Cadrage projet : une étape qui conditionne la réussite de votre projet

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Le cadrage projet est une étape incontournable pour garantir la réussite d’un projet. Cette phase d’avant-projet consiste notamment à définir le cadre ainsi que les limites d’une démarche projet. Le cadrage constitue un enjeu majeur dans la gestion de projet, dans la mesure où il permet de renforcer la valeur ajoutée du projet. C’est une étape déterminante pour valider l’apport pour le client ainsi que pour l’entreprise.

En effet, le cadrage constitue un enjeu majeur pour la réalisation du projet. Il s’agit d’une étape incontournable dans le processus d’obtention des ressources et moyens nécessaires à l’avancement du projet. Définir le besoin réel de l’entreprise est ainsi essentiel pour permettre aux décideurs de passer à l’étape suivante. C’est grâce au cadrage que toutes les parties prenantes d’un projet peuvent avoir la même compréhension sur l’utilité et la finalité du projet.

Pour le chef de projet, le cadrage constitue un moyen efficace pour impliquer et responsabiliser les différents acteurs du projet. Il mentionne notamment de manière globale les services et les profils des acteurs impliqués dans le projet. Cette étape permet entre autres au responsable du projet de renforcer l’engagement de chacun pour l’atteinte des objectifs. À ce stade, il convient de définir l’organisation du projet sur le plan temporel ainsi que sur le plan budgétaire pour structurer la mise en place du projet.

Cette étape aboutit sur une note de cadrage qui permet d’accompagner la maîtrise d’ouvrage. La note informe notamment sur le fondement du projet avec les besoins et les objectifs, mais démontre également les grandes étapes du projet. Elle permet entre autres de définir les moyens et de planifier les échéances à l’aide d’un macro-planning. Il s’agit d’une étape indispensable avant le lancement du projet.

Cadrage projet : une étape qui conditionne la réussite de votre projet

 

Les principaux éléments d’un cadrage projet 

Le cadrage consiste à poser le cadre et les limites d’une démarche projet.  Pour construire un cadrage projet, il est important de prendre en considération les enjeux et les moyens engagés pour la mise en œuvre du projet. En effet, le cadrage constitue la première phase du cycle de vie du projet. Il s’agit d’une phase d’étude et d’analyse qui impacte la décision de lancer le projet ou non.

En effet, la mise en place de projets repose sur un besoin. Ce dernier peut constituer un problème à résoudre ou une opportunité à saisir. C’est dans la phase d’initialisation que l’on détermine le contexte et le périmètre du champ du projet. Cette étape vise à définir ce qui est compris dans le champ du projet et ce qui est exclu. Elle permet également de mesurer la performance à l’aide d’indicateurs validant l’atteinte de l’objectif.

En plus de décrire les objectifs, le cadrage projet permet de déterminer les impacts attendus en précisant les gains escomptés par le projet. Il fixe également les limites financières de la démarche tout en tenant compte du budget et des moyens engagés. Cette phase permet notamment d’identifier les principaux risques liés à la conduite du projet ainsi que des actions préventives associées et de mettre en place un planning prévisionnel. 

La charte projet est le document qui matérialise le cadrage avec tous les éléments qu’il comprend ainsi que la participation des membres de l’équipe de projet et du comité de pilotage. C’est à travers ce document que toutes les parties prenantes concrétisent leurs engagements. Il concerne aussi bien le chef de projet que le sponsor.

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Les intérêts à réaliser un cadrage projet minutieux

Le cadrage a pour objectif de déterminer les contours du projet. Cette étape, bien souvent sous-estimée, permet pourtant de mener à bien le projet en alignant les besoins avec la stratégie mise en place. La phase de cadrage décrit entre autres le contexte, les enjeux et les objectifs du projet. C’est également le moment de déterminer les ressources humaines et techniques nécessaires à la mise en œuvre du projet. Le cadrage structure ainsi le projet, mais il définit également le budget et les délais de réalisation.

La réalisation d’un cadrage est indispensable pour mettre en place une communication interne efficace. En effet, le cadrage projet constitue un moyen d’échange entre le maître d’ouvrage ou le chef de projet et toute l’équipe projet. Il assure une bonne visibilité des objectifs et des moyens à mobiliser par toutes les parties prenantes. Les informations clés sont par la suite partagées en interne à l’aide de la note de cadrage ou la charte projet.

