Outils de communication interne : 9 outils productifs pour les entreprises

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La communication est un élément indispensable pour toute entreprise. C’est le canal qui assure le partage d’informations entre les travailleurs d’une entreprise. Elle contribue à rendre les membres de l’organisation plus productifs. Toutefois, pour faire circuler et passer efficacement l’information entre les membres d’une équipe, il est important d’élaborer de bonnes stratégies. Cela nécessite d’avoir les bons outils de communication interne.

En effet, l’information que vous désirez passer est essentielle ; cependant, la manière dont l’information est diffusée est encore plus importante. Pour rendre votre équipe à la fois engagée, connectée et motivée, nous vous proposons dans cet article, 9 outils de communication interne les plus utilisés par les entreprises.

Outils de communication interne : 9 outils productifs pour les entreprises

 

1 – Partager les nouvelles de l’entreprise

Selon une étude récente réalisée par Gallup, 83 % des employés pensent ne pas être suffisamment au courant de l’actualité dans leur entreprise. C’est l’un des éléments de la communication dans lequel de nombreux dirigeants d’entreprise échouent.

Toutefois, une autre étude réalisée par Geckoboard, révèle que 80 % des travailleurs désirent que les dirigeants d’entreprises partagent avec eux plus d’informations sur les performances de l’entreprise avec un plan de communication interne adapté. Pour Kevan Lee, créateur de contenu, il est important que les dirigeants entretiennent la transparence au sein de l’entreprise.

En effet, l’amélioration de la communication interne permet d’engendrer la prise de responsabilité, la confiance ainsi qu’un dialogue ouvert. Cependant, cela n’implique pas que les employés soient tenus d’avoir accès à toutes les informations. Toutefois, une certaine transparence dans la communication d’entreprise peut être très bénéfique pour votre entreprise.

Vous pouvez donc mettre à leur disposition un tableau des actualités et mettre à jour régulièrement les nouvelles de l’entreprise. Avec ces actions de communication interne, vous apaiserez les employés qui souhaitent avoir plus d’informations sur l’entreprise sans pour autant les submerger d’informations non pertinentes.

 

2 – L’utilisation de la vidéo comme outil de communication interne

C’est un bon outil de communication. Facile, rapide et surtout très économique, il permet de maintenir les membres d’une équipe motivés même s’ils travaillent à distance. Il est facile pour de nombreuses personnes de capter plus rapidement une information lorsqu’elle est transmise de façon visuelle.

Vous pouvez donc, au lieu des supports de communication classiques comme les affiches ou les emails, vous pouvez disposer d’écrans de télévision dans les différents compartiments de votre entreprise. Vous pourrez les utiliser pour diffuser de manière rotative des messages en vidéo. Avec la vidéo, vous pouvez assurer une bonne communication et tenir informés plus facilement vos employés des :

  • Offres d’emploi, 
  • Annonces de l’entreprise,
  • Statistiques de vente et de marketing,
  • Objectifs atteints,
  • Formations prévues,
  • Photos d’équipe,
  • Ou même des informations qui ne sont pas en lien avec l’entreprise telle que les nouvelles ou la météo.

De plus, les communications par des éléments visuels rendent le travail plus divertissant. En effet, d’après une étude réalisée par PGi en 2013, 88 % des personnes de la génération Y désirent travailler dans un cadre plus social et amusant.

En créant un cadre de travail amusant avec cet outil de communication interne, vous créez une ambiance moins stressante pour vos employés. Un employé moins stressé sera plus productif pour votre entreprise.

 

3 – Création des canaux de rétroaction et d’idées innovantes

La meilleure manière de créer de l’engagement est de mettre à la disposition du personnel des outils de création d’idées innovantes. Ces canaux permettent aux employés de donner leurs avis sur les différentes activités de l’entreprise. Ils favorisent aussi l’expression d’idées pertinentes.

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En effet, cela permet de distinguer ce qui fonctionne de ce qui ne fonctionne pas afin de pouvoir vous améliorer constamment. Pour Gina Lau, chef d’équipe à HelloSign, les commentaires (des clients et des employés) sont des éléments essentiels qui assurent la survie ainsi que le succès de toute entreprise.

En fait, selon une étude récente, 75 % des salariés pensent rester plus longtemps dans une société si leurs commentaires ou leurs propositions étaient de temps en temps pris en compte. Vous pouvez donc simplement opter pour des réseaux sociaux d’entreprise en créant un groupe de discussion ou développer une application de chat pour l’entreprise. Ces moyens de communication vous permettront de ne pas perdre des critiques constructifs ou des idées de génie de vos employés.

 

4 – Reconnaître les mérites de vos employés

La reconnaissance est une pratique non seulement bénéfique pour le moral des travailleurs, mais contribue aussi à la croissance de l’entreprise. C’est un outil de communication interne incontournable. Selon une étude de l’American Psychological Association réalisée en 2012, les employés valorisés affirment que la reconnaissance élève encore plus leur niveau de motivation, d’engagement et de satisfaction.

