersion. Tels deux aimants, une bonne communication rapproche, tandis qu’une communication médiocre éloigne. Comme l’interaction entre deux aimants obéit à des lois physiques, la communication est aussi soumise à des règles.

Dans cette optique, voyons dans un premier temps trois règles majeures pour une communication efficace. Ensuite, nous ferons un résumé global de la méthode de communication et l’illustrerons à travers un exemple pratique.

 

1. Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

Comprendre comment bien communiquer et passer un message efficacement requiert souvent la capacité à maîtriser nos réactions émotionnelles immédiates. Les émotions jouent un rôle crucial. Cependant, il est essentiel d’apprendre à les gérer pour parvenir à une communication réussie.

Prenons l’exemple de la colère. Si nous laissons échapper des mots blessants, ils risquent d’entraver la réception de notre message par l’interlocuteur. Voici le premier point : maîtriser le dialogue et exprimer nos pensées de manière constructive permettent ainsi à notre auditoire de bien les assimiler. Pour améliorer notre communication, il est vital d’être précis et de transmettre nos idées sans agressivité.

Pour illustrer ce processus, je m’appuierai sur le protocole de Communication Non Violente (CNV), une méthodologie puissante pour communiquer et s’exprimer de manière efficace.

 

Le protocole

La première étape pour améliorer la communication consiste à partager une OBSERVATION. Cela signifie entamer le dialogue en décrivant la situation problématique ou le thème de la discussion. Que ce soit une erreur commise ou un objectif à atteindre, une communication efficace commence par une observation précise.

La deuxième étape implique l’expression de notre SENTIMENT. Chaque fois que nous nous exprimons, une émotion sous-jacente se cache. Au lieu de la laisser transparaître, il est préférable de la verbaliser clairement. Par exemple, au lieu de laisser la colère éclater, exprimez simplement verbalement le sentiment d’agacement. Cette étape nécessite le choix du bon moment pour communiquer, la gestion de nos émotions et l’amélioration de notre communication. L’expression de la tristesse ou de la peur est également importante.

La troisième étape de notre stratégie de communication consiste à clarifier et à exposer notre BESOIN lié à la situation. Par exemple, si un collègue était en retard, cela peut générer de la colère. Le besoin de respect et d’une communication harmonieuse doit être articulé clairement pour améliorer la situation.

Enfin, la quatrième étape pour une interaction efficace est d’apprendre à mieux communiquer et d’énoncer notre DEMANDE. Reprenant l’exemple précédent, si un collègue était en retard et que cela a suscité de la colère, exprimez la nécessité d’être averti en cas de retard. Cette étape finalise la communication en exprimant clairement ce que vous attendez.

 

Exemple de mise en dynamique

Un exemple pour renforcer la communication relationnelle et dynamiser les équipes pourrait être le suivant :

– Nous devons rendre le rapport d’audit avant le 30 mars.
– J’ai des peurs quant au fait que nous ne soyons pas dans les temps.
– Il est impératif que nous respections les délais pour le client, car nous nous sommes engagés envers lui.
– Je vous demande de travailler ensemble pour trouver une nouvelle organisation qui va accroitre notre productivité.

Dans cet exemple, une communication claire établit le pourquoi d’une nouvelle organisation. L’utilisation du protocole de Communication Non Violente aide à une compréhension précise, favorisant la confiance et l’engagement des équipes.

 

2. S’assurer que l’autre a bien compris

Le protocole de Communication Non Violente s’avère ainsi crucial pour que chacun puisse apprendre comment bien communiquer. Cependant, ce n’est qu’une étape pour améliorer la communication. Il est également crucial de s’assurer que le destinataire a bien compris le message pour établir des échanges efficaces.

En effet, la communication implique un émetteur, dont nous avons précisé les règles grâce au protocole, mais également un récepteur. À cet égard, il est essentiel de respecter quelques étapes.

– Tout d’abord, demandez directement à la personne ce qu’elle a compris de ce que vous venez de communiquer, afin d’obtenir une confirmation et d’optimiser la communication. Cette démarche ne doit pas nécessairement ressembler à une question orale. Si nous reprenons l’exemple de la première partie de l’article, commencez par demander : « Comprenez-vous la situation et le fait que nous soyons en retard ? » Ainsi, vous saurez rapidement si les équipes partagent le même point de vue ou non. Elles peuvent soit exprimer leur accord, soit contester avec des arguments solides ou encore avouer leur incompréhension. Poursuivez avec « Comprenez-vous ma préoccupation quant au respect des délais ? », « Êtes-vous en phase avec mon besoin de maintenir le timing ? », « Est-ce que ma demande de revoir notre organisation vous paraît claire et justifiée ? ».

