Proactivité : avantages, freins et 8 leviers pour être proactif

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La proactivité est nécessaire, qu’il s’agisse de considérations relationnelles ou professionnelles. 

Votre propension à faire preuve de proactivité va dépendre de votre personnalité, de votre aisance lors de l’entretien d’embauche, de l’empathie de votre (futur) collaborateur (en phase de recrutement), des prologiciels que vous aurez à votre disposition, de la politique des différents services en termes de procédures et notamment de gestion de la relation clients, des attitudes comportementales de vos managers (en phase de prise de poste), ou encore de votre projet professionnel (à quoi bon être proactif si vous comptez partir de la société qui vous a recruté ?).

Côté entreprise, quel est l’intérêt de développer des comportements proactifs parmi les collaborateurs ?

Proactivité : avantages, freins et 8 leviers pour être proactif

 

La proactivité, qu’est-ce que c’est ? 

La proactivité est une notion complexe, difficilement mesurable et qui comprend différentes composantes. Victor Hugo résume la productivité par cette phrase qui est une excellente synthèse : « L’initiative est de faire la chose juste sans qu’on ait à vous le demander. »

 

Définition de la proactivité

La proactivité consiste en la capacité d’agir par soi-même, sans que quelqu’un ait besoin de nous le demander. La proactivité permet d’anticiper les besoins à venir. 

Il s’agit par exemple de préparer le compte-rendu de la réunion du management concernant les problèmes informatiques à laquelle vous venez d’assister. Mais ceci, sans que personne ne vous le demande. Vous en prenez l’initiative parce que cela vous semble important et utile.

 

Les composantes de la productivité

La proactivité comprend différentes notions parmi lesquelles :

 

Anticiper

Un changement législatif ? Une mise en conformité nécessaire ? Un marché en pleine mutation ? La capacité à anticiper est ce qui différencie un entrepreneur efficace d’un chef d’entreprise en manque de proactivité. L’environnement dans lequel évolue l’entreprise, son secteur d’activité, et sa vitesse de croissance sont autant de caractéristiques qui doivent encourager les collaborateurs à faire preuve de proactivité.

Faire preuve de proactivité, c’est par exemple se conformer au règlement européen RGPD et réaliser des entretiens avec des juristes et consultants informatiques. La planification (et donc l’anticipation) consisterait par ailleurs à prendre rendez-vous avec différents spécialistes de cette question.

 

Planifier

Une personnalité qui fait preuve de proactivité est précisément de cette manière, car elle pense à l’avenir, aux conséquences, aux récurrences, au gain de temps et à la facilité de gestion.

Une personne proactive va donc planifier ce qu’elle va avoir besoin de faire pour s’assurer que cela sera fait.

 

Éviter les problèmes 

Le propre de la proactivité est d’éviter les problèmes à venir.  Autrement dit, il s’agit d’étouffer les flammes avant que l’incendie ne se propage. 

Faire preuve de proactivité consisterait à trouver l’origine d’un taux de transformation des prospects en clients anormalement bas (et prendre des mesures correctives), et ce, durant une période jugée suffisamment importante pour tirer la sonnette d’alarme. Inutile d’attendre la réponse du chef d’entreprise parti en vacances pour penser à d’éventuels plans d’action.

 

Atteindre les objectifs

Mais l’objectif de la proactivité est aussi de performer, d’améliorer la productivité de l’entreprise, de valoriser ses actifs, et d’optimiser les ressources humaines, matérielles financières comme il se doit.

 

Agir

Enfin, les individus proactifs sont tout simplement dans l’action. Ils prennent part au cours des événements et montent dans le train en marche afin de prendre part à l’expérience. 

Au lieu de critiquer les évolutions juridiques de votre secteur, vous permettez à votre structure de s’adapter très rapidement afin de faire valoir cet avantage concurrentiel auprès de vos clients.

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Les freins à la proactivité

Culture d’entreprise, conditionnement, gestion des clients trop technique… les freins à la productivité sont nombreux, et il est nécessaire de les identifier afin de les « contrer ».

 

L’engagement et proactivité

Team buildings, pratique de sports collectifs et soirées d’entreprise doivent être des priorités budgétaires reléguées au premier plan afin de favoriser l’engagement, et donc la proactivité. En effet, ces activités permettront aux employés de trouver leur place au sein des équipes.

De plus, l’autonomie et la responsabilisation permettront d’engager pleinement les équipes. Il leur faudra aussi de la discipline voire de l’autodiscipline.

 

Communication et proactivité

Le manque de communication, le fait que la parole et/ou l’action soient tacitement ou clairement muselées sont également des facteurs inhibant la proactivité. Un changement en termes de management est de rigueur dans un tel cas.

Les équipes doivent pouvoir oser prendre des initiatives. Ils doivent avoir le droit à l’erreur. En effet, en cas d’erreur au travail, ils doivent savoir qu’il y aura une forme de bienveillance.