Un simple « merci » peut déclencher chez un collaborateur le désir de faire plus et bien. Vous pouvez donc, à travers votre application de chat, la newsletter interne ou d’autres canaux de communication, annoncer le bon travail d’un employé ou une réalisation dans l’un des départements.

De plus, une autre façon d’être reconnaissant est de partager les avis des clients sur leur travail. Recevoir une reconnaissance externe augmente le sentiment d’appartenance des employés à l’organisation.

 

5 – Rappeler les objectifs de l’entreprise avec des notifications Push

La réussite d’une entreprise est liée à l’atteinte des objectifs, et cela dans un intervalle de temps fixé. En effet, la vie sociale au sein de l’entreprise peut, à des moments donnés, conduire à l’oubli des objectifs. En utilisant outil interne comme les notifications Push, vous avez la possibilité de rappeler à vos employés les tâches.

Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’évolution des activités de vos employés. Cependant, il est important de ne pas utiliser fréquemment ces notifications Push. En effet, cela peut être interprété comme une surveillance abusive et donc être source de stress pour l’employé. Au lieu que cet outil de communication efficace contribue à accroître sa productivité, il provoque plutôt son désengagement.

 

6 – Encourager les conversations pour renforcer les liens interservices

Peu importe la nature de la relation sociale, entretenue dans votre organisation. Les conversations entre collègues font partie des outils de communication interne les plus précieux pour assurer le développement de l’entreprise.

De nos jours, le travail à distance est de plus en plus ancré dans la vie de l’entreprise. Ce qui rend les conversations moins fréquentes. Il est donc très important de mettre à la disposition de votre équipe de nouveaux outils de communication qui facilitent le dialogue entre les membres.

Vous pouvez organiser des séances de questions-réponses pour permettre le partage de connaissances entre différentes équipes de votre entreprise et maintenir une bonne communication. Cela contribue au renforcement des liens entre les équipes ainsi que l’implication des travailleurs à distance.

La conversation est un moyen de communication essentiel qui participe à la réussite professionnelle des employés. En effet, l’un des avantages les plus évidents des conversations est qu’elles permettent aux équipes de ne pas se sentir isolées les unes des autres.

 

7 – Outil de communication interne : réaliser des sondages

Les sondages permettent de s’intéresser à l’avis de vos employés pour qu’ils contribuent au développement de leur entreprise.

Avec cette stratégie de communication interne, vos employés seront ainsi informés des progrès réalisés, des objectifs à atteindre ainsi que des tendances en matière de performances. Votre questionnaire peut tourner sur :

  • Des questions commerciales, 
  • La qualité de la nourriture de la cantine,
  • Les performances des outils de travail,
  • La couleur de votre nouveau produit, etc.
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8 – Promouvoir la formation de vos employés

Les employés sont plus susceptibles de rester fidèles à une entreprise lorsqu’ils savent que cette dernière s’investit dans leur développement personnel et professionnel. En proposant des formations, des séminaires, des ateliers de développement de carrière, etc. à vos employés, vous leur donnez l’opportunité d’élargir leur connaissance.

Ils seront non seulement plus motivés, mais mettrons surtout leurs nouvelles connaissances au service de l’entreprise. Il est donc important de faire circuler l’information et mettre à la disposition du personnel de l’entreprise un calendrier de tous les événements organisés ou sponsorisés par l’entreprise. De plus, encouragez-les à participer aux événements pour leur propre développement personnel et professionnel.

 

9 – L’utilisation des médias sociaux dans l’entreprise

L’utilisation des appareils téléphoniques et des courriers électroniques est indispensable. Vous améliorerez le bon fonctionnement de votre entreprise autant que l’utilisation des réseaux sociaux internes.

Lorsque vous permettez à vos employés d’utiliser leur iPhone ou leur Android, ils sont plus susceptibles de partager sur Twitter, Instagram, Facebook, Linkedln, etc. les photos de leur cadre de travail. Cela prouve non seulement leur engagement, mais vous permet d’évaluer leur satisfaction au travail. C’est aussi un excellent moyen pour mieux référencer le site Web de votre entreprise et optimiser les objectifs de communication externe.

 

Ce qu’il faut retenir sur les outils de communication interne

Établir une bonne communication interne dans une entreprise est le moyen le plus sûr pour consolider les liens et favoriser le partage des connaissances. Toutefois, pour y parvenir, il est important de mettre en pratique certains outils de communication interne.

Partager les nouvelles de votre entreprise, utiliser des vidéos ou créer des canaux de rétroaction et d’idées innovantes sont quelques-uns des meilleurs outils de communication interne pour les entreprises. En mettant, de façon stratégique, ces 9 outils de communication à la disposition de vos employés, vous pouvez augmenter efficacement leur productivité.

Il est important de déterminer les besoins de vos employés et le moment précis où il faut les satisfaire. Cela vous permettra de développer une approche de communication plus personnalisée avec les membres de votre entreprise. Vous pouvez peut-être penser à la création d’une application de communications internes qui sera en mesure de réunir tous ces outils.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant Web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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