Comment préparer une réunion pour qu’elle soit efficace et conviviale ?

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Comment préparer une réunion ?Les réunions de travail sont toujours un grand sujet pour nous, managers. En effet, nous avons déjà une multitude de tâches à faire et nous nous devons d’être toujours 100 % efficaces pour économiser chaque seconde. Les réunions peuvent prendre une bonne partie de notre temps. Elles doivent donc être efficaces. Cet article se concentre sur « comment préparer une réunion » pour qu’elle soit efficace et conviviale.

Pour savoir comment préparer une réunion, il faudra préparer les 2 grandes étapes d’une réunion : l’« avant » et le « pendant ». Pourquoi ne pas parler du « après » ? Parce qu’une réunion efficace doit déboucher sur une mise en action des personnes présentes. Le « après » consistera à suivre l’avancement du projet à travers une discussion ou une autre réunion (qui s’organisera de la même manière que la méthode que je vais donner).

Bien préparer une réunion prend du temps. C’est une sorte de filtre naturel : si le temps que nous passons à organiser la réunion n’en vaut pas la peine, c’est que la réunion est surement inutile. S’il est nécessaire d’investir du temps dans la préparation de la réunion, c’est qu’elle est utile. Dans ce cas, je vous invite à lire ce qui suit pour mieux appréhender comment préparer une réunion.

Comment préparer une réunion pour qu’elle soit efficace et conviviale ?

 

1 — Préparer « l’avant-réunion »

Savoir comment préparer une réunion c’est bien comprendre que le plus important c’est « avant » la réunion. En effet, cela va déterminer tout le reste. Comme vous allez le comprendre, l’avant-réunion prend du temps. Mais de cette manière, nous nous assurerons qu’elle sera efficace. De plus, si nous ne souhaitons pas investir autant de temps dans la préparation de la réunion, nous aurons un très bon indicateur : c’est surement que la réunion n’en vaut pas la peine. Car une réunion utile est une réunion qui vaut la peine d’être bien préparée.

 

a – Avoir une réunion qui a du sens

Le premier point va être de se poser la question du sens de la réunion. Est-ce qu’il y a une raison suffisante pour que j’organise cette réunion ? Dans un premier temps, j’attire notre attention sur les réunions régulières. Je parle des réunions qui sont programmées toute l’année à la même heure et le même jour. Quel est le but de ces réunions ? Lire ensemble le dernier reporting chiffré ? La semaine dernière, il a neigé. Les chiffres chutent. La semaine suivante, le soleil était au beau fixe et ce fut un carton. Cependant, entre ces 2 semaines, nous n’avons pas mis en place d’actions concrètes. Les réunions n’ont servi qu’à nous inquiéter plus que nécessaire. Ou au contraire, les réunions nous ont permis de nous réjouir ! (c’est déjà ça de pris !)

Selon moi, il faut toujours que la réunion ait un objectif précis. C’est comme toutes les actions que nous entreprenons. Si elles n’ont pas d’objectifs, nous finirons par nous égarer ou par procrastiner. Si la réunion n’a aucun objectif, nous pouvons la supprimer. En effet, sur quoi allons-nous aboutir ? Si nous aboutissons uniquement sur une redescente d’information, un bon mail suffit.

 

b – Fixer une date

Le deuxième point sera de fixer une date qui convienne à tout le monde. Et ce n’est pas le plus simple. Plusieurs techniques existent :

– Je planifie toute l’année une réunion à la même heure et le même jour. Si elle n’a pas de sens, je l’annule plusieurs jours à l’avance. je vais donc passer beaucoup de temps à annuler les réunions. En contrepartie, je suis certain que les personnes se réservent le créneau.

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– J’impose la date en justifiant de la haute importance de cette réunion (il faut donc que cela soit le cas)

– Je regarde les emplois du temps pour trouver un créneau commun. C’est long, mais cela permettra de s’assurer que tout le monde soit là. En effet, si une personne est manquante, les pertes de temps qui vont suivre vont être énormes : il faudra organiser tout de même une nouvelle réunion et remettre à jour le niveau d’information de notre collaborateur. Si des personnes doivent à tout prix assister à la réunion, nous ne devons pas en organiser sans elles. Au pire des cas, cette personne peut déléguer à un membre de son équipe qui sera son représentant.