– Ensuite, il est essentiel de faire preuve d’une écoute active pour bien saisir ce que les équipes ont retenu et ainsi renforcer la communication avec autrui. Savoir comment bien communiquer pour transmettre un message efficacement ne se résume pas à parler. Cela implique également une capacité d’écoute envers votre interlocuteur. L’écoute active est l’une des clés majeures d’une communication réussie.

– Enfin, si les collaborateurs n’ont pas saisi le message, l’étape suivante consiste, à reformuler vos propos ou à les interroger sur les points d’ombre afin de fournir des éclaircissements supplémentaires.

 

3. Mettre en dynamique et coacher les personnes

Savoir comment bien communiquer et transmettre un message efficacement implique également de garantir que l’autre personne passera à l’action suite à notre communication. À cette fin, il est essentiel de responsabiliser votre interlocuteur et d’ajuster votre communication de manière à lui permettre de décider des mesures à prendre pour atteindre les objectifs fixés.

Illustrons cette notion par le biais d’une méthode de coaching en quatre étapes :

1. Tout d’abord, notre collaborateur expose la situation.
2. Ensuite, il exprime ses sentiments et impressions à ce sujet.
3. Par la suite, il se fixe un objectif à atteindre.
4. Enfin, notre collaborateur détermine les actions concrètes à mettre en œuvre pour réaliser cet objectif.

Cette approche de coaching encourage la responsabilisation, l’autonomie et l’engagement de vos collaborateurs. En favorisant leur implication dans la définition des objectifs et des actions, vous renforcez non seulement leur respect mutuel, mais aussi leur responsabilité individuelle au sein de l’équipe.

 

4. Synthèse théorique et exemple pour savoir comment bien communiquer

Reprenons donc toute la démarche pour savoir comment bien communiquer et transformer en efficacité relationnelle :

 

1ère étape : Utiliser la Communication Non Violente pour bien s’exprimer

1. Observation
2. Sentiment
3. Besoin
4. Demande

 

1. Nous devons rendre le rapport d’audit pour le 30 mars
2. J’ai peur que nous soyons en retard
3. J’ai besoin que nous tenions les délais pour le client parce que nous nous y étions engagés
4. Je souhaite que nous trouvions une nouvelle organisation pour gagner en productivité

 

2ème étape : S’assurer que l’autre a bien compris

1. Poser des questions
2. Écouter
3. Reformuler en cas de besoin

 

1. Vous souvenez-vous que nous devons rendre le rapport le 30 mars ? Comprenez-vous que je sois inquiet ? Comprenez-vous mon besoin de respecter les délais ? Comment trouvez-vous ma demande de trouver une nouvelle organisation ?
2. Oui, nous nous souvenons des délais et comprenons que tu sois inquiet. Ton besoin est normal, car nous devons respecter nos clients en respectant les délais. Es-tu certains que nous pouvons trouver une nouvelle organisation ?
3. Je pense que si nous nous concertons et comprenons mieux le travail de chacun et ses problématiques nous pourrons trouver une meilleure organisation

 

3ème étape : Coacher les personnes

1. Faire reformuler la situation à la personne
2. Lui faire exprimer son ressenti lié à cette situation
3. Lui demander quel est son objectif
4. L’accompagner pour définir avec elle comment elle va s’y prendre

 

1. Les équipes expriment : si nous comprenons bien il faut discuter ensemble pour mieux connaitre le travail de chacun et ainsi optimiser notre organisation
2. Les équipes expriment : nous avons peur, car cela va nous prendre du temps et nous manquons déjà de temps
3. Le manager demande : alors quel est votre objectif ? Les équipes y répondent : trouver une nouvelle organisation pour tenir les délais.
4. Les équipes expriment : nous allons annuler des réunions qui ne sont pas prioritaires, commencer à travailler dès aujourd’hui sur l’optimisation de notre organisation, etc.

 

Cet exemple est très théorique. Cependant, il est accessible et permet de développer l’efficacité de la communication. Il permet en effet d’améliorer les aptitudes de communication, de mieux savoir comment bien s’exprimer, de s’assurer que l’autre a bien compris et enfin de s’assurer qu’il est bien en dynamique. Ainsi, notre message sera passé efficacement.

 

Julien Godefroy

Auteur du livre « Prendre un poste de manager : 87 techniques pour développer son leadership et engager ses équipes » (Ed. Eyrolles 2023)
Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, livres, formations en ligne et coachings. Besoin d’échanger sur des questions de management ? Cliquez ici pour prendre rendez-vous