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Dans un monde où les méthodes de travail et les aspirations professionnelles sont en plein bouleversement, les entreprises doivent pouvoir anticiper et s’adapter. Gérer collectivement les ressources humaines tout en accompagnant le changement est une difficulté réelle à laquelle elles doivent faire face. Pour cela, la mise en place d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) est une solution idéale, qui répondra aux attentes des dirigeants et des collaborateurs. 

Qu’est-ce que la GPEC ? Comment la mettre en place et quels en sont les avantages ? Nous faisons le point sur les étapes clés et les enjeux d’une démarche GPEC.

 

Qu’est-ce que la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences ?

 

GPEC : définition

La GPEC est une démarche de gestion anticipative des ressources humaines. Elle répond à l’évolution des emplois, des métiers et des compétences, pour faire face aux contraintes environnementales et pour accompagner les choix stratégiques des organisations. 

La GPEC doit permettre de positionner les bonnes compétences, au bon moment et au bon endroit afin de pérenniser l’activité de l’entreprise.

Cette démarche s’inscrit dans la durée. Elle est mise en place de façon permanente et non ponctuelle. 

 

Les acteurs de la GPEC 

Différents acteurs interviennent dans la mise en place de la GPEC, avec, pour chacun d’eux, un rôle bien précis. 

Les membres de la direction déterminent la stratégie et définissent les objectifs de la démarche.

Les équipes des Ressources Humaines pilotent le projet. Elles animent les groupes de travail et veillent au bon déroulement des étapes.

Les responsables opérationnels, tels que les managers de services, déploient le projet auprès des équipes. Ils communiquent les informations nécessaires, les enjeux et mettent tout en œuvre pour motiver les collaborateurs.

Les représentants du personnel jouent un rôle au niveau du dialogue social. Ils participent aux négociations liées à la démarche et déterminent les mesures d’accompagnement du changement.

Les collaborateurs participent également activement au projet : recrutement, formation ou mobilité, ils sont les premiers concernés.  

Le point important dans cette démarche est que chacun comprenne le sens du projet et se sente impliqué pour contribuer à la réussite collective. 

 

Les outils de la GPEC

Afin d’accompagner au mieux le développement d’une démarche GPEC, il existe de nombreux outils de gestion RH. 

Certains permettent d’effectuer un diagnostic de la situation actuelle : 

• l’organigramme d’entreprise : il sert de représentation visuelle de la répartition des ressources d’une entreprise ;
• la fiche de poste : elle précise les rôles de chacun et définit les compétences clés ;
• la cartographie des compétences ;
• les parcours de mobilité.

 

D’autres servent à mettre en action le plan :

• les entretiens et bilans de compétence : les entretiens annuels d’évaluation, les entretiens professionnels ou les bilans sont de véritables leviers de performance en matière de gestion des compétences et d’évolution de carrière ;
• les plans de recrutement ;
• les actions de formation : utilisation du Compte Personnel de Formation (CPF) et de la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ; 

 

Enfin, il existe des outils de suivi comme les tableaux de bord RH, qui collectent les résultats et facilitent l’analyse de performance de la démarche.

 

L’intervention de l’État dans la GPEC 

Depuis 2005, le Code du travail impose, pour les entreprises de plus de 300 salariés, une obligation de négocier la GPEC tous les 3 ans avec les partenaires sociaux.

Le gouvernement souhaite également inciter les PME de moins de 300 salariés à développer et organiser la gestion des ressources humaines. Pour cela, il peut octroyer des aides financières et un appui particulier sur l’élaboration du diagnostic d’entreprise par exemple.

 

Les étapes de mise en place de la GPEC

 

1. Cartographie des métiers et des compétences

Cette première étape consiste à faire l’état des lieux des emplois et des qualifications présentes dans l’entreprise à l’instant T. C’est-à-dire déterminer les postes actuellement occupés et les compétences disponibles. De plus, c’est l’occasion de lister les outils de gestion RH (GRH) pouvant être utilisés et de vérifier s’ils sont toujours conformes. Enfin, il sera utile d’identifier les métiers stables de ceux qui vont évoluer dans les prochaines années par rapport à la stratégie d’entreprise, au contexte concurrentiel et à l’apparition des nouvelles technologies. 

 

2. Identification des écarts

Après l’état des lieux, il s’agit de mesurer les écarts entre la situation actuelle et les besoins futurs. Anticiper les besoins pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise est un élément clé de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Une fois les écarts identifiés, il est temps d’élaborer le plan d’action.

 

3. Détermination et mise en place du plan d’action

Le développement RH passe par le développement des compétences. Ainsi, pour répondre aux besoins en compétences, il existe de nombreux outils, comme nous l’avons vu précédemment. Évaluation professionnelle, bilan de compétences, plan de formation, recrutements externes ou mobilité interne sont autant de leviers RH à actionner dans une démarche GPEC.

Tout au long du processus, il sera important de mobiliser l’ensemble des acteurs et de bien communiquer pour plus de cohésion sociale.

 

4. Mesure des résultats

Le bilan représente la dernière étape de la mise en place d’une GPEC. Il s’appuie sur des indicateurs de mesure permettant d’évaluer les résultats et d’apprécier les effets des actions menées. Si besoin, des ajustements seront à prévoir en fonction des besoins de l’entreprise. 

 

Les enjeux de la GPEC

 

Enjeux sociaux 

Le premier enjeu de la GPEC en entreprise concerne le capital humain. Une telle démarche aura les effets positifs suivants :

• motiver les salariés en valorisant leur parcours professionnel et en optimisant leur employabilité ;
• garantir l’efficacité des postes clés grâce à une meilleure gestion des talents ;
• diminuer les risques de turnover ;
• promouvoir une politique de mobilité interne avant de recruter en externe. Cela permet de diminuer les coûts et d’apporter de la reconnaissance au collaborateur ;
• accroître les perspectives d’évolution professionnelle grâce à un accompagnement personnalisé ;
• optimiser les recrutements en identifiant clairement les besoins et les compétences requises ;
• anticiper les postes vacants liés aux départs à la retraite et plus globalement à l’évolution de la pyramide des âges.

 

Enjeux organisationnels 

La GPEC a également des répercussions positives sur l’organisation d’une entreprise. En voici quelques exemples : 

• faire évoluer les emplois et les carrières au même rythme que l’évolution du marché et de la concurrence ;
• adapter l’organisation interne et les conditions de travail aux objectifs stratégiques de l’entreprise ;
• anticiper les recrutements et les départs pour garantir une gestion des effectifs optimale ;
• favoriser la transmission du savoir et du savoir-faire pour pérenniser les connaissances et les compétences au sein de l’entreprise.

 

Enjeux économiques 

Enfin, le développement d’un projet GPEC a des impacts sur l’économie d’une organisation. Elle permet de maintenir la compétitivité de l’entreprise en accompagnant l’évolution des métiers et en répondant aux nouvelles technologies. Le développement des compétences individuelles aura un impact certain sur la productivité.  

 

 

À travers une démarche de GPEC, l’entreprise retrouve une nouvelle façon de piloter la gestion des ressources humaines. En adaptant les emplois et les compétences des salariés aux évolutions du marché, elle leur offre de nouveaux leviers de motivation et assure la pérennité de son développement. 

La réalisation des objectifs stratégiques et la conformité avec la réalité du terrain sont deux facteurs déterminants dans la réussite d’une Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Le DRH sera alors bien placé pour faire le lien entre ces deux.