Travail en équipe : comment s’assurer d’être vraiment efficace ?

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Le travail en équipe est un incontournable de tout métier. Dans toutes entreprises, services, magasins ou usines, nous sommes amenés à travailler avec d’autres personnes. Même si notre métier peut être plus solitaire que d’autres, nous aurons forcément l’occasion de rencontrer des personnes avec qui nous devrons travailler.

Travailler en équipe nécessite de respecter certains points. Il ne suffit pas de se réunir et d’exposer un sujet pour dire que nous travaillons en équipes. En effet, mutualiser un travail, ce n’est pas juste avoir plusieurs personnes qui travaillent sur ce sujet.

Le rôle du manager est prépondérant pour le travail en équipe. L’implication de chacun l’est tout autant. Un travail en équipe efficace permettra d’aller plus loin et d’atteindre de meilleurs résultats.

Pourquoi ? Parce qu’individuellement, nous avons certaines compétences, mais nous ne les avons pas toutes pour pouvoir aller au bout d’un sujet. Nous avons aussi notre propre caractère et nos aptitudes qui sont essentielles, mais incomplètes. Les compétences, caractères et aptitudes de nos collègues viendront compléter notre approche et la renforcer.

Ainsi, le travail en équipe, c’est savoir utiliser le meilleur de chacun en fonction du projet pour pouvoir atteindre de bons résultats le plus rapidement possible.

Voici, selon moi, les 5 points à respecter pour avoir un travail en équipe efficace.

Travail en équipe : comment s'assurer d'être vraiment efficace ?

 

1 – Donner une place à chacun

Tout travail en équipe commence par l’individu. Même si le travail en équipe n’est pas la somme des individualités, l’individualité de chacun a toute sa place.

 

Le sentiment d’appartenance

En effet, nous ne pouvons pas nier que chacun existe et fait partie du groupe. Un travail en équipe ce n’est pas une fusion de tous les individus. Ils gardent leurs individualités. Ainsi, reconnaitre l’individualité de chacun c’est donner une place à chacun au sein du groupe.

Car avant d’exister collectivement, nous devons exister individuellement. Cela me renvoie à une autre idée importante du métier de coach : « Il faut savoir s’occuper de soi avant de s’occuper des autres ».

En effet, comment s’occuper des autres si nous ne savons déjà pas nous occuper de nous ? Pour en revenir au travail en équipe, comment exister au sein d’un groupe si nous n’existons pas tout simplement ?

 

Les différentes appartenances

Dans un premier temps, donner une place à chacun peut signifier donner une place professionnelle. Telle personne joue le rôle du financier. Une autre a le rôle du leader, est le garant de la vision client ou encore pourra s’assurer du respect du timing ou écrire le compte-rendu.

Mais, nous pouvons aussi donner des rôles plus « personnels » en fonction des personnalités de chacun. Certains peuvent être les « bienveillants du groupe », d’autres les têtes brûlées ou encore l’amateur de football, le fan de concerts et l’intello de la bande.

Sans vouloir tomber dans la caricature, avoir sa place au sein d’un groupe, c’est avoir une place professionnelle, mais pas seulement. Une personne est « plus » qu’un professionnel. Nous pouvons être des parents, des amis, des sportifs, des musiciens ou encore aimer sortir et nous divertir. Nous sommes tout à la fois.

Plus le manager et les membres de l’équipe reconnaitront tous ces aspects de chaque personne, plus chacun aura le sentiment d’avoir sa place dans ce travail en équipe. Nous devons juste faire de notre mieux, selon nos moyens. Alors, comment faire ?

 

Développer le sentiment d’appartenance pour un travail en équipe efficace

Pour accentuer le sentiment d’appartenance, il faut que chacun puisse s’exprimer et montrer qui il est. Le premier point est que cela doit se faire au travail, où chacun pourra montrer ce qu’il est d’un point de vue professionnel. Les réunions formelles et planifiées ainsi que les réunions improvisées nous aideront à impliquer chacun dans le groupe et à donner son image professionnelle.

Le deuxième point doit se faire en dehors du travail. Des rendez-vous extérieurs au travail, comme au restaurant, au bowling ou ce que le groupe souhaite permettront à chacun de montrer une autre facette. Inviter les conjoints ou les enfants permettra à chacun de se montrer sous un nouveau jour. Ce type de sortie avec simplement les membres de l’équipe donnera encore une dimension différente. 

Le manager devra s’assurer que chacun est libre de pouvoir s’exprimer et dispose d’un temps de parole. Certes, il y a toujours des personnes plus influentes que d’autres et qui parlent ou prennent plus de place que d’autres. Cela se respecte. Le manager devra simplement s’assurer que ces personnes n’écrasent pas les autres pour que chacun ait bien sa place.