 

c — Envoyer toutes les informations nécessaires

Ensuite, si chacun arrive à la réunion « les mains dans les poches », il va être long de se mettre en dynamique. S’il faut une heure pour diffuser et expliquer l’information nécessaire à la réunion, nous sommes certains que la réunion va durer tout l’après-midi…

Ainsi, il est essentiel d’envoyer toutes les informations avant le début de la réunion, chacun pourra avoir le temps d’en prendre connaissance. Mais surtout, chacun aura aussi le temps de digérer ces informations et de mieux comprendre les problématiques ou encore les zones d’ombre. En effet, comme le dit la fameuse expression : la nuit porte conseil. C’est parce que nous avons le temps de regarder l’information à « tête reposée » et que nous avons le temps de nous l’approprie que nous pouvons être pleinement efficace.

Chacun aura donc une première responsabilité : lire les informations. Notre responsabilité en tant qu’organisateur sera de leur donner l’information bien en avance.

Encore une fois, il vaut mieux une seule réunion où chacun aura eu le temps de se préparer et d’arriver informé que plusieurs réunions où les personnes n’ont plus le temps de prendre l’information. Elles arrivent alors sans connaitre le contexte ou les points clés et les réunions basculent dans l’inefficacité.

 

d — Déléguer les sujets

Pour poursuivre sur la voie de « comment préparer une réunion », il va être essentiel d’impliquer chacun dans la démarche. Ainsi, chaque participant peut :

  • Faire part des sujets ou des informations qu’il souhaiterait voir dans la réunion
  • Animer des sujets ou des informations au sein de la réunion

Il faudra donc envoyer ou mettre à disposition un ordre du jour que chacun pourra compléter à travers les sujets, les informations et ce qu’il pourrait animer. Si nous devons animer une partie de la réunion ou si les sujets nous intéressent, nous nous impliquerons beaucoup plus.

Il en est de même pour des collègues ou nos équipes. Ces informations ou ces sujets ne doivent pas être basiques, sinon, les envoyer par mail suffit. Il faut que ce soit des informations ou des sujets qui nécessitent une certaine expertise ou analyse. En d’autres termes, il faut qu’une présentation orale soit justifiée pour qu’elle ait une pleine place lors de la réunion. Par exemple, cela peut être l’analyse pertinente d’un contrôleur de gestion ou encore le point sur la négociation difficile d’un contrat. En effet, trop de paramètres entrent en jeu pour pouvoir être expliqués par mail.

Une fois l’ordre du jour complété, il faudra l’envoyer à tout le monde pour information et que chacun puisse préparer ses questions ou animations. Il ne faudra pas oublier de définir un timing pour les différents points de la réunion afin de s’assurer d’être efficace.

 

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e – Organiser la logistique

Enfin, dernier point pour savoir comment préparer une réunion : la partie logistique. Elle peut concerner les déplacements même si généralement, chacun est responsable de son voyage (s’il y a des déplacements).

Il faudra aussi réserver la location de la salle, du rétroprojecteur, paperboard ou table, papiers, stylos, rallonge électrique si les personnes utilisent des ordinateurs.

Je préconise aussi d’acheter de quoi manger (petits gâteaux ou bonbons) ainsi que des boissons pour rendre la réunion plus conviviale et permettre de faire des pauses « gourmandes ».

 

2 — Préparer les différentes phases de la réunion

Dans cette partie, je vais présenter les différentes phases qui sont, selon moi, essentielles pour que la réunion soit efficace et conviviale. Il faudra donc réfléchir à ces différentes phases avant la réunion pour les mettre en place. En effet, savoir comment préparer une réunion, c’est avoir visualisé la manière dont elle allait se passer pour la structurer de la bonne manière.

 

a – Bien débuter une réunion

Le lancement d’une réunion est essentiel : il va donner le ton et l’énergie pour la suite. Une des méthodes consiste à faire un tour de table avec « la météo » de chacun. Chacun pourra alors faire part de son humeur du moment, ses belles victoires ou ses difficultés actuelles. L’idée n’est pas de rebondir sur ce qui va être dit. C’est simplement un moyen pour que chacun, une fois qu’il a exprimé ce qui se passe dans sa tête, puisse se concentrer pleinement sur la réunion.

D’autres entreprises font un tour de table où chacun exprime une situation bienveillante qui lui est arrivée dernièrement. Le ton est donc donné : de la bienveillance et par conséquent, du positivisme. Enfin, d’autres organisations commencent par un peu de relaxation ou de méditation. Ainsi, chacun peut se concentrer sur le moment présent et ainsi laisser les tracas de côté.

Ensuite, lors du lancement de la réunion, il faudra définir les rôles :

  • Le gardien de la bienveillance : dès que les débats virent au conflit ou ne sont plus dans le respect des valeurs, il intervient pour recentrer les intervenants sur une manière de communiquer bienveillante
  • Gardien du sujet : dès que le débat sort du cadre du sujet, il remet tout le monde dans la bonne direction afin d’atteindre les objectifs
  • Gardien du temps : il vise le respect du temps imparti pour chaque sujet

 

b – Entrer dans le vif du sujet

Le ton est donné et les rôles de « gardiens » sont définis. Désormais, il faut lancer la réunion. Cela aussi se prépare. Il faudra donc préparer une présentation synthétique des informations qui ont été envoyées et dont chacun a dû prendre connaissance. L’idée est que cela doit être rapide afin de s’assurer que personne n’a raté d’information.

S’il y a des questions ou que certaines personnes ne sont pas d’accord, ce sera le bon moment. Ainsi, lorsque cette phase est terminée tout doit être clair pour chacun.

Le constat est donné et partagé. Il est donc désormais possible de présenter l’objectif de la réunion. Enfin, ce sera le moment où les intervenants pourront présenter les sujets et les informations complémentaires qui nécessitent des explications précises d’expert.

 

c — Produire et décider

Les informations ont été données. À ce moment de la réunion, chaque participant a donc le bon niveau d’information. Il est désormais temps de trouver des solutions pour régler la problématique et répondre à l’objectif de la réunion. Pour savoir comment préparer une réunion, il faudra anticiper cette phase : comment trouver des solutions ?

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La formule la plus utilisée est celle des groupes de travail. Nous constituons des groupes de travail et chacun réfléchit sur les moyens de résoudre la problématique. Le matériel aura été prévu en amont (paperboard, papier ou ordinateur, etc.). Les groupes, selon moi, ne doivent pas excéder une dizaine de personnes pour rester suffisamment à l’écoute de chacun et pour pouvoir travailler efficacement. Un représentant sera nommé ou se portera volontaire pour exposer les idées du groupe lors d’une nouvelle phase de la réunion.

Chaque groupe en fera de même. Ensuite, il faudra décider de la manière la plus collégiale possible des actions qui seront conservées. Mieux vaut garder 10 actions que chacun pourra réellement mettre en place qu’une cinquantaine donc la moitié tomberaient dans l’oubli. Et pourquoi de la manière la plus collégiale possible ? Parce que plus les équipes auront décidé et auront été actrices lors du processus, plus elles seront impliquées dans la mise en place des actions.

 

d — Conclure

Enfin, pour bien comprendre comment préparer une réunion, il faudra visualiser la phase de conclusion. Je préconise de récapituler de manière synthétique le contenu qui a été donné, mais aussi et surtout les décisions qui ont été prises. Chacun repartira avec les idées claires.

Je préconise de faire un tour de table « météo ». Chacun pourra exprimer ce qu’il a pensé de la réunion et faire part de son ressenti. Il n’est pas question de débattre sur son point de vue ou son ressenti. C’est simplement le moyen de donner la parole. Cela évite les frustrations de ne pas avoir pu exprimer librement quelque chose durant la journée. Il ne faut donc pas rentrer dans le débat sous peine d’y passer plusieurs heures et surtout. Il est aussi possible de faire un tour de table sur les points positifs de la réunion et qui devrait être reproduit lors de la prochaine.

 

En complément sur comment préparer une réunion

Pour compléter cet article, je peux vous proposer 2 articles supplémentaires pour mieux savoir comment préparer une réunion :

Ensuite, il ne sera plus question que de tenir les engagements pris lors de la réunion !


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