 

Temps et proactivité 

Les employés peuvent aussi manquer de temps pour être proactifs au sein de leur entreprise. En effet, en plus des tâches courantes qu’il faut effectuer, la proactivité nécessite d’avoir du temps pour se tourner vers d’autres tâches.

 

Devenir proactif, oui, mais comment ? 

Heureusement, il est possible d’être proactif (de le devenir) et de commencer à prendre l’initiative au sein de votre entreprise. Cela ne présentera que des avantages autant pour votre développement personnel que pour votre hiérarchie.

 

1. Tâtez le terrain là où il y a du potentiel

Vous pouvez vous intéresser aux différents services concernés de près ou de loin par votre activité, et par la raison de votre embauche. Non seulement cela vous permettra de gagner en compétence, mais surtout vous vous ferez (éventuellement) bien voir par vos managers.

 

2. Demandez à être critiqué !

Afin de faire preuve de proactivité, vous devez vous sentir à l’aise dans votre poste, vos compétences, et votre savoir-être. Vous devez savoir que vous êtes accepté par les autres, et que votre travail est apprécié. 

Pour ce faire, demandez des retours de votre hiérarchie concernant votre travail.

 

3. Soyez au fait des conversations de couloir

Rien de mieux que les personnes qui communiquent autour de vous pour se faire une idée des nouveautés, des évolutions de votre secteur d’activité, des innovations de la concurrence, etc. et donc d’anticiper d’éventuelles situations problématiques.

Imprégnez-vous de tout ce qui se dit autour de vous, faites preuve d’écoute active.  Les gardiens d’immeuble sont souvent les mieux informés !

 

4. Anticiper les risques éventuels

Communiquez, et communiquez surtout pour améliorer le travail d’équipe et anticiper des missions qui ne pourront pas être accomplies à terme. Il s’agit par exemple des collaborateurs dont les problèmes personnels impactent la productivité. 

Seules des qualités en termes de communication pourront vous permettre d’anticiper de telles difficultés.

 

5. Soyez curieux et montrez-le

Vous pourrez prendre des initiatives en faisant preuve de curiosité, en restant ouvert sur le monde, sur l’actualité, sur le secteur d’activité de votre entreprise, et sur son environnement ainsi que ses parties prenantes.

 

6. Ne prenez pas les critiques personnellement

Votre hiérarchie a pour rôle de vous accompagner dans votre expertise professionnelle, pour vous permettre de gagner en compétence et en efficacité. Aussi, il est important de mettre en pratique ce qu’on vous dit, et ce, afin d’être crédible dans vos comportements proactifs !

 

7. Adoptez une attitude positive

Inutile de se plaindre. Cela n’est pas l’apanage de celui ou celle dont le comportement est proactif. Seule une attitude positive peut vous permettre de développer votre proactivité.

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8. Sortez de votre zone de confort

Prendre l’initiative, c’est sortir de sa zone de confort, prendre des risques, et donc être proactif. Prendre l’initiative c’est potentiellement faire des erreurs, mais c’est aussi en faisant des erreurs qu’on évolue rapidement et efficacement.

 

Les avantages de la proactivité

Être réactif, être proactif, faire preuve de proactivité, autant de caractéristiques valorisées en entreprise, et surtout nécessaires dans un monde qui est plus complexe aujourd’hui qu’hier.

 

Amélioration de l’expérience client

La relation client requiert de la proactivité de la part des salariés. Le service GRC – gestion de la relation client doit pouvoir être autonome, « sortir des sentiers battus » et aller au-delà d’un éventuel code de procédure. 

Cela permet à la gestion de la relation avec les clients d’être plus souple, de mieux répondre à leurs besoins et donc de contribuer à la satisfaction client. Valoriser l’anticipation auprès des besoins clients, c’est garantir la qualité de service. Les retours du service commercial sont positifs, leurs clients sont satisfaits. Le parcours client est réussi ! 

L’expérience client est l’un des leviers stratégiques permettant de fidéliser les clients (et de communiquer indirectement sur les bienfaits de l’entreprise).

 

Développer la capacité d’adaptation

Avoir des collaborateurs proactifs permet d’anticiper les changements d’environnement. Ces derniers peuvent s’adapter, prennent des initiatives face aux évolutions et permettent d’itérer les procédures pour les besoins de l’entreprise. De tels comportements sont essentiels pour la pérennité de l’entreprise.

 

La proactivité permet une meilleure communication

La proactivité requiert de l’action, et l’action requiert de la communication. En agissant par suite d’un événement, en prenant des mesures correctives, vous faites remonter indirectement des informations clefs. En prenant en considération tel ou tel propos de tel client, et en modifiant votre discours, vos procédures voire l’organisation structurelle de votre service, ces changements sont visibles et encouragent la collaboration, la communication, les échanges, ce qui est profitable à tout type d’organisation.

 

Julien Godefroy

Julien Godefroy

Consultant web en Management et Gestion du Temps

J’accompagne les managers à développer leurs compétences en management et en gestion du temps grâce à des articles, vidéos, ebooks, formations en ligne et coachings.


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