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2 – Donner de la consistance au groupe pour un vrai travail en équipe

Chacun commence à trouver sa place. Il est désormais temps de donner de la consistance au groupe. C’est ce que nous pouvons appeler de la cohésion d’équipe. Chaque membre va participer au sein du groupe pour donner vie à l’équipe. L’équipe sera le résultat de l’implication de chacun.

 

Travailler sur les valeurs et la vision

Dans un premier temps, il est naturel de définir les fondements de cette équipe. Quelles sont les règles au sein de cette équipe ? Quelle est la vision de cette équipe ?

Ainsi, les valeurs du groupe sont les règles. Les procédures et modes de fonctionnement découlent des valeurs. Si la valeur retenue est la solidarité, dans les procédures et le fonctionnement nous retrouverons de la solidarité. Chacun participera en cas de soucis. Dans la situation où la valeur est l’individualité, alors chacun se débrouillera. Il faut donc définir les valeurs. Les procédures et fonctionnements en découleront.

La vision, c’est la direction dans laquelle l’équipe va mettre son énergie. Elle n’a pas besoin d’être précise, mais il est naturel de savoir quel type de chemin nous allons prendre.

Par exemple, une entreprise qui construit des trains peut avoir comme vision « de rapprocher les hommes en préservant l’environnement », « d’être le transport le plus rapide sur terre » ou encore « d’apporter le plus de confort au client pour une satisfaction totale ». Nous voyons bien que chaque entreprise, même dans un secteur identique, peut avoir sa propre vision.

 

Préambule pour définir collectivement les valeurs et la vision

Certes, en tant que managers, nous pouvons ne pas avoir la main sur tous les sujets. Certaines fois, nous avons même très peu de possibilités. Mais, s’il y a bien un sujet sur lequel nous avons la main, c’est sur l’animation de nos équipes.

Bien évidemment, nous devons respecter la culture de l’entreprise et sa vision. Pour autant, nous pouvons prendre la main sur nos équipes pour venir y mettre « notre patte ».

Je pars du principe, que le manager est en accord (au moins en partie) avec les valeurs et la vision de l’entreprise. En effet, si les valeurs et la vision de l’entreprise sont vraiment trop éloignées de nos propres valeurs et de notre vision, la situation s’annonce mal. Il est juste impossible de changer seul une entreprise.

 

Mode opératoire de la définition collective des valeurs et de la vision

Pour co-construire les valeurs et la vision du groupe, il suffira d’organiser une réunion ou si possible un séminaire avec ses équipes. L’idée sera de les faire « travailler » sur les valeurs et la vision du groupe. Le mode de fonctionnement peut ressembler à celui-ci :

  1. Réunir toutes les personnes
  2. Exprimer la raison d’être de la présence du groupe (travail sur les valeurs et la vision)
  3. Faire un tour de table pour demander aux personnes ce qu’elles aiment / ce qui est facile dans ce travail.
  4. Chacun prend le temps de réfléchir
  5. Poser les règles pour la prise de parole : pas de jugement, on ne se coupe pas la parole, pas d’ironie, etc.
  6. Donner la parole à chacun
  7. Faire un travail de groupe : scinder en plusieurs groupes
  8. Chaque groupe se met d’accord avec ses participants sur les valeurs et la vision
  9. Les groupes présentent leurs idées devant les autres. Elles sont compilées au fur et à mesure. Ensuite, un travail de synthèse et de réduction des idées se fait en collectif. Enfin, il est décidé collectivement les valeurs qui sont retenues et qui seront appliquées ainsi que la vision.

En impliquant chacun à l’élaboration commune des valeurs et de la vision du groupe, nous allons donc sublimer le travail en équipe en créant une vraie cohésion.

 

3 – Animer avec le management participatif pour un bon travail en équipe

Les bases individuelles et collectives ont été posées. Chaque personne a sa place et le groupe commence à avoir de la consistance. Désormais, nous allons pouvoir passer à un aspect plus « productif » du travail en équipe.

L’idée est donc de donner vie au groupe en commençant à le faire travailler. Pour cela, nous allons avoir besoin d’un management particulier. En effet, le management participatif semble être le plus adapté pour un bon travail en équipe.

 

Quelques nuances sur le management

Parler d’utiliser un seul management serait erroné. En réalité, plusieurs managements cohabitent en même temps. Il existe 4 grands styles de management :

  • Directif
  • Donneur de sens
  • Participatif
  • Délégatif

Il n’est pas possible, lorsque nous manageons, de n’utiliser qu’un seul style de management. Certes, nous pouvons en privilégier un, le management participatif par exemple, mais il y aura forcément des situations où nous allons utiliser le management directif. De plus, nous sommes aussi quasiment obligés de constamment donner du sens et nous finirons par déléguer.