 

Les points essentiels du cadrage projet

Le cadrage projet est une phase clé par laquelle il est indispensable de passer pour préciser le périmètre du projet et identifier les moyens à mettre en œuvre pour assurer sa réussite. Il s’agit de l’étape qui permet de préciser les objectifs du projet et les éléments clés tels que les résultats attendus, les délais et les coûts du projet. La réalisation d’un cadrage minutieux permet ainsi d’optimiser les ressources et les moyens à mettre en œuvre pour réussir le projet.

En effet, le cadrage définit toute l’organisation du projet. Il détermine le budget de référence ainsi que le retour sur investissement. Ce sera grâce à un cadrage minutieux que le chef de projet pourra vérifier l’alignement des besoins avec la stratégie de l’entreprise. Il sera de mise pour constituer le macro-planning avec les grandes étapes et les dates-clés du projet. Le cadrage permet entre autres d’identifier les risques liés au projet et de déterminer les indicateurs qui permettront de mesurer l’avancement du projet.

 

Les enjeux 

Pour l’entreprise, il est essentiel de réaliser un cadrage pour mettre en avant les risques du projet. En effet, cette étape clé définit la valeur ajoutée du projet tout en déterminant ses enjeux et les risques associés au projet. C’est pendant cette phase que sont identifiées les contraintes extérieures et les opportunités dans l’environnement de l’entreprise pour lancer le projet. Le cadrage projet contribue également à prévoir un calendrier réaliste qui permettra au projet d’avancer ou d’aligner certaines stratégies en fonction des objectifs et des évènements liés à la vie de l’entreprise.

Comprendre les besoins et les formaliser constitue l’un des éléments clés de la phase de cadrage. Cette étape est indispensable pour définir le périmètre du projet, mais pour mieux mesurer les éléments tels que les compétences requises, le coût du projet ou encore le délai de mise en œuvre de celui-ci. En plus de définir le besoin réel, le cadrage projet est d’une grande utilité pour maintenir une bonne dynamique au sein de l’équipe projet. Il favorise également la communication en interne et permet de donner de la visibilité.

 

Cadrage projet et note de cadrage 

Le cadrage projet est une démarche réalisée à travers des entretiens et des échanges. À l’issu de ces réunions, la charte projet ou la note de cadrage est réalisée. Ce document reprend notamment le contexte, le périmètre, les objectifs et les enjeux du projet. Il réunit également les moyens qui permettront d’aligner la stratégie aux besoins ainsi que les ressources nécessaires à la mise en œuvre du projet. 

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En effet, la note de cadrage est le document qui sert de référentiel avant de concevoir le cahier des charges. Pour le donneur d’ordre et le chef en charge de l’ouvrage, ce document fait office de contrat et met en avant les besoins et les objectifs. Il s’agit également d’un document de travail qui peut évoluer au fur et à mesure des échanges et des différents paramètres liés aux besoins ou à l’environnement de l’entreprise.

 

Les questions QQOQCCP

La note de cadrage répond principalement aux questions QQOQCCP. Ce document de référence renferme notamment les informations clés autour :

  • Des parties prenantes du projet (Qui ?) ;
  • De la définition du projet, son périmètre (Quoi ?) ;
  • Du lieu de réalisation du projet (Où) ;
  • Du planning et des dates clés (Quand ?) ;
  • Le plan d’action (Comment ?) ;
  • Du budget et des ressources (Combien ?) ;
  • De la raison d’être du projet (Pourquoi ?).

 

Les outils pour réaliser un cadrage projet efficace

Plusieurs outils sont également d’une grande aide pour réaliser un cadrage projet minutieux. La méthode SMART est notamment utilisée pour définir l’objectif du projet. Il renvoie à un objectif Spécifique, Mesurable, Aligné, Réaliste et Temporel. Pour déterminer le périmètre du projet, il existe un outil visuel simple et pratique, le In/Out. Ce dernier permet entre autres de déterminer les éléments qui entrent dans le champ d’application du projet (In) et ceux qui sont en dehors de son champ d’application (Out). Enfin, le diagramme de Gantt peut servir dans la mise en place un macro-planning prévisionnel des travaux.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant et Formateur en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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