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Ainsi, quand je parle d’utiliser le management participatif pour un bon travail d’équipe efficace, il s’agit de privilégier ce style de management sans pour autant exclure les autres et s’empêcher de les utiliser.

 

Principe du management participatif

Le principe du management participatif est de laisser la possibilité à chacun de s’exprimer oralement et dans l’action. L’objectif est d’impliquer au maximum chaque personne ainsi que le groupe.

En donnant la possibilité à chacun de s’exprimer, de participer à la construction des objectifs et des plans d’action, nous allons responsabiliser les individus et les équipes

En effet, si je participe et décide, j’ai plus de chance de tenir mes engagements que si l’on me les impose, car j’ai donné mon accord. De plus, parce que j’ai participé à la construction des objectifs et des plans d’action, je comprends mieux le sens de ce qui est fait.

Le management participatif permet donc une plus grande implication et responsabilisation des individus et des équipes. Il faudra bien entendu ne jamais oublier de donner le sens et les informations utiles aux équipes et savoir les laisser faire.

 

Le management participatif permet une mise en dynamique plus facilement

Un des gros points positifs du management participatif est qu’il permet de mettre en dynamique plus facilement les équipes. En effet, comme nous l’avons vu, parce que les équipes s’engagent par rapport à l’objectif et au plan d’action, elles se mettront plus facilement en action.

Elles auront à cœur d’agir pour ce qu’elles ont décidé. Et même si elles ne sont pas pleinement d’accord, le mode de fonctionnement participatif atténuera leur frustration.

Elles sauront qu’elles ont pu s’exprimer et défendre leur point de vue. Elles savent qu’il a fallu se mettre d’accord pour que le groupe puisse avancer. Nous savons tous que nous ne pouvons pas tout avoir. Mais lorsque nous avons pu participer et nous exprimer, nous avons fait des choix : nous nous battons pour l’essentiel et lâchons ce qui est moins important.

 

Le grand avantage du management participatif

Mais finalement, pourquoi laisser la main aux équipes ? Pourquoi ne pas continuer à laisser le manager décider de tout et à organiser le travail ?

À l’heure actuelle, la satisfaction du client devient de plus en plus forte. Parallèlement, pour le satisfaire, nous avons tendance à essayer d’individualiser notre produit ou notre service. Il est donc beaucoup plus compliqué de satisfaire le client avec des procédures uniformes. Il faut savoir s’adapter et presque trouver des solutions différentes pour chaque client.

Le manager ne peut plus répondre à tous les besoins particuliers parce qu’il n’a plus le temps, qu’il n’a plus la compétence de le faire ou parce qu’il est trop loin du client.

Par contre, les équipes qui sont en relation directe avec le client connaissent le problème. En leur laissant la main, elles trouveront les solutions les plus adaptées pour satisfaire le client et donc développer ou pérenniser les résultats de l’entreprise.

Le principe est le même en cas de problème ou avec n’importe quelles problématiques, sujets et objectifs. En laissant les équipes, au plus proche des situations qui les concernent, travailler pour trouver des solutions et les mettre en œuvre permettra la résolution de ces situations. 

Le manager devient donc un animateur de l’équipe. Il les laissera trouver les meilleures solutions et leur donner tous les moyens d’y arriver. Ainsi, l’entreprise est au plus proche des clients ou des problèmes.

 

4 – Fluidifier le travail en équipe avec une bonne communication

L’individu a trouvé sa place au sein du groupe, une équipe est en train de naître et un management participatif est en place pour laisser les équipes travailler au plus proche du client ou des situations qui les concernent. 

Les interactions entre les différents membres de l’équipe vont donc se développer et s’intensifier. Elles doivent rester saines pour permettre un travail en équipe efficace. 

 

Mettre en œuvre la relation de confiance

Je vous invite à consulter mon article sur le sujet de la relation de confiance en cliquant ici. Plusieurs points sont essentiels pour garantir de la confiance entre les personnes.

Le premier aspect peut être impulsé par le manager. Il s’agit d’être exemplaire, notamment sur les valeurs, les procédures ou encore les modes opératoires décidés collectivement. Le manager devra les respecter, mais les individus devront aussi en faire de même. Nous avons confiance en l’autre lorsqu’il respecte ses engagements, mais aussi les engagements communs à tous.

Une relation de confiance se base aussi sur la confidentialité. En effet, des événements ou des informations vont être connus de tous et peuvent nécessiter une certaine confidentialité pour préserver les individus ou le bon déroulement du projet. Lorsque de nombreux ragots circulent et lorsque certaines informations sont divulguées, le groupe peut être en difficulté et les individus peuvent douter des uns et des autres.

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Ensuite, connaître l’autre va nous aider à mieux le comprendre et donc à mieux l’accepter dans notre groupe. Il faudra donc que chacun soit dans une démarche de s’intéresser sincèrement à l’autre avec l’envie d’apprendre à le connaître. Ainsi, les individus créeront de vrais liens sincères et donc solides.

Enfin, pour garder la confiance, il faut savoir reconnaitre ses torts. En effet, si nous nous apercevons que quelqu’un s’est trompé et qu’il fait tout pour nous le cacher, la relation ne sera pas sincère et la confiance peut se briser. Il faudra donc savoir s’exprimer et reconnaitre ses torts. Les autres membres de l’équipe devront savoir comprendre que tout ceci est normal et que cela leur arrivera aussi surement.

 

Communiquer de manière efficace

Outre la relation de confiance, un travail en équipe efficace nécessite une communication efficace. Pour cela, un protocole existe déjà : le protocole de la Communication Non Violente.

Cette méthode de communication est très efficace parce qu’elle permet de s’exprimer complètement et simplement. Ce protocole se divise en 4 étapes :

  • Exposer la situation
  • Faire part de son ressenti
  • Exprimer son besoin
  • Faire une demande

Ainsi, nous faisons le tour du sujet en exposant la situation problématique. Ensuite, nous parlons du vrai problème de chaque situation : la manière dont nous la vivons. En effet, à situation identique, chacun réagira différemment. Par la suite, nous évoquons notre besoin et demandons clairement à l’autre ce que nous attendons. 

Avec ce protocole, les personnes se parlent plus facilement, librement, et sont mieux comprises. Il est donc important de l’utiliser et de le présenter à ses équipes pour qu’elles l’utilisent à leur tour.

 

Gérer les conflits pour faciliter le travail en équipe

Enfin, lors de tout travail en équipe, nous verrons naître des conflits. Même en ayant donné une place à chacun, développé une cohésion d’équipe, privilégié le management participatif ou encore mis en œuvre une relation de confiance et une bonne communication, des conflits apparaitront. 

Pourquoi ? Parce que certains sujets sont sensibles et nous font réagir sous le coup de l’émotion. Dans d’autres situations, cela peut être des maladresses qui nous poussent à moins bien communiquer. Dans d’autres cas, les personnes sont vraiment en désaccords et ont besoin de l’exprimer.

Mais le conflit est très important : il permet de continuer à communiquer même en cas d’émotion forte ou de désaccord. Il vaut mieux que chacun s’exprime plutôt qu’il n’enfouisse en lui une frustration qui finira par resurgir.

La vraie problématique du conflit n’est pas le conflit en lui-même, mais plutôt sa gestion. En effet, nous ne pouvons pas rester sans rien faire lorsqu’un conflit surgit. Nous devons intervenir.

Pour cela, la méthode Thomas et Kilmann est très utile. En effet, elle expose les 5 manières de gérer un conflit. Pour plus de détail, cliquez ici pour consulter mon article sur cette méthode.

  • Éviter (les personnes laissent tomber le sujet qui est jugé sans importance)
  • Céder (une personne cède)
  • Rivaliser (une personne cherche à s’imposer)
  • Trouver un compromis (chacun est satisfait à hauteur de 50%)
  • Collaborer (on cherche une solution pour satisfaire les personnes à 100%)

Dans un autre article, j’aborde une gestion des conflits inspirée des entreprises libérées et qui donnent la main directement aux équipes. Cliquez ici.

 

En complément sur le travail en équipe

Cette méthode en 4 étapes permet donc de s’assurer de faire un bon travail en équipe :

  • Dans un premier temps, nous chercherons à donner une place à chacun
  • Puis nous travaillerons sur la cohésion d’équipe
  • Ensuite, nous animerons nos équipes à travers le management participatif
  • Tout en fluidifiant les relations, la communication et les conflits

C’est finalement le travail au quotidien du manager. Il suffit de faire de son mieux et d’avancer pas à pas pour voir les individus et les équipes se construire.

À coup de management participatif, de communication et de confiance, nous irons plus loin dans la réalisation des objectifs. Il faudra alors savoir lâcher prise et accepter que nos équipes fassent des erreurs. C’est la clé d’un apprentissage réussi pour aller encore plus loin les fois prochaines.

En complément, n’hésitez pas à consulter mon article sur une technique de motivation du personnel, en cliquant ici